Hoe het wereldwijde communicatieteam van Cloudflare elke vergadering omzet in een doorzoekbaar, deelbaar archief.

Ons team neemt interviews, persvergaderingen, directiebriefings en podcastsessies op en haalt ze vervolgens door Sonix. Binnen enkele minuten krijgen we een nauwkeurige transcriptie met sprekerslabels die we kunnen doorzoeken, bewerken en delen. Het is een van onze favoriete productiviteitstools geworden — het verzorgt het notuleren zodat wij volledig betrokken en samenwerkend kunnen blijven in het eigenlijke gesprek, want daar zit de echte waarde van een vergadering.

Je kunt niet het meeste uit een vergadering halen terwijl je elk woord en elke soundbite probeert vast te leggen. Sonix is vooral nuttig bij opgenomen brainstorms — het identificeert automatisch meerdere sprekers en laat ons terugspringen naar een specifiek gedeelte wanneer een kort idee in realtime lastig op te pikken is. We krijgen de nuance zonder de flow van het gesprek te verliezen, en dat telt zwaar als je een boodschap of verhaallijn probeert op te bouwen.

De interface is werkelijk intuïtief en integreert naadloos met de applicaties waar we al in leven — vooral Zoom. De leercurve was minimaal, de adoptie was meteen voor het hele team, en de transcripties zijn nauwkeurig genoeg om op te vertrouwen in communicatiewerk waarin elk woord telt. We vonden het ook prettig dat we alles binnen één tool konden bewerken, delen en organiseren in plaats van exports uit verschillende apps aan elkaar te knopen.

Sonix geeft ons de ruimte om het meeste te halen uit de content die we vastleggen, in plaats van uren te besteden aan het typen en opmaken van notulen. Het doet het routinewerk zodat wij georganiseerd en productief kunnen blijven over al onze kantoren heen. Als er iets nieuwswaardigs gebeurt, kunnen we op het tempo van de perscyclus bewegen omdat ons register van wat er gezegd is al doorzoekbaar is — en dat heeft echte zakelijke impact in een beursgenoteerd bedrijf.

Uren per maand, over het hele team. Sonix gebruiken is als een topnotulist in het team hebben die altijd beschikbaar is en nooit een detail mist. We hebben die tijd heringezet voor waardevoller communicatiewerk — boodschapontwikkeling, directievoorbereiding en proactieve mediarelaties — in plaats van achteraf notulen op te schonen.

Na verloop van tijd is onze Sonix-bibliotheek een archief geworden van elk interview, elke briefing en elke opgenomen boodschap. Het is volledig doorzoekbaar, dus als we precies willen zien hoe een woordvoerder vorig kwartaal — of in een eerdere regio — een product omschreef, vinden we het binnen enkele seconden. Daardoor is een consistente boodschap veel makkelijker te behouden over meer dan 16 kantoren, winstcycli en grote nieuwsmomenten heen. Nieuwe teamleden kunnen zich vanaf dag één in de communicatiestem van Cloudflare zoeken.