Las 11 razones principales para utilizar la transcripción automática en las reuniones

Las reuniones, las ame o las odie, son esenciales para el éxito de su empresa. La transcripción automatizada de las reuniones ayuda a garantizar que los asistentes y los que no se presentan saquen el máximo provecho de cada una.

Las reuniones pueden ser insoportables. Algunas son tan aburridas que te pellizcas constantemente bajo la mesa para mantenerte despierto. Otras son tan inútiles que quieres salir corriendo de la sala maldiciendo. Cuando son malas, las reuniones pueden ser perjudiciales para la productividad, la moral y la cooperación.

Luego hay reuniones a las que es un placer asistir. Las que te dejan con ganas de hacer tu mejor trabajo. Las que te dan un sentido de propósito en tu empresa, y quizás incluso en la vida.

Las transcripciones de las reuniones garantizan que todo el mundo esté en la misma página, literalmente. Pero conseguir estas actas puede ser un problema. Si alguien levanta acta, se corre el riesgo de omitir o malinterpretar puntos críticos. Siempre puedes grabar tus reuniones, como hace la mayoría de la gente hoy en día, pero puede ser necesario transcribir el audio a texto. Si alguna vez has transcrito manualmente una grabación, sabrás lo tedioso y pesado que puede llegar a ser: hacer clic en el botón de reproducción, escribir unas cuantas palabras, preguntarte "¿es eso una palabra?", rebobinar, hacer clic en el botón de reproducción, hacerte la misma pregunta, escribir lo que mejor se te ocurra, repetir hasta la saciedad.

Sonix elimina la pesadez de la toma de notas y la transcripción de errores, ofreciéndole transcripciones precisas y editables de reuniones de audio o vídeo en cuestión de minutos. La plataforma Sonix utiliza la inteligencia artificial para transcribir, marcar el tiempo y organizar las reuniones grabadas de forma rápida, sencilla y asequible.

Suena bien, ¿verdad? Bueno, puedes probar Sonix por ti mismo para experimentar lo genial que es. Tómate un minuto para registrarte en una cuenta de Sonix y haz que la aplicación transcriba hasta 30 minutos de vídeo o audio de forma gratuita, sin compromiso y sin necesidad de tarjeta de crédito. Si decides que quieres más, tienes una gama de opciones de precios asequibles para elegir en función de tus necesidades.

Hay muchas razones para automatizar la transcripción de reuniones. Aquí tienes once de ellas:

Ahorro de tiempo
Aumento de la productividad
Facilitar la programación
Mejor participación y colaboración
Conocimiento más profundo de los clientes
Racionalización de la contratación
Mejorar las llamadas de ventas
Mejorar la accesibilidad del lugar de trabajo
Mayor transparencia
Registros completos de las reuniones relativas a la información sensible
Una visión más profunda de los datos oscuros

1. Ahorro de tiempo

Lo último que quieres hacer en medio de tu ajetreada jornada laboral es verte arrastrado a una reunión larga e improductiva. Esto es especialmente frustrante cuando no está programada y surge cuando estás en racha: ¡las reuniones ad hoc son las peores!

La transcripción automática de reuniones hace que estas situaciones sean cosa del pasado. Además de las grabaciones, Sonix también le proporciona transcripciones editables, de las que puede extraer información relevante para usted y su trabajo. Y lo que es más importante, puedes hacerlo cuando te convenga, para que tengas más tiempo para realizar tareas más prioritarias.

2. Aumento de la productividad

Al asumir el papel de tomador de notas en las reuniones, Sonix ayuda a transformar las funciones de bajo nivel con mínima responsabilidad en funciones de creación de valor. Las grabaciones y transcripciones liberan a los becarios, asistentes administrativos y empleados junior de tomar notas. Esto garantiza que saquen más provecho de las reuniones a las que asisten, permitiéndoles crear más valor para su empresa y trabajar en su desarrollo profesional.

No debería tener que sentarse durante una reunión de horas para obtener unos 15 minutos de información relevante. Gracias a Sonix, ya no tienes que hacerlo: simplemente puedes revisar las transcripciones para obtener lo que necesitas cuando tengas tiempo.

