Sådan skriver du et resumé af et møde: Ekspertråd om notattagning for at forbedre ansvarlighed og produktivitet

Du og dine teammedlemmer deltager måske i et halvt dusin eller flere møder i løbet af en uge. At lave et resumé af hver session kan hjælpe deltagerne med at huske alt, hvad der blev diskuteret, og hvilke skridt de skal tage som det næste. Denne guide viser dig, hvordan du skriver et mødereferat med nogle tips til at gøre dine noter mere effektive.

Hvad er et mødereferat?

Et mødereferat er simpelthen en hurtig opsummering af samtalen under et møde eller en forretningskonference. Mødereferater giver deltagerne en påmindelse om, hvad mødet handlede om, samt detaljer som f.eks:

• Opdateringer af projektet
• Kommende deadlines
• Opgaver, der blev givet
• Mål for fremtidige møder

Resuméer er som regel korte og kan sendes i et notat eller en e-mail kort efter mødets afslutning.

Mødereferat vs. mødereferat

Formelle møder kan involvere "referater", en korrekt og komplet optegnelse af, hvad der skete under mødet. Referatet skal indeholde en liste over deltagere og fraværende, mødets dagsorden og detaljer om alle punkter på dagsordenen. De begynder typisk med en anmodning om at godkende referatet fra det foregående møde. 

Et mødereferat er derimod blot en uformel sammenfatning af mødet og minder deltagerne om, hvad der fandt sted. 

Eksempel på mødereferat

Det kan være en hjælp at se på et eksempel på et referat af et møde for at forstå, hvad et typisk referat indeholder. Her er et eksempel på et typisk mødereferat:

Emne: Projektmøde om webdesign, 3. juni 2023

Vær hilset, projektteam!

På vores møde den 3. juni diskuterede vi det kommende webudviklingsprojekt, vi arbejder på for vores nye kunde, Finance Pros. På mødet diskuterede vi følgende:

• Sitemap for den kommende webside
• Sådan integreres kundens brand i designet
• Måder at udvikle indhold til kundens blogsektion på

Diskussionen resulterede i flere handlingspunkter, herunder:

• Janice vil arbejde på at udvikle modeller af vigtige websider (15. juni).
• Tyler vil arbejde sammen med kunden om at udvikle deres brand (18. juni)
• Jesse vil diskutere mulige blogemner med kunden (12. juni).

Vores næste møde finder sted den 24. juni, hvor vi vil gennemgå vores fremskridt og tage de følgende skridt. Kontakt mig, hvis du har spørgsmål.

I eksemplet ovenfor kan du se, at de vigtigste oplysninger er skrevet i punktform, hvilket gør det nemt for modtagerne hurtigt at scanne, læse og fordøje mødets indhold og deres respektive opgaver.

Vigtigheden af at opsummere møder

Hvis du allerede laver et officielt referat efter hvert møde, hvorfor så lave et mødereferat? At vide, hvordan man skriver et resumé af et møde, er afgørende for at holde dine teams på samme side. Her er nogle grunde til, at du måske er afhængig af mødereferater i din organisation.

Fremme ansvarlighed

Et mødereferat dokumenterer et projekts tidslinje og mødedeltagernes ansvarsområder. Medarbejderne ved, hvad der forventes af dem, og er mere engagerede, når de har et klart mål og en deadline.

Bliv på den samme side

Mødereferater kan også holde dit team på samme side, når I samarbejder om vigtige projekter. Det er især nyttigt for fjern- eller hybridteams, der ikke har mulighed for at komme forbi hinandens kontorer for at få fremtidige afklaringer. En opsummering kan minde alle om teamets mål, og hvad de kan forvente i den nærmeste fremtid.

Gå aldrig glip af noget

Selv hvis du selv tager noter under et møde, er det muligt, at du glemmer nogle ting. Et resumé af konferenceopkald og møder kan sikre, at du har en oversigt over alt, hvad der er blevet diskuteret, og at du ikke glemmer nogle nødvendige detaljer. 

