Les 11 principales raisons d'utiliser la transcription automatique pour les réunions

Qu'on les aime ou qu'on les déteste, les réunions sont essentielles au succès de votre entreprise. La transcription automatisée des réunions permet de s'assurer que les participants et les absents tirent le meilleur parti de chacune d'elles.

Les réunions peuvent être des affaires atroces. Certaines sont si ennuyeuses que vous vous pincez constamment sous la table pour rester éveillé. D'autres sont si inutiles que vous avez envie de quitter la pièce en courant et en jurant. Lorsqu'elles sont mauvaises, les réunions peuvent nuire à la productivité, au moral et à la coopération.

Et puis il y a les réunions auxquelles on assiste avec plaisir. Vous savez, celles qui vous laissent gonflé à bloc et prêt à donner le meilleur de vous-même. Celles qui vous donnent le sentiment d'avoir un but dans votre entreprise, et peut-être même dans la vie.

Les comptes rendus de réunion permettent de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde, littéralement. Mais l'obtention de ces comptes rendus peut poser problème. Le fait que quelqu'un prenne des notes comporte le risque d'omettre ou de mal interpréter des points essentiels. Vous pouvez toujours enregistrer vos réunions, comme la plupart des gens le font aujourd'hui, mais il peut être nécessaire de transcrire l'audio en texte. Si vous avez déjà transcrit manuellement un enregistrement, vous savez à quel point cela peut être fastidieux et abrutissant : cliquez sur Play, tapez quelques mots, demandez-vous "Ce son était-il seulement un mot ?", revenez en arrière, cliquez sur Play, posez-vous la même question, tapez votre meilleure estimation, répétez ad nauseam.

Sonix élimine la corvée de la prise de notes et de la transcription, source d'erreurs, en vous offrant des transcriptions précises et modifiables de réunions audio ou vidéo en quelques minutes. Qu'il s'agisse de réunions courtes ou de réunions épiques, la plateforme Sonix utilise l'intelligence artificielle pour transcrire, horodater et organiser vos réunions enregistrées rapidement, facilement et à moindre coût.

Ça a l'air génial, non ? Eh bien, vous pouvez essayer Sonix par vous-même pour découvrir à quel point c'est génial. Prenez une minute pour vous inscrire à un compte Sonix et laissez l'application transcrire gratuitement jusqu'à 30 minutes de vidéo ou d'audio, sans engagement et sans carte de crédit. Si vous décidez d'en vouloir plus, vous disposez d'une gamme d'options tarifaires abordables à choisir en fonction de vos besoins.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous devriez automatiser la transcription des réunions. Voici onze d'entre elles :

1. Gain de temps
2. Augmentation de la productivité 
3. Programmation plus facile
4. Une meilleure participation et collaboration
5. Des connaissances approfondies sur les clients
6. Rationalisation du recrutement
7. Améliorer les appels de vente
8. Améliorer l'accessibilité du lieu de travail
9. Une plus grande transparence
10. Enregistrements complets des réunions concernant des informations sensibles
11. Des informations plus approfondies sur les données sombres

1. Gain de temps 

La dernière chose que vous voulez faire au milieu d'une journée de travail trépidante, c'est d'être entraîné dans une réunion longue et improductive. C'est particulièrement frustrant lorsqu'elle n'est pas programmée et qu'elle a lieu alors que vous êtes en pleine action - les réunions ad hoc sont les pires !

Grâce à la transcription automatisée des réunions, ces situations appartiennent au passé. En plus des enregistrements, Sonix vous fournit également des transcriptions éditables, à partir desquelles vous pouvez glaner des informations pertinentes pour vous et votre travail. Plus important encore, vous pouvez faire cela à votre convenance, ce qui vous laisse plus de temps pour accomplir des tâches plus prioritaires.

2. Augmentation de la productivité

En assumant le rôle de preneur de notes lors des réunions, Sonix aide à transformer des rôles de bas niveau avec un minimum de responsabilités en fonctions créatrices de valeur. Les enregistrements et les transcriptions dispensent les stagiaires, les assistants administratifs et les employés débutants de prendre des notes. Ils tirent ainsi un meilleur parti des réunions auxquelles ils participent, ce qui leur permet de créer davantage de valeur pour votre entreprise et de travailler à leur développement professionnel.

Vous ne devriez pas avoir à assister à une réunion qui dure des heures pour obtenir environ 15 minutes d'informations pertinentes. Grâce à Sonix, ce n'est plus nécessaire - vous pouvez simplement consulter les transcriptions pour obtenir ce dont vous avez besoin quand vous avez le temps.