3. Facilitar la programación

Organizar reuniones en un solo lugar ya es bastante difícil; organizarlas en varias zonas horarias puede ser una pesadilla. Tanto si es demasiado tarde por la noche como si es demasiado temprano por la mañana, lo más probable es que no estés a punto. Sonix se asegura de que no se pierda ni un solo punto en cada reunión para que no tenga que sacrificar el sueño que necesita para rendir al máximo.

Sonix también ahorra a los ocupados miembros del equipo, gerentes y ejecutivos la molestia de lidiar con los conflictos de programación. Las transcripciones automáticas de las reuniones le ayudan a usted y a todos los demás a priorizar las reuniones, para que puedan ponerse al día en las que no puedan asistir.

4. Mejor colaboración

Las lluvias de ideas y los talleres tienen un valor incalculable para su organización. Para sacar el máximo provecho de ellos, todo el mundo tiene que estar presente y participar, lo que puede ser difícil de hacer si usted y/o sus colegas están tomando notas.

La transcripción automatizada permite a todos los asistentes participar en la generación de ideas, eliminando la posibilidad de "¿Podría repetir eso?" o "Un segundo, déjeme anotar esto... ¿Y podría repetirlo?". Como Sonix elimina la necesidad de tomar notas, usted y los demás participantes pueden colaborar sin distracciones. Podéis intercambiar ideas y mantener el impulso que puede llevar a innovaciones que cambien las reglas del juego.

Una vez finalizado el taller o la tormenta de ideas, puedes compartir la grabación y transcribir a los compañeros que no hayan asistido para que hagan aportaciones adicionales.

5. Más información valiosa sobre los clientes

Las opiniones de los clientes son esenciales para el crecimiento de su empresa, ya que le ayudan a mejorar el desarrollo de sus productos y a adaptar sus actividades de marketing a los deseos y necesidades de los clientes. Además, las conversaciones con sus clientes pueden ayudarle a redactar testimonios que pueden contribuir a aumentar el interés y las ventas de sus productos o servicios.

Cuando configure Sonix para transcribir las entrevistas con los clientes, podrá distribuir fácilmente las transcripciones a sus compañeros de equipo, así como a otros departamentos. También puede añadir observaciones y recomendaciones directamente en las transcripciones, manteniendo la información en una ubicación central, y no dispersa en varias aplicaciones. Su organización debería tener en cuenta los comentarios de los clientes para hacer un seguimiento de su rendimiento y modificar su oferta en función de los conocimientos que obtenga de las transcripciones.

Sólo tiene que asegurarse de que sus clientes son conscientes de que están siendo grabados y de que sus entrevistas se utilizarán para mejorar los productos y servicios. En este sentido, sus clientes también se benefician de Sonix y sus transcripciones automáticas.

6. Racionalización de la contratación

Sus procesos de RRHH también pueden beneficiarse de la transcripción automatizada. La transcripción automatizada ofrece a todos los implicados en el proceso de toma de decisiones una visión más completa de los candidatos a un puesto de trabajo, independientemente de que asistan o no a la entrevista.

Esto significa que puede basar las decisiones de contratación en algo más que los CV, los perfiles de LinkedIn y la evaluación experta de su profesional de RRHH. Los gerentes, miembros del equipo y ejecutivos pueden revisar las grabaciones y transcripciones de Sonix de cada entrevista para decidir mejor quiénes son los mejores candidatos. También pueden añadir notas y preguntas para las entrevistas de seguimiento si es necesario.

7. Mejora de las técnicas de venta

La supervisión y el análisis de las llamadas de ventas pueden ayudar a su equipo de ventas a alcanzar sus objetivos. Sonix les permite estudiar las grabaciones y transcripciones para tener una idea más clara de los enfoques que conducen al éxito, así como de las técnicas que deben modificar o desechar.

Al poder compartir las transcripciones y grabaciones de Sonix, los representantes de ventas y los gerentes pueden trabajar juntos para mejorar continuamente. Incluso puede hacer que otros equipos, como los de desarrollo de productos, atención al cliente y marketing, participen cuando se necesite una aportación adicional.

