Veilige transcriptie

Uw gegevens worden nooit gebruikt om AI te trainen

Sonix gebruikt de audio, video en transcripten die u verwerkt nooit om zijn modellen te trainen, op geen enkel abonnement en ook niet tijdens een proefperiode.

Het is de eerste vraag die een securityteam aan een AI-leverancier stelt, dus hier is het antwoord zonder voorbehoud. Sonix gebruikt klantbestanden niet om zijn modellen te trainen of bij te stellen. Dat beleid is geen Enterprise-upgrade: het geldt voor een gratis proefperiode precies zoals voor een ziekenhuisgroep.

Voor mensen geldt dezelfde regel. Medewerkers van Sonix kunnen uw opnames en transcripten niet openen, tenzij u daar uitdrukkelijk schriftelijk toestemming voor geeft, bijvoorbeeld om een supportvraag van uzelf te onderzoeken. Ons securityteam houdt systemen, eventlogs, meldingen en alerts continu in de gaten om alles op te merken wat daar niet hoort.

Ook voor derden geldt het. Wij verkopen, verhuren of delen uw gegevens met niemand voor diens promotionele doeleinden. Privacy zit ingebouwd in de manier waarop het product werkt, en zo willen wij omgaan met de mensen die ons hun opnames toevertrouwen.

Versleuteld en beschermd van upload tot verwijdering

Uw bestanden zijn versleuteld vanaf het moment dat ze uw apparaat verlaten tot het moment dat u ze verwijdert.

Onderweg

Alles wat tussen u en Sonix wordt uitgewisseld, is versleuteld met TLS (Transport Layer Security), met TLS 1.3 in moderne browsers: uploads, afspelen, bewerkingen en exports. Gegevens worden opnieuw versleuteld wanneer ze tussen datacenters worden verplaatst voor back-up en replicatie, zodat er nergens in de keten een onbeveiligde tussenstap is.

In rust

Opgeslagen media, transcripten en onze database zijn beschermd met server-side AES-256-versleuteling, een van de sterkste beschikbare blokcijfers en de standaard waarop financiële instellingen voor hun eigen gegevens vertrouwen.

Waar uw gegevens staan

Alle klantgegevens worden opgeslagen bij AWS in de VS, in datacenters van enterpriseniveau met 24/7/365 monitoring, beveiligingspersoneel ter plaatse en regelmatige beveiligingsaudits. Het netwerk ervoor draait firewalls, inbraakpreventiesystemen en netwerksegmentatie, ingericht volgens de best practices in de branche. Enterprise-klanten die gegevens in een specifieke regio moeten bewaren, kunnen met ons team dataresidentie regelen.

Wie er toegang heeft

U bepaalt wie elk bestand ziet. Rolgebaseerde rechten leggen vast wat elke collega kan bekijken, bewerken en delen, en een deellink kan een eigen wachtwoord krijgen wanneer een transcript uw workspace verlaat. Medewerkers van Sonix blijven buiten uw content, tenzij u schriftelijk toestemming geeft.

Bewaren en verwijderen

Uw bestanden zijn van u. U kunt ze op elk moment bekijken, exporteren, downloaden en verwijderen, en ze blijven toegankelijk, ook nadat uw abonnement is beëindigd. Wanneer u een bestand verwijdert, wist Sonix zowel de audio als het transcript van het platform. Enterprise-accounts kunnen daarnaast bewaarregels instellen die media en transcripten automatisch verwijderen na een termijn die u zelf kiest.

Toegangsbeheer dat meegroeit van één gebruiker tot duizenden

Elk account krijgt inloggen in twee stappen, accountblokkering en rolgebaseerde rechten, en Enterprise voegt single sign-on via SAML 2.0 toe.

Tweestapsverificatie

Zet 2FA aan en Sonix vraagt naast uw wachtwoord om een zescijferige code uit een authenticator-app, zoals Google Authenticator, Authy of 1Password. U kunt ook inloggen met Google en zo leunen op de accountbeveiliging die u daar al beheert.

