Sichere Transkription

Ihre Daten trainieren niemals KI

Sonix verwendet die Audio- und Videodateien und Transkripte, die Sie verarbeiten, niemals zum Training seiner Modelle, in keinem Tarif und in keinem Test.

Das ist die erste Frage, die ein Sicherheitsteam einem KI-Anbieter stellt, deshalb hier die Antwort ohne Einschränkung: Sonix nutzt Kundendateien weder zum Training noch zur Feinabstimmung seiner Modelle. Diese Regel ist kein Enterprise-Extra. Sie gilt für einen kostenlosen Test genauso wie für einen Klinikverbund.

Dieselbe Regel gilt für Menschen. Sonix-Mitarbeitende können Ihre Aufnahmen oder Transkripte nur mit Ihrer ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung öffnen, etwa um ein von Ihnen gemeldetes Supportproblem zu untersuchen. Unser Sicherheitsteam überwacht Systeme, Ereignisprotokolle, Benachrichtigungen und Warnmeldungen laufend, um alles zu erkennen, was dort nicht hingehört.

Auch für Dritte gilt sie. Wir verkaufen, vermieten oder teilen Ihre Informationen mit niemandem für dessen Werbezwecke. Datenschutz ist fest in die Funktionsweise des Produkts eingebaut, und so wollen wir mit den Menschen umgehen, die uns ihre Aufnahmen anvertrauen.

Verschlüsselt und geschützt vom Upload bis zur Löschung

Ihre Dateien sind verschlüsselt, sobald sie Ihr Gerät verlassen, und bleiben es, bis Sie sie löschen.

Übertragung

Alles, was zwischen Ihnen und Sonix übertragen wird, ist mit TLS (Transport Layer Security) verschlüsselt, in modernen Browsern mit TLS 1.3: Uploads, Wiedergabe, Bearbeitungen und Exporte. Auch wenn Daten für Backup und Replikation zwischen Rechenzentren wandern, werden sie erneut verschlüsselt. In der gesamten Verarbeitungskette gibt es also keine ungeschützte Strecke.

Speicherung

Gespeicherte Medien, Transkripte und unsere Datenbank sind serverseitig mit AES-256 verschlüsselt, einer der stärksten verfügbaren Blockchiffren und dem Standard, auf den sich auch Finanzinstitute für ihre eigenen Daten verlassen.

Wo Ihre Daten liegen

Alle Kundendaten werden bei AWS in den USA gespeichert, in Rechenzentren der Enterprise-Klasse mit Überwachung rund um die Uhr an 365 Tagen, Sicherheitspersonal vor Ort und regelmäßigen Sicherheitsaudits. Das vorgelagerte Netzwerk ist mit Firewalls, Intrusion-Prevention-Systemen und Netzwerksegmentierung nach Best Practices der Branche abgesichert. Enterprise-Kunden, deren Daten in einer bestimmten Region bleiben müssen, können mit unserem Team eine Datenresidenz einrichten.

Wer Zugriff hat

Sie entscheiden, wer jede Datei sieht. Rollenbasierte Berechtigungen legen fest, was jedes Teammitglied ansehen, bearbeiten und teilen darf, und ein Freigabelink kann ein eigenes Passwort erhalten, wenn ein Transkript Ihren Workspace verlässt. Sonix-Mitarbeitende halten sich aus Ihren Inhalten heraus, solange Sie nicht schriftlich zustimmen.

Aufbewahren und löschen

Ihre Dateien gehören Ihnen. Sie können sie jederzeit ansehen, exportieren, herunterladen und löschen, und sie bleiben auch nach Ende Ihres Abonnements zugänglich. Wenn Sie eine Datei löschen, entfernt Sonix sowohl das Audio als auch das Transkript von der Plattform. Enterprise-Konten können zusätzlich Aufbewahrungsregeln festlegen, die Medien und Transkripte nach einer von Ihnen gewählten Frist automatisch löschen.

Zugriffskontrollen, die von einem Platz bis zu Tausenden mitwachsen

Jedes Konto erhält Zwei-Faktor-Anmeldung, Kontosperre und rollenbasierte Berechtigungen, und Enterprise ergänzt Single Sign-on über SAML 2.0.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Wenn Sie 2FA aktivieren, fragt Sonix zusätzlich zu Ihrem Passwort einen sechsstelligen Code aus einer Authenticator-App ab, etwa Google Authenticator, Authy oder 1Password. Sie können sich auch mit Google anmelden und die Kontosicherheit nutzen, die Sie dort bereits verwalten.

