10 wichtige Regeln für virtuelle Meetings (Etikette)

Wenn es um die Etikette für virtuelle Meetings geht, ist es wichtig zu wissen, was zu erwarten ist. Virtuelle Besprechungen sind nicht gerade neu, aber die Zunahme der Fernarbeitskräfte hat dazu geführt, dass viele Fachleute neue Methoden für die Durchführung von und die Teilnahme an Besprechungen lernen mussten. 

Warum ist es also wichtig, die virtuelle Etikette zu lernen, und welche Regeln sollten Sie beachten? In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über virtuelle Meetings wissen müssen. 

Die Bedeutung der Etikette für virtuelle Meetings

Der Mensch ist von Natur aus ein soziales Wesen, und Besprechungen können schnell aus dem Ruder laufen, wenn es keine Struktur oder Regeln gibt, an die man sich halten kann. Die Grundregeln für professionelle Besprechungen verlangen beispielsweise, dass sich die Teilnehmer verantwortungsbewusst verhalten, sich gegenseitig respektvoll behandeln und sich auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren.

Es ist jedoch leicht zu glauben, dass virtuelle Treffen ein gewisses Maß an Anonymität, eine Lockerung der Regeln oder das Fehlen von Konsequenzen für Fehlverhalten in der realen Welt bieten. Aber nichts von alledem ist wahr.

Auch bei virtuellen Besprechungen ist es wichtig, die Menschen in Ihrer Umgebung zu respektieren und anzuerkennen, dass die Zeit aller wertvoll ist. Wenn Sie sich an die Benimmregeln halten, können Sie unangemessenes Verhalten vermeiden, das Zeit verschwendet und die Produktivität Ihrer Teams steigert. 

10 Regeln für virtuelle Meetings 

Jedes Mal, wenn Sie an einer virtuellen Sitzung teilnehmen, wird von Ihnen erwartet, dass Sie auf bestimmte Weise auftreten und sich verhalten. Viele Regeln folgen dem gesunden Menschenverstand - was Sie bei einem persönlichen Treffen nicht tun würden, sollten Sie auch bei einem virtuellen Treffen nicht tun.

Der virtuelle Raum lädt jedoch zu einer zwanglosen Haltung ein, die dazu führen kann, dass Sie selbst grundlegende soziale Normen missachten, z. B. jemanden nicht zu unterbrechen oder keine Pyjamahose zum bürotauglichen Hemd zu tragen. Es gibt auch spezielle Richtlinien für die Nutzung digitaler Kommunikationsmittel. Hier sind einige Grundregeln für reibungslose virtuelle Meetings. 

1. Stellen Sie sicher, dass alle Geräte funktionieren

Technische Pannen können den Verlauf eines virtuellen Meetings schnell entgleisen lassen, und Sie wollen nicht derjenige sein, der sie verursacht. Der beste Weg, dies zu vermeiden, ist, im Voraus zu planen. Führen Sie einen Testlauf durch, um Kamera, Mikrofon und Lautsprecher rechtzeitig vor dem Meeting zu überprüfen, damit Sie sicher sein können, dass alles funktioniert, oder damit Sie Zeit haben, etwaige Bedenken auszuräumen.

Die Normen für virtuelle Meetings können auch verlangen, dass Sie Ihr Mikrofon stummschalten, Ihre Kamera ausschalten oder sich an Nebengesprächen beteiligen. Stellen Sie sicher, dass Sie mit der Plattform vertraut sind, damit Sie einfache Aufgaben erledigen können, ohne die Besprechung zu stören.

Wenn Sie der Gastgeber sind, sollten Sie auch lernen, wie alle Werkzeuge funktionieren, um die Besprechung in Gang zu halten, wenn nötig zu moderieren und anderen bei technischen Problemen zu helfen, die auftreten können.

2. Gestalten Sie Ihre Kulisse

Es ist ganz natürlich, dass Sie sich Gedanken über Ihr Aussehen machen, wenn Sie an virtuellen Meetings teilnehmen, aber die Etikette für Online-Meetings beginnt und endet nicht mit Ihr Aussehen. Sie müssen auch dafür sorgen, dass Ihr Hintergrund professionell, sauber und aufgeräumt wirkt.

