Hoe schrijf je een samenvatting van een vergadering? Deskundig advies voor het maken van aantekeningen om de verantwoording en productiviteit te verbeteren

Jij en je teamleden nemen in een willekeurige week misschien wel aan een half dozijn of meer vergaderingen deel. Het maken van een samenvatting van elke sessie kan deelnemers helpen herinneren wat er allemaal besproken is en welke actiestappen ze hierna gaan nemen. Deze gids laat je zien hoe je een samenvatting van een vergadering schrijft, met enkele tips om je aantekeningen effectiever te maken.

Wat is een samenvatting van een vergadering?

Een samenvatting van een vergadering is simpelweg een korte samenvatting van het gesprek tijdens een vergadering of zakelijke conferentie. Samenvattingen van vergaderingen geven deelnemers een herinnering aan waar de vergadering over ging, evenals details zoals:

• Project updates
• Komende deadlines
• Opdrachten die werden gegeven
• Doelen voor toekomstige vergaderingen

Samenvattingen zijn over het algemeen kort en kunnen kort na afloop van de vergadering in een memo of e-mail worden verstuurd.

Samenvatting vergadering vs. notulen vergadering

Formele vergaderingen kunnen "notulen" bevatten, een correct en volledig verslag van wat er tijdens de vergadering is gebeurd. Notulen bevatten een lijst van aanwezigen, afwezigen, de agenda van de vergadering en details over alle agendapunten. Ze beginnen meestal met een verzoek om de notulen van de vorige vergadering goed te keuren. 

Een samenvatting van een vergadering daarentegen is gewoon een informele samenvatting van de vergadering en herinnert de deelnemers aan wat er heeft plaatsgevonden. 

Voorbeeld van samenvatting vergadering

Het kan helpen om naar een voorbeeldverslag van een vergadering te kijken om te begrijpen wat een typische samenvatting inhoudt. Hier is een voorbeeld van een typische samenvatting van een vergadering:

Betreft: Vergadering project webdesign, 3 juni 2023

Gegroet, projectteam!

Tijdens onze vergadering van 3 juni bespraken we het komende webontwikkelingsproject waar we aan werken voor onze nieuwe klant Finance Pros. Tijdens de vergadering bespraken we het volgende:

• De sitemap voor de komende webpagina
• Hoe het merk van de klant integreren in het ontwerp
• Manieren om inhoud te ontwikkelen voor de blogsectie van de klant

De discussie leverde verschillende actiepunten op, waaronder:

• Janice zal werken aan de ontwikkeling van modellen van cruciale webpagina's (15 juni)
• Tyler werkt samen met de klant aan de ontwikkeling van hun merk (18 juni)
• Jesse bespreekt mogelijke blogonderwerpen met de klant (12 juni)

Onze volgende bijeenkomst vindt plaats op 24 juni. Dan bekijken we onze vooruitgang en nemen we de volgende stappen. Neem contact met me op als je vragen hebt.

Merk in het bovenstaande voorbeeld op dat de meeste kritieke informatie in opsommingstekens staat, zodat de ontvangers de inhoud van de vergadering en hun respectieve opdrachten snel kunnen scannen, lezen en verwerken.

Het belang van het samenvatten van vergaderingen

Als je na elke vergadering al officiële notulen maakt, waarom zou je dan nog moeite doen om een samenvatting te maken? Weten hoe je een samenvatting van een vergadering schrijft is essentieel om je teams op één lijn te houden. Hier zijn enkele redenen waarom je in jouw organisatie wellicht vertrouwt op samenvattingen van vergaderingen.

Verantwoording bevorderen

Een samenvatting van een vergadering documenteert de tijdlijn van een project en de verantwoordelijkheden van de deelnemers aan de vergadering. Werknemers weten wat er van hen verwacht wordt en zijn meer betrokken als ze een duidelijk doel en deadline hebben.

Blijf op dezelfde pagina

Samenvattingen van vergaderingen kunnen je team ook op één lijn houden als ze samenwerken aan belangrijke projecten. Dat is vooral handig voor teams op afstand of hybride teams die niet de luxe hebben om bij elkaar langs te gaan voor toekomstige verduidelijkingen. Een samenvatting kan iedereen herinneren aan de doelen van het team en wat ze in de nabije toekomst kunnen verwachten.

