Die 11 besten Gründe für die automatische Transkription von Meetings

Ob Sie sie lieben oder hassen, Meetings sind für den Erfolg Ihres Unternehmens unerlässlich. Eine automatisierte Transkription für Meetings stellt sicher, dass Teilnehmer und Nichtteilnehmer das Beste aus jedem Meeting herausholen.

Besprechungen können quälende Angelegenheiten sein. Manche sind so langweilig, dass man sich ständig unter den Tisch zwickt, um wach zu bleiben. Andere sind so sinnlos, dass man fluchend aus dem Raum rennen möchte. Wenn sie schlecht sind, können Besprechungen der Produktivität, der Moral und der Zusammenarbeit abträglich sein.

Dann gibt es Sitzungen, an denen man gerne teilnimmt. Sie wissen schon, die, bei denen Sie sich beflügelt und bereit fühlen, Ihre beste Arbeit zu leisten. Diejenigen, die Ihnen ein Gefühl der Sinnhaftigkeit in Ihrem Unternehmen und vielleicht sogar im Leben geben.

Sitzungsprotokolle stellen sicher, dass alle Beteiligten buchstäblich auf dem gleichen Stand sind. Die Erstellung dieser Aufzeichnungen kann jedoch ein Problem darstellen. Wenn Sie jemanden beauftragen, ein Protokoll zu führen, besteht das Risiko, dass wichtige Punkte übersehen oder falsch interpretiert werden. Sie können Ihre Besprechungen jederzeit aufzeichnen, wie es die meisten heutzutage tun, aber es kann notwendig sein, die Audiodaten in Text zu transkribieren. Wenn Sie schon einmal eine Aufzeichnung manuell transkribiert haben, wissen Sie, wie mühsam und nervenaufreibend das sein kann: Klicken Sie auf Play, geben Sie ein paar Wörter ein, fragen Sie sich: "War das überhaupt ein Wort?", spulen Sie zurück, klicken Sie auf Play, stellen Sie sich dieselbe Frage, geben Sie Ihre beste Vermutung ein, wiederholen Sie das Ganze bis zum Gehtnichtmehr.

Sonix macht Schluss mit der mühsamen und fehleranfälligen Protokollierung und Transkription von Audio- oder Videokonferenzen und liefert Ihnen in Minutenschnelle präzise, editierbare Transkriptionen. Die Sonix-Plattform nutzt künstliche Intelligenz, um Ihre aufgezeichneten Meetings schnell, einfach und kostengünstig zu transkribieren, mit Zeitstempeln zu versehen und zu organisieren - von kurzen Standups bis hin zu epischen All-Hands-Meetings.

Klingt toll, oder? Nun, Sie können Sonix selbst ausprobieren, um zu erfahren, wie großartig es ist. Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um sich für ein Sonix-Konto anzumelden, und lassen Sie die App bis zu 30 Minuten Video oder Audio kostenlos transkribieren, ohne Verpflichtung und ohne dass eine Kreditkarte erforderlich ist. Wenn Sie sich entscheiden, mehr zu wollen, haben Sie eine Reihe von erschwinglichen Preisoptionen zur Auswahl, je nach Ihren Bedürfnissen.

Es gibt viele Gründe, warum Sie die Transkription von Besprechungen automatisieren sollten. Hier sind elf von ihnen:

1. Zeitersparnis
2. Höhere Produktivität 
3. Leichtere Terminplanung
4. Bessere Beteiligung und Zusammenarbeit
5. Tiefere Kundeneinblicke
6. Rationalisierte Rekrutierung
7. Verbessern Sie Verkaufsgespräche
8. Verbesserung der Zugänglichkeit des Arbeitsplatzes
9. Größere Transparenz
10. Vollständige Aufzeichnungen über Sitzungen, die sensible Informationen betreffen
11. Tieferer Einblick in dunkle Daten

1. Zeitersparnis 

Das Letzte, was Sie mitten in Ihrem hektischen Arbeitstag tun möchten, ist, in eine lange, unproduktive Besprechung geschleppt zu werden. Das ist besonders frustrierend, wenn es ungeplant ist und sich ergibt, während Sie gerade in Fahrt sind - Ad-hoc-Besprechungen sind das Schlimmste!