Spor fremskridt

Projektmøder involverer ofte opdateringer og rapporter fra teammedlemmer. Derfor udgør resuméerne af disse møder en historisk optegnelse over projektets udvikling, som hjælper lederne med at spore fremskridt og sikre, at de rammer de rigtige benchmarks.

Respekter alles tid

Nogle iværksættere planlægger flere teammøder for at sikre, at alle arbejder i deres bedste tempo. Men disse møder kan opsluge virksomhedens tid, og medarbejderne kan ikke bryder sig om dette niveau af detailstyring. Du kan opnå mere ved at holde færre møder og bruge mødereferater til at give dine medarbejdere al den vejledning, de har brug for til at nå deres mål.

Sørg for juridisk dokumentation

Mødereferater er ikke formelle juridiske dokumenter, men de kan stadig give vigtig juridisk beskyttelse, hvis din virksomhed bliver involveret i en tvist. 

For eksempel kan mødereferater være bevis på en kundes instruktioner og dit teams forpligtelse til at udføre disse instruktioner. Det kan hjælpe dig med at afklare enhver forvirring eller uenighed med en kunde og beskytte dig mod påstande om, at du har været forsinket med at følge op på deres instruktioner.

Sådan skriver du et mødereferat

Med disse fordele i baghovedet er det tid til at lære, hvordan man skriver et resumé af et møde. 

Her er et tip: Brug følgende trin til at oprette og gemme en skabelon til "resumé af møde", så du kan generere fremtidige resuméer mere effektivt.

1. Kom forberedt til mødet

Før du overhovedet kommer til mødet, skal du bruge lidt tid på at sætte dig ind i emnet for diskussionen. Gennemgå referater eller sammenfatninger fra tidligere møder, hvis det er muligt, for at holde dig opdateret. Og hvis forummet er åbent for offentligheden, så lav en indskrivningsliste, så du nøjagtigt kan registrere, hvem der var til stede.

2. Tag detaljerede noter

Under selve mødet skal du sørge for at tage detaljerede noter. Fokuser på mødets primære emne, men sørg for at identificere alle beslutninger, der blev truffet. Husk at notere, hvem der er ansvarlig for eventuelle handlingspunkter, der kom ud af diskussionen, og noter datoerne for projektets deadlines og fremtidige møder.

3. Bliv organiseret

Når mødet er slut, skal du gennemgå dine noter med det samme, så intet glider ud af din hukommelse. Du vil sandsynligvis gerne kondensere dine noter til et kortere resumé, der er lettere at fordøje. Prøv at reducere dit resumé til et par sætninger og understøttende punkter. Undlad ikke at udelade noget væsentligt, men jo mere du kan kondensere dit resumé, jo lettere vil det være for alle at læse hurtigt og vende tilbage til, når det er nødvendigt.

4. Start din opsummering med en tak

Det lyder måske simpelt, men det hjælper altid at begynde opsummeringen med en positiv bemærkning. Tak alle, der deltog i mødet. Du kan også inkludere en tak til alle, der har lavet en præsentation eller delt vigtig information under mødet. Det er altid godt at starte med at anerkende alles hårde arbejde.

5. Start med de vigtigste emner

Begynd med at opsummere de mest relevante emner fra mødet. Meget ofte danner disse emner rammen om mødets mål, og alle beslutninger, der træffes, vil være en afspejling af disse emner. Prøv at holde din sammenfatning på et par sætninger, så læserne hurtigt kan skimme din sammenfatning for de mest kritiske oplysninger. 

6. Fremhæv handlingspunkter

Fremhæv eventuelle beslutninger og handlingspunkter, der opstod under mødet eller telefonkonferencen. Identificer navnene på de medarbejdere, der er ansvarlige for disse punkter, og medtag eventuelle datoer eller deadlines. Disse opsummeres bedst i punktform, hvilket gør dem lettere at læse.

