虚拟会议礼仪的10个基本规则

当涉及到虚拟会议的会议礼仪时，重要的是要知道该怎么做。虚拟会议并不完全是新事物，但远程劳动力的增长要求许多专业人士学习进行和参与会议的新方法。 

那么，为什么学习虚拟礼仪很重要，你应该遵循哪些规则？在这篇文章中，我们将讨论你需要知道的关于虚拟会议的一切。 

虚拟会议礼仪的重要性

人类本质上是社会性的，如果没有结构或规则可循，会议很快就会失去控制。例如，专业会议的基本规则要求与会者表现得负责任，相互尊重，并专注于手头的业务。

然而，人们很容易认为虚拟会议提供了某种程度的匿名性，放松了规则，或缺乏现实世界中的不当行为的后果。但这些事情都不是真的。

即使在虚拟会议中，尊重你周围的人并认识到每个人的时间都是宝贵的，这一点很重要。通过遵守礼仪规则，你可以避免浪费时间的不当行为，为你的团队提高生产力。 

虚拟会议的10条规则 

任何时候，当你参加一个虚拟会议时，你将被期望以某些方式出现和表现。许多规则遵循常识--如果你不会在面对面的会议上这么做，就不要在虚拟会议上这么做。

然而，虚拟会议空间会招致一种随意的态度，甚至可能导致你无视基本的社会规范，比如不打断别人说话或不穿睡衣底裤搭配适合办公室的衬衫。在使用数字通信工具方面也有特定的准则。这里有一些精简虚拟会议的基本规则。 

1.确保所有设备都在工作

技术故障可以迅速破坏虚拟会议的进展，而你不希望成为造成这种情况的人。避免这种情况的最好方法是提前计划。在会议开始前做一次测试，检查你的相机、麦克风和扬声器，这样你就知道一切都在工作，或者你有时间来解决任何问题。

虚拟会议规范也可能要求你将麦克风调至静音，关闭摄像头，或进行侧面聊天，例如。确保你熟悉该平台，以便你能在不干扰会议的情况下完成简单的任务。

如果你是主持人，你也应该了解所有的工具是如何工作的，以保持会议的正常进行，必要时进行调节，并帮助其他人解决他们可能遇到的任何技术问题。

2.策划你的背景

当你参加虚拟会议时，关注你的外表是很自然的，但在线会议的礼仪并不始于和终于 你的 外观。你还需要确保你的背景的外观是专业的、干净的和有条理的。

当你环顾你的家庭办公室或你为参加虚拟会议预留的空间时，你可能没有看到任何不妥。但你应该始终确保在会议前看一下你在屏幕上的形象，看看你身后有什么。

你可能会突然意识到一个杂乱的书架、个人照片、不合适的艺术品，甚至是糟糕的灯光位置。这些元素不会产生积极的专业声明，并可能在镜头前产生碍眼的效果。一个干净、不乱的背景和柔和的灯光总是最好的。

3.有备而来

在没有准备的情况下出现在个人会议上是不可接受的；同样的原则也适用于虚拟会议的礼仪。无论你是做演讲还是参加讨论，当有人向你介绍你应该已经知道的话题时，耽误大家的时间是不公平的。 

确保在会议前做好你的尽职调查。这可能意味着在你的日程表上划出时间来审查任何相关材料，事先快速浏览一下你的演示文稿，或者简单地阅读一下你将要讨论的主题。在没有准备的情况下参加任何会议--无论是虚拟的还是面对面的--都会使你在同事和上级面前处于不利地位。 

4.穿着得体

远程工作有很多好处。首先，你不必再坐在交通中，也不必在通勤中应付晚点的火车。你还可以在舒适的家中工作，在轻松的氛围中反映你的喜好，适合你的生活习惯。 

然而，当需要与同事们在镜头前互动时，你也不要太舒服。毕竟，在礼仪和期望方面，虚拟会议的会议规范与面对面的聚会真的没有什么不同。这要从你的衣着开始。

你应该始终像对待现实世界的会议一样对待虚拟会议，要有专业的着装。但不要只是从腰部开始穿得合适。我们都看过一些有趣的视频，一个看似衣着光鲜的专业人士在镜头前出现失误，露出了只穿着运动服或睡衣的下半身。不要成为这个简单错误的受害者。在会议期间，穿上适合工作的下装，会议一结束，你就可以跳回那些最喜欢的运动服了 

5.准时到达

你不会在办公室的会议开始后才走进去，远程会议的礼仪要求你也要准时出现在虚拟会议上。事实上，你也许应该提前几分钟到场，因为输入会议信息和主持人让大家入场可能需要时间。 

提前到场有助于确保会议能够按时开始，而且你不会耽误演出或打断已经进行的活动。此外，会议的前几分钟通常是社交活动。同事们可能会谈论他们的周末，或讨论他们最近去的有趣活动。这几分钟对建立与同事和客户的联系至关重要，你不想错过! 

