10 règles essentielles de l'étiquette des réunions virtuelles

Lorsqu'il s'agit de l'étiquette des réunions virtuelles, il est important de savoir à quoi s'attendre. Les réunions virtuelles ne sont pas vraiment nouvelles, mais la croissance de la main-d'œuvre à distance a obligé de nombreux professionnels à apprendre de nouvelles façons de mener des réunions et d'y participer. 

Pourquoi est-il important d'apprendre l'étiquette virtuelle et quelles sont les règles à respecter ? Dans cet article, nous aborderons tout ce que vous devez savoir sur les réunions virtuelles. 

L'importance de l'étiquette des réunions virtuelles

Les êtres humains sont sociaux par nature, et les réunions peuvent rapidement dégénérer en l'absence de structure ou de règles à suivre. Par exemple, les règles de base des réunions professionnelles exigent que les participants se comportent de manière responsable, qu'ils se traitent mutuellement avec respect et qu'ils se concentrent sur l'objet de la réunion.

Cependant, il est facile de penser que les réunions virtuelles offrent un certain niveau d'anonymat, un assouplissement des règles ou une absence de conséquences réelles en cas de mauvais comportement. Or, rien de tout cela n'est vrai.

Même lors de réunions virtuelles, il est important de respecter les personnes qui vous entourent et de reconnaître que le temps de chacun est précieux. En respectant les règles de l'étiquette, vous éviterez les comportements inappropriés qui font perdre du temps et augmenteront la productivité de vos équipes. 

10 règles pour les réunions virtuelles 

Chaque fois que vous participez à une réunion virtuelle, on attend de vous que vous vous présentiez et que vous vous comportiez d'une certaine manière. De nombreuses règles relèvent du bon sens : si vous ne le feriez pas lors d'une réunion en personne, ne le faites pas lors d'une réunion virtuelle.

Cependant, l'espace de réunion virtuel invite à une attitude décontractée qui peut vous amener à ne pas respecter les normes sociales de base, comme ne pas interrompre quelqu'un ou ne pas porter un bas de pyjama avec votre chemise appropriée au bureau. Il existe également des règles spécifiques à l'utilisation des outils de communication numérique. Voici quelques règles de base pour des réunions virtuelles rationalisées. 

1. S'assurer que tous les équipements fonctionnent

Les problèmes techniques peuvent rapidement faire dérailler le déroulement d'une réunion virtuelle, et vous ne voulez pas en être la cause. La meilleure façon d'éviter cela est de planifier à l'avance. Faites un essai pour vérifier votre caméra, votre microphone et vos haut-parleurs bien avant la réunion, afin de vous assurer que tout fonctionne ou d'avoir le temps de régler les problèmes éventuels.

Les normes relatives aux réunions virtuelles peuvent également exiger que vous mettiez votre micro en sourdine, que vous éteigniez votre caméra ou que vous participiez à des discussions parallèles, par exemple. Veillez à vous familiariser avec la plateforme afin de pouvoir effectuer des tâches simples sans perturber la réunion.

Si vous êtes l'hôte, vous devez également apprendre comment fonctionnent tous les outils afin de maintenir la réunion sur la bonne voie, de la modérer si nécessaire et d'aider les autres à résoudre les problèmes techniques qu'ils peuvent rencontrer.

2. Choisir sa toile de fond

Il est naturel de se préoccuper de son apparence lorsqu'on participe à des réunions virtuelles, mais l'étiquette des réunions en ligne ne se limite pas à l'aspect physique. votre l'apparence. Vous devez également veiller à ce que l'apparence de votre arrière-plan soit professionnelle, propre et soignée.

Lorsque vous regardez votre bureau à domicile ou l'espace que vous avez réservé pour participer à des réunions virtuelles, vous ne voyez peut-être rien d'anormal. Mais vous devriez toujours veiller à regarder votre image sur l'écran avant la réunion pour voir ce qu'il y a derrière vous.

Il se peut que vous preniez soudainement conscience d'une étagère encombrée, de photos personnelles, d'œuvres d'art inappropriées ou même d'un mauvais positionnement de l'éclairage. Ces éléments n'apportent rien de positif sur le plan professionnel et risquent de gêner la caméra. Il est toujours préférable d'opter pour une toile de fond propre et dégagée, avec un éclairage doux.

