Cómo redactar un resumen de una reunión: Consejos de expertos para tomar notas y mejorar la responsabilidad y la productividad

Es posible que tú y los miembros de tu equipo participéis en media docena o más de reuniones en una semana cualquiera. Elaborar un resumen de cada sesión puede ayudar a los participantes a recordar todo lo tratado y las medidas que tomarán a continuación. Esta guía te mostrará cómo redactar un resumen de reunión, con algunos consejos para que tus notas sean más eficaces.

¿Qué es un resumen de reunión?

Un resumen de reunión es simplemente una recapitulación rápida de la conversación mantenida durante una reunión o conferencia de negocios. Los resúmenes de reunión proporcionan a los participantes un recordatorio de lo que se trató en la reunión, así como detalles como:

• Actualizaciones del proyecto
• Próximos plazos
• Tareas asignadas
• Objetivos para futuras reuniones

Los resúmenes suelen ser breves y pueden enviarse en un memorándum o correo electrónico poco después de concluir la reunión.

Resumen de la reunión vs. Acta de la reunión

Las reuniones formales pueden incluir "actas", un registro adecuado y completo de lo ocurrido durante la sesión. Las actas incluirán una lista de asistentes y ausentes, el orden del día de la reunión y detalles sobre todos los puntos del orden del día. Suelen comenzar con una solicitud de aprobación del acta de la reunión anterior. 

Un resumen de reunión, por otro lado, es simplemente una sinopsis informal de la reunión y recuerda a los participantes lo que tuvo lugar. 

Ejemplo de resumen de reunión

Puede ser útil ver un ejemplo de recapitulación de una reunión para entender qué incluye un resumen típico. He aquí un ejemplo de resumen típico de una reunión:

Asunto: Reunión sobre el proyecto de diseño web, 3 de junio de 2023

¡Saludos, equipo del proyecto!

En nuestra reunión del 3 de junio, discutimos el próximo proyecto de desarrollo web en el que estamos trabajando para nuestro nuevo cliente, Finance Pros. Durante la reunión, discutimos lo siguiente:

• El mapa del sitio de la próxima página web
• Cómo integrar la marca del cliente en el diseño
• Formas de desarrollar contenidos para la sección del blog del cliente

El debate dio lugar a varios puntos de acción, entre ellos:

• Janice trabajará en el desarrollo de modelos de páginas web cruciales (15 de junio)
• Tyler trabajará con el cliente en el desarrollo de su marca (18 de junio)
• Jesse discutirá con el cliente los posibles temas del blog (12 de junio)

Nuestra próxima reunión tendrá lugar el 24 de junio, cuando revisaremos nuestros progresos y daremos los siguientes pasos. Póngase en contacto conmigo si tiene alguna pregunta.

En el ejemplo anterior, observe que la mayor parte de la información crítica se presenta en viñetas, lo que facilita que los destinatarios puedan escanear, leer y asimilar rápidamente el contenido de la reunión y sus respectivas tareas.

La importancia de resumir las reuniones

Si ya se redactan actas oficiales después de cada reunión, ¿por qué molestarse en hacer un resumen de la misma? Saber redactar un resumen de una reunión es esencial para mantener a los equipos en sintonía. Estas son algunas de las razones por las que puedes confiar en los resúmenes de reuniones en tu organización.

Promover la responsabilidad

Un resumen de la reunión documentará el calendario del proyecto y las responsabilidades de los participantes. Los empleados saben lo que se espera de ellos y se implican más cuando tienen un objetivo y un plazo claros.

Manténgase en la misma línea

Las recapitulaciones de reuniones también pueden mantener a tu equipo en la misma página cuando colaboran en proyectos importantes. Esto es especialmente útil para equipos remotos o híbridos que no pueden permitirse el lujo de pasar por la oficina de otro para futuras aclaraciones. Un resumen puede recordar a todo el mundo los objetivos del equipo y lo que cabe esperar en el futuro inmediato.

No se pierda nada

Aunque tomes notas durante una reunión, es posible que algunos puntos se te pasen por alto. Tener un resumen de las conferencias telefónicas y las reuniones puede asegurarte que tienes constancia de todo lo hablado y no descuidas ningún detalle necesario. 

Seguimiento del progreso

Las reuniones de proyecto suelen incluir actualizaciones e informes de los miembros del equipo. Por lo tanto, los resúmenes de estas reuniones constituyen un registro histórico del desarrollo del proyecto, lo que ayuda a los gestores a seguir el progreso y asegurarse de que están alcanzando los puntos de referencia correctos.

Respetar el tiempo de todos

Algunos empresarios programan múltiples reuniones de equipo para asegurarse de que todo el mundo trabaja a su mejor ritmo. Pero estas reuniones pueden consumir el tiempo de la empresa, y los empleados pueden resienten este nivel de microgestión. Puede conseguir más si celebra menos reuniones y confía en que los resúmenes de las reuniones proporcionen toda la orientación que sus empleados necesitan para alcanzar sus objetivos.

Proporcionar registro legal

Los resúmenes de reunión no son documentos jurídicos formales, pero pueden proporcionar una protección jurídica esencial si su empresa se ve envuelta en un litigio. 

Por ejemplo, las recapitulaciones de reuniones pueden aportar pruebas de las instrucciones de un cliente y del compromiso de su equipo con la ejecución de esas instrucciones. Esto puede ayudarle a aclarar cualquier confusión o desacuerdo con un cliente y protegerle frente a reclamaciones de que se ha retrasado en el seguimiento de sus instrucciones.

Cómo redactar un resumen de reunión

Teniendo en cuenta estas ventajas, es hora de aprender a redactar el resumen de una reunión. 

Un consejo: siga estos pasos para crear y guardar una plantilla de "resumen de reunión" que le ayude a generar futuros resúmenes de forma más eficaz.