Kontosperre und Sitzungs-Timeouts

Nach fünf fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen wird ein Konto für eine Stunde gesperrt oder bis die Person es über die E-Mail von Sonix entsperrt. Damit ist Passwortraten wirkungslos. Sitzungen, die zwei Tage inaktiv sind, melden sich von selbst ab, sodass ein vergessener Browser-Tab nicht dauerhaft Zugriff auf Ihre Transkripte behält.

Single Sign-on

Enterprise-Tarife verbinden Sonix über SAML 2.0 mit Ihrem Identity Provider, darunter Okta, Microsoft Entra ID und OneLogin. Zugänge kommen und gehen über das Verzeichnis, das Ihre IT bereits betreibt, statt über ein separates Sonix-Passwort.

Rollenbasierte Berechtigungen

Die Rollen Admin, Team Lead, Editor, Team Member und View Only sehen und dürfen jeweils Unterschiedliches, Billing Admin kümmert sich um Rechnungen, ohne Medien zu berühren, und externe Rollen erlauben Kunden oder Auftragnehmern das Bearbeiten oder Ansehen, ohne Ihrem Team beizutreten. Vergeben Sie den Zugriff am ersten Arbeitstag und entziehen Sie ihn am letzten.

Audit-Logs, IP-Beschränkungen und Passwortrichtlinien für Enterprise

Enterprise-Konten können die Kontrollen ergänzen, die ein Compliance-Team verlangt: Audit-Logs, die festhalten, wer welche Datei hochgeladen, angesehen, bearbeitet, geteilt und gelöscht hat, IP-Beschränkungen, die die Anmeldung auf Ihr Netzwerk begrenzen, und unternehmensweite Passwortvorgaben. Unser Team richtet sie gemeinsam mit Ihrem passend zu Ihren Richtlinien ein.

API- und KI-Assistenten-Verbindungen

Die Sonix API steht ab dem Core-Tarif für automatisierte Workflows zur Verfügung. Der Sonix MCP-Server verbindet KI-Assistenten über OAuth 2.1 mit reinem Lesezugriff mit Ihrer Bibliothek, und nur Admins und Team Leads können eine Verbindung autorisieren. So kann niemand sonst einem externen Tool Zugriff auf das gesamte Konto geben.

Sicherheitsprüfungen für Enterprise

Im Tarif Enterprise kommen dedizierte Sicherheitsprüfungen hinzu: Unser Team arbeitet direkt mit Ihrem an Fragebögen, Dokumentation und den Kontrollen, die Ihre Richtlinien verlangen.

Die Fragen Ihres Sicherheitsteams, beantwortet

Fünf Fragen tauchen in fast jeder Anbieterprüfung auf. Hier sind die kurzen Antworten, jeweils mit der Begründung dazu.

Trainieren Sie KI-Modelle mit unseren Daten?

Nein. Keine der über Sonix verarbeiteten Daten wird für Trainingszwecke verwendet. Das ist eine feste Regel in jedem Tarif, verankert in der Funktionsweise des Produkts, keine Einstellung, die Sie erst suchen müssen.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Bei AWS in den USA, in Rechenzentren der Enterprise-Klasse mit Überwachung rund um die Uhr an 365 Tagen. Die Daten sind im Speicher mit AES-256 und bei der Übertragung mit TLS verschlüsselt, auch die Kopien für Backup und Replikation.

Was passiert, wenn wir eine Datei löschen?

Sonix entfernt sowohl das Audio als auch das Transkript von der Plattform. Wer die passende Rolle hat, kann eine Datei jederzeit in der Web-App löschen, ohne den Support zu kontaktieren oder eine Aufbewahrungsfrist abzuwarten.

Wie verhindern Sie Sicherheitsvorfälle?

Mit mehreren Schutzebenen, die das ganze Jahr laufen: laufende Überwachung von mehr als 100 Kontrollen, jährliche Penetrationstests von Netzwerk und Anwendung durch unabhängige Sicherheitsfirmen, jährliche Sicherheitsschulungen für alle Mitarbeitenden sowie manuelle und automatisierte Sicherheitsprüfungen während der gesamten Entwicklung. Schwachstellen kann jeder an [email protected] melden, und das Team geht jeder Meldung umgehend nach.

Können wir Ihren SOC 2 Bericht einsehen?

Ja. Der SOC 2 Type II Bericht wird nicht auf der Website veröffentlicht, aber Kunden in einer Sicherheitsprüfung können den aktuellen Bericht bei ihrem Account Manager oder per E-Mail an [email protected] anfordern.