Wenn Sie sich in Ihrem Heimbüro oder in dem Raum umsehen, den Sie für die Teilnahme an virtuellen Besprechungen eingerichtet haben, sehen Sie vielleicht nichts Ungewöhnliches. Aber Sie sollten vor der Besprechung immer einen Blick auf Ihr Bild auf dem Bildschirm werfen, um zu sehen, was sich hinter Ihnen befindet.

Vielleicht werden Sie plötzlich auf ein vollgestopftes Bücherregal, persönliche Fotos, unpassende Kunstwerke oder sogar schlecht platzierte Beleuchtung aufmerksam. Diese Elemente wirken nicht gerade professionell und könnten vor der Kamera einen Schandfleck darstellen. Ein sauberer, unaufgeräumter Hintergrund mit weicher Beleuchtung ist immer am besten.

3. Vorbereitet kommen

Es ist inakzeptabel, unvorbereitet zu einer persönlichen Besprechung zu erscheinen; das gleiche Prinzip gilt für die Etikette bei virtuellen Besprechungen. Ganz gleich, ob Sie einen Vortrag halten oder an einer Diskussion teilnehmen, es ist unfair, alle aufzuhalten, während jemand Sie über Themen aufklärt, die Sie bereits kennen sollten. 

Stellen Sie sicher, dass Sie sich vor dem Treffen gründlich vorbereitet haben. Das kann bedeuten, dass Sie in Ihrem Kalender Zeit für die Durchsicht relevanter Materialien einplanen, Ihre Präsentation vorher kurz durchgehen oder sich einfach über die Themen informieren, die Sie besprechen werden. Wenn Sie unvorbereitet zu einer Besprechung erscheinen - egal ob virtuell oder persönlich - werfen Sie bei Ihren Kollegen und Vorgesetzten ein schlechtes Licht auf Sie. 

4. Angemessene Kleidung

Die Arbeit aus der Ferne hat viele Vorteile. Zunächst einmal müssen Sie nicht mehr im Stau stehen oder mit verspäteten Zügen zurechtkommen. Außerdem können Sie bequem von zu Hause aus in einer entspannten Atmosphäre arbeiten, die Ihren Vorlieben und Ihrem Tagesablauf entspricht. 

Allerdings sollten Sie es sich nicht zu bequem machen, wenn Sie mit Kollegen vor der Kamera interagieren müssen. Schließlich unterscheiden sich die Regeln für virtuelle Meetings in Bezug auf Etikette und Erwartungen nicht von denen für persönliche Treffen. Das beginnt schon bei der Garderobe.

Sie sollten ein virtuelles Meeting immer wie ein reales Meeting behandeln und sich entsprechend professionell kleiden. Aber kleiden Sie sich nicht nur von der Taille an aufwärts angemessen. Wir alle haben schon lustige Videos gesehen, in denen ein scheinbar gut gekleideter Profi einen Kamerafehler begeht und seine untere Hälfte nur in einer Jogginghose oder einem Pyjama zeigt. Lassen Sie sich nicht auf diesen Fehler ein. Tragen Sie während der Sitzung eine angemessene Hose, und sobald die Sitzung vorbei ist, können Sie wieder in Ihre Lieblingssachen schlüpfen! 

5. Pünktlich ankommen

Im Büro würden Sie eine Besprechung nicht betreten, wenn sie schon begonnen hat, und die Etikette für Fernbesprechungen verlangt, dass Sie auch bei virtuellen Besprechungen pünktlich erscheinen. Sie sollten sogar ein paar Minuten früher erscheinen, da es einige Zeit dauern kann, bis die Meeting-Informationen eingegeben sind und der Gastgeber alle Teilnehmer einlässt. 

Frühzeitiges Erscheinen trägt dazu bei, dass die Sitzung pünktlich beginnen kann und dass Sie die Veranstaltung nicht aufhalten oder eine bereits laufende Veranstaltung unterbrechen. Außerdem dienen die ersten Minuten einer Besprechung in der Regel der Geselligkeit. Die Kollegen können sich über ihre Wochenenden austauschen oder über eine lustige Veranstaltung sprechen, die sie kürzlich besucht haben. Diese wenigen Minuten sind entscheidend für den Aufbau von Beziehungen zu Kollegen und Kunden, und Sie sollten sie nicht verpassen! 