1. Acude a la reunión preparado

Antes de acudir a la reunión, tómate un tiempo para familiarizarte con el tema de debate. Revisa las actas o resúmenes de reuniones anteriores cuando sea posible para ponerte al día. Y si el foro está abierto al público, elabore una hoja de firmas para registrar con precisión quién estuvo presente.

2. Tomar notas detalladas

Durante la reunión, tome notas detalladas. Céntrese en el tema principal de la reunión, pero no olvide señalar las decisiones que se hayan tomado. Acuérdate de anotar quién es el responsable de las medidas que surjan del debate y las fechas de los plazos del proyecto y de futuras reuniones.

3. Organízate

Una vez concluida la reunión, revisa tus notas inmediatamente para que nada se te escape de la memoria. Es probable que quieras condensar tus notas en un resumen más breve que sea más fácil de digerir. Intenta reducir el resumen a unas cuantas frases y viñetas de apoyo. No omitas nada importante, pero cuanto más condenses el resumen, más fácil será para todos leerlo rápidamente y consultarlo cuando sea necesario.

4. Comience su resumen con un agradecimiento

Puede parecer sencillo, pero siempre ayuda empezar el resumen con una nota positiva. Da las gracias a todos los participantes en la reunión. También puedes incluir una nota de agradecimiento para cualquiera que haya hecho una presentación o compartido información importante durante la reunión. Siempre es útil empezar reconociendo el duro trabajo de todos.

5. Empezar por los temas más importantes

Comience por resumir las cuestiones más relevantes de la reunión. Muy a menudo, estas cuestiones enmarcan los objetivos de la reunión, y cualquier decisión que se tome será un reflejo de las mismas. Procura que la sinopsis tenga unas pocas frases para que los lectores puedan hojear rápidamente el resumen en busca de la información más importante. 

6. Destacar los puntos de acción

Destaque las decisiones y medidas que se hayan tomado durante la reunión o la conferencia telefónica. Indique los nombres de los empleados responsables e incluya fechas y plazos. La mejor forma de resumirlos es en forma de viñetas, que facilitan su lectura.

7. Identificar acuerdos

Algunas reuniones darán lugar a acuerdos entre empleados o entre tu empresa y un cliente. Incluye los nombres de las partes implicadas en estos acuerdos y los pasos a seguir. 

8. Incluya cualquier documento justificativo

Un resumen de reunión también puede incluir cualquier documento de apoyo, que podría incluir:

• Actas de reuniones anteriores
• Órdenes de compra
• Contratos
• Resúmenes e instrucciones de proyectos

También puede incluir blogs o artículos relevantes que contengan información pertinente para el debate o instrucciones que guíen a los miembros del equipo en su parte del proyecto.

9. Cierre con un recordatorio de futuras reuniones

Con toda probabilidad, habrá una reunión en el futuro. Incluya la fecha, la hora y el lugar, y quién se espera que asista. Eso también proporcionará una orientación clara sobre el tiempo que tienen los empleados para completar sus tareas y puntos de acción. 

10. Editar y enviar el resumen de la reunión

Una vez terminado el resumen de la reunión, revísalo rápidamente. Corrige los errores ortográficos y gramaticales y coteja la información con tus notas para asegurarte de que es totalmente exacta. Una vez que hayas hecho los últimos retoques, puedes enviar el resumen de la reunión como nota de oficina o correo electrónico.

Cómo la transcripción simplifica los resúmenes de reuniones

Crear un resumen de una reunión no es difícil, aunque exige prestar mucha atención a los detalles. Y ese nivel de compromiso puede hacer difícil participar en una reunión y tomar notas simultáneamente. 

La transcripción puede facilitarle a usted y a su equipo la creación de resúmenes de las reuniones. En lugar de asignar a un miembro del equipo la tarea de tomar copiosas notas, puedes simplemente grabar la reunión y utilizar un servicio como Sonix para convertir el audio en texto escrito.

Mediante el uso de una sofisticada tecnología basada en IA, el software de transcripción Sonix puede incluso realizar tareas complejas como:

• Identificar a los oradores
• Transcribir la jerga del sector
• Crear marcas de tiempo palabra por palabra

Los resultados no sólo son rapidísimos, sino que la transcripción será siempre más precisa que tomar notas a mano. Incluso puedes añadir notas o comentarios a la transcripción finalizada para aclarar puntos concretos o recordártelos a ti o a tu equipo.

Así, al preparar el resumen de la reunión, puedes consultar la transcripción generada automáticamente y destacar los datos clave. De hecho, una transcripción es tan exhaustiva que puede completar un resumen sin ni siquiera asistir a la reunión. Esto permite a los participantes en la reunión alcanzar la máxima productividad sin la distracción que supone tomar notas durante toda la reunión. 

Utilice los servicios de transcripción para crear resúmenes de reuniones con Sonix

Redactar un resumen de reunión requiere capturar los puntos clave, las decisiones y las acciones que tuvieron lugar durante la reunión. Ahora que ya sabes cómo redactar un resumen de reunión, llévalo al siguiente nivel con Sonix. 

Ofrecemos herramientas y asistencia de vanguardia para ayudarle a transcribir archivos de audio de llamadas telefónicas, videoconferencias o grabaciones de reuniones de empresa. De hecho, a menudo se nos califica como los mejores del mundo. software de transcripción automática.

Los resultados hablan por sí solos. Conseguirá transcripciones rápidas y precisas en las que podrá confiar para mantener los registros de sus reuniones y proporcionar resúmenes de trabajo a todos los participantes. 

Para ver estas funciones en acción, regístrate para una prueba gratuita. Recibirá 30 minutos de transcripción totalmente gratis, que le permitirán descubrir la vanguardia que Sonix puede darte.