Mit der automatisierten Transkription von Besprechungen gehören solche Situationen der Vergangenheit an. Zusätzlich zu den Aufzeichnungen stellt Sonix Ihnen auch bearbeitbare Transkripte zur Verfügung, aus denen Sie Informationen entnehmen können, die für Sie und Ihre Arbeit relevant sind. Das Wichtigste ist jedoch, dass Sie dies in aller Ruhe tun können, so dass Sie mehr Zeit für Aufgaben mit höherer Priorität haben.

2. Gesteigerte Produktivität

Sonix übernimmt die Rolle des Notizenmachers in Meetings und hilft dabei, einfache Aufgaben mit minimaler Verantwortung in wertschöpfende Funktionen zu verwandeln. Durch die Aufzeichnungen und Abschriften werden Praktikanten, Verwaltungsassistenten und jüngere Mitarbeiter von der Erstellung von Notizen befreit. Dadurch wird sichergestellt, dass sie mehr aus den Besprechungen, an denen sie teilnehmen, herausholen und so mehr Wert für Ihr Unternehmen schaffen und an ihrer beruflichen Entwicklung arbeiten können.

Sie sollten nicht stundenlang in einer Besprechung sitzen müssen, um 15 Minuten an relevanten Informationen zu erhalten. Dank Sonix müssen Sie das nicht mehr - Sie können einfach Abschriften durchsehen, um das zu bekommen, was Sie brauchen, wenn Sie Zeit haben.

3. Leichtere Terminplanung

Es ist schon schwierig genug, Besprechungen an einem Ort zu organisieren; sie über mehrere Zeitzonen hinweg zu organisieren, kann ein Alptraum sein. Ob es nun zu spät in der Nacht oder zu früh am Morgen ist, die Chancen stehen gut, dass Sie nicht auf den Punkt kommen. Sonix stellt sicher, dass Sie keinen einzigen Punkt in jeder Besprechung verpassen, so dass Sie nicht den Schlaf opfern müssen, den Sie brauchen, um Ihre beste Leistung zu erbringen.

Außerdem erspart Sonix vielbeschäftigten Teammitgliedern, Managern und Führungskräften den Ärger mit Terminkonflikten. Automatische Besprechungstranskriptionen helfen Ihnen und allen anderen dabei, Besprechungen zu priorisieren, sodass sie die Besprechungen, an denen sie nicht teilnehmen können, nachholen können.

4. Bessere Zusammenarbeit

Brainstorming und Workshops sind für Ihr Unternehmen von unschätzbarem Wert. Um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen, müssen alle anwesend sein und sich beteiligen, was schwierig sein kann, wenn Sie und/oder Ihre Kollegen Notizen machen.

Die automatische Transkription ermöglicht es allen Teilnehmern, sich an der Ideenfindung zu beteiligen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von "Könnten Sie das wiederholen?" oder "Einen Moment, ich notiere mir das... und könnten Sie das wiederholen?" entfällt. Da Sonix das Mitschreiben überflüssig macht, können Sie und alle anderen Teilnehmer ohne Ablenkung zusammenarbeiten. Sie können Ideen austauschen und den Schwung aufrechterhalten, der zu bahnbrechenden Innovationen führen kann.

Wenn Ihr Workshop oder Brainstorming beendet ist, können Sie die Aufzeichnung weitergeben und Kollegen, die nicht anwesend waren, um zusätzlichen Input bitten.

5. Mehr wertvolle Kundeneinblicke

Kundenfeedback ist für das Wachstum Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Es hilft Ihnen, die Produktentwicklung zu verbessern und Ihre Marketingaktivitäten auf die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden abzustimmen. Darüber hinaus können die Gespräche mit Ihren Kunden Ihnen dabei helfen, Erfahrungsberichte zu verfassen, die das Interesse an Ihren Produkten oder Dienstleistungen und deren Verkauf fördern können.

