10 essentiële regels voor virtuele vergaderetiquette

Als het gaat om vergaderetiquette voor virtuele vergaderingen, is het belangrijk te weten wat u kunt verwachten. Virtuele vergaderingen zijn niet echt nieuw, maar door de groei van het aantal werknemers op afstand moeten veel professionals nieuwe manieren leren om vergaderingen te leiden en eraan deel te nemen. 

Dus waarom is het belangrijk om virtuele etiquette te leren, en welke regels moet u volgen? In dit artikel bespreken we alles wat u moet weten over virtuele vergaderingen. 

Het belang van virtuele vergaderetiquette

Mensen zijn van nature sociaal, en vergaderingen kunnen snel uit de hand lopen zonder structuur of regels. Zo vereisen de basisregels voor professionele vergaderingen dat de deelnemers zich verantwoordelijk gedragen, elkaar met respect behandelen en zich concentreren op de lopende zaken.

Het is echter gemakkelijk te denken dat virtuele vergaderingen een zekere mate van anonimiteit bieden, een versoepeling van de regels, of een gebrek aan echte gevolgen voor wangedrag. Maar niets van dit alles is waar.

Zelfs wanneer u virtueel vergadert, is het belangrijk de mensen om u heen te respecteren en te erkennen dat ieders tijd waardevol is. Door de etiquetteregels in acht te nemen, kunt u ongepast gedrag vermijden dat tijd verspilt en de productiviteit van uw teams verhoogt. 

10 regels voor virtuele vergaderingen 

Bij elke virtuele vergadering wordt van u verwacht dat u zich op bepaalde manieren gedraagt. Veel regels volgen het gezond verstand - als u het niet zou doen bij een persoonlijke vergadering, doe het dan ook niet bij een virtuele vergadering.

De virtuele vergaderruimte nodigt echter uit tot een ongedwongen houding, waardoor je zelfs elementaire sociale normen aan je laars kunt lappen, zoals iemand niet onderbreken of geen pyjamabroek dragen bij je kantooroverhemd. Er zijn ook specifieke richtlijnen voor het gebruik van digitale communicatiemiddelen. Hier volgen enkele basisregels voor gestroomlijnde virtuele vergaderingen. 

1. Zorg ervoor dat alle apparatuur werkt

Technische problemen kunnen de voortgang van een virtuele vergadering snel doen ontsporen, en u wilt niet degene zijn die ze veroorzaakt. De beste manier om dit te voorkomen is door vooruit te plannen. Voer ruim voor de vergadering een testrun uit om uw camera, microfoon en luidsprekers te controleren, zodat u weet dat alles werkt en u tijd hebt om eventuele problemen aan te pakken.

Virtuele vergadernormen kunnen ook vereisen dat u uw microfoon dempt, uw camera uitzet, of bijvoorbeeld deelneemt aan side chats. Zorg ervoor dat u vertrouwd bent met het platform, zodat u eenvoudige taken kunt uitvoeren zonder de vergadering te verstoren.

Als u de host bent, moet u ook leren hoe alle hulpmiddelen werken om de vergadering in goede banen te leiden, indien nodig te modereren en anderen te helpen met eventuele technische problemen.

2. Stel uw achtergrond samen

Het is normaal dat u zich zorgen maakt over uw uiterlijk wanneer u virtuele vergaderingen bijwoont, maar online vergaderetiquette begint en eindigt niet met uw uiterlijk. Je moet er ook voor zorgen dat je achtergrond er professioneel, schoon en verzorgd uitziet.

Als u rondkijkt in uw thuiskantoor of in de ruimte die u hebt gereserveerd voor virtuele vergaderingen, ziet u misschien niets verkeerds. Maar u moet er altijd voor zorgen dat u vóór de vergadering naar uw beeld op het scherm kijkt om te zien wat er achter u ligt.

U kunt zich plotseling bewust worden van een rommelige boekenplank, persoonlijke foto's, ongepaste kunstwerken of zelfs een slechte plaatsing van de verlichting. Deze elementen maken geen positief professioneel statement en kunnen een doorn in het oog zijn voor de camera. Een schone, overzichtelijke achtergrond met zachte verlichting is altijd het beste.

