Top 11 redenen om geautomatiseerde transcriptie voor vergaderingen te gebruiken

Vergaderingen zijn essentieel voor het succes van uw bedrijf. Geautomatiseerde transcriptie voor vergaderingen helpt ervoor te zorgen dat deelnemers en no-shows het meeste uit elke vergadering halen.

Vergaderingen kunnen tergend zijn. Sommige zijn zo saai dat je jezelf voortdurend onder de tafel knijpt om wakker te blijven. Andere zijn zo zinloos dat je vloekend de kamer uit wilt rennen. Als ze slecht zijn, kunnen vergaderingen schadelijk zijn voor de productiviteit, het moreel en de samenwerking.

Dan zijn er vergaderingen die een plezier zijn om bij te wonen. Je weet wel, die je het gevoel geven dat je klaar bent om je beste werk ooit te doen. Degenen die je een doel geven in je bedrijf, en misschien zelfs in je leven.

Afschriften van vergaderingen zorgen ervoor dat iedereen op één lijn zit, letterlijk. Maar het verkrijgen van deze verslagen kan een probleem zijn. Iemand notuleren brengt het risico met zich mee dat belangrijke punten worden gemist of verkeerd geïnterpreteerd. U kunt uw vergaderingen altijd opnemen, zoals de meeste mensen tegenwoordig doen, maar het kan nodig zijn de audio naar tekst te transcriberen. Als u ooit handmatig een opname hebt getranscribeerd, weet u hoe vervelend en geestdodend dat kan zijn: klik op afspelen, typ een paar woorden, vraag uzelf af "Was dat geluid wel een woord?", spoel terug, klik op afspelen, stel uzelf dezelfde vraag, typ uw beste gok, herhaal tot in den treure.

Sonix elimineert de sleur van foutgevoelig notuleren en transcriberen en geeft u nauwkeurige bewerkbare transcripties van audio- of videovergaderingen in enkele minuten. Van korte en zoete stand-ups tot epische all-hands, het Sonix-platform maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om uw opgenomen vergaderingen snel, gemakkelijk en betaalbaar te transcriberen, van een tijdstempel te voorzien en te organiseren.

Klinkt geweldig, toch? Nou, je kunt Sonix zelf uitproberen om te ervaren hoe geweldig het is. Neem even de tijd om je aan te melden voor een Sonix-account en laat de app tot 30 minuten video of audio gratis transcriberen, zonder verplichtingen en zonder creditcard. Als u besluit dat u meer wilt, kunt u kiezen uit verschillende betaalbare prijsopties, afhankelijk van uw behoeften.

Er zijn tal van redenen waarom u de transcriptie van vergaderingen zou moeten automatiseren. Hier zijn er elf:

1. Tijdwinst
2. Verhoogde productiviteit 
3. Gemakkelijker plannen
4. Betere deelname en samenwerking
5. Diepere klantinzichten
6. Gestroomlijnde werving
7. Verkoopgesprekken verbeteren
8. De toegankelijkheid van de werkplek verbeteren
9. Meer transparantie
10. Volledige verslagen van vergaderingen over gevoelige informatie
11. Diepere inzichten in donkere gegevens

1. Tijdwinst 

Het laatste wat u wilt doen midden in uw hectische werkdag is meegesleurd worden in een lange, onproductieve vergadering. Dit is vooral frustrerend als het niet gepland is en je op het punt staat om te vergaderen - ad hoc vergaderingen zijn het ergst!

Geautomatiseerde transcriptie voor vergaderingen maakt deze situaties verleden tijd. Sonix biedt u niet alleen opnames, maar ook bewerkbare transcripties, waaruit u informatie kunt halen die relevant is voor u en uw werk. Het belangrijkste is dat u dit kunt doen wanneer het u uitkomt, zodat u meer tijd overhoudt voor taken met een hogere prioriteit.

2. Verhoogde productiviteit

Door de rol van notulist over te nemen, helpt Sonix lage functies met minimale verantwoordelijkheid om te zetten in waardescheppende functies. Opnames en transcripties bevrijden stagiaires, administratieve assistenten en junior medewerkers van het maken van aantekeningen. Hierdoor halen ze meer uit de vergaderingen die ze bijwonen, waardoor ze meer waarde voor uw bedrijf kunnen creëren en aan hun professionele ontwikkeling kunnen werken.

Je zou geen urenlange vergadering moeten uitzitten om 15 minuten aan relevante informatie te krijgen. Dankzij Sonix hoeft dat niet meer - u kunt gewoon transcripties bekijken om te krijgen wat u nodig hebt wanneer u tijd hebt.

