As 11 principais razões para utilizar a transcrição automática para reuniões

Amá-los ou odiá-los, as reuniões são essenciais para o sucesso da sua empresa. A transcrição automatizada das reuniões ajuda a assegurar que os participantes e não-comparticipantes tirem o máximo partido de cada uma delas.

As reuniões podem ser dolorosas. Algumas são tão aborrecidas que se está constantemente a beliscar debaixo da mesa para se manter acordado. Outras são tão inúteis que se quer sair a correr da sala a praguejar. Quando são más, as reuniões podem ser prejudiciais à produtividade, ao moral e à cooperação.

Depois há reuniões que são uma alegria de participar. Aquelas que o deixam a sentir-se entusiasmado e pronto para fazer o seu melhor trabalho de sempre. As que lhe dão um sentido de propósito na sua empresa, e talvez até na vida.

As transcrições das reuniões garantem que todos estão na mesma página, literalmente. Mas a obtenção destes registos pode ser um problema. Ter alguém a tirar actas vem com o risco de faltar ou de interpretar mal os pontos críticos. Pode sempre gravar as suas reuniões, como a maioria das pessoas faz hoje em dia, mas pode haver necessidade de transcrever o áudio para texto. Se alguma vez transcreveu manualmente uma gravação, sabe como isso pode ser enfadonho e enfadonho: clique em Play, escreva algumas palavras, pergunte a si próprio "Isso soou mesmo uma palavra?", rebobine, clique em Play, faça a si próprio a mesma pergunta, escreva o seu melhor palpite, repita ad nauseam.

Sonix elimina a burrice de tomar e transcrever actas, dando-lhe transcrições precisas e editáveis de reuniões áudio ou vídeo em actas. Desde os standups curtos e doces até aos épicos all-hands, a plataforma Sonix utiliza a inteligência artificial para transcrever, timestamp, e organizar as suas reuniões gravadas de forma rápida, fácil, e acessível.

Soa bem, certo? Bem, pode experimentar Sonix por si próprio para experimentar como é fantástico. Tire um minuto para se inscrever numa conta Sonix e ter o aplicativo a transcrever até 30 minutos de vídeo ou áudio gratuitamente, sem compromisso e sem necessidade de cartão de crédito. Se decidir que quer mais, tem uma gama de opções de preços acessíveis para escolher, dependendo das suas necessidades.

Há muitas razões pelas quais deve automatizar a transcrição para reuniões. Aqui estão onze delas:

1. Poupança de tempo
2. Aumento da produtividade 
3. Agendamento mais fácil
4. Melhor participação e colaboração
5. Percepções mais profundas do cliente
6. Recrutamento simplificado
7. Melhorar as chamadas de vendas
8. Melhorar a acessibilidade do local de trabalho
9. Maior transparência
10. Registos completos de reuniões relativas a informações sensíveis
11. Percepções mais profundas sobre dados escuros

1. Poupança de tempo 

A última coisa que quer fazer no meio do seu agitado dia de trabalho é ser arrastado para uma longa e improdutiva reunião. Isto é especialmente frustrante quando não está agendado e surge enquanto se está em cima da mesa - as reuniões ad hoc são as piores!

A transcrição automatizada para reuniões faz destas situações uma coisa do passado. Além das gravações, Sonix também lhe fornece transcrições editáveis, das quais pode obter informações que são relevantes para si e para o seu trabalho. Mais importante ainda, pode fazê-lo à sua conveniência, para que tenha mais tempo para completar tarefas de maior prioridade.

2. Aumento da produtividade

Uma vez que assume o papel de anotador de notas de reunião, Sonix ajuda a transformar papéis de baixo nível com um mínimo de responsabilidade em funções de criação de valor. As gravações e transcrições libertam os estagiários, assistentes administrativos e os funcionários mais novos da tomada de notas. Isto assegura que eles obtenham mais das reuniões a que assistem, permitindo-lhes criar mais valor para a sua empresa e trabalhar no seu desenvolvimento profissional.

Não deverá ter de se sentar durante uma reunião de horas para obter cerca de 15 minutos de informação relevante. Graças ao Sonix, já não é necessário - pode simplesmente rever as transcrições para obter o que precisa quando tiver tempo.