3. Se préparer

Il est inacceptable de se présenter à une réunion en personne sans préparation ; le même principe s'applique à l'étiquette des réunions virtuelles. Que vous fassiez une présentation ou que vous participiez à une discussion, il est injuste de retarder tout le monde pendant que quelqu'un vous met au courant de sujets que vous devriez déjà connaître. 

Veillez à faire preuve de diligence raisonnable avant la réunion. Il peut s'agir de bloquer du temps dans votre agenda pour examiner tout document pertinent, de faire une rapide répétition de votre présentation à l'avance ou simplement de vous documenter sur les sujets dont vous discuterez. Se présenter à une réunion sans préparation - qu'elle soit virtuelle ou en personne - vous met en porte-à-faux vis-à-vis de vos collègues et de vos supérieurs. 

4. S'habiller correctement

Travailler à distance présente de nombreux avantages. Tout d'abord, vous n'avez plus à vous asseoir dans les embouteillages ou à subir les retards des trains lors de vos trajets domicile-travail. Vous pouvez également travailler depuis le confort de votre domicile, dans une atmosphère détendue qui correspond à vos préférences et à votre routine. 

Cependant, vous ne devez pas vous sentir trop à l'aise lorsqu'il s'agit d'interagir avec vos collègues devant une caméra. Après tout, les normes des réunions virtuelles ne sont pas différentes de celles des réunions en personne en ce qui concerne l'étiquette et les attentes. Cela commence par votre garde-robe.

Vous devez toujours traiter une réunion virtuelle de la même manière qu'une réunion réelle, c'est-à-dire en portant une tenue professionnelle. Mais ne vous contentez pas de vous habiller correctement à partir de la taille. Nous avons tous vu des vidéos amusantes dans lesquelles un professionnel apparemment bien habillé est victime d'une erreur de la caméra, révélant une moitié inférieure vêtue uniquement de sweats ou de pyjamas. Ne tombez pas dans cette erreur facile. Portez des bas adaptés au travail pendant la réunion et, dès qu'elle est terminée, vous pouvez remettre vos sweats préférés ! 

5. Arriver à l'heure

Vous n'arriveriez pas à une réunion au bureau après qu'elle ait commencé, et l'étiquette des réunions à distance exige que vous arriviez à l'heure pour les réunions virtuelles. En fait, vous devriez probablement arriver quelques minutes à l'avance, car il faut parfois du temps pour entrer les informations relatives à la réunion et pour que l'hôte laisse entrer tout le monde. 

Le fait d'arriver tôt permet de s'assurer que la réunion commencera à l'heure et que vous ne retarderez pas le spectacle ou n'interromprez pas un événement déjà en cours. En outre, les premières minutes d'une réunion sont généralement consacrées à la socialisation. Les collègues peuvent parler de leur week-end ou d'un événement amusant auquel ils ont récemment participé. Ces quelques minutes sont cruciales pour tisser des liens avec les collègues et les clients et vous ne voulez pas les manquer ! 

6. Éliminer les distractions

L'étiquette des réunions virtuelles exige que vous soyez attentif à l'orateur/présentateur et que vous évitiez de perturber le déroulement de la réunion. Malheureusement, il existe toutes sortes de distractions potentielles dans l'environnement domestique. Que votre chat ait la bougeotte ou que votre enfant soit malade à la maison, le risque de distraction est élevé. Alors, comment les éviter ?

Un bon point de départ consiste à couper les notifications sur tous vos appareils numériques, y compris votre téléphone, votre ordinateur, votre tablette, etc. Pendant que vous y êtes, fermez tous les onglets de courrier électronique, les applications de messagerie et les sites web sur lesquels vous pourriez être tenté de naviguer alors que vous devriez être attentif.

Si vous avez des raisons de vous inquiéter des bruits ambiants (enfants, animaux domestiques, circulation), fermez les fenêtres et les portes avant de rejoindre la réunion. Enfin, prévoyez de manger avant ou après la réunion, si possible. Même si vous êtes en sourdine, le fait de manger devant la caméra peut être une source de distraction.