3. Eenvoudigere planning

Vergaderingen organiseren op één locatie is al moeilijk genoeg; ze organiseren in meerdere tijdzones kan een nachtmerrie zijn. Of het nu te laat op de avond is of te vroeg in de ochtend, de kans is groot dat je niet op punt staat. Sonix zorgt ervoor dat je geen enkel punt mist in elke vergadering, zodat je niet de slaap hoeft op te offeren die je nodig hebt om optimaal te presteren.

Sonix bespaart drukke teamleden, managers en leidinggevenden ook de moeite van het omgaan met planningsconflicten. Geautomatiseerde transcripties van vergaderingen helpen u en alle anderen prioriteiten te stellen, zodat ze de vergaderingen die ze niet kunnen bijwonen kunnen inhalen.

4. Betere samenwerking

Brainstormsessies en workshops zijn van onschatbare waarde voor uw organisatie. Om er het meeste uit te halen moet iedereen aanwezig zijn en deelnemen, wat moeilijk kan zijn als u en/of uw collega's aantekeningen maken.

Geautomatiseerde transcriptie stelt alle deelnemers in staat om ideeën te genereren, waardoor de kans op "Kunt u dat herhalen?" of "Wacht even, laat me dit opschrijven... En kunt u dat herhalen?" wegvalt. Omdat Sonix het maken van aantekeningen overbodig maakt, kunnen u en alle andere deelnemers zonder afleiding samenwerken. U kunt ideeën uitwisselen en het momentum behouden dat kan leiden tot baanbrekende innovaties.

Als uw workshop of brainstorm klaar is, kunt u de opname delen en collega's die er niet bij waren transcriberen voor extra input.

5. Meer waardevolle klantinzichten

Feedback van klanten is essentieel voor de groei van uw bedrijf. Het helpt u de productontwikkeling te verbeteren en uw marketingactiviteiten af te stemmen op de wensen en behoeften van uw klanten. Bovendien kunnen discussies met uw klanten u helpen bij het opstellen van getuigenissen die de belangstelling voor en de verkoop van uw producten of diensten kunnen stimuleren.

Wanneer je Sonix instelt om klanten te transcriberen interviewsJe kunt de transcripties eenvoudig verspreiden onder je collega-teamleden en andere afdelingen. Je kunt ook direct opmerkingen en aanbevelingen toevoegen aan de transcripties, zodat de inzichten op één centrale plek blijven en niet verspreid zijn over verschillende applicaties. Uw organisatie zou moeten kijken naar feedback van klanten om haar prestaties te volgen en haar aanbod aan te passen op basis van de inzichten die ze verkrijgt uit transcripties.

Zorg ervoor dat uw klanten weten dat ze worden opgenomen en dat hun interviews worden gebruikt om producten en diensten te verbeteren. In die zin profiteren ook uw klanten van Sonix en zijn geautomatiseerde transcripties!

6. Gestroomlijnde aanwerving

Ook uw HR-processen kunnen profiteren van geautomatiseerde transcriptie. Geautomatiseerde transcriptie geeft iedereen die betrokken is bij het besluitvormingsproces een completer beeld van sollicitanten, ongeacht of ze het gesprek bijwonen of niet.

Dit betekent dat u wervingsbeslissingen kunt baseren op meer dan cv's, LinkedIn-profielen en de deskundige evaluatie van uw HR-professional. Managers, teamleden en leidinggevenden kunnen Sonix-opnames en transcripties van elk interview bekijken om beter te kunnen beslissen wie de beste kandidaten zijn. Ze kunnen ook aantekeningen en vragen toevoegen voor vervolggesprekken indien nodig.

7. Verbeterde verkooptechnieken

Het monitoren en analyseren van verkoopgesprekken kan uw verkoopteam helpen de doelstellingen te halen. Met Sonix kunnen ze opnames en transcripties bestuderen om een duidelijker beeld te krijgen van de aanpak die tot succes leidt en van technieken die ze moeten aanpassen of schrappen.

Omdat u Sonix-transcripties en -opnames kunt delen, kunnen verkopers en managers samenwerken om voortdurend te verbeteren. U kunt zelfs andere teams, zoals productontwikkeling, klantenservice en marketing, erbij betrekken als er behoefte is aan extra input.

Bijzonder goede of slechte gesprekken kunnen ook worden gebruikt om nieuwe verkopers te trainen of nieuwe verkooptechnieken te ontwikkelen. Met Sonix kunt u opmerkelijke delen van elk transcript markeren, waardoor u uw verkoopinspanningen verder kunt verbeteren.