Las llamadas especialmente buenas o malas también pueden utilizarse para formar a nuevos representantes de ventas o para desarrollar nuevas técnicas de venta. Sonix le permite destacar las secciones más destacadas de cada transcripción, lo que le ayudará a mejorar sus esfuerzos de venta.

8. Mejorar la accesibilidad del lugar de trabajo

A algunos nos cuesta seguir todo lo que se dice en las reuniones. Esto es especialmente cierto para los miembros del equipo que tienen problemas de audición, que no hablan inglés como lengua materna o que están atrapados trabajando en un entorno ruidoso (un problema que se ha hecho más frecuente para los que estamos obligados a trabajar en casa debido al cierre de COVID-19).

Puede contar con Sonix para hacer más accesible su lugar de trabajo a estos compañeros. Pueden revisar las transcripciones junto con sus correspondientes grabaciones a su propio ritmo y conveniencia. Alguien a quien le cueste entender el inglés, o entender a un orador que habla rápido, puede ralentizar el audio mientras lee la transcripción.

Sonix también te permite acelerar la reproducción para esos días en los que necesitas ver y escuchar una reunión, pero no tienes tiempo de hacerlo a su velocidad normal. Elige entre las velocidades en incrementos de 0,2x, que van de 0,4x a 2,0x.

9. Mayor transparencia

Cada vez más empresas se dan cuenta de que la transparencia es vital para el crecimiento y el éxito del negocio. La única manera de adoptar este enfoque con éxito es garantizar que todos asuman la responsabilidad.

Puede utilizar la transcripción automatizada de las reuniones para asegurarse de que toda su plantilla sabe exactamente lo que está ocurriendo durante las reuniones. Esto les da un sentido de inclusión que inspira lealtad y los involucra de una manera que los motiva a ser dueños de su trabajo.

El acceso a las discusiones de los ejecutivos y de la alta dirección puede permitir a los empleados de menor nivel aportar valiosas ideas para mejorar los productos, los servicios y los procesos. Los miembros de su plantilla que están más cerca de sus clientes pueden revisar estas discusiones y aprovechar las ideas que contienen, o añadir otras nuevas que pueden haber sido completamente pasadas por alto durante las reuniones.

Las transcripciones de Sonix también pueden evitar que los conflictos se agraven. Todo está en la grabación y la transcripción, lo que hace que los debates sobre las responsabilidades eludidas, los plazos incumplidos y las prioridades desajustadas sean cosa del pasado.

10. Registros completos de las reuniones con información sensible

Cuando se trata de asuntos relacionados con el cumplimiento de la normativa o los litigios, lo más probable es que su organización necesite registros de reuniones o llamadas. Sonix le garantiza que tendrá las transcripciones y grabaciones que necesita en estos casos.

Además, Sonix le cubre cuando necesita notas detalladas de reuniones. Por ejemplo, una organización que está estudiando una fusión o adquisición o que está hablando con inversores necesita estar preparada para la diligencia debida. Las llamadas que implica este proceso suelen ser complejas y requieren la asistencia de varios expertos. Una vez más, Sonix se asegura de que tengas transcripciones completas y verificables de todas estas llamadas.

11. Profundizar en los datos oscuros

Los datos que su empresa extrae de varias fuentes, como la actividad de las aplicaciones y los navegadores, los mensajes de correo electrónico y los SMS, pueden tener un valor incalculable si se analizan adecuadamente. La información que se obtiene puede ayudar a aumentar la eficiencia, reducir los costes y mejorar el servicio al cliente, por ejemplo.

No todos los datos que podrían beneficiar a su empresa parecen ser fácilmente accesibles. Estos llamados "datos oscuros" existen en las conferencias telefónicas, las llamadas de ventas, las llamadas de atención al cliente, las conversaciones individuales y las entrevistas. Si puede grabar cualquiera de estas interacciones, Sonix le da la oportunidad de capturar datos oscuros que pueden ayudarle a mantenerse un paso por delante de su competencia.

Empiece hoy mismo.

Hemos creado Sonix para ayudar a las empresas como la suya a aumentar la eficiencia y la productividad. Gracias a sus potentes funciones de transcripción automática, Sonix permite ahorrar tiempo, mejorar la información y aumentar la eficacia de la colaboración desde el momento en que se empieza a transcribir la primera reunión grabada.

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