Как написать резюме совещания: Советы экспертов по ведению записей для повышения ответственности и продуктивности

За неделю вы и члены вашей команды могут принять участие в полудюжине или более совещаний. Составление резюме каждого совещания поможет участникам вспомнить все, что обсуждалось, и какие действия они будут предпринимать дальше. В этом руководстве Вы узнаете, как составить резюме совещания, а также получите несколько советов по повышению эффективности Ваших записей.

Что такое резюме совещания?

Резюме совещания - это просто краткий обзор беседы, состоявшейся в ходе совещания или деловой конференции. Резюме совещания позволяет участникам вспомнить, о чем шла речь на совещании, а также такие детали, как:

• Обновление проекта
• Предстоящие сроки
• Задания, которые были даны
• Цели будущих заседаний

Резюме, как правило, краткие и могут быть направлены в виде служебной записки или электронного письма сразу после окончания совещания.

Резюме совещания в сравнении с протоколом совещания

На официальных заседаниях может вестись протокол - правильная и полная запись того, что происходило в ходе заседания. Протокол включает в себя список присутствующих и отсутствующих, повестку дня заседания и подробное описание всех вопросов повестки дня. Как правило, протокол начинается с просьбы утвердить протокол предыдущего заседания. 

С другой стороны, резюме совещания - это просто неформальное изложение итогов совещания, напоминающее участникам о том, что происходило. 

Пример резюме совещания

Чтобы понять, что включает в себя типичное резюме, полезно ознакомиться с примером резюме совещания. Вот пример типичного резюме совещания:

Тема: Встреча по проекту веб-дизайна, 3 июня 2023 года

Приветствую вас, команда проекта!

На встрече 3 июня мы обсудили предстоящий проект по разработке сайта для нашего нового клиента, компании Finance Pros. В ходе встречи мы обсудили следующее:

• Карта сайта для предстоящей веб-страницы
• Как интегрировать бренд клиента в дизайн
• Способы разработки контента для раздела блога клиента

В ходе дискуссии было предложено несколько вариантов действий, в том числе:

• Янис займется разработкой моделей важнейших веб-страниц (15 июня)
• Тайлер будет работать с клиентом над созданием его бренда (18 июня)
• Джесси обсудит с клиентом возможные темы для блога (12 июня)

Наша следующая встреча состоится 24 июня, когда мы рассмотрим достигнутый прогресс и предпримем следующие шаги. Свяжитесь со мной, если у Вас возникнут вопросы.

В приведенном выше примере обратите внимание на то, что наиболее важная информация представлена в виде абзацев, что облегчает получателям быстрое сканирование, чтение и усвоение содержания совещания и соответствующих заданий.

Важность подведения итогов совещаний

Если вы уже составляете официальные протоколы после каждого совещания, то зачем вам нужно составлять резюме совещания? Знание того, как составлять резюме совещания, необходимо для того, чтобы поддерживать единство мнений в коллективе. Вот некоторые причины, по которым вы можете использовать резюме совещаний в своей организации.

Содействие повышению ответственности

В резюме совещания фиксируются сроки выполнения проекта и обязанности участников совещания. Сотрудники знают, что от них ожидается, и более активно участвуют в работе, когда у них есть четкая цель и сроки.

Оставайтесь на одной волне

Протоколы совещаний также помогают поддерживать единую позицию команды при совместной работе над важными проектами. Это особенно полезно для удаленных или гибридных команд, у которых нет возможности заглянуть друг к другу в офис для уточнения дальнейших действий. Резюме может напомнить всем о целях команды и о том, чего следует ожидать в ближайшем будущем.

Никогда ничего не пропустите

Даже если вы сами ведете записи во время совещания, не исключено, что некоторые моменты просто вылетят из головы. Наличие краткого отчета о конференц-связи и совещаниях позволяет зафиксировать все, что обсуждалось, и не упустить ни одной необходимой детали. 

Отслеживание прогресса

На совещаниях по проектам обычно заслушивается информация и отчеты членов команды. Поэтому краткие отчеты о таких совещаниях являются исторической справкой о развитии проекта, помогая руководителям отслеживать прогресс и достижение нужных показателей.

Уважать время каждого

Некоторые предприниматели планируют многочисленные собрания коллектива, чтобы убедиться, что все работают в оптимальном темпе. Но эти встречи могут отнимать время у компании, а сотрудники могут возмущены таким уровнем микроменеджмента. Вы можете добиться большего, проводя меньше совещаний и полагаясь на резюме совещаний, чтобы дать сотрудникам все указания, необходимые для достижения их целей.

Обеспечить юридический учет

Протоколы совещаний не являются официальными юридическими документами, однако они могут обеспечить существенную правовую защиту в случае возникновения спорных ситуаций в компании. 

Например, протоколы совещаний могут служить подтверждением инструкций клиента и приверженности вашей команды выполнению этих инструкций. Это может помочь прояснить любые недоразумения или разногласия с клиентом и оградить вас от претензий по поводу невыполнения его указаний.

Как написать резюме совещания

Учитывая эти преимущества, пора научиться составлять резюме совещания. 

Совет: воспользуйтесь следующими шагами, чтобы создать и сохранить шаблон "резюме совещания", который поможет вам более эффективно составлять резюме в будущем.

1. Приходить на собрание подготовленным

Еще до прихода на заседание уделите некоторое время ознакомлению с темой обсуждения. По возможности просмотрите протоколы или резюме предыдущих заседаний, чтобы ввести себя в курс дела. А если форум открыт для публики, создайте регистрационный лист, чтобы точно зафиксировать присутствующих.