6. Ablenkungen beseitigen

Die Etikette für virtuelle Meetings verlangt, dass Sie dem Sprecher/Moderator Ihre Aufmerksamkeit schenken und den Ablauf nicht stören. Leider gibt es in der häuslichen Umgebung alle möglichen Ablenkungen. Egal, ob Ihre Katze krank ist oder Ihr Kind krank zu Hause liegt, die Gefahr einer Ablenkung ist groß. Wie können Sie sie also vermeiden?

Ein guter Anfang ist es, die Benachrichtigungen auf all Ihren digitalen Geräten stumm zu schalten, z. B. auf Ihrem Telefon, Computer, Tablet usw. Wenn Sie schon dabei sind, schließen Sie alle Registerkarten für E-Mails, Messenger-Apps und Websites, auf denen Sie sich vielleicht gerade aufhalten, wenn Sie eigentlich aufpassen sollten.

Wenn Sie sich über Umgebungsgeräusche wie Kinder, Haustiere und Verkehr Sorgen machen, schließen Sie Fenster und Türen, bevor Sie an der Besprechung teilnehmen. Planen Sie, wenn möglich, vor oder nach der Besprechung zu essen. Selbst wenn Sie stummgeschaltet sind, könnte das Essen vor der Kamera eine Ablenkung sein.

7. Stummschalten des Mikrofons

Eine gute Faustregel ist, dass man eine virtuelle Besprechung in Bezug auf Kleidung, Verhalten usw. wie eine persönliche Besprechung behandeln sollte, aber es gibt auch einige Normen für virtuelle Besprechungen, die speziell für dieses Medium gelten. Zum Beispiel ist es vernünftig, das Mikrofon stumm zu schalten, wenn man nicht spricht. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Umgebungsgeräusche oder Geräusche, die Sie machen könnten (z. B. Husten oder Tippen), das laufende Meeting nicht unterbrechen.

Wenn es um Ihre Kamera geht, lassen Sie sie am besten immer eingeschaltet, es sei denn, es kommt etwas dazwischen. Das vermittelt Professionalität und zeigt, dass Sie bereit sind, anwesend zu sein. Wenn Sie häufig mit ausgeschalteter Kamera an Besprechungen teilnehmen, sagt das nur eines über Sie aus - dass Sie nicht dabei sein wollen. Lassen Sie Ihre Kamera nach Möglichkeit für die Dauer der Besprechung eingeschaltet, aber halten Sie sich selbst stumm, bis es an der Zeit ist, etwas zu sagen. 

8. Aufmerksam sein

Dies ist eine der wichtigsten Regeln für virtuelle Meetings. Das Ziel eines Meetings ist es, Informationen zu vermitteln, Diskussionen anzuregen und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern zu fördern. Diese Regel mag selbstverständlich erscheinen, aber wenn man von zu Hause aus arbeitet, kann man sich leicht ablenken lassen. 

Wenn Sie damit beschäftigt sind, soziale Medien zu checken, im Internet zu surfen, andere Arbeiten zu erledigen, mit Kollegen zu plaudern oder einfach nur abzuschalten, verpassen Sie wichtige Informationen und können sich nicht an den entstehenden Diskussionen beteiligen. Schlimmer noch, es könnte sich auf Ihre Fähigkeit auswirken, zugewiesene Aufgaben zu erledigen. Ganz zu schweigen davon, dass Ihre Kollegen hart an dieser Präsentation gearbeitet haben und es wichtig ist, ihr die Aufmerksamkeit zu schenken, die sie verdient. 

9. Bleiben Sie mit Ihren Nachrichten beim Thema

Es ist nicht verkehrt, sich mit Teilnehmern über Nebenthemen auszutauschen, insbesondere wenn Sie Fragen haben, etwas klären müssen oder Informationen hinzufügen möchten. Allerdings sollten Sie nicht zulassen, dass sich die Nebengespräche zu einer reinen Geselligkeit entwickeln. Ihre Besprechung hat ein Ziel, und zu viele Nebengespräche können dazu führen, dass sich die Besprechungen in die Länge ziehen oder dass erforderliche Themen überhaupt nicht behandelt werden. 

