Como escrever um resumo de uma reunião: Conselhos de especialistas em anotações para melhorar a responsabilidade e a produtividade

Você e os membros da sua equipa podem participar em meia dúzia ou mais de reuniões numa determinada semana. A criação de um resumo de cada sessão pode ajudar os participantes a lembrarem-se de tudo o que foi discutido e dos passos a seguir. Este guia mostra-lhe como escrever um resumo da reunião, com algumas sugestões para tornar as suas notas mais eficazes.

O que é um resumo de reunião?

Um resumo de reunião é simplesmente uma recapitulação rápida da conversa durante uma reunião ou conferência de negócios. Os resumos de reunião fornecem aos participantes uma lembrança do que foi a reunião, bem como pormenores como:

• Actualizações do projeto
• Próximos prazos
• Tarefas que foram dadas
• Objectivos para as próximas reuniões

Os resumos são geralmente breves e podem ser enviados num memorando ou por correio eletrónico logo após a conclusão da reunião.

Resumo da reunião vs. Ata da reunião

As reuniões formais podem envolver "actas", um registo adequado e completo do que ocorreu durante a sessão. As actas incluem uma lista de participantes e ausentes, a ordem de trabalhos da reunião e pormenores sobre todos os pontos da ordem de trabalhos. Normalmente, começam com um pedido de aprovação da ata da reunião anterior. 

Um resumo da reunião, por outro lado, é simplesmente uma sinopse informal da reunião e recorda aos participantes o que se passou. 

Exemplo de resumo de reunião

Pode ser útil ver um exemplo de recapitulação de uma reunião para compreender o que inclui um resumo típico. Eis um exemplo típico de recapitulação de uma reunião:

Assunto: Reunião do projeto de conceção da Web, 3 de junho de 2023

Saudações, equipa do projeto!

Na nossa reunião de 3 de junho, discutimos o próximo projeto de desenvolvimento web em que estamos a trabalhar para o nosso novo cliente, Finance Pros. Durante a reunião, discutimos o seguinte:

• O mapa do sítio para a próxima página web
• Como integrar a marca do cliente no design
• Formas de desenvolver conteúdos para a secção do blogue do cliente

O debate produziu vários pontos de ação, incluindo:

• A Janice vai trabalhar no desenvolvimento de modelos de páginas Web cruciais (15 de junho)
• Tyler irá trabalhar com o cliente no desenvolvimento da sua marca (18 de junho)
• Jesse discutirá com o cliente possíveis temas para o blogue (12 de junho)

A nossa próxima reunião terá lugar a 24 de junho, altura em que analisaremos os nossos progressos e daremos os passos seguintes. Contacte-me se tiver alguma dúvida.

No exemplo acima, repare que as informações mais importantes são apresentadas em pontos, facilitando aos destinatários a análise, leitura e digestão rápida do conteúdo da reunião e das respectivas tarefas.

A importância de resumir as reuniões

Se já está a redigir uma ata oficial após cada reunião, por que razão se dá ao trabalho de apresentar um resumo da reunião? Saber como escrever um resumo de uma reunião é essencial para manter as suas equipas na mesma página. Eis algumas razões pelas quais pode recorrer a resumos de reuniões na sua organização.

Promover a responsabilização

Um resumo da reunião documentará o calendário de um projeto e as responsabilidades dos participantes na reunião. Os colaboradores sabem o que se espera deles e estão mais empenhados quando têm um objetivo e um prazo claros.

Manter-se na mesma página

As recapitulações das reuniões também podem manter a sua equipa na mesma página quando colaboram em projectos importantes. Isto é especialmente útil para equipas remotas ou híbridas que não se podem dar ao luxo de passar pelo escritório umas das outras para esclarecimentos futuros. Um resumo pode lembrar a todos os objectivos da equipa e o que esperar no futuro imediato.

Nunca perder nada

Mesmo que tome as suas próprias notas durante uma reunião, é possível que alguns pontos lhe escapem simplesmente. Ter um resumo das chamadas em conferência e das reuniões pode garantir que tem um registo de tudo o que foi discutido e que não negligencia nenhum pormenor necessário. 

Acompanhar o progresso

As reuniões de projeto envolvem normalmente actualizações e relatórios dos membros da equipa. Por conseguinte, os resumos destas reuniões formam um registo histórico do desenvolvimento do projeto, ajudando os gestores a acompanhar o progresso e a garantir que estão a atingir os valores de referência correctos.

Respeitar o tempo de cada um

Alguns empresários marcam várias reuniões de equipa para garantir que todos estão a trabalhar ao seu melhor ritmo. Mas estas reuniões podem consumir o tempo da empresa e os empregados podem ressentem-se deste nível de microgestão. Pode conseguir mais se fizer menos reuniões e se confiar nos resumos das reuniões para fornecer toda a orientação de que os seus empregados necessitam para atingir os seus objectivos.

Fornecer registo legal

Os resumos das reuniões não são documentos jurídicos formais, mas podem constituir uma proteção jurídica essencial se a sua empresa se envolver num litígio. 

Por exemplo, as recapitulações das reuniões podem fornecer provas das instruções de um cliente e do empenho da sua equipa em executar essas instruções. Isto pode ajudá-lo a esclarecer qualquer confusão ou desacordo com um cliente e protegê-lo de alegações de que não cumpriu as suas instruções.

Como redigir um resumo de reunião

Com estas vantagens em mente, está na altura de aprender a escrever um resumo de uma reunião. 

Uma dica: utilize os passos seguintes para criar e guardar um modelo de "resumo da reunião" para o ajudar a criar futuros resumos de forma mais eficiente.