Wenn Sie Sonix für die Transkription von Kundeninterviews einrichten, können Sie die Transkriptionen problemlos an Ihre Teammitglieder und andere Abteilungen weitergeben. Sie können auch Beobachtungen und Empfehlungen direkt in die Transkripte einfügen, so dass die Erkenntnisse an einem zentralen Ort bleiben und nicht über verschiedene Anwendungen verstreut sind. Ihr Unternehmen sollte das Kundenfeedback nutzen, um seine Leistung zu verfolgen und sein Angebot auf der Grundlage der aus den Transkriptionen gewonnenen Erkenntnisse zu ändern.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden wissen, dass sie aufgezeichnet werden und dass ihre Interviews zur Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen verwendet werden. In diesem Sinne profitieren auch Ihre Kunden von Sonix und seinen automatischen Transkriptionen!

6. Rationalisierte Rekrutierung

Auch Ihre HR-Prozesse können von einer automatisierten Transkription profitieren. Durch die automatisierte Transkription erhalten alle am Entscheidungsprozess Beteiligten einen vollständigeren Überblick über die Bewerber, unabhängig davon, ob sie am Vorstellungsgespräch teilnehmen oder nicht.

Das bedeutet, dass Sie Einstellungsentscheidungen nicht nur auf der Grundlage von Lebensläufen, LinkedIn-Profilen und der Experteneinschätzung Ihres Personalverantwortlichen treffen können. Manager, Teammitglieder und Führungskräfte können die Sonix-Aufzeichnungen und -Transkripte jedes Gesprächs einsehen, um besser entscheiden zu können, wer die besten Kandidaten sind. Bei Bedarf können sie auch Notizen und Fragen für Folgegespräche hinzufügen.

7. Verbesserte Verkaufstechniken

Die Überwachung und Analyse von Verkaufsgesprächen kann Ihrem Vertriebsteam helfen, seine Ziele zu erreichen. Sonix ermöglicht es ihnen, Aufzeichnungen und Transkripte zu studieren, um eine klarere Vorstellung von den Ansätzen zu bekommen, die zum Erfolg führen, sowie von Techniken, die sie ändern oder streichen müssen.

Da Sie Sonix-Transkripte und -Aufzeichnungen gemeinsam nutzen können, können Vertriebsmitarbeiter und Manager gemeinsam an der kontinuierlichen Verbesserung arbeiten. Sie können sogar andere Teams wie die Produktentwicklung, die Kundenbetreuung und das Marketing einbeziehen, wenn zusätzlicher Input erforderlich ist.

Besonders gute oder schlechte Gespräche können auch zur Schulung neuer Vertriebsmitarbeiter oder zur Entwicklung neuer Verkaufstechniken verwendet werden. Mit Sonix können Sie bemerkenswerte Abschnitte jeder Niederschrift hervorheben und so Ihre Vertriebsbemühungen weiter verbessern.

8. Verbesserung der Zugänglichkeit des Arbeitsplatzes

Einigen von uns fällt es schwer, in Sitzungen alles zu verstehen, was gesagt wird. Dies gilt insbesondere für Teammitglieder, die schwerhörig sind, deren Muttersprache nicht Englisch ist oder die in einer lauten Umgebung arbeiten müssen (ein Problem, das für diejenigen von uns, die aufgrund der COVID-19-Sperre zu Hause arbeiten müssen, immer häufiger auftritt).

Sie können auf Sonix zählen, wenn es darum geht, Ihren Arbeitsplatz für diese Kollegen leichter zugänglich zu machen. Sie können die Abschriften zusammen mit den dazugehörigen Aufnahmen in ihrem eigenen Tempo und in ihrer eigenen Bequemlichkeit durchsehen. Jemand, der Schwierigkeiten hat, Englisch zu verstehen oder einen schnell sprechenden Sprecher zu verstehen, kann den Ton verlangsamen, während er die Abschrift liest.