3. Kom voorbereid

Onvoorbereid komen opdagen bij een persoonlijke vergadering is onaanvaardbaar; hetzelfde principe geldt voor virtuele vergaderetiquette. Of je nu een presentatie geeft of deelneemt aan een discussie, iedereen ophouden terwijl iemand je bijpraat over onderwerpen waar je al van op de hoogte zou moeten zijn, is oneerlijk. 

Zorg ervoor dat u uw due diligence doet vóór de vergadering. Dit kan betekenen dat je tijd blokkeert in je agenda om relevant materiaal door te nemen, dat je je presentatie van tevoren doorneemt, of dat je gewoon wat leest over de onderwerpen die je gaat bespreken. Onvoorbereid op een vergadering verschijnen - virtueel of persoonlijk - stelt je in een slecht daglicht bij je collega's en hoger personeel. 

4. Kleed u passend

Werken op afstand heeft vele voordelen. Om te beginnen hoeft u niet langer in de file te staan of te wachten op late treinen. U kunt ook thuis werken in een ontspannen sfeer die aansluit bij uw voorkeuren en routine. 

U wilt zich echter niet te comfortabel voelen wanneer het tijd is om met collega's voor de camera te communiceren. De normen voor virtuele vergaderingen verschillen immers niet van die voor persoonlijke bijeenkomsten als het gaat om etiquette en verwachtingen. Dit begint met uw garderobe.

U moet een virtuele vergadering altijd hetzelfde behandelen als een echte vergadering, compleet met professionele kleding. Maar kleed u niet alleen vanaf uw middel. We hebben allemaal wel eens grappige video's gezien waarin een schijnbaar goed geklede professional een camerafout maakt, waardoor zijn onderste helft alleen in een sweater of pyjama te zien is. Maak deze gemakkelijke fout niet. Draag tijdens de vergadering een broekje dat bij het werk past en zodra de vergadering voorbij is, kun je je favoriete trui weer aantrekken! 

5. Op tijd komen

U zou een vergadering op kantoor niet binnenlopen als die al begonnen is, en de etiquette voor vergaderingen op afstand vereist dat u ook voor virtuele vergaderingen op tijd verschijnt. In feite moet u waarschijnlijk een paar minuten eerder komen, omdat het tijd kan kosten om de vergaderinformatie in te voeren en de host iedereen binnen te laten. 

Vroeg komen helpt om ervoor te zorgen dat de vergadering op tijd kan beginnen en dat u de show niet ophoudt of een evenement dat al bezig is onderbreekt. Bovendien zijn de eerste paar minuten van vergaderingen meestal bedoeld om te socialiseren. Collega's kunnen praten over hun weekend of over een leuk evenement waar ze onlangs naartoe zijn geweest. Deze paar minuten zijn cruciaal voor het opbouwen van een band met collega's en klanten en dat wil je niet missen! 

6. Elimineer afleidingen

De etiquette van een virtuele vergadering vereist dat u aandacht schenkt aan de spreker/presentator en de vergadering niet verstoort. Helaas zijn er allerlei potentiële afleidingen in de thuisomgeving. Of uw kat de zoomies heeft of uw kind ziek thuis is, de kans op afleiding is groot. Hoe kunt u die voorkomen?

Een goed begin is het dempen van meldingen op al uw digitale apparaten, zoals uw telefoon, computer en tablet. Sluit ook alle tabbladen voor e-mail, messenger-apps en websites waar je misschien geneigd bent te surfen als je zou moeten opletten.

Als u zich zorgen maakt over omgevingslawaai zoals kinderen, huisdieren en verkeer, sluit dan ramen en deuren voordat u aan de vergadering deelneemt. Tot slot, plan indien mogelijk een maaltijd voor of na de vergadering. Zelfs als het geluid is uitgeschakeld, kan eten voor de camera afleiden.

7. Demp uw microfoon

Hoewel een goede vuistregel is om een virtuele vergadering te behandelen als een persoonlijke vergadering wat betreft kleding, gedrag, enzovoort, zijn er enkele normen voor virtuele vergaderingen die specifiek zijn voor het medium. Het is bijvoorbeeld heel verstandig om je microfoon uit te zetten als je niet aan het woord bent. Dit zorgt ervoor dat omgevingsgeluiden of geluiden die u maakt (zoals hoesten of typen) de lopende vergadering niet onderbreken.