7. Identificer aftaler

Nogle møder vil føre til aftaler mellem medarbejdere eller mellem din virksomhed og en kunde. Medtag navnene på de parter, der er involveret i disse aftaler, og hvad de næste skridt kan være. 

8. Medsend eventuelle støttedokumenter

Et mødereferat kan også indeholde alle støttedokumenter, som kan omfatte:

• Tidligere mødereferater
• Indkøbsordrer
• Kontrakter
• Projektoversigter og instruktioner

Du kan også inkludere relevante blogs eller artikler, som indeholder information, der er relevant for diskussionen, eller instruktioner, der kan vejlede teammedlemmerne i deres del af et projekt.

9. Afslut med en påmindelse om fremtidige møder

Efter al sandsynlighed vil der blive afholdt et fremtidigt møde. Angiv dato, tid og sted, og hvem der forventes at deltage. Det vil også give klar vejledning om, hvor lang tid medarbejderne har til at fuldføre deres opgaver og handlingspunkter. 

10. Rediger og send dit mødereferat

Når du er færdig med din opsummering af mødet, så giv den en hurtig gennemgang. Læs korrektur for stavefejl og grammatiske fejl, og dobbelttjek oplysningerne i forhold til dine noter for at sikre fuld nøjagtighed. Når du har foretaget de sidste redigeringer, kan du sende mødereferatet som et kontornotat eller en e-mail.

Sådan forenkler transskribering mødereferater

Det er ikke svært at skabe overblik over et møde, men det kræver, at man er omhyggelig med detaljerne. Og det niveau af engagement kan gøre det svært at deltage i et møde og tage noter på samme tid. 

Transskription kan gøre det lettere for dig og dit team at lave mødeopsummeringer. I stedet for at sætte et teammedlem til at tage mange noter, kan du bare optage dit møde og bruge en tjeneste som Sonix til at konvertere lyden til skriftlig tekst.

Ved at bruge sofistikeret, AI-drevet teknologi kan Sonix transskriptionssoftware endda udføre komplekse opgaver som f.eks:

• Identificering af højttalere
• Transskribering af branchejargon
• Oprettelse af ord-for-ord-tidsstempler

Ikke alene er resultaterne lynhurtige, men en udskrift vil altid være mere præcis end at tage noter i hånden. Du kan endda tilføje noter eller kommentarer til den færdige udskrift for at tydeliggøre specifikke punkter eller give dig selv eller dit team yderligere påmindelser.

Så når du forbereder din opsummering af mødet, kan du henvise til den automatisk genererede udskrift og fremhæve vigtige data. Faktisk er en udskrift så grundig, at du kan lave et resumé uden selv at deltage i mødet. Det giver dine mødedeltagere mulighed for at opnå maksimal produktivitet uden at blive distraheret af at tage noter under hele mødet. 

Brug transskriptionstjenester til at oprette møde-resuméer med Sonix

At skrive et mødereferat kræver, at man indfanger de vigtigste punkter, beslutninger og handlinger, der fandt sted under mødet. Nu hvor du ved, hvordan man skriver et mødereferat, kan du tage det til næste niveau med Sonix. 

Vi leverer avancerede værktøjer og support, der hjælper dig med at transskribere lydfiler fra telefonopkald, videokonferencer eller optagelser af virksomhedsmøder. Faktisk bliver vi ofte anmeldt som verdens bedste software til automatisk transskription.

Resultaterne taler for sig selv. Du får hurtige og præcise udskrifter, som du kan stole på, når du skal dokumentere dine møder og give alle deltagerne et arbejdsresumé. 

For at se disse funktioner i aktion, tilmeld dig en gratis prøveperiode. Du får 30 minutters transkription helt gratis, så du kan opdage den nyeste viden, der Sonix kan give dig.