1. Chegar à reunião preparado

Antes mesmo de chegar à reunião, dedique algum tempo a familiarizar-se com o assunto em discussão. Sempre que possível, reveja as actas ou resumos de reuniões anteriores para se manter a par de tudo. E se o fórum for aberto ao público, crie uma folha de presenças para registar com precisão quem esteve presente.

2. Tomar notas pormenorizadas

Durante a reunião, não se esqueça de tomar notas pormenorizadas. Concentre-se no assunto principal da reunião, mas não se esqueça de identificar quaisquer decisões que tenham sido tomadas. Não se esqueça de registar quem é responsável por quaisquer itens de ação que tenham surgido da discussão e de registar as datas dos prazos do projeto e das reuniões futuras.

3. Organizar-se

Após a conclusão da reunião, reveja imediatamente as suas notas para que nada lhe escape da memória. É provável que queira condensar as suas notas num resumo mais curto que seja mais fácil de digerir. Tente reduzir o seu resumo a algumas frases e pontos de apoio. Não omita nada de substancial, mas quanto mais conseguir condensar o resumo, mais fácil será para todos lerem rapidamente e consultarem quando necessário.

4. Comece o seu resumo com um agradecimento

Pode parecer simples, mas é sempre útil começar o resumo com uma nota positiva. Agradeça a todas as pessoas que participaram na reunião. Também pode incluir uma nota de agradecimento a todos os que fizeram uma apresentação ou partilharam informações importantes durante a reunião. É sempre útil começar por reconhecer o trabalho árduo de todos.

5. Comece pelas questões mais importantes

Comece por resumir as questões mais relevantes da reunião. Muitas vezes, estas questões enquadram os objectivos da reunião, e quaisquer decisões tomadas serão um reflexo destas questões. Tente manter a sua sinopse em poucas frases para que os leitores possam passar rapidamente pelo seu resumo para obter as informações mais críticas. 

6. Destacar os pontos de ação

Destaque as decisões e as acções que surgiram durante a reunião ou a teleconferência. Identifique os nomes dos funcionários responsáveis por esses itens e inclua as datas e prazos. A melhor forma de resumir estes pontos é através de marcadores, o que facilita a sua leitura.

7. Identificar acordos

Algumas reuniões resultam em acordos entre empregados ou entre a sua empresa e um cliente. Inclua os nomes de todas as partes envolvidas nestes acordos e quais os próximos passos a dar. 

8. Incluir quaisquer documentos de apoio

Um resumo da reunião pode também incluir quaisquer documentos de apoio, que podem incluir:

• Actas de reuniões anteriores
• Pedidos de compra
• Contratos
• Sínteses e instruções do projeto

Também pode incluir blogues ou artigos relevantes que contenham informações pertinentes para o debate ou instruções que orientem os membros da equipa na sua parte de um projeto.

9. Encerrar com uma chamada de atenção para as reuniões futuras

É muito provável que haja uma reunião futura. Inclua a data, a hora, o local e quem deverá estar presente. Isso também fornecerá orientações claras sobre o tempo que os funcionários têm para concluir suas tarefas e itens de ação. 

10. Editar e enviar o resumo da reunião

Quando terminar o resumo da reunião, faça uma revisão rápida. Verifique se existem erros ortográficos e gramaticais e volte a comparar as informações com as suas notas para garantir total exatidão. Depois de concluir as edições finais, pode enviar o resumo da reunião como um memorando de escritório ou um e-mail.

Como a transcrição simplifica os resumos das reuniões

Criar uma visão geral da reunião não é difícil, embora exija uma atenção cuidadosa aos pormenores. E esse nível de envolvimento pode dificultar a participação numa reunião e a tomada de notas em simultâneo. 

A transcrição pode facilitar a criação de resumos de reuniões para si e para a sua equipa. Em vez de designar um membro da equipa para tomar notas copiosas, pode simplesmente gravar a sua reunião e utilizar um serviço como o Sonix para converter o áudio em texto escrito.

Ao usar tecnologia sofisticada e alimentada por IA, o software de transcrição Sonix pode até realizar tarefas complexas, como:

• Identificação dos oradores
• Transcrever o jargão do sector
• Criar carimbos de data/hora palavra a palavra

Não só os resultados são extremamente rápidos, como uma transcrição será invariavelmente mais exacta do que tomar notas à mão. Pode até adicionar notas ou comentários à transcrição concluída para clarificar pontos específicos ou dar a si próprio ou à sua equipa lembretes adicionais.

Assim, ao preparar a recapitulação da reunião, pode consultar a transcrição gerada automaticamente e realçar os principais dados. De facto, uma transcrição é tão completa que pode concluir um resumo sem sequer participar na reunião. Isto permite que os participantes na reunião atinjam a máxima produtividade sem a distração de tomar notas durante todo o tempo. 

Use serviços de transcrição para criar resumos de reuniões com Sonix

Escrever um resumo da reunião requer capturar os pontos-chave, decisões e ações que ocorreram durante a reunião. Agora que você sabe como escrever um resumo da reunião, leve-o para o próximo nível com o Sonix. 

Fornecemos ferramentas de ponta e apoio para o ajudar a transcrever ficheiros de áudio de chamadas telefónicas, videoconferências ou gravações de reuniões da empresa. De facto, somos frequentemente considerados como os melhores do mundo software de transcrição automática.

Os resultados falam por si. Obterá transcrições rápidas e precisas, nas quais pode confiar para manter registos das suas reuniões e fornecer resumos de trabalho a todos os participantes. 

Para ver estas características em ação, inscrever-se para um teste gratuito. Receberá 30 minutos de transcrição absolutamente gratuitos, permitindo-lhe descobrir a vanguarda que Sonix pode dar-vos.