Als het om uw camera gaat, kunt u die het beste altijd aanhouden, tenzij er iets aan de hand is. Dit straalt professionaliteit uit, evenals uw bereidheid om aanwezig te zijn. Als u vaak vergaderingen bijwoont met uw camera uit, zegt dat één ding over u - dat u er niet bij wilt zijn. Laat je camera zo lang mogelijk aanstaan tijdens de vergadering, maar houd je mond tot je iets te zeggen hebt. 

8. Let op

Dit is een van de belangrijkste regels voor virtuele vergaderingen. Het doel van een vergadering is informatie te verstrekken, discussie aan te moedigen en samenwerking tussen collega's te bevorderen. Dit lijkt een voor de hand liggende regel, maar als je thuis werkt, word je gemakkelijk afgeleid. 

Als u bezig bent met het controleren van sociale media, surfen op het web, ander werk doen, off-topic chatten met collega's, of gewoon afstand nemen, mist u belangrijke informatie, en kunt u niet deelnemen aan de discussie die daaruit voortvloeit. Erger nog, het kan gevolgen hebben voor uw vermogen om toegewezen taken uit te voeren. Uw collega's hebben hard gewerkt aan deze presentatie en het is belangrijk dat u ze de aandacht geeft die ze verdient. 

9. Houd de berichten on-topic

Er is niets mis met het bespreken van bijzaken met aanwezigen, vooral als je vragen hebt, verduidelijking nodig hebt of informatie toe te voegen hebt. Dat gezegd hebbende, moet u de gesprekken niet laten ontaarden in regelrechte gezelligheid. Uw vergadering heeft een doel, en te veel nevengesprekken kunnen ertoe leiden dat de vergaderingen uitlopen of dat er helemaal geen onderwerpen meer aan bod komen. 

Houd uw berichten kort en gerelateerd aan de vergadering. Als een onderwerp begint af te leiden van de vergadering en uw doel niet is bereikt, plan dan een vervolggesprek om er later op in te gaan. Hoewel sommige vergaderingen altijd uitlopen, hoe on-topic u ook bent, kunnen vergaderingen vaak mooi worden afgerond met gestructureerde en gedisciplineerde berichtgeving. 

10. Engage when Speaking

Heb je de leiding over de vergadering, of ben je uitgekozen om een presentatie te geven als onderdeel van de agenda? Misschien stelt u alleen vragen of neemt u deel aan een groepsdiscussie. Ongeacht het niveau van uw inbreng, moet u proberen een band met uw publiek op te bouwen. 

Of u nu presenteert, de discussie leidt of commentaar geeft, kijk in de camera (niet naar uw afbeelding op het scherm) en spreek duidelijk. Vermijd friemelen, neerkijken op je telefoon of je aantekeningen, of ander afleidend gedrag. Je wilt duidelijk maken dat je er bent, dat je aanwezig bent en dat je ideeën hebt die het waard zijn om naar te luisteren. 

5 Aanvullende regels voor virtuele vergaderingen voor gastheren

Hoewel bovenstaande online vergaderetiquette geldt voor iedereen die deelneemt aan een vergadering op afstand, zijn er bepaalde regels die specifiek van toepassing zijn op hosts. Wanneer u een virtuele vergadering organiseert, moet u het goede voorbeeld geven. Door u passend te kleden en u professioneel te gedragen, helpt u verwachtingen te scheppen voor iedereen die deelneemt.

Dat gezegd zijnde, u hebt de leiding over de vergadering, wat betekent dat u een paar extra stappen moet nemen om ervoor te zorgen dat de procedure succesvol verloopt en u geen kostbare werktijd verspilt. Hier zijn vijf basisregels die elke gastheer van een virtuele vergadering zou moeten volgen.

1. Zorg voor een agenda

Om ieders tijd te respecteren, maak je een agenda om de vergadering op schema te houden. Begin met het opstellen van doelen die u tijdens de vergadering hoopt te bereiken. Van daaruit kunt u een agenda samenstellen die u helpt de gewenste resultaten te bereiken en de tijd verstandig te gebruiken.

