Juridische transcriptiesoftware

Waarom juridische teams met AI transcriberen

Juridisch werk draait om wat er is vastgelegd, en dat komt steeds vaker binnen als audio en video.

Discovery komt binnen als bodycambeelden en gevangenisgesprekken. Getuigenverhoren vinden plaats via Zoom. Cliëntinterviews stapelen zich sneller op dan iemand aantekeningen kan maken. Met AI-transcriptie houden juridische teams het tempo bij zonder hun declarabele uren kwijt te raken aan terugluisteren.

Snel genoeg voor uw procesagenda

Sonix levert transcripten in minuten, niet in dagen: een opname van een uur komt doorgaans binnen 5 tot 6 minuten terug, met tijdstempels en sprekerlabels en klaar voor controle. Bij live getuigenverhoren, zittingen en virtuele procedures legt realtime transcriptie elk woord vast terwijl het wordt uitgesproken, zodat uw team nog dezelfde dag met het transcript aan de slag kan.

Nauwkeurigheid waar elk woord telt

Sonix haalt tot 99% nauwkeurigheid bij heldere audio, met AI die is getraind op juridische terminologie, gerechtelijke procedures en de opbouw van getuigenverhoren. De eindtekst blijft in uw handen: de editor in de browser speelt de audio synchroon met het transcript af, zodat een paralegal elke passage in seconden naast de bronopname kan leggen. De nauwkeurigheid hangt af van de audiokwaliteit, dus door elkaar pratende sprekers en rumoerige veldopnames vragen om een grondigere controle.

Zoeken in plaats van terugluisteren

Een transcript maakt van uren audio iets wat u kunt doorzoeken. Met zoeken in meerdere bestanden doorzoekt u elk transcript in uw account op een naam, datum of zinsnede en krijgt u resultaten met tijdstempel uit elke opname, en met één klik speelt u precies dat moment af in de originele audio of video. Dat is het verschil tussen weten dat de getuigenis bestaat en die terugvinden op de avond voordat het verzoekschrift de deur uit moet. Bij lange verhoren geven AI-samenvattingen van getuigenverhoren een eerste lezing die u tegen die resultaten controleert.

Kosten die meegroeien met uw zaaklast

Menselijke transcriptiediensten en court reporters rekenen per pagina of per audiominuut, en hun levertijd wordt in dagen gemeten. AI-transcriptie kost een fractie van die tarieven, en dat verandert wat er wordt getranscribeerd: in plaats van te kiezen welke opnames de kosten waard zijn, transcriberen teams het hele zaakdossier en doorzoeken ze alles.

Menselijke controle heeft nog altijd een plek, en veel teams combineren een eerste AI-concept met controle door een advocaat of court reporter voor alles wat wordt ingediend. Bekijk de tarieven van Sonix Legal voor de abonnementen, of onze gids over transcriptiekosten voor een vergelijking van AI- en menselijke tarieven.

Werkt met de tools die u al gebruikt

Stuur transcripten met één klik naar Clio en importeer opnames uit Google Drive, OneDrive of Dropbox. Koppel Zoom om opgenomen getuigenverhoren op afstand automatisch te laten transcriberen zodra ze zijn afgelopen, of automatiseer de hele keten met Zapier en onze andere integraties, webhooks en de Sonix API. Sonix Legal Enterprise voegt maatwerkkoppelingen met legal-techsoftware toe, zoals Relativity en NetDocuments, waarvan we omvang en prijs met uw team afstemmen.

Beveiliging en compliance voor vertrouwelijk materiaal

In zaakdossiers zitten vertrouwelijke communicatie tussen advocaat en cliënt, werkproduct en persoonsgegevens, dus uw IT- en inkoopteams willen controleerbare waarborgen zien voordat een transcriptieplatform er ook maar aan komt.

Drie vragen bepalen of een platform veilig is voor vertrouwelijk materiaal: wie het bestand kan zien, wat de leverancier ermee doet en wat er gebeurt als u het verwijdert. Alles hieronder beschrijft hoe Sonix vandaag werkt, en u kunt het allemaal tijdens het inkooptraject verifiëren.

SOC 2 Type 2-gecertificeerd

Sonix wordt elk jaar onafhankelijk geauditeerd op normen voor beveiliging, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid, met geautomatiseerde monitoring van meer dan 100 interne controles. De audit toetst hoe we echt werken, niet alleen hoe we zeggen dat we werken.

Versleuteld bij overdracht en in opslag

TLS-versleuteling beveiligt elke overdracht tussen u en Sonix, ook die tussen datacenters voor back-up en replicatie. In opslag beveiligt AES-256-versleuteling aan de serverkant onze database en bestandsopslag.

Nooit AI-training op uw data

Niets wat u uploadt wordt gebruikt om onze systemen te trainen, of die van wie dan ook. Opnames, transcripten en zaakdossiers blijven vertrouwelijk en worden nooit verkocht of gedeeld, en medewerkers van Sonix kunnen uw bestanden alleen openen als u uitdrukkelijk schriftelijk toestemming geeft om een probleem te onderzoeken.

Toegangsbeheer voor juridische teams

De beveiligingsfuncties in elk account: elke collega kan tweefactorauthenticatie inschakelen en gedeelde transcripten kunnen met een wachtwoord worden beveiligd. Sonix Legal Pro en Enterprise voegen rolgebaseerde rechten toe om toegang op meerdere niveaus te verlenen en in te trekken, en Sonix Legal Enterprise voegt SSO/SAML, gebruikersprovisioning via SCIM en volledige auditlogs van gebeurtenissen en toegang toe.