Mis nooit iets

Zelfs als je zelf aantekeningen maakt tijdens een vergadering, is het mogelijk dat je sommige punten gewoon vergeet. Een samenvatting van conferentiegesprekken en vergaderingen kan ervoor zorgen dat je een verslag hebt van alles wat is besproken en dat je geen noodzakelijke details vergeet. 

Vooruitgang bijhouden

Bij projectvergaderingen worden teamleden vaak bijgepraat en rapporteren ze. Daarom vormen de samenvattingen van deze vergaderingen een historisch overzicht van de ontwikkeling van het project, zodat managers de voortgang kunnen volgen en ervoor kunnen zorgen dat ze de juiste benchmarks halen.

Respecteer ieders tijd

Sommige ondernemers plannen meerdere teamvergaderingen om ervoor te zorgen dat iedereen op zijn best werkt. Maar deze vergaderingen kunnen bedrijfstijd opslokken en werknemers kunnen verafschuwen dit niveau van micromanagement. U kunt meer bereiken door minder vergaderingen te houden en te vertrouwen op samenvattingen van vergaderingen om uw werknemers alle begeleiding te geven die ze nodig hebben om hun doelen te bereiken.

Zorg voor juridisch dossier

Samenvattingen van vergaderingen zijn geen formele juridische documenten, maar ze kunnen toch essentiële juridische bescherming bieden als je bedrijf betrokken raakt bij een geschil. 

Zo kunnen verslagen van vergaderingen bewijs leveren van de instructies van een klant en de inzet van je team om die instructies uit te voeren. Dat kan je helpen om eventuele verwarring of onenigheid met een klant op te helderen en je te beschermen tegen beweringen dat je nalatig bent geweest in het opvolgen van hun instructies.

Een samenvatting van een vergadering schrijven

Met deze voordelen in gedachten is het tijd om te leren hoe je een samenvatting van een vergadering schrijft. 

Hier is een tip: gebruik de volgende stappen om een sjabloon voor "samenvattingen van vergaderingen" te maken en op te slaan, zodat je in de toekomst efficiënter samenvattingen kunt maken.

1. Kom voorbereid naar de vergadering

Neem voordat je naar de vergadering komt de tijd om vertrouwd te raken met het onderwerp van discussie. Bekijk indien mogelijk de notulen of samenvattingen van vorige vergaderingen om op de hoogte te blijven. En als het forum open is voor het publiek, maak dan een inschrijflijst om nauwkeurig bij te houden wie er aanwezig was.

2. Maak gedetailleerde aantekeningen

Zorg ervoor dat je tijdens de vergadering zelf gedetailleerde aantekeningen maakt. Concentreer je op het primaire onderwerp van de vergadering, maar zorg ervoor dat je alle beslissingen die zijn genomen ook noteert. Vergeet niet te noteren wie verantwoordelijk is voor eventuele actiepunten die uit de discussie naar voren kwamen en noteer de data van projectdeadlines en toekomstige vergaderingen.

3. Organiseren

Bekijk na afloop van de vergadering meteen je aantekeningen zodat er niets uit je geheugen verdwijnt. Je zult waarschijnlijk je aantekeningen willen samenvatten in een kortere samenvatting die makkelijker te verteren is. Probeer je samenvatting terug te brengen tot een paar zinnen en ondersteunende opsommingstekens. Laat niets wezenlijks weg, maar hoe meer je je samenvatting kunt inkorten, hoe makkelijker het voor iedereen zal zijn om snel te lezen en naar terug te grijpen wanneer dat nodig is.

4. Begin je samenvatting met een bedankje

Het klinkt misschien eenvoudig, maar het helpt altijd om de samenvatting met een positieve noot te beginnen. Bedank iedereen die heeft deelgenomen aan de vergadering. Je kunt ook iedereen bedanken die een presentatie heeft gegeven of belangrijke informatie heeft gedeeld tijdens de vergadering. Het is altijd nuttig om te beginnen met het erkennen van ieders harde werk.

5. Begin met de belangrijkste zaken

Begin met het samenvatten van de meest relevante onderwerpen van de vergadering. Heel vaak vormen deze kwesties de doelstellingen van de vergadering, en alle beslissingen die genomen worden zullen een weerspiegeling zijn van deze kwesties. Probeer je samenvatting beperkt te houden tot een paar zinnen, zodat lezers je samenvatting snel kunnen doornemen voor de meest belangrijke informatie. 

6. Actiepunten markeren

Markeer alle beslissingen en actiepunten die tijdens de vergadering of conference call naar voren zijn gekomen. Noem de namen van de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor deze punten en vermeld datums of deadlines. Deze kunnen het best worden samengevat in opsommingstekens, zodat ze makkelijker te lezen zijn.