2. Делайте подробные заметки

Во время самого совещания обязательно делайте подробные записи. Сосредоточьтесь на основной теме встречи, но не забудьте указать все принятые решения. Не забудьте записать, кто отвечает за какие-либо действия, возникшие в результате обсуждения, а также зафиксировать даты крайних сроков выполнения проекта и будущих встреч.

3. Организоваться

После окончания встречи сразу же просмотрите свои записи, чтобы ничего не вылетело из памяти. Скорее всего, Вам захочется свести свои записи к краткому резюме, которое будет легче усвоить. Попробуйте свести свое резюме к нескольким предложениям и вспомогательным пунктам. Не опускайте ничего существенного, но чем больше вы сможете сократить свое резюме, тем легче всем будет его быстро прочитать и вернуться к нему в случае необходимости.

4. Начните свое резюме с благодарности

Это может показаться простым, но всегда помогает начать подведение итогов с позитивной ноты. Поблагодарите всех, кто принимал участие в совещании. Можно также выразить благодарность всем, кто выступил с докладом или поделился важной информацией в ходе совещания. Всегда полезно начать с признания напряженной работы каждого.

5. Начните с наиболее важных вопросов

Начните с краткого изложения наиболее значимых вопросов, возникших в ходе встречи. Очень часто эти вопросы определяют цели встречи, и все принятые решения будут отражать эти вопросы. Постарайтесь ограничить свое резюме несколькими предложениями, чтобы читатели могли быстро просмотреть его в поисках наиболее важной информации. 

6. Выделить пункты действий

Выделите все решения и действия, которые возникли в ходе совещания или селекторного совещания. Укажите имена сотрудников, ответственных за эти вопросы, и укажите даты и сроки их выполнения. Лучше всего, если эти вопросы будут изложены в краткой форме, так их легче читать.

7. Определение соглашений

На некоторых встречах могут быть достигнуты договоренности между сотрудниками или между вашей компанией и клиентом. Укажите имена сторон, участвующих в этих соглашениях, и возможные дальнейшие шаги. 

8. Включите все подтверждающие документы

В резюме совещания могут также включаться любые подтверждающие документы, в том числе:

• Протоколы прошлых заседаний
• Заказы на поставку
• Контракты
• Обзоры и инструкции по проектам

Можно также включить соответствующие блоги или статьи, содержащие информацию, имеющую отношение к обсуждению, или инструкции, которыми члены команды будут руководствоваться при выполнении своей части проекта.

9. Завершить совещание напоминанием о будущих встречах

По всей вероятности, встреча состоится в будущем. Укажите дату, время и место его проведения и укажите, кто должен на нем присутствовать. Это также даст четкое указание, в течение какого времени сотрудники должны выполнить свои задания и пункты действий. 

10. Редактирование и отправка резюме совещания

После того как вы закончили составление краткого отчета о встрече, внимательно просмотрите его. Вычитайте орфографические и грамматические ошибки и перепроверьте информацию по своим записям, чтобы убедиться в полной точности. После окончательного редактирования резюме совещания можно отправить в виде служебной записки или по электронной почте.

Как транскрипция упрощает составление резюме совещаний

Создать обзор совещания несложно, хотя это требует пристального внимания к деталям. А такое внимание может затруднить участие в совещании и одновременное ведение записей. 

Транскрипция может упростить создание резюме совещания для вас и вашей команды. Вместо того чтобы поручать кому-либо из сотрудников вести подробные записи, можно просто записать совещание и с помощью такого сервиса, как Sonix, преобразовать аудиозапись в письменный текст.

Благодаря использованию сложной технологии, основанной на искусственном интеллекте, программное обеспечение для транскрипции Sonix может выполнять даже такие сложные задачи, как:

• Идентификация докладчиков
• Транскрибирование отраслевого жаргона
• Создание словесных временных меток

Результаты не только молниеносны, но и более точны, чем при ведении записей от руки. К готовой стенограмме можно даже добавить примечания или комментарии, чтобы уточнить конкретные моменты или дать себе или своей команде дополнительные напоминания.

Поэтому при подготовке резюме совещания можно обратиться к автоматически сгенерированной стенограмме и выделить ключевые фрагменты данных. Более того, стенограмма настолько подробна, что ее можно подготовить, даже не присутствуя на совещании. Это позволяет участникам совещания достичь максимальной продуктивности, не отвлекаясь на ведение записей в течение всего совещания. 

Использование услуг транскрипции для создания резюме совещаний с помощью Sonix

Составление резюме совещания требует фиксации ключевых моментов, решений и действий, имевших место в ходе совещания. Теперь, когда вы знаете, как составлять резюме совещания, перейдите на новый уровень с помощью Sonix. 

Мы предоставляем самые современные инструменты и поддержку для расшифровки аудиофайлов телефонных разговоров, видеоконференций или записей корпоративных совещаний. Более того, нас часто называют лучшими в мире программное обеспечение для автоматической транскрипции.

Результаты говорят сами за себя. Вы получите быстрые и точные стенограммы, на которые можно положиться при ведении протоколов заседаний и составлении рабочих конспектов для всех участников. 

Чтобы увидеть эти возможности в действии, подпишитесь на бесплатную пробную версию. Вы получите 30 минут транскрипции совершенно бесплатно, что позволит вам открыть для себя передовые технологии, которые Sonix может дать вам.