7. Mettez votre microphone en sourdine

Bien qu'une bonne règle de base consiste à traiter une réunion virtuelle comme une réunion en personne en termes de tenue vestimentaire, de comportement et ainsi de suite, il existe certaines normes spécifiques aux réunions virtuelles. Par exemple, il est de bon sens de couper le son de votre microphone lorsque vous n'êtes pas en train de parler. Cela permet de s'assurer que les bruits ambiants ou tout autre bruit que vous pourriez faire (comme la toux ou la frappe) n'interrompent pas la réunion en cours.

En ce qui concerne votre appareil photo, il est préférable de le laisser allumé en permanence, sauf en cas d'urgence. Vous communiquez ainsi votre professionnalisme et votre volonté d'être présent. Si vous assistez souvent à des réunions en éteignant votre appareil photo, cela indique une chose à votre sujet : vous ne voulez pas être là. Dans la mesure du possible, gardez votre appareil photo allumé pendant toute la durée de la réunion, mais mettez-vous en sourdine jusqu'à ce qu'il soit temps de prendre la parole. 

8. Prêtez attention

C'est l'une des règles les plus importantes pour les réunions virtuelles. L'objectif d'une réunion est de transmettre des informations, d'encourager la discussion et de promouvoir la collaboration entre collègues. Cette règle peut sembler évidente, mais lorsqu'on travaille à domicile, il est facile de se laisser distraire. 

Si vous êtes occupé à consulter les médias sociaux, à naviguer sur le web, à faire un autre travail, à discuter hors sujet avec des collègues ou tout simplement à vous disperser, vous manquerez des informations importantes et vous ne serez pas en mesure de participer aux discussions qui en résulteront. Pire encore, cela pourrait avoir un impact sur votre capacité à accomplir les tâches qui vous sont confiées. De plus, vos collègues ont travaillé dur sur cette présentation et il est important de lui accorder l'attention qu'elle mérite. 

9. Veiller à ce que les messages ne portent pas sur un sujet particulier

Il n'y a rien de mal à discuter de sujets secondaires avec les participants, en particulier si vous avez des questions, besoin d'éclaircissements ou si vous avez des informations à ajouter. Cela dit, vous ne devez pas laisser les discussions en marge de la réunion se transformer en véritables mondanités. Votre réunion a un objectif, et trop de discussions en aparté risquent de la faire durer trop longtemps ou de ne pas aborder les sujets nécessaires. 

Vos messages doivent être brefs et se rapporter à la réunion en cours. Si un sujet commence à détourner l'attention de la réunion et que votre objectif n'a pas été atteint, prévoyez une discussion de suivi pour approfondir le sujet plus tard. Bien que certaines réunions débordent toujours, quel que soit le sujet abordé, il est souvent possible de les clôturer en envoyant des messages structurés et disciplinés. 

10. S'engager lorsqu'on parle

Êtes-vous chargé de diriger la réunion ou avez-vous été choisi pour faire une présentation dans le cadre de l'ordre du jour ? Peut-être posez-vous simplement des questions ou participez-vous à une discussion de groupe. Quel que soit votre niveau d'intervention, vous devez essayer d'entrer en contact avec votre public. 

Que vous fassiez une présentation, que vous meniez la discussion ou que vous fassiez un commentaire, regardez la caméra (et non votre image sur l'écran) et parlez clairement. Évitez de vous agiter, de regarder votre téléphone ou vos notes, ou tout autre comportement distrayant. Vous voulez montrer clairement que vous êtes ici, que vous êtes présent et que vous avez des idées qui méritent d'être écoutées. 

5 règles supplémentaires pour les réunions virtuelles à l'intention des hôtes

Si l'étiquette des réunions en ligne mentionnée ci-dessus s'applique à toute personne participant à une réunion à distance, certaines règles s'appliquent spécifiquement aux organisateurs. Lorsque vous organisez une réunion virtuelle, vous devez montrer l'exemple. En vous habillant de manière appropriée et en vous comportant de manière professionnelle, vous contribuez à définir les attentes de tous les participants.