3. Programmation plus facile

Il est déjà assez difficile d'organiser des réunions dans un seul endroit ; les organiser sur plusieurs fuseaux horaires peut être un cauchemar. Qu'il soit trop tard le soir ou trop tôt le matin, il y a de fortes chances que vous ne soyez pas au point. Sonix veille à ce que vous ne manquiez pas un seul point dans chaque réunion, afin que vous n'ayez pas à sacrifier le sommeil dont vous avez besoin pour donner le meilleur de vous-même.

Sonix permet également aux membres de l'équipe, aux responsables et aux cadres de ne pas avoir à gérer les conflits d'horaires. Les transcriptions automatiques des réunions vous aident, vous et tous les autres, à établir des priorités entre les réunions, afin de pouvoir rattraper celles auxquelles ils ne peuvent pas assister.

4. Une meilleure collaboration

Les remue-méninges et les ateliers sont inestimables pour votre organisation. Pour en tirer le meilleur parti, chacun doit être présent et participer, ce qui peut être difficile à faire si vous et/ou vos collègues prenez des notes.

La transcription automatique permet à tous les participants de s'engager dans la génération d'idées, en éliminant la probabilité de " Pourriez-vous répéter cela ? " ou " Juste une seconde, laissez-moi noter... Et pourriez-vous répéter cela ? ". Comme Sonix élimine la nécessité de prendre des notes, vous et tous les autres participants pouvez collaborer sans être distraits. Vous pouvez échanger des idées et maintenir l'élan qui pourrait conduire à des innovations qui changent la donne.

Lorsque votre atelier ou votre brainstorming est terminé, vous pouvez partager l'enregistrement et transcrire les commentaires des collègues qui n'étaient pas présents.

5. Des informations plus précieuses sur les clients

Les commentaires des clients sont essentiels à la croissance de votre entreprise, car ils vous aident à améliorer le développement des produits et à aligner vos activités de marketing sur les souhaits et les besoins des clients. En outre, les discussions avec vos clients peuvent vous aider à rédiger des témoignages susceptibles de stimuler l'intérêt et les ventes de vos produits ou services.

Lorsque vous configurez Sonix pour transcrire les entretiens avec les clients, vous pouvez facilement distribuer les transcriptions aux autres membres de votre équipe, ainsi qu'aux autres services. Vous pouvez également ajouter des observations et des recommandations directement dans les transcriptions, ce qui permet de conserver les informations dans un emplacement central et non pas de les disperser dans diverses applications. Votre organisation devrait s'appuyer sur les commentaires des clients pour suivre ses performances et modifier son offre en fonction des informations obtenues grâce aux transcriptions.

Assurez-vous simplement que vos clients sont conscients qu'ils sont enregistrés et que leurs interviews seront utilisées pour améliorer les produits et services. En ce sens, vos clients bénéficient également de Sonix et de ses transcriptions automatiques !

6. Rationalisation du recrutement

Vos processus RH peuvent également bénéficier de la transcription automatisée. La transcription automatisée donne à toutes les personnes impliquées dans le processus de décision une vision plus complète des candidats, qu'ils soient présents ou non à l'entretien.

Cela signifie que vous pouvez fonder vos décisions de recrutement sur d'autres éléments que les CV, les profils LinkedIn et l'évaluation experte de votre professionnel des RH. Les responsables, les membres de l'équipe et les cadres peuvent examiner les enregistrements et les transcriptions de Sonix pour chaque entretien afin de mieux décider qui sont les meilleurs candidats. Ils peuvent également ajouter des notes et des questions pour des entretiens de suivi si nécessaire.

7. Amélioration des techniques de vente

Le suivi et l'analyse des appels de vente peuvent aider votre équipe de vente à atteindre ses objectifs. Sonix leur permet d'étudier les enregistrements et les transcriptions pour se faire une idée plus précise des approches qui mènent au succès ainsi que des techniques qu'ils doivent modifier ou abandonner.

Comme vous pouvez partager les transcriptions et les enregistrements Sonix, les commerciaux et les responsables peuvent travailler ensemble pour s'améliorer en permanence. Vous pouvez même impliquer d'autres équipes, telles que le développement de produits, le service clientèle et le marketing, lorsqu'une contribution supplémentaire est nécessaire.

Les appels particulièrement bons ou mauvais peuvent également être utilisés pour former de nouveaux représentants commerciaux ou développer de nouvelles techniques de vente. Sonix vous permet de mettre en évidence les sections remarquables de chaque transcription, vous aidant ainsi à améliorer vos efforts de vente.

