10 vigtige regler for etikette for virtuelle møder

Når det kommer til mødeetikette for virtuelle møder, er det vigtigt at vide, hvad man kan forvente. Virtuelle møder er ikke ligefrem noget nyt, men væksten i fjernarbejdskraft har krævet, at mange fagfolk har lært nye måder at afholde og deltage i møder på. 

Så hvorfor er det vigtigt at lære virtuel etikette, og hvilke regler skal du følge? I denne artikel vil vi diskutere alt, hvad du skal vide om virtuelle møder. 

Vigtigheden af etikette for virtuelle møder

Mennesker er sociale af natur, og møder kan hurtigt løbe løbsk uden struktur og regler. De grundlæggende spilleregler for professionelle møder kræver f.eks., at deltagerne opfører sig ansvarligt, behandler hinanden respektfuldt og fokuserer på det, der er på dagsordenen.

Det er imidlertid let at tro, at virtuelle møder giver mulighed for en vis anonymitet, en lempelse af reglerne eller manglende reelle konsekvenser for dårlig opførsel. Men ingen af disse ting er sande.

Selv når du mødes virtuelt, er det vigtigt at respektere dine omgivelser og anerkende, at alles tid er værdifuld. Ved at overholde reglerne for etikette kan du undgå upassende adfærd, der spilder tid og øger produktiviteten for dine teams. 

10 regler for virtuelle møder 

Hver gang du deltager i et virtuelt møde, forventes det, at du optræder og opfører dig på en bestemt måde. Mange regler følger sund fornuft - hvis du ikke ville gøre det på et personligt møde, skal du heller ikke gøre det på et virtuelt møde.

Men det virtuelle mødelokale indbyder til en afslappet holdning, som kan få dig til at tilsidesætte selv grundlæggende sociale normer, som f.eks. at du ikke må afbryde nogen eller ikke må bære pyjamasbukser til din skjorte, der passer til kontoret. Der er også retningslinjer, der er specifikke for brugen af digitale kommunikationsværktøjer. Her er nogle grundlæggende regler for strømlinede virtuelle møder. 

1. Sørg for, at alt udstyr fungerer

Tekniske problemer kan hurtigt afspore et virtuelt møde, og det er ikke meningen, at du skal være den, der forårsager dem. Den bedste måde at undgå dette på er at planlægge på forhånd. Lav en testkørsel for at tjekke kameraet, mikrofonen og højttalerne i god tid før mødet, så du ved, at alt fungerer, eller du har tid til at løse eventuelle problemer.

Normerne for virtuelle møder kan også kræve, at du dæmper din mikrofon, slukker dit kamera eller f.eks. deltager i sidechats. Sørg for, at du er fortrolig med platformen, så du kan udføre enkle opgaver uden at forstyrre mødet.

Hvis du er vært, skal du også lære, hvordan alle værktøjerne fungerer, så du kan holde mødet på sporet, om nødvendigt moderere og hjælpe andre med eventuelle tekniske problemer, som de måtte støde på.

2. Sammensæt din kulisse

Det er naturligt at være bekymret for sit udseende, når man deltager i virtuelle møder, men Online-møde Etikette begynder og slutter ikke med din udseende. Du skal også sørge for, at din baggrund fremstår professionel, ren og veloplagt.

Når du ser dig omkring på dit hjemmekontor eller det rum, du har afsat til virtuelle møder, kan du måske ikke se noget galt. Men du bør altid sørge for at kigge på dit billede på skærmen inden mødet for at se, hvad der er bag dig.

Du kan pludselig blive opmærksom på en rodet bogreol, personlige billeder, upassende kunstværker eller endda dårlig belysning. Disse elementer giver ikke et positivt professionelt udtryk og kan være en øjebæ på kameraet. En ren, overskuelig baggrund med blød belysning er altid bedst.

3. Kom velforberedt

Det er uacceptabelt at møde op til et personligt møde uden at være forberedt; det samme princip gælder for virtuelle møder. Uanset om du holder en præsentation eller deltager i en diskussion, er det uretfærdigt at holde alle op, mens en anden person informerer dig om emner, som du allerede burde være bekendt med. 