Cela étant dit, vous êtes responsable de la réunion, ce qui signifie que vous devez prendre quelques mesures supplémentaires pour garantir le succès de la procédure et éviter de perdre un temps de travail précieux. Voici cinq règles de base que tout organisateur de réunion virtuelle devrait respecter.

1. Fournir un ordre du jour

Pour respecter le temps de chacun, établissez un ordre du jour afin de maintenir la réunion sur la bonne voie. Commencez par définir les objectifs que vous souhaitez atteindre au cours de la réunion. À partir de là, vous pouvez établir un ordre du jour qui vous aidera à atteindre les résultats souhaités et à utiliser le temps à bon escient.

L'étiquette des réunions virtuelles veut que l'ordre du jour soit communiqué à l'avance aux participants afin qu'ils sachent à quoi s'attendre et qu'ils aient le temps de se préparer si nécessaire (par exemple en examinant les documents clés pour participer aux discussions). L'ordre du jour peut commencer par les présentations, couvrir les sujets énumérés, prévoir du temps pour les questions/discussions et se terminer par une brève récapitulation et des instructions ou des devoirs.

2. Fixer des règles de base

En tant qu'hôte, il vous incombe de veiller à ce que la réunion se déroule sans heurts et dans le temps imparti. En fixant des règles de base à l'avance, vous aidez tout le monde à rester sur la bonne voie. Vous devez décider s'il convient de mettre tout le monde en sourdine, à l'exception de l'orateur, ou d'autoriser des micros ouverts pour la discussion.

Allez-vous répondre aux questions pendant ou après la réunion ? Les participants sont-ils autorisés à partir plus tôt ? Peuvent-ils partir si la réunion se prolonge ? Les règles de base des réunions virtuelles peuvent varier d'un événement à l'autre, il est donc préférable de les énoncer dès le départ.

3. Soyez aussi bref que possible

Il n'existe pas de normes fixes pour les réunions virtuelles en ce qui concerne leur durée, mais plus elles durent, moins vous avez de chances de maintenir l'intérêt des participants. Après tout, les gens ne peuvent pas se concentrer longtemps avant que leur esprit ne commence à vagabonder.

Bien que la capacité d'attention soit propre à chaque individu, une bonne règle de base est d'essayer de limiter les réunions à une heure. Cependant, cela n'est pas toujours possible. Parfois, vous n'avez pas d'autre choix que d'organiser une réunion prolongée pour couvrir un grand nombre d'informations ou discuter d'un sujet complexe. Si vous avez des réunions qui nécessitent des temps de discussion plus longs, veillez à prévoir des pauses rapides de cinq minutes. Cela permettra aux participants de s'étirer, de prendre une collation ou d'aller aux toilettes. 

4. Maintenir le cap de la réunion

Comme nous l'avons déjà mentionné, le temps de chacun est précieux, il est donc important que la réunion se déroule comme prévu. Gardez un œil sur l'horloge pour vous assurer de ne pas dépasser le temps imparti et essayez de maintenir un rythme régulier tout au long de la réunion. Si des questions ou des discussions retardent la procédure, réservez-les pour la fin afin de vous assurer de couvrir tous les points de l'ordre du jour. Les distractions sont presque toujours possibles, mais si vous vous y préparez, vous pourrez minimiser les interruptions et terminer la réunion à temps.

5. Être présent

En tant qu'hôte de la réunion, vous êtes le gardien de la porte et le modérateur, ce qui signifie que vous ne pouvez pas partir. En cas d'urgence, mettez fin à la réunion et déléguez à quelqu'un d'autre la tâche de la reprendre. L'abandon d'une session que vous avez commencée est un manque de respect de l'étiquette des réunions à distance. 

Cette règle ne s'applique pas seulement au fait d'être physiquement présent. Vous devez également être présent mentalement. Vous pouvez le faire en écoutant attentivement, en tenant compte des sentiments des participants et en réfléchissant aux questions de manière à les aider. Tous les participants à votre réunion sont physiquement présents, mais vous pouvez les aider à l'être davantage. en toute conscience présenter par l'exemple. 

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