8. Améliorer l'accessibilité du lieu de travail

Certains d'entre nous ont du mal à suivre tout ce qui se dit pendant les réunions. C'est particulièrement vrai pour les membres de l'équipe qui sont malentendants, dont l'anglais n'est pas la langue maternelle, ou qui sont obligés de travailler dans un environnement bruyant (un problème qui s'est aggravé pour ceux d'entre nous qui sont obligés de travailler à la maison en raison du verrouillage de COVID-19).

Vous pouvez compter sur Sonix pour rendre votre lieu de travail plus accessible à ces collègues. Ils peuvent examiner les transcriptions ainsi que les enregistrements correspondants à leur propre rythme et à leur convenance. Une personne qui a du mal à comprendre l'anglais, ou à comprendre un orateur qui parle vite, peut ralentir l'audio pendant qu'elle lit la transcription.

Sonix vous permet également d'accélérer la lecture pour les jours où vous devez regarder et écouter une réunion, mais n'avez pas le temps de le faire à sa vitesse normale. Vous pouvez choisir des vitesses par incréments de 0,2x, allant de 0,4x à 2,0x.

9. Une plus grande transparence 

De plus en plus d'entreprises réalisent que la transparence est essentielle à la croissance et au succès de l'entreprise. La seule façon pour elles d'adopter cette approche avec succès est de veiller à ce que chacun assume ses responsabilités.

Vous pouvez utiliser la transcription automatique des réunions pour vous assurer que l'ensemble de votre personnel sait exactement ce qui se passe pendant les réunions. Cela leur donne un sentiment d'inclusion qui inspire la loyauté et les engage d'une manière qui les motive à s'approprier leur travail.

L'accès aux discussions des dirigeants et des cadres supérieurs peut permettre aux employés de niveau inférieur de fournir des informations précieuses pour améliorer les produits, les services et les processus. Les membres de votre personnel qui sont plus proches de vos clients peuvent examiner ces discussions et s'appuyer sur les idées qu'elles contiennent, ou en ajouter de nouvelles qui auraient pu être complètement oubliées lors des réunions.

Les transcriptions Sonix peuvent également empêcher les conflits de dégénérer. Tout est dans l'enregistrement et la transcription, ce qui fait que les débats sur les responsabilités fuyantes, les délais non respectés et les priorités mal alignées appartiennent au passé.

10. Enregistrements complets des réunions contenant des informations sensibles

Lorsqu'elle traite des questions de conformité ou de litige, votre organisation aura très probablement besoin d'enregistrements de réunions ou d'appels. Sonix veille à ce que vous disposiez des transcriptions et des enregistrements dont vous avez besoin dans ces cas-là.

En outre, Sonix vous couvre lorsque vous avez besoin de notes de réunion détaillées. Par exemple, une organisation qui envisage une fusion ou une acquisition ou qui s'entretient avec des investisseurs doit être préparée à la diligence raisonnable. Les appels que ce processus implique sont généralement complexes et nécessitent la présence de plusieurs experts. Là encore, Sonix s'assure que vous disposez de transcriptions complètes et vérifiables pour tous ces appels. 

11. Un aperçu plus approfondi des "dark data

Les données que votre entreprise extraites de plusieurs sources, notamment de l'activité des applications et des navigateurs, des courriers électroniques et des SMS, peuvent être d'une valeur inestimable si elles sont correctement analysées. Les informations que vous obtenez peuvent contribuer à renforcer l'efficacité, à réduire les coûts et à améliorer le service à la clientèle, par exemple.

Toutes les données qui pourraient profiter à votre entreprise ne semblent pas être facilement accessibles. Ces données dites "sombres" existent dans les conférences téléphoniques, les appels de vente, les appels au service clientèle, les discussions individuelles et les entretiens. Si vous pouvez enregistrer l'une de ces interactions, Sonix vous donne la possibilité de capturer des données sombres qui peuvent vous aider à garder une longueur d'avance sur vos concurrents.

Commencez dès aujourd'hui !

Nous avons créé Sonix pour aider les entreprises comme la vôtre à améliorer leur efficacité et leur productivité. Grâce à ses puissantes capacités de transcription automatique, Sonix vous permet de gagner du temps, d'améliorer vos connaissances et de collaborer plus efficacement dès que vous lui demandez de commencer à transcrire votre première réunion enregistrée.

Transcription automatique une réunion en ce moment - les 30 premières minutes sont pour nous !