8. De toegankelijkheid van de werkplek verbeteren

Sommigen van ons vinden het moeilijk om alles te volgen wat er tijdens vergaderingen wordt gezegd. Dit geldt vooral voor slechthorende teamleden, mensen die geen Engels als moedertaal hebben, of die in een lawaaierige omgeving moeten werken (een probleem dat steeds meer voorkomt voor degenen onder ons die thuis moeten werken vanwege de COVID-19 lockdown).

U kunt erop rekenen dat Sonix uw werkplek toegankelijker maakt voor deze collega's. Ze kunnen de transcripties samen met de bijbehorende opnames in hun eigen tempo en gemak bekijken. Iemand die moeite heeft om Engels te verstaan, of een snel pratende spreker, kan de audio vertragen terwijl hij het transcript leest.

Met Sonix kun je het afspelen ook versnellen voor die dagen dat je een vergadering moet bekijken en beluisteren, maar geen tijd hebt om dat op de normale snelheid te doen. Kies uit snelheden in stappen van 0,2x, variërend van 0,4x tot 2,0x

9. Meer transparantie 

Steeds meer bedrijven beseffen dat transparantie van vitaal belang is voor de groei en het succes van hun bedrijf. De enige manier waarop zij deze aanpak met succes kunnen toepassen, is ervoor te zorgen dat iedereen zijn verantwoordelijkheid neemt.

U kunt geautomatiseerde transcriptie voor vergaderingen gebruiken om ervoor te zorgen dat uw hele personeel precies weet wat er tijdens vergaderingen gebeurt. Dit geeft hen een gevoel van betrokkenheid dat loyaliteit inspireert en hen betrekt op een manier die hen motiveert om zich hun werk eigen te maken.

Toegang tot discussies met leidinggevenden en hoger management kan lagere medewerkers in staat stellen waardevolle inzichten te verschaffen in het verbeteren van producten, diensten en processen. Leden van uw personeel die dichter bij uw klanten staan, kunnen deze besprekingen bekijken en voortbouwen op de ideeën die ze bevatten, of nieuwe ideeën toevoegen die tijdens de vergaderingen wellicht over het hoofd zijn gezien.

Sonix transcripties kunnen ook voorkomen dat conflicten escaleren. Alles staat in de opname en het transcript, waardoor discussies over verschoven verantwoordelijkheden, gemiste deadlines en niet op elkaar afgestemde prioriteiten tot het verleden behoren.

10. Volledige verslagen van vergaderingen met gevoelige informatie

Wanneer uw organisatie te maken heeft met zaken op het gebied van compliance of rechtszaken, heeft zij waarschijnlijk verslagen nodig van vergaderingen of gesprekken. Sonix zorgt voor de transcripties en opnames die u in deze gevallen nodig heeft.

Daarnaast kunt u met Sonix ook gedetailleerde notities voor vergaderingen maken. Een organisatie die bijvoorbeeld een fusie of overname onderzoekt of met investeerders spreekt, moet voorbereid zijn op een due diligence. De gesprekken die hierbij horen zijn meestal complex en vereisen de aanwezigheid van meerdere experts. Ook hier zorgt Sonix ervoor dat u beschikt over volledige, controleerbare transcripties van al deze gesprekken. 

11. Diepere inzichten in donkere gegevens

De gegevens die uw bedrijf uit verschillende bronnen haalt, waaronder applicatie- en browseractiviteit, e-mails en sms'jes, kunnen met de juiste analyse van onschatbare waarde zijn. De inzichten die u verkrijgt kunnen bijvoorbeeld helpen de efficiëntie te verhogen, de kosten te verlagen en de klantenservice te verbeteren.

Niet alle gegevens die uw bedrijf ten goede kunnen komen, lijken gemakkelijk toegankelijk te zijn. Deze zogenaamde "dark data" bestaan in conference calls, verkoopgesprekken, klantenservice gesprekken, één-op-één gesprekken en interviews. Als u een van deze interacties kunt opnemen, biedt Sonix u de mogelijkheid om donkere gegevens vast te leggen die u kunnen helpen uw concurrentie een stap voor te blijven.

Begin vandaag nog!

Wij hebben Sonix ontwikkeld om bedrijven zoals dat van u een efficiëntieslag en productiviteitsstimulans te geven. Met zijn krachtige automatische transcriptiemogelijkheden zorgt Sonix voor tijdsbesparing, meer inzicht en een effectievere samenwerking vanaf het moment dat u de eerste opgenomen vergadering laat transcriberen.

Automatisch transcriberen een vergadering op dit moment - de eerste 30 minuten zijn voor ons!