Het is een goede virtuele vergaderetiquette om de agenda van tevoren met de deelnemers te delen, zodat zij weten wat zij kunnen verwachten en tijd hebben om zich zo nodig voor te bereiden (bijvoorbeeld door belangrijke materialen door te nemen om deel te nemen aan discussies). Uw agenda kan beginnen met inleidingen, de opgesomde onderwerpen behandelen, tijd inruimen voor vragen/discussie, en eindigen met een korte samenvatting en instructies of opdrachten.

2. Stel basisregels op

Als gastheer is het uw taak ervoor te zorgen dat de vergadering vlot en binnen de afgesproken tijd verloopt. Door van tevoren basisregels op te stellen, blijft iedereen op schema. U moet beslissen of u iedereen behalve de spreker het zwijgen oplegt of open microfoons toestaat voor discussie.

Neemt u vragen aan tijdens of na de vergadering? Mogen mensen eerder vertrekken? Mogen ze vertrekken als de vergadering uitloopt? De basisregels voor virtuele vergaderingen kunnen per evenement verschillen, dus het is het beste om ze van tevoren vast te leggen.

3. Houd het zo kort mogelijk

Er zijn geen vaste normen voor virtuele vergaderingen met betrekking tot de duur ervan, maar hoe langer ze duren, hoe kleiner de kans dat u de deelnemers betrokken houdt. Mensen kunnen zich immers maar zo lang concentreren voordat hun gedachten afdwalen.

Hoewel de aandachtsspanne voor iedereen anders is, is een goede vuistregel om te proberen de vergaderingen tot één uur te beperken. Dit is echter niet altijd mogelijk. Soms hebt u geen andere keuze dan een langere vergadering te houden om veel informatie te behandelen of een ingewikkeld onderwerp te bespreken. Als u vergaderingen hebt die langere discussietijden vereisen, zorg er dan voor dat u tijd inplant voor snelle pauzes van vijf minuten. Zo kunnen de deelnemers zich strekken, een snack nemen of naar het toilet gaan. 

4. Houd uw vergadering op schema

Zoals eerder gezegd is ieders tijd kostbaar, dus het is belangrijk om de vergadering op schema te houden. Houd de klok in de gaten om ervoor te zorgen dat u niet uitloopt en probeer tijdens de vergadering een vast tempo aan te houden. Als vragen of discussies de vergadering vertragen, bewaar ze dan voor het einde zodat alle agendapunten aan bod komen. Afleidingen zullen bijna altijd voorkomen, maar als u daar rekening mee houdt, kunt u onderbrekingen tot een minimum beperken en de vergadering op tijd afronden.

5. Aanwezig zijn

Als gastheer van de vergadering bent u de portier en de moderator, wat betekent dat u niet kunt vertrekken. Als zich een noodgeval voordoet, beëindig dan de vergadering en delegeer de taak om deze opnieuw te starten aan iemand anders. Het is slecht voor de etiquette van een vergadering op afstand om een sessie die je begonnen bent te verlaten. 

Deze regel geldt niet alleen voor fysiek aanwezig. U moet ook mentaal aanwezig zijn. Dat doe je door goed te luisteren, rekening te houden met de gevoelens van de aanwezigen en na te denken over vragen op een manier die hen kan helpen. Iedereen in uw vergadering is fysiek aanwezig, maar u kunt hen helpen meer mindfully door een voorbeeld te stellen. 

Hoe Sonix de virtuele vergaderetiquette kan verbeteren

Een van de grootste afleidingen tijdens een vergadering is het maken van aantekeningen. Hoewel het bewonderenswaardig is dat werknemers de vergadering willen opnemen voor later gebruik, kan dit een grote afleiding zijn en ertoe leiden dat ze belangrijke informatie missen. Een goede manier om dit probleem op te lossen is het opnemen, transcriberen en zelfs vertalen van gesprekken, zodat werknemers achteraf toegang hebben tot informatie.

Sonix's geavanceerde automatische transcriptie software biedt een handige, nauwkeurige en betaalbare manier om virtuele vergaderingen vast te leggen en ze te transcriberen zodat medewerkers ze kunnen raadplegen. U kunt getranscribeerde inhoud zelfs doorzoekbaar maken, en dankzij vertalingen kunt u deze delen met internationale kantoren.Als u de etiquette en efficiëntie van virtuele vergaderingen wilt verbeteren, kunt u Sonix testen met een gratis proef of contact met ons opnemen voor meer informatie.