Halten Sie Ihre Mitteilungen kurz und beziehen Sie sich auf die aktuelle Besprechung. Wenn ein Thema von der Besprechung ablenkt und Ihr Ziel nicht erreicht wurde, vereinbaren Sie eine Folgediskussion, um das Thema später zu vertiefen. Auch wenn manche Besprechungen immer wieder ausufern, egal wie sehr Sie sich auf das Thema konzentrieren, lassen sich Besprechungen oft mit einer strukturierten und disziplinierten Nachrichtenübermittlung gut abschließen. 

10. Sich beim Sprechen engagieren

Sind Sie für die Leitung des Treffens verantwortlich oder wurden Sie ausgewählt, um einen Vortrag im Rahmen der Tagesordnung zu halten? Vielleicht stellen Sie auch nur Fragen oder nehmen an einer Gruppendiskussion teil. Unabhängig davon, wie viel Sie beitragen, müssen Sie versuchen, eine Verbindung zu Ihrem Publikum herzustellen. 

Egal, ob Sie präsentieren, die Diskussion leiten oder einen Kommentar abgeben, schauen Sie in die Kamera (nicht auf Ihr Bild auf dem Bildschirm) und sprechen Sie deutlich. Vermeiden Sie es, herumzuzappeln, auf Ihr Telefon oder Ihre Notizen zu schauen oder andere ablenkende Verhaltensweisen. Sie wollen deutlich machen, dass Sie hier sind, dass Sie anwesend sind und dass Sie Ideen haben, die es wert sind, gehört zu werden. 

5 zusätzliche Regeln für Gastgeber von virtuellen Meetings

Die oben genannten Regeln für Online-Meetings gelten zwar für jeden, der an einem Fernmeeting teilnimmt, aber es gibt einige Regeln, die speziell für Gastgeber gelten. Wenn Sie Gastgeber eines virtuellen Meetings sind, sollten Sie mit gutem Beispiel vorangehen. Indem Sie sich angemessen kleiden und sich professionell verhalten, setzen Sie Erwartungen für alle Teilnehmer.

Das bedeutet, dass Sie für die Besprechung verantwortlich sind und einige zusätzliche Maßnahmen ergreifen sollten, um sicherzustellen, dass die Besprechung erfolgreich verläuft und Sie keine wertvolle Arbeitszeit verschwenden. Hier sind fünf Grundregeln, die jeder Gastgeber eines virtuellen Meetings beachten sollte.

1. Eine Tagesordnung vorlegen

Um die Zeit aller Teilnehmer zu respektieren, sollten Sie eine Tagesordnung erstellen, damit die Besprechung nicht aus dem Ruder läuft. Beginnen Sie damit, Ziele zu formulieren, die Sie während der Besprechung erreichen möchten. Daraus können Sie eine Tagesordnung zusammenstellen, die Ihnen hilft, die gewünschten Ergebnisse zu erreichen und die Zeit sinnvoll zu nutzen.

Es gehört zu den guten Umgangsformen bei virtuellen Meetings, den Teilnehmern die Tagesordnung im Voraus mitzuteilen, damit sie wissen, was sie erwartet, und Zeit haben, sich gegebenenfalls vorzubereiten (z. B. indem sie die wichtigsten Materialien für die Teilnahme an den Diskussionen durchsehen). Ihre Tagesordnung könnte mit der Vorstellung der Teilnehmer beginnen, die aufgeführten Themen behandeln, Zeit für Fragen/Diskussionen vorsehen und mit einer kurzen Zusammenfassung und Anweisungen oder Aufgaben enden.

2. Grundregeln festlegen

Als Gastgeber ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass das Treffen reibungslos und innerhalb der vorgesehenen Zeit abläuft. Die Festlegung von Grundregeln im Vorfeld hilft allen, den Überblick zu behalten. Sie sollten entscheiden, ob alle außer dem Redner stumm geschaltet werden sollen oder ob die Mikrofone für die Diskussion offen sein sollen.