Sørg for at gøre din due diligence inden mødet. Det kan betyde, at du kan blokere tid i din kalender til at gennemgå relevante materialer, lave en hurtig gennemgang af din præsentation på forhånd eller blot læse op på de emner, du skal diskutere. Hvis du møder uforberedt op til et møde - uanset om det er virtuelt eller personligt - stiller du dig i et dårligt lys over for dine kolleger og dine overordnede. 

4. Klæd dig passende på

Der er mange fordele ved at arbejde eksternt. For det første behøver du ikke længere at sidde i trafikken eller opleve forsinkede tog på din pendlertid. Du kan også arbejde hjemmefra i en afslappet atmosfære, der afspejler dine præferencer og passer til dine rutiner. 

Du skal dog ikke blive for komfortabel, når det er tid til at interagere med kolleger foran kameraet. Når alt kommer til alt, er mødestnormerne for virtuelle møder ikke anderledes end for møder i person, når det gælder etikette og forventninger. Det begynder med din garderobe.

Du bør altid behandle et virtuelt møde på samme måde som et møde i den virkelige verden, dvs. med professionel påklædning. Men du skal ikke bare klæde dig ordentligt på fra taljen og opefter. Vi har alle set sjove videoer, hvor en tilsyneladende velklædt professionel person oplever en kamerablunder, der afslører en nederste halvdel kun iført joggingbukser eller pyjamas. Bliv ikke offer for denne nemme fejl. Tag arbejdstøj på, mens mødet er i gang, og så snart det er overstået, kan du hoppe tilbage i dine yndlingssweatshorts! 

5. Ankomst til tiden

Du ville ikke gå ind til et møde på kontoret, efter at det er begyndt, og etikette for fjernmøder kræver også, at du møder op til virtuelle møder til tiden. Faktisk bør du sandsynligvis møde op et par minutter før tid, da det kan tage tid at indtaste mødeoplysningerne og for værten at lukke alle ind. 

Ved at møde op i god tid kan du sikre, at mødet kan starte til tiden, og at du ikke forsinker showet eller afbryder et allerede igangværende arrangement. Desuden er de første minutter af møderne typisk til socialt samvær. Kollegerne kan tale om deres weekender eller diskutere en sjov begivenhed, de for nylig har været til. Disse få minutter er afgørende for at opbygge bånd til kolleger og kunder, og du vil ikke gå glip af dem! 

6. Eliminer distraktioner

Virtuel mødeetikette kræver, at du er opmærksom på taleren/formidleren og undgår at forstyrre processen. Desværre er der alle mulige former for distraktioner i hjemmemiljøet. Uanset om din kat har fået et ildebefindende, eller dit barn er syg hjemme, er risikoen for distraktion stor. Så hvordan kan du undgå dem?

Et godt sted at starte er at slå notifikationer fra på alle dine digitale enheder, herunder din telefon, computer, tablet osv. Mens du er i gang, skal du også lukke alle faner for e-mail, messenger-apps og websteder, som du kan blive fristet til at surfe på, når du burde være opmærksom.

Hvis du har grund til at være bekymret for støj fra omgivelserne, f.eks. børn, kæledyr og trafik, skal du lukke vinduer og døre, inden du deltager i mødet. Endelig skal du planlægge at spise før eller efter mødet, hvis det er muligt. Selv hvis du er dæmpet, kan det distrahere dig, hvis du spiser på kameraet.

7. Dæmp din mikrofon

En god tommelfingerregel er at behandle et virtuelt møde som et personligt møde med hensyn til påklædning, opførsel osv., men der er nogle normer for virtuelle møder, som er specifikke for dette medie. Det er f.eks. almindelig sund fornuft at slå mikrofonen fra, medmindre du taler. Dette sikrer, at støj fra omgivelserne eller støj, som du måtte lave (f.eks. hoste eller skrive), ikke afbryder det igangværende møde.