U bepaalt bewaartermijnen en verwijdering

Bekijk, exporteer en verwijder uw bestanden wanneer u wilt. Verwijderde audio en transcripten worden volledig gewist. Sonix volgt de GDPR-protocollen en tekent op verzoek een DPA en SCC, en Enterprise-abonnementen voegen instellingen voor het bewaren en verwijderen van bestanden toe.

Gehost en bewaakt in de VS

Gegevens worden opgeslagen bij AWS in de VS, in datacenters van enterpriseniveau met dag-en-nachtmonitoring, beveiligingspersoneel ter plaatse en regelmatige beveiligingsaudits. Onafhankelijke beveiligingsbedrijven voeren elk jaar penetratietests uit op netwerk en applicaties, en alle medewerkers van Sonix volgen jaarlijks een beveiligingstraining.

Vragen voor legal sales

Sommige beschermingen zijn contractueel geregeld of hangen af van uw abonnement, dus zet ze op uw inkoopchecklist in plaats van ervan uit te gaan dat ze er zijn:

• Een HIPAA Business Associate Agreement, beschikbaar op Enterprise-abonnementen en relevant wanneer er medische gegevens in een zaakdossier zitten, zoals bij transcriptie voor medische aansprakelijkheid
• Maatwerkvoorwaarden voor NDA, MSA en DPA
• Opties voor dataresidentie
• Samenvattingen van penetratietests, gedeeld onder NDA
• Automatisch weglakken van persoonsgegevens (PII) en handmatig weglakken, beide functies van Sonix Legal Enterprise

Stuur uw eisen naar ons legal-salesteam, dan koppelen we elk punt aan de juiste overeenkomst. In het beveiligingsoverzicht van Sonix vindt u de volledige opzet.

Verbatim transcripten, tijdstempels en het verslag

Juridische transcriptie is geen notuleren: wanneer een transcript een getuigenis onderbouwt, moet het verslag elk woord bevatten zoals het is uitgesproken, inclusief valse starts, onderbrekingen en door elkaar praten, toegeschreven aan de juiste spreker.

Sonix ondersteunt workflows voor verbatim transcriptie. Zet vóór het uploaden de instelling Stopwoorden aan, dan blijven um, uh en hmm in Engelstalige transcripten staan in plaats van te worden weggepoetst, en met de gesynchroniseerde editor controleert u een verbatim passage eenvoudig regel voor regel naast de audio.

Tijdstempels koppelen elke uitspraak aan de audio

Bij elke regel staat het moment waarop die is uitgesproken, zodat u een citaat in een verzoekschrift met één klik aan de bron kunt toetsen. Houd de tijdstempels in de export, dan kunnen mede-advocaten, de wederpartij of de rechtbank elke geciteerde regel terugvoeren naar de opname.

Sprekerlabels houden bij wie wat zei

Sonix onderscheidt automatisch de ondervragende advocaat van de getuige en de rechercheur van de raadsman, en uw team kan de labels in de editor hernoemen, samenvoegen en corrigeren voordat er iets het account verlaat.

Uw controle wordt deel van het verslag

De advocaat staat in voor de eindtekst, niet de software. De versiegeschiedenis legt elke wijziging van uw team vast, zodat de weg van AI-concept naar geverifieerd transcript zichtbaar blijft voordat er iets in een bewijsstuk terechtkomt.

Exports in het formaat dat de zaak vraagt

Is het transcript geverifieerd, exporteer dan Word of PDF voor beoordelingssets en bewijsstukken, SRT of VTT wanneer ondertitelde video deel uitmaakt van het verslag, en platte tekst om in casemanagement- of eDiscovery-tools te laden. Sprekernamen en tijdstempels kunnen bij elke export mee.

Over de toelaatbaarheid als bewijs

Of een transcript of opname toelaatbaar is, en in welke vorm, beslist de rechter volgens de eigen procesregels. De vereisten verschillen per rechtsgebied, per procedure en naargelang een gecertificeerde court reporter of transcribent voor het verslag moet instaan. Sonix ondersteunt het werk daarnaartoe met snelle verbatim concepten, tijdstempels, sprekerlabels en nette exports. Sonix certificeert geen transcripten, en deze pagina is geen juridisch advies.

Controleer de vereisten bij de rechtbank en bij uw juridisch adviseurs voordat u een transcript, van AI of van een mens, als bewijs gebruikt. Lees voor achtergrond onze gids over toelaatbaarheid van transcripten als bewijs en die over nauwkeurigheid bij juridische transcriptie.

Meertalig bewijs en vertaalde transcripten

Zaken houden niet op bij de taalgrens: denk aan een getuigenverklaring in het Spaans, een gevangenisgesprek in het Mandarijn of een getuigenverhoor met een tolk.

Sonix transcribeert 54+ talen, waaronder Spaans, Frans, Duits, Portugees, Japans en Chinees, en vertaalt transcripten naar 54+ talen. Er wordt eerst getranscribeerd en pas daarna vertaald, zodat u de tekst in de brontaal kunt controleren voordat u op de vertaling vertrouwt, en de vertaling blijft gekoppeld aan de oorspronkelijke tijdstempels.

Bij de beoordeling en triage van discovery laat machinevertaling uw team zien wat er in een opname zit en waar de aandacht naartoe moet. Sonix levert AI-machinevertaling, geen beëdigde vertaling. Eist een rechtbank of instantie een beëdigde vertaling, dan moet een gekwalificeerde menselijke vertaler dat werk doen of ervoor tekenen. Gebruik Sonix om de passages te vinden die ertoe doen en stuur alleen die naar uw beëdigde vertaler: een veel kleinere klus dan alles blind vertalen.