Qu'est-ce que la transcription Zoom ?

La transcription Zoom consiste à convertir le contenu oral des réunions Zoom en texte écrit, soit à l'aide des fonctionnalités de transcription intégrées à Zoom, soit à l'aide d'outils de transcription tiers. Cette fonctionnalité permet de transformer les vidéoconférences, les webinaires et les appels enregistrés en documents consultables et partageables qui constituent des archives permanentes des conversations, des décisions et des actions à mener.

Comment fonctionne la transcription Zoom ?

Zoom propose deux méthodes principales de transcription : la transcription en direct pendant les réunions et la transcription a posteriori des enregistrements stockés dans le cloud.

Transcription en direct

Lorsqu'elle est activée, Zoom affiche des sous-titres en temps réel au bas de la fenêtre de réunion, au fur et à mesure que les participants s'expriment. Cette fonctionnalité utilise reconnaissance vocale automatique La technologie (ASR) permet de traiter le son et de générer du texte avec un délai minimal. La transcription en direct prend en charge près de 50 langues et peut être activée par les animateurs ou les participants à tout moment au cours d'une réunion.

Transcription d'enregistrements dans le cloud

Pour les réunions enregistrées sur le cloud de Zoom, la plateforme génère automatiquement une transcription à la fin de la réunion. Le temps de traitement varie, mais il faut généralement compter au moins deux fois la durée de la réunion. La transcription d'une réunion d'une heure peut prendre deux heures, voire plus, et pendant les périodes de forte affluence, le traitement peut prendre jusqu'à 24 heures. Une fois la transcription terminée, elle apparaît sous forme de fichier VTT à côté de votre enregistrement sur le portail web de Zoom.

Ces deux méthodes nécessitent un compte Zoom payant (Pro, Business ou Enterprise). Les comptes Zoom gratuits ne donnent pas accès aux fonctionnalités de transcription intégrées, mais les utilisateurs peuvent tout de même transcrire leurs réunions en téléchargeant les enregistrements et en recourant à des services de transcription externes.

Le processus technique se déroule selon les étapes suivantes :

1. Enregistrement audio des participants à la réunion
2. Le traitement ASR permet de convertir la parole en texte
3. L'identification des locuteurs vise à déterminer qui a dit quoi.
4. La génération d'horodatages synchronise le texte avec l'audio
5. Fichier VTT ou sous-titres à l'écran

Pourquoi la transcription des réunions Zoom est-elle importante ?

La transcription Zoom apporte une réponse à plusieurs défis pratiques auxquels sont confrontées les entreprises lorsque les visioconférences occupent une place prépondérante dans leurs processus de travail.

Accessibilité et inclusion: Le sous-titrage en direct aide les participants sourds ou malentendants à suivre les conversations en temps réel. Les transcriptions des réunions constituent également une aide précieuse pour les employés qui assimilent plus facilement les informations écrites que les contenus oraux. Les organisations soumises à Directives d'accessibilité WCAG ont souvent recours à la transcription pour se conformer aux exigences réglementaires.

Documentation et tenue des registres: Plutôt que de se fier à des notes manuscrites qui varient d'un participant à l'autre, les transcriptions offrent un compte rendu complet et objectif des discussions. Les équipes juridiques utilisent les transcriptions pour les dépositions et les entretiens avec les clients. Les cabinets d'études documentent les entretiens et les groupes de discussion. Les équipes commerciales enregistrent les conversations avec les prospects à des fins d'intégration dans le CRM et d'accompagnement.

Facilité de recherche et analyse: Contrairement aux fichiers audio et vidéo, le texte peut faire l'objet d'une recherche. Vous avez besoin de savoir à quel moment un sujet précis a été abordé au cours de dizaines de réunions ? Les transcriptions vous permettent de le faire. Outils d'analyse alimentés par l'IA peut extraire des thèmes, résumer les points clés et identifier les mesures à prendre à partir d'un contenu transcrit.

Collaboration asynchrone: Tout le monde ne peut pas assister à toutes les réunions. Les transcriptions permettent aux membres de l'équipe se trouvant dans des fuseaux horaires différents ou ayant des conflits d'horaires de se mettre rapidement au courant en lisant le compte-rendu plutôt qu'en visionnant l'intégralité des enregistrements.

Outils de transcription intégrés à Zoom vs outils tiers

La fonctionnalité de transcription intégrée à Zoom répond bien aux besoins de base, mais les entreprises qui ont des exigences plus élevées en matière de précision ou des besoins spécifiques en termes de flux de travail y ajoutent souvent des outils de transcription spécialisés.

Transcription native de Zoom :

• Conditions requises pour ouvrir un compte: Formule Pro, Business ou Enterprise requise
• Délai de traitement: En général, deux fois la durée de la réunion, parfois jusqu'à 24 heures
• Formats d'exportation: VTT uniquement
• Soutien linguistique: 49 langues
• Capacités d'édition: Modification de base d'un portail web
• Traduction: Fonctionnalité distincte

Outils de transcription tiers :

• Conditions requises pour ouvrir un compte: En général, aucun (vous pouvez mettre en ligne n'importe quel enregistrement)
• Délai de traitement: Un traitement par lots souvent plus rapide
• Formats d'exportation: Plusieurs formats (SRT, VTT, Word, PDF)
• Soutien linguistique: Souvent plus de 40 langues
• Capacités d'édition: Éditeurs complets avec synchronisation de la lecture
• Traduction: Souvent associé à la transcription

Pour les équipes traitant des contenus sensibles — procédures judiciaires, consultations médicales, communications d'entreprise —, les services proposant Conformité SOC 2 offrir des garanties de sécurité supplémentaires pouvant aller au-delà de l'offre standard de Zoom.