Når det gælder dit kamera, er det bedst at lade det være tændt hele tiden, medmindre der sker noget. Det kommunikerer professionalisme og viser, at du er villig til at være til stede. Hvis du ofte deltager i møder med kameraet slukket, siger det én ting om dig - at du ikke har lyst til at være til stede. Lad dit kamera være tændt under hele mødet, når det er muligt, men hold dig selv på lydløs, indtil det er tid til at tale. 

8. Vær opmærksom

Dette er en af de vigtigste regler for virtuelle møder. Målet med et møde er at levere information, tilskynde til diskussion og fremme samarbejdet mellem kolleger. Dette kan virke som en indlysende regel, men når man arbejder hjemmefra, er det let at blive distraheret. 

Hvis du har travlt med at tjekke sociale medier, surfe på nettet, lave andet arbejde, chatte uden for emnet med kolleger eller bare være i utide, går du glip af vigtige oplysninger, og du vil ikke kunne deltage i den efterfølgende diskussion. Endnu værre er det, at det kan påvirke din evne til at udføre de opgaver, du har fået tildelt. For ikke at nævne, at dine kolleger har arbejdet hårdt på denne præsentation, og det er vigtigt at give den den opmærksomhed, den fortjener. 

9. Hold beskederne til emnet

Der er intet galt i at diskutere sidetemaer med deltagerne, især hvis du har spørgsmål, har brug for en afklaring eller har oplysninger at tilføje. Når det er sagt, må du dog ikke lade sidebesøg udvikle sig til en ren socialisering. Dit møde har et mål, og for megen sidemøde-snak kan få møderne til at gå i stå eller resultere i, at der slet ikke bliver dækket nødvendige emner. 

Hold dine beskeder korte og relateret til det pågældende møde. Hvis et emne begynder at forstyrre mødet, og dit mål ikke blev nået, kan du planlægge en opfølgende diskussion, hvor du kan komme ind på det senere. Nogle møder vil altid blive overskredet, uanset hvor meget du er på emnet, men ofte kan møderne afsluttes på en god måde med strukturerede og disciplinerede beskeder. 

10. Engager dig, når du taler

Har du ansvaret for at lede mødet, eller er du blevet udvalgt til at holde en præsentation som en del af dagsordenen? Måske stiller du blot spørgsmål eller deltager i en gruppediskussion. Uanset dit inputniveau skal du forsøge at skabe kontakt med dit publikum. 

Uanset om du præsenterer, leder diskussionen eller kommenterer, skal du kigge ind i kameraet (ikke på dit billede på skærmen) og tale tydeligt. Undgå at bevæge dig, kigge ned på din telefon eller dine noter eller anden distraherende adfærd. Du ønsker at gøre det klart, at du er her, at du er til stede, og at du har idéer, der er værd at lytte til. 

5 yderligere regler for værter til virtuelle møder

Mens online-mødeetiketten ovenfor gælder for alle, der deltager i et fjernmøde, er der visse regler, der specifikt gælder for værter. Når du er vært for et virtuelt møde, bør du gå foran med et godt eksempel. Ved at klæde dig ordentligt på og opføre dig professionelt er du med til at sætte forventninger for alle deltagere.

Når det er sagt, er du ansvarlig for mødet, hvilket betyder, at du bør tage et par ekstra skridt for at sikre, at mødet bliver en succes, og at du ikke spilder værdifuld arbejdstid. Her er fem grundlæggende regler, som enhver virtuel mødevært bør følge.

1. Udarbejdelse af en dagsorden

For at respektere alles tid bør du udarbejde en dagsorden for at holde mødet på sporet. Begynd med at opstille mål, som du håber at nå i løbet af mødet. Derfra kan du sammensætte en dagsorden, der hjælper dig med at opnå de ønskede resultater og bruge tiden fornuftigt.