Sonix ermöglicht es Ihnen auch, die Wiedergabe zu beschleunigen, wenn Sie eine Besprechung ansehen und anhören müssen, aber keine Zeit haben, dies in der normalen Geschwindigkeit zu tun. Wählen Sie zwischen Geschwindigkeiten in 0,2fachen Schritten, von 0,4fach bis 2,0fach

9. Größere Transparenz 

Immer mehr Unternehmen erkennen, dass Transparenz für Unternehmenswachstum und -erfolg unerlässlich ist. Sie können diesen Ansatz nur dann erfolgreich umsetzen, wenn sie sicherstellen, dass jeder die Verantwortung übernimmt.

Mit der automatischen Transkription von Besprechungen können Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter genau wissen, was in den Besprechungen passiert. Das gibt ihnen ein Gefühl der Einbindung, das sie zur Loyalität anspornt und sie dazu motiviert, sich ihre Arbeit zu eigen zu machen.

Durch den Zugang zu Gesprächen der Geschäftsleitung und des oberen Managements können Mitarbeiter der unteren Ebene wertvolle Erkenntnisse zur Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen liefern. Mitglieder Ihrer Belegschaft, die näher am Kunden sind, können diese Diskussionen überprüfen und auf den darin enthaltenen Ideen aufbauen oder neue Ideen hinzufügen, die bei den Besprechungen möglicherweise völlig übersehen wurden.

Sonix-Transkripte können auch verhindern, dass Konflikte eskalieren. Alles ist in der Aufzeichnung und im Protokoll enthalten, so dass Debatten über vernachlässigte Zuständigkeiten, verpasste Fristen und falsch gesetzte Prioritäten der Vergangenheit angehören.

10. Vollständige Aufzeichnungen über Sitzungen mit sensiblen Informationen

Wenn es um die Einhaltung von Vorschriften oder um Rechtsstreitigkeiten geht, benötigt Ihr Unternehmen höchstwahrscheinlich Aufzeichnungen von Sitzungen oder Anrufen. Sonix stellt sicher, dass Sie in diesen Fällen über die benötigten Abschriften und Aufzeichnungen verfügen.

Darüber hinaus ist Sonix auch dann für Sie da, wenn Sie detaillierte Sitzungsnotizen benötigen. So muss beispielsweise ein Unternehmen, das eine Fusion oder Übernahme plant oder mit Investoren spricht, auf die Due Diligence vorbereitet sein. Die Gespräche, die dieser Prozess mit sich bringt, sind in der Regel komplex und erfordern die Anwesenheit mehrerer Experten. Auch hier stellt Sonix sicher, dass Sie über vollständige, überprüfbare Protokolle für alle diese Gespräche verfügen. 

11. Tieferer Einblick in dunkle Daten

Die Daten, die Ihr Unternehmen aus verschiedenen Quellen wie Anwendungs- und Browseraktivitäten, E-Mails und SMS extrahiert, können mit der richtigen Analyse von unschätzbarem Wert sein. Die gewonnenen Erkenntnisse können zum Beispiel dazu beitragen, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und den Kundenservice zu verbessern.

Nicht alle Daten, die für Ihr Unternehmen von Nutzen sein könnten, scheinen leicht zugänglich zu sein. Diese so genannten "dunklen Daten" sind in Telefonkonferenzen, Verkaufsgesprächen, Kundendienstgesprächen, Einzelgesprächen und Interviews vorhanden. Wenn Sie eine dieser Interaktionen aufzeichnen können, bietet Sonix Ihnen die Möglichkeit, dunkle Daten zu erfassen, die Ihnen helfen können, Ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.

Beginnen Sie noch heute!

Wir haben Sonix entwickelt, um Unternehmen wie dem Ihren zu einem Effizienz- und Produktivitätsschub zu verhelfen. Mit seinen leistungsstarken automatischen Transkriptionsfunktionen sorgt Sonix für Zeitersparnis, bessere Einblicke und eine effektivere Zusammenarbeit, sobald Sie mit der Transkription Ihrer ersten aufgezeichneten Besprechung beginnen.

Automatisch transkribieren eine Besprechung - die ersten 30 Minuten gehen auf uns!