De nombreux professionnels adoptent une approche hybride : ils utilisent les sous-titres en direct de Zoom pour garantir l'accessibilité pendant les réunions, puis traitent les enregistrements à l'aide d'outils spécialisés tels que Sonix lorsque la précision et la mise en forme sont primordiales.

Bonnes pratiques pour des transcriptions précises sur Zoom

La précision de la transcription dépend fortement de la qualité audio. Quelques réglages peuvent améliorer considérablement vos résultats :

Optimisez votre environnement audio: Réduisez au minimum les bruits de fond, utilisez des microphones externes dans la mesure du possible et évitez de faire du bruit avec des feuilles de papier ou de taper au clavier à proximité de votre micro. La documentation de Zoom souligne elle-même qu’une entrée audio claire est le facteur le plus déterminant pour la précision de la transcription.

Parlez clairement et naturellement: Même s'il n'est pas nécessaire de ralentir considérablement, éviter les interférences (lorsque plusieurs personnes parlent en même temps) aide le système de reconnaissance vocale à identifier les locuteurs et à saisir des phrases complètes.

Utiliser des vocabulaires personnalisés: Certains outils de transcription vous permettent d'ajouter de la terminologie propre à un secteur d'activité, des noms d'entreprises et du jargon technique qui, sans cela, risqueraient d'être mal reconnus. Cela s'avère particulièrement utile dans les domaines médical, juridique et technique.

Vérifier et modifier: Aucune transcription automatisée n'est parfaite. Prévoyez du temps pour relire les transcriptions des réunions importantes, en particulier celles qui portent sur des décisions, des engagements ou des documents de conformité. Les outils dotés de lecture synchronisée accélérer ce processus d'examen.

Termes associés

• Sous-titres codés — Texte affiché à l'écran que les téléspectateurs peuvent activer ou désactiver, souvent généré à partir de transcriptions
• Transcription automatisée — Utilisation de la technologie d'IA/de reconnaissance vocale automatique (ASR) pour convertir la parole en texte sans intervention humaine
• Diarisation de l'orateur — Identification et étiquetage des différents locuteurs dans une transcription
• Fichier VTT — Format WebVTT utilisé par Zoom et de nombreux lecteurs vidéo en ligne pour les sous-titres
• Transcription en temps réel — Conversion de la parole en texte en temps réel, avec un délai minimal

Questions fréquemment posées

Puis-je transcrire gratuitement des réunions Zoom ?

La fonctionnalité de transcription intégrée à Zoom nécessite un compte payant (Pro, Business ou Enterprise). Cependant, vous pouvez enregistrer des réunions localement avec un compte gratuit, puis importer ces enregistrements vers des services de transcription tiers. Cette méthode permet aux utilisateurs de la version gratuite d'accéder à la transcription, tout en bénéficiant souvent d'une meilleure précision et d'un plus grand choix d'options d'exportation.

Combien de temps faut-il à Zoom pour transcrire un enregistrement ?

Le temps de traitement de Zoom varie, mais il faut généralement compter au moins deux fois la durée de la réunion. La transcription d'une réunion de 30 minutes peut prendre environ une heure, mais ce délai peut être plus long pendant les périodes de forte affluence. Ce traitement s'effectue automatiquement une fois les enregistrements dans le cloud terminés ; aucune intervention manuelle n'est nécessaire, si ce n'est l'activation de la fonctionnalité dans les paramètres de votre compte.

Pourquoi la transcription de ma réunion Zoom est-elle inexacte ?

Parmi les causes courantes, on peut citer une mauvaise qualité audio (bruit de fond, faible volume du microphone), des accents prononcés que le modèle de reconnaissance vocale a du mal à traiter, une terminologie technique qui ne figure pas dans son vocabulaire, ainsi que des interférences entre les interlocuteurs. Améliorer votre configuration audio et parler clairement peut considérablement améliorer la précision. Pour les contenus critiques, envisagez d'utiliser des outils de transcription proposant une révision humaine ou des modèles d'IA offrant une plus grande précision.

Les transcriptions Zoom peuvent-elles être traduites dans d'autres langues ?

Zoom propose une fonctionnalité de traduction en direct distincte de la transcription, permettant la traduction entre plus de 30 langues pendant les réunions. Pour les besoins de traduction après la réunion, des services dédiés services de traduction peut convertir vos transcriptions dans plus de 50 langues tout en conservant la synchronisation des horodatages pour les sous-titres.

Où sont stockées mes transcriptions Zoom ?

Les transcriptions des enregistrements dans le cloud sont stockées sur le portail Web de votre compte Zoom, aux côtés des enregistrements vidéo correspondants. Pour y accéder, connectez-vous à zoom.us, rendez-vous dans la rubrique « Enregistrements » et sélectionnez la réunion souhaitée. À partir de là, vous pouvez consulter, modifier et télécharger le fichier de transcription VTT.