7. Overeenkomsten identificeren

Sommige vergaderingen zullen overeenkomsten opleveren tussen werknemers of je bedrijf en een klant. Vermeld de namen van de partijen die bij deze overeenkomsten betrokken zijn en wat de volgende stappen kunnen zijn. 

8. Voeg eventuele ondersteunende documenten toe

Een samenvatting van een vergadering kan ook ondersteunende documenten bevatten:

• Eerdere notulen
• Inkooporders
• Contracten
• Projectoverzichten en instructies

Je kunt ook relevante blogs of artikelen toevoegen die informatie bevatten die relevant is voor de discussie of instructies die de teamleden begeleiden bij hun deel van een project.

9. Sluit af met een herinnering aan toekomstige vergaderingen

Naar alle waarschijnlijkheid zal er in de toekomst een bijeenkomst plaatsvinden. Vermeld de datum, tijd en locatie en wie wordt verwacht aanwezig te zijn. Dit geeft ook duidelijk aan hoe lang werknemers hebben om hun opdrachten en actiepunten af te ronden. 

10. Uw vergaderingoverzicht bewerken en verzenden

Als je je samenvatting van de vergadering af hebt, kijk er dan nog even snel naar. Proeflees de samenvatting op spelfouten en grammaticale fouten en controleer de informatie dubbel met je aantekeningen om volledige nauwkeurigheid te garanderen. Zodra je klaar bent met de laatste bewerkingen, kun je de samenvatting van de vergadering versturen als een kantoormemo of e-mail.

Hoe transcriptie samenvattingen van vergaderingen vereenvoudigt

Een vergaderoverzicht maken is niet moeilijk, maar vereist wel veel aandacht voor details. En die mate van betrokkenheid kan het moeilijk maken om deel te nemen aan een vergadering en tegelijkertijd aantekeningen te maken. 

Transcriptie kan het maken van samenvattingen van vergaderingen makkelijker maken voor jou en je team. In plaats van een teamlid uitgebreide aantekeningen te laten maken, kun je gewoon je vergadering opnemen en een service als Sonix gebruiken om de audio om te zetten in geschreven tekst.

Door gebruik te maken van geavanceerde, AI-gestuurde technologie kan Sonix transcriptiesoftware zelfs complexe taken uitvoeren, zoals:

• Sprekers identificeren
• Transcriberen van industriejargon
• Woord-voor-woord tijdstempels maken

De resultaten zijn niet alleen bliksemsnel, maar een transcript is ook altijd nauwkeuriger dan aantekeningen maken met de hand. Je kunt zelfs notities of opmerkingen toevoegen aan het voltooide transcript om specifieke punten te verduidelijken of om jezelf of je team extra geheugensteuntjes te geven.

Dus als je een samenvatting van je vergadering voorbereidt, kun je het automatisch gegenereerde transcript raadplegen en belangrijke gegevens markeren. Een transcript is zelfs zo grondig dat je een samenvatting kunt maken zonder de vergadering bij te wonen. Zo kunnen de deelnemers aan uw vergadering maximaal productief zijn zonder dat ze worden afgeleid door het maken van aantekeningen tijdens de vergadering. 

Gebruik transcriptieservices om samenvattingen van vergaderingen te maken met Sonix

Het schrijven van een samenvatting van een vergadering vereist het vastleggen van de belangrijkste punten, beslissingen en acties die tijdens de vergadering hebben plaatsgevonden. Nu je weet hoe je een samenvatting van een vergadering schrijft, kun je het naar een hoger niveau tillen met Sonix. 

We bieden geavanceerde hulpmiddelen en ondersteuning om je te helpen bij het transcriberen van audiobestanden van telefoongesprekken, videoconferenties of opnames van bedrijfsbijeenkomsten. In feite worden we vaak beoordeeld als 's werelds beste automatische transcriptie software.

De resultaten spreken voor zich. U krijgt snelle, nauwkeurige transcripties waarop u kunt vertrouwen voor het bijhouden van uw vergaderingen en het maken van werksamenvattingen voor alle deelnemers. 

Om deze functies in actie te zien, meld je aan voor een gratis proefversie. Je ontvangt 30 minuten transcriptie helemaal gratis, zodat je kunt ontdekken wat de nieuwste ontwikkelingen zijn op het gebied van transcriptie. Sonix je kan geven.