Werden Sie während oder nach der Sitzung Fragen beantworten? Dürfen die Teilnehmer früher gehen? Können sie gehen, wenn die Besprechung länger dauert? Die Grundregeln für virtuelle Meetings können je nach Veranstaltung variieren, daher ist es am besten, sie im Voraus festzulegen.

3. Halten Sie es so kurz wie möglich

Es gibt keine festen Normen für die Dauer von virtuellen Meetings, aber je länger sie dauern, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie die Teilnehmer bei der Stange halten können. Schließlich können sich Menschen nur eine bestimmte Zeit lang konzentrieren, bevor ihre Gedanken abschweifen.

Die Aufmerksamkeitsspanne ist zwar bei jedem Menschen unterschiedlich, aber eine gute Faustregel ist, dass man versuchen sollte, Sitzungen auf eine Stunde zu beschränken. Das ist jedoch nicht immer möglich. Manchmal haben Sie keine andere Wahl, als eine längere Sitzung abzuhalten, um viele Informationen zu behandeln oder ein komplexes Thema zu besprechen. Wenn Sie Meetings abhalten, die längere Diskussionszeiten erfordern, sollten Sie kurze fünfminütige Pausen einplanen. So haben die Teilnehmer die Möglichkeit, sich zu strecken, einen Snack zu sich zu nehmen oder die Toilette aufzusuchen. 

4. Halten Sie Ihr Meeting auf Kurs

Wie bereits erwähnt, ist die Zeit aller Beteiligten wertvoll, daher ist es wichtig, dass die Besprechung im Zeitplan bleibt. Behalten Sie die Uhr im Auge, um sicherzustellen, dass Sie nicht überziehen, und versuchen Sie, während der gesamten Sitzung ein gleichmäßiges Tempo zu halten. Wenn Fragen oder Diskussionen den Ablauf verzögern, heben Sie sie für das Ende auf, um sicherzustellen, dass Sie alle Tagesordnungspunkte abhandeln. Ablenkungen wird es fast immer geben, aber wenn Sie sie einplanen, können Sie die Unterbrechungen minimieren und die Besprechung rechtzeitig beenden.

5. Präsent sein

Als Gastgeber der Besprechung sind Sie der Türsteher und der Moderator, was bedeutet, dass Sie nicht gehen können. Wenn ein Notfall eintritt, beenden Sie die Besprechung und delegieren Sie die Aufgabe, sie wieder aufzunehmen, an eine andere Person. Es entspricht nicht der Etikette eines Fernmeetings, eine von Ihnen begonnene Sitzung abzubrechen. 

Diese Regel gilt nicht nur für das physisch präsent. Sie müssen auch geistig anwesend sein. Dies können Sie erreichen, indem Sie genau zuhören, die Gefühle der Teilnehmer berücksichtigen und über Fragen nachdenken, die ihnen helfen können. Jeder Teilnehmer Ihres Meetings ist physisch anwesend, aber Sie können ihm helfen, mehr präsent zu sein. achtsam mit gutem Beispiel vorangehen. 

Wie Sonix die Etikette für virtuelle Meetings verbessern kann

Eine der größten Ablenkungen während einer Besprechung ist das Anfertigen von Notizen. Es ist zwar bewundernswert, dass Mitarbeiter die Besprechung zur späteren Verwendung aufzeichnen wollen, doch kann dies eine große Ablenkung darstellen und dazu führen, dass sie wichtige Informationen verpassen. Eine gute Möglichkeit, dieses Problem zu beseitigen, besteht darin, Dialoge aufzuzeichnen, zu transkribieren und sogar zu übersetzen, damit die Mitarbeiter im Nachhinein auf Informationen zugreifen können.

Sonixs fortgeschrittene automatische Transkriptionssoftware bietet eine bequeme, genaue und erschwingliche Möglichkeit, virtuelle Besprechungen zu erfassen und zu transkribieren, damit die Mitarbeiter darauf zurückgreifen können. Sie können transkribierte Inhalte sogar durchsuchbar machen, und Übersetzungen ermöglichen den Austausch mit internationalen Büros. kostenloser Test oder Kontaktieren Sie uns um noch heute mehr zu erfahren.