Blokkering en sessietime-outs

Na vijf mislukte inlogpogingen wordt een account een uur geblokkeerd, of tot de gebruiker het deblokkeert via de e-mail die Sonix stuurt, wat het raden van wachtwoorden direct een halt toeroept. Sessies die twee dagen inactief zijn, worden vanzelf afgemeld, zodat een vergeten browsertabblad niet ingelogd blijft op uw transcripten.

Single sign-on

Enterprise-abonnementen koppelen Sonix via SAML 2.0 aan uw identity provider, waaronder Okta, Microsoft Entra ID en OneLogin. Mensen komen erbij en vertrekken via de directory die uw IT-team al beheert, in plaats van een apart Sonix-wachtwoord bij te houden.

Rolgebaseerde rechten

De rollen Admin, Team Lead, Editor, Team Member en View Only zien en doen elk iets anders, Billing Admin regelt facturen zonder aan media te komen, en met externe rollen kan een klant of opdrachtnemer bewerken of meekijken zonder lid te worden van uw team. Geef toegang op de dag dat iemand begint en trek die in op de dag dat iemand vertrekt.

Auditlogs, IP-beperkingen en wachtwoordbeleid voor Enterprise

Enterprise-accounts kunnen de controls toevoegen waar een complianceteam om vraagt: auditlogs die vastleggen wie elk bestand heeft geüpload, bekeken, bewerkt, gedeeld en verwijderd, IP-beperkingen die inloggen tot uw netwerk beperken, en wachtwoordeisen voor de hele organisatie. Ons team richt ze samen met het uwe in, afgestemd op uw beleid.

Koppelingen met de API en AI-assistenten

De Sonix API is beschikbaar vanaf het Core-abonnement voor geautomatiseerde workflows. De Sonix MCP-server verbindt AI-assistenten via OAuth 2.1 met alleen-lezentoegang met uw bibliotheek, en alleen Admins en Team Leads kunnen een koppeling autoriseren, zodat niemand anders een externe tool toegang tot het hele account kan geven.

Securityreviews voor Enterprise

Enterprise-abonnementen bieden daarnaast speciale securityreviews: ons team werkt rechtstreeks met het uwe aan vragenlijsten, documentatie en de controls die uw beleid vereist.

De vragen die uw securityteam zal stellen, beantwoord

Vijf vragen komen in bijna elke leveranciersbeoordeling terug, dus hier staan de korte antwoorden, telkens met de toelichting erbij.

Traint Sonix AI-modellen op onze gegevens?

Nee. Geen van de gegevens die via Sonix worden verwerkt, wordt gebruikt voor trainingsdoeleinden. Het is vast beleid op elk abonnement, verankerd in de manier waarop het product werkt, en geen instelling die u eerst moet zien te vinden.

Waar worden onze gegevens opgeslagen?

Bij AWS in de VS, in datacenters van enterpriseniveau met 24/7/365 monitoring. Gegevens worden in rust versleuteld met AES-256 en onderweg met TLS, ook de kopieën voor back-up en replicatie.

Wat gebeurt er als we een bestand verwijderen?

Sonix wist zowel de audio als het transcript van het platform. Iedereen met de juiste rol kan een bestand op elk moment in de webapp verwijderen, zonder contact op te nemen met support of een bewaartermijn af te wachten.

Hoe voorkomt Sonix beveiligingsincidenten?

Met lagen die het hele jaar draaien: continue monitoring van meer dan 100 controls, jaarlijkse penetratietests van netwerk en applicatie door onafhankelijke securitybedrijven, jaarlijkse securitytraining voor elke medewerker en handmatige en geautomatiseerde securitychecks tijdens de hele ontwikkeling. Iedereen kan een kwetsbaarheid melden via [email protected], en het team onderzoekt elke melding snel.

Kunnen we uw SOC 2-rapport inzien?

Ja. Het SOC 2 Type II-rapport staat niet op de website, maar klanten die een securityreview uitvoeren, kunnen het meest recente rapport opvragen bij hun accountmanager of via [email protected].