3. Agendamento mais fácil

Organizar reuniões num só local já é difícil; organizá-las em múltiplos fusos horários pode ser um pesadelo. Quer seja demasiado tarde à noite ou demasiado cedo pela manhã, é provável que não esteja no ponto. Sonix garante que não perderá um único ponto em cada reunião para que não tenha de sacrificar o sono de que necessita para dar o seu melhor.

A Sonix também poupa aos membros ocupados da equipa, gestores e executivos o incómodo de lidar com os conflitos de horários. As transcrições automáticas das reuniões ajudam-no e a todos os outros a darem prioridade às reuniões, para que possam apanhar aqueles a quem não podem assistir.

4. Melhor colaboração

Brainstorming e workshops são inestimáveis para a sua organização. Para tirar o máximo partido deles, todos precisam de estar presentes e participar, o que pode ser difícil se você e/ou os seus colegas estiverem a tomar notas.

A transcrição automática permite que todos os participantes se envolvam na geração de ideias, eliminando a probabilidade de "Pode repetir isso?" ou "Só um segundo, deixem-me baixar isto... E pode repetir isso?" Porque o Sonix elimina a necessidade de tomar notas, você e todos os outros participantes podem colaborar sem distracções. Podem trocar ideias e manter o ímpeto que pode levar a inovações que mudem o jogo.

Quando o seu workshop ou brainstorming estiver concluído, poderá partilhar a gravação e transcrição de colegas que não estiveram presentes para receberem contributos adicionais.

5. Percepções mais valiosas do cliente

O feedback dos clientes é essencial para o crescimento da sua empresa, ajudando-o a melhorar o desenvolvimento do produto e a alinhar as suas actividades de marketing com os desejos e necessidades dos clientes. Além disso, as discussões com os clientes podem ajudá-lo a redigir testemunhos que podem ajudar a despertar o interesse e a venda dos seus produtos ou serviços.

Ao configurar a Sonix para transcrever entrevistas a clientes, pode facilmente distribuir as transcrições aos seus colegas de equipa, bem como a outros departamentos. Pode também acrescentar observações e recomendações directamente nas transcrições, mantendo os conhecimentos num local central, e não espalhados por várias aplicações. A sua organização deve procurar o feedback do cliente para acompanhar o seu desempenho e modificar a sua oferta com base nas percepções que obtém das transcrições.

Basta ter a certeza de que os seus clientes sabem que estão a ser gravados, e que as suas entrevistas serão utilizadas para melhorar os produtos e serviços. Neste sentido, os seus clientes também beneficiam da Sonix e das suas transcrições automáticas!

6. Recrutamento racionalizado

Os seus processos de RH também podem beneficiar de transcrição automática. A transcrição automatizada dá a todos os envolvidos no processo de tomada de decisão uma visão mais completa dos candidatos a emprego, independentemente de assistirem ou não à entrevista.

Isto significa que pode basear as decisões de contratação em mais do que CVs, perfis do LinkedIn, e a avaliação de peritos do seu profissional de RH. Os gestores, membros da equipa e executivos podem rever as gravações e transcrições Sonix de cada entrevista para melhor decidir quem são os melhores candidatos. Podem também acrescentar notas e perguntas para entrevistas de seguimento, se necessário.

7. Técnicas de vendas melhoradas

A monitorização e análise das chamadas de vendas pode ajudar a sua equipa de vendas a atingir os seus objectivos. Sonix permite-lhes estudar gravações e transcrições para terem uma ideia mais clara das abordagens que conduzem ao sucesso, bem como das técnicas que precisam de modificar ou de suprimir.

Porque pode partilhar transcrições e gravações Sonix, os representantes de vendas e gestores podem trabalhar em conjunto para melhorar continuamente. Pode mesmo envolver outras equipas, tais como desenvolvimento de produtos, atendimento ao cliente, e marketing, quando houver necessidade de input adicional.

Especialmente chamadas boas ou más podem também ser usadas para treinar novos representantes de vendas, ou desenvolver novas técnicas de vendas. Sonix permite-lhe destacar secções notáveis de cada transcrição, ajudando-o ainda mais a melhorar os seus esforços de vendas.