6.消除分心

虚拟会议的礼仪要求你注意演讲者/主持人，避免扰乱会议进程。不幸的是，在家庭环境中存在着各种潜在的分心。无论是你的猫得了变焦病还是你的孩子生病在家，分心的可能性都很大。那么，你如何才能避免它们呢？

一个好的开始是将你所有数字设备上的通知静音，包括你的手机、电脑、平板电脑，等等。当你这样做的时候，关闭任何电子邮件、信使应用程序和网站的标签，当你应该注意的时候，你可能会被诱惑去浏览。

如果你有理由担心环境噪音，如孩子、宠物和交通，请在参加会议前关闭任何窗户和门。最后，如果可能的话，计划在会议之前或之后吃饭。即使你是静音的，在镜头前吃东西也会让人分心。

7.将你的麦克风调成静音

虽然一个好的经验法则是在着装、行为等方面把虚拟会议当作面对面的会议来对待，但也有一些虚拟会议的规范是针对媒介的。例如，除非你正在讲话，否则将你的话筒调成静音是常识。这可以确保环境噪音或你可能发出的任何噪音（如咳嗽或打字）不会打断正在进行的会议。

当涉及到你的相机时，除非有事情发生，否则最好是一直开着它。这可以传达专业精神，以及你愿意在场的意愿。如果你经常关着相机参加会议，这说明了一件事--你不愿意在那里。尽可能在会议期间开着你的相机，但在该发言之前，你要保持沉默。 

8.注意

这是虚拟会议的最重要规则之一。会议的目的是传递信息，鼓励讨论，并促进同事之间的合作。这条规则可能看起来很明显，但在家里工作时，很容易分心。 

如果你忙于查看社交媒体，浏览网页，做其他工作，与同事聊天时偏离主题，或只是隔空喊话，你会错过重要的信息，而且你将无法参与任何由此产生的讨论。更糟糕的是，这可能会影响你完成指定任务的能力。更不用说，你的同事为这次演讲付出了辛勤的劳动，给予它应有的关注是很重要的。 

9.9.保持信息的主题性

与与会者讨论边角料并无不妥，特别是如果你有问题，需要澄清，或有信息要补充。也就是说，你一定不要让边上的聊天演变成全面的社交。你的会议有一个目标，过多的旁敲侧击会导致会议超时，或导致根本没有涉及到所需的话题。 

保持你的信息简短，并与手头的会议相关。如果某个话题开始偏离会议内容，而你的目标又没有达到，那就安排一个后续讨论，以后再深入研究。虽然有些会议不管你的主题有多大，总是会超时，但很多时候，会议可以通过结构化和有规律的信息传递来很好地收尾。 

10.讲话时要投入

你是负责主持会议，还是作为议程的一部分被选来做演讲？也许你只是提出问题或参与小组讨论。无论你的投入程度如何，你必须努力与你的听众建立联系。 

无论你是在演讲、引导讨论，还是发表评论，都要看着镜头（而不是屏幕上的你的形象），说话要清楚。避免坐立不安，低头看你的手机或笔记，或其他分散注意力的行为。你要清楚地表明你在这里，你在现场，你有值得倾听的想法。 

为主持人制定的5条额外的虚拟会议规则

虽然上面的在线会议礼仪适用于任何加入远程会议的人，但有一些规则是专门适用于主持人的。当你主持一个虚拟会议时，你应该以身作则。通过适当的着装和专业的行为，你有助于为每个参加会议的人设定期望。

既然如此，你是会议的负责人，这意味着你应该采取一些额外的措施，以确保会议程序的成功，而不是浪费宝贵的工作时间。以下是每个虚拟会议主持人应该遵循的五条基本规则。

1.提供一个议程

为了尊重每个人的时间，创建一个议程以保持会议的正常进行。首先创建你希望在整个会议期间完成的目标。从那里，你可以编制一个议程，帮助你完成预期的结果，并明智地利用时间。

提前与与会者分享议程是很好的虚拟会议礼仪，这样他们就知道会发生什么，并在必要时有时间准备（比如通过回顾关键材料来参与讨论）。你的议程可以从介绍开始，涵盖列出的主题，包括提问/讨论的时间，并以简短的总结和指示或作业结束。

2.设定基本规则

作为主持人，你的工作是确保会议在规定的时间内顺利进行。提前制定基本规则，有助于每个人都保持在正确的轨道上。你应该决定是让除演讲者外的所有人静音，还是允许开放话筒进行讨论。

你会在会议期间或之后接受提问吗？人们可以提前离开吗？如果会议结束了，他们可以离开吗？虚拟会议的基本规则可能因活动而异，所以最好事先说明。

3.尽量简短

关于会议的长度，没有固定的虚拟会议规范，但会议时间越长，你就越不可能让与会者参与进来。毕竟，人们只能集中这么长时间，然后他们的思想就会开始游离。

虽然每个人的注意力是独特的，但一个好的经验法则是尽量将会议控制在一个小时之内。然而，这并不总是可能的。有时，你别无选择，只能举办一个延长的会议，以涵盖大量的信息或讨论一个复杂的话题。如果你的会议需要较长的讨论时间，请确保安排5分钟的快速休息时间。这将使与会者能够伸展身体，吃点东西，或使用洗手间。 

4.让你的会议步入正轨

如前所述，每个人的时间都很宝贵，所以保持会议的进度很重要。密切关注时间，以确保你不会超时，并在整个会议期间尽量保持稳定的节奏。如果问题或讨论耽误了会议进程，就把它们留到最后，以确保你涵盖所有的议程项目。分散注意力的情况几乎总是会发生，但如果你计划好了，你就可以尽量减少干扰，按时完成会议。

5.呈现

作为会议主持人，你是看门人和主持人，这意味着你不能离开。如果出现紧急情况，请结束会议，并将重新开始会议的任务委托给其他人。放弃你开始的会议是一种糟糕的远程会议礼仪。 

这一规则不仅适用于被 身体上 在场。你也必须在精神上在场。你可以通过仔细聆听，考虑与会者的感受，并以能够帮助他们的方式思考问题来做到这一点。在你的会议中，每个人都是身临其境，但你可以帮助他们更加 用心 以身作则。 

Sonix如何改善虚拟会议的礼仪

会议期间最大的分心之一是做笔记。虽然员工想把会议记录下来供以后使用是令人钦佩的，但这可能是一个重大的分心，导致他们错过重要的信息。消除这个问题的一个好方法是记录、转录、甚至翻译对话，这样员工就可以在事后获取信息。

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