Det er en god virtuel mødeetikette at dele dagsordenen med deltagerne på forhånd, så de ved, hvad de kan forvente, og har tid til at forberede sig, hvis det er nødvendigt (f.eks. ved at gennemgå vigtige materialer for at deltage i diskussionerne). Dagsordenen kan starte med introduktioner, dække de anførte emner, indeholde tid til spørgsmål/diskussioner og slutte med en kort opsummering og instruktioner eller opgaver.

2. Fastsæt grundregler

Som vært er det din opgave at sikre, at mødet forløber gnidningsløst og inden for den afsatte tid. Hvis du fastsætter spilleregler på forhånd, hjælper du alle med at holde sig på rette spor. Du bør beslutte, om du vil gøre alle undtagen taleren lydløse eller tillade åbne mikrofoner til diskussion.

Vil du besvare spørgsmål under eller efter mødet? Har folk lov til at gå tidligt? Må de gå, hvis mødet bliver overskredet? Grundreglerne for virtuelle møder kan variere fra begivenhed til begivenhed, så det er bedst at gøre dem klart på forhånd.

3. Hold den så kort som muligt

Der er ingen faste normer for længden af virtuelle møder, men jo længere de varer, jo mindre sandsynligt er det, at du kan holde deltagerne engagerede. Når alt kommer til alt, kan folk kun koncentrere sig i et vist tidsrum, før deres tanker begynder at vandre rundt.

Selv om opmærksomheden er unik for hver enkelt person, er det en god tommelfingerregel at forsøge at holde møderne på en time. Det er dog ikke altid muligt. Nogle gange har du ikke andet valg end at afholde et længere møde for at dække en masse oplysninger eller drøfte et komplekst emne. Hvis du har møder, der kræver længere diskussionstid, skal du sørge for at planlægge tid til hurtige pauser på fem minutter. Det giver deltagerne mulighed for at strække sig, få en snack eller gå på toilettet. 

4. Hold dit møde på sporet

Som tidligere nævnt er alles tid værdifuld, så det er vigtigt at holde mødet på sporet. Hold øje med uret for at sikre, at du ikke overskrider tiden, og prøv at holde et stabilt tempo under hele mødet. Hvis spørgsmål eller drøftelser forsinker processen, så gem dem til sidst for at sikre, at du dækker alle dagsordenspunkterne. Der vil næsten altid opstå forstyrrelser, men hvis du planlægger dem, kan du minimere afbrydelser og afslutte mødet til tiden.

5. Vær til stede

Som vært for mødet er du dørvogter og moderator, hvilket betyder, at du ikke kan gå. Hvis der opstår en nødsituation, skal du afslutte mødet og uddelegere opgaven med at genstarte det til en anden. Det er dårlig etikette for fjernmøder at afbryde en session, du har startet. 

Denne regel gælder ikke kun for at være fysisk til stede. Du skal også være mentalt til stede. Det kan du gøre ved at lytte opmærksomt, tage hensyn til deltagernes følelser og tænke på spørgsmål på en måde, der kan hjælpe dem. Alle deltagere i dit møde er fysisk til stede, men du kan hjælpe dem med at være mere med omtanke være et godt eksempel. 

Hvordan Sonix kan forbedre etiketten for virtuelle møder

En af de største distraktioner under et møde er at tage noter. Selv om det er beundringsværdigt, at medarbejderne ønsker at optage mødet til senere brug, kan det være en stor distraktion og føre til, at de går glip af vigtige oplysninger. En god måde at eliminere dette problem på er at optage, transskribere og endda oversætte dialogen, så medarbejderne kan få adgang til oplysninger efterfølgende.

Sonix's avancerede software til automatisk transskription tilbyder en praktisk, præcis og billig måde at optage virtuelle møder på og transskribere dem, så medarbejderne kan vende tilbage til dem. Du kan endda gøre det transskriberede indhold søgbart, og oversættelser gør det muligt at dele det med internationale kontorer.Hvis du ønsker at forbedre etikette og effektivitet i forbindelse med virtuelle møder, kan du teste Sonix med en gratis prøveperiode eller Kontakt os for at få mere at vide i dag.