8. Melhorar a acessibilidade do local de trabalho

Alguns de nós têm dificuldade em acompanhar tudo o que é dito durante as reuniões. Isto é especialmente verdade para os membros da equipa que são difíceis de ouvir, falantes não nativos de inglês, ou presos a trabalhar num ambiente ruidoso (um problema que se tornou mais prevalecente para aqueles de nós obrigados a trabalhar em casa devido ao encerramento da COVID-19).

Pode contar com a Sonix para tornar o seu local de trabalho mais acessível a estes colegas. Eles podem rever as transcrições juntamente com as suas gravações correspondentes ao seu próprio ritmo e conveniência. Alguém que tenha dificuldade em compreender o inglês, ou em compreender um orador de fala rápida, pode atrasar o áudio à medida que lê a transcrição.

O Sonix também lhe permite acelerar a reprodução para aqueles dias em que precisa de assistir e ouvir uma reunião, mas não tem tempo para o fazer à sua velocidade normal. Escolha entre velocidades em incrementos de 0,2x, variando de 0,4x a 2,0x

9. Maior transparência 

Mais empresas estão a aperceber-se de que a transparência é vital para o crescimento e o sucesso empresarial. A única forma de poderem adoptar esta abordagem com sucesso é assegurar que todos assumam a responsabilidade.

Pode utilizar transcrição automática para reuniões para garantir que toda a sua força de trabalho saiba exactamente o que está a acontecer durante as reuniões. Isto dá-lhes um sentido de inclusão que inspira lealdade e os envolve de uma forma que os motiva a serem donos do seu trabalho.

O acesso a discussões executivas e de gestão superior pode capacitar os empregados de nível inferior a fornecerem conhecimentos valiosos sobre a melhoria de produtos, serviços e processos. Os membros da sua força de trabalho que estão mais próximos dos seus clientes podem rever estas discussões e desenvolver as ideias que contêm, ou acrescentar novas ideias que possam ter sido completamente ignoradas durante as reuniões.

As transcrições Sonix também podem impedir a escalada de conflitos. Tudo está na gravação e transcrição, tornando os debates sobre responsabilidades fugidias, prazos perdidos e prioridades desalinhadas uma coisa do passado.

10. Registos completos das reuniões com informações sensíveis

Ao tratar de assuntos relativos ao cumprimento ou litígio, a sua organização irá muito provavelmente precisar de registos de reuniões ou chamadas. A Sonix assegura-se de ter as transcrições e gravações de que necessita nestes casos.

Além disso, a Sonix tem-no coberto quando necessita de notas de reunião detalhadas. Por exemplo, uma organização que esteja a estudar uma fusão ou aquisição ou a falar com investidores precisa de estar preparada para a devida diligência. As chamadas que este processo envolve são geralmente complexas e requerem a presença de vários peritos. Mais uma vez, a Sonix certifica-se de que tem transcrições completas e verificáveis para todas estas chamadas. 

11. Percepções mais profundas sobre dados escuros

Os dados que a sua empresa extrai de várias fontes, incluindo a actividade da aplicação e do navegador, e-mails e SMSes podem ser inestimáveis com uma análise adequada. Os conhecimentos que obtém podem ajudar a aumentar a eficiência, reduzir custos, e melhorar o serviço ao cliente, por exemplo.

Nem todos os dados que poderiam beneficiar a sua empresa parecem ser de fácil acesso. Estes chamados "dados escuros" existem em chamadas em conferência, chamadas de vendas, chamadas de serviço ao cliente, discussões individuais, e entrevistas. Se conseguir registar qualquer uma destas interacções, Sonix dá-lhe a oportunidade de captar dados escuros que o podem ajudar a manter-se um passo à frente da sua concorrência.

Comece hoje!

Construímos a Sonix para ajudar a dar a empresas como a sua um aumento de eficiência e produtividade. Com as suas poderosas capacidades de transcrição automática, a Sonix permite poupar tempo, melhorar os conhecimentos, e uma colaboração mais eficaz desde o momento em que a transcrição da sua primeira reunião gravada é iniciada.

Transcrever automaticamente uma reunião agora mesmo - os primeiros 30 minutos são por nossa conta!