10 Regras Essenciais da Etiqueta da Reunião Virtual

Quando se trata de etiqueta de reunião para reuniões virtuais, é importante saber o que esperar. As reuniões virtuais não são exactamente novas, mas o crescimento da força de trabalho remota tem exigido que muitos profissionais aprendam novas formas de conduzir e participar em reuniões. 

Então porque é importante aprender a etiqueta virtual, e que regras deve seguir? Neste artigo, discutiremos tudo o que precisa de saber sobre reuniões virtuais. 

A Importância da Etiqueta do Encontro Virtual

Os seres humanos são sociais por natureza, e as reuniões podem rapidamente sair fora de controlo sem estrutura ou regras a seguir. Por exemplo, as regras básicas para reuniões profissionais exigem que os participantes se comportem de forma responsável, se tratem uns aos outros com respeito, e se concentrem nos negócios em questão.

No entanto, é fácil pensar que as reuniões virtuais permitem algum nível de anonimato, um relaxamento das regras, ou uma falta de consequências no mundo real para o mau comportamento. Mas nenhuma destas coisas é verdadeira.

Mesmo quando nos encontramos virtualmente, é importante respeitar os que nos rodeiam e reconhecer que o tempo de cada um é valioso. Ao observar as regras de etiqueta, pode evitar comportamentos inadequados que desperdiçam tempo e aumentam a produtividade das suas equipas. 

10 Regras para reuniões virtuais 

Sempre que participar numa reunião virtual, espera-se que apareça e se comporte de certa forma. Muitas regras seguem o senso comum - se não o fizer numa reunião presencial, não o faça numa reunião virtual.

No entanto, o espaço de reunião virtual convida a uma atitude casual que pode levá-lo a desrespeitar mesmo as normas sociais básicas, como não interromper alguém ou não usar o rabo do pijama com a camisa apropriada para o escritório. Há também directrizes específicas para a utilização de ferramentas de comunicação digital. Aqui estão algumas regras básicas para reuniões virtuais simplificadas. 

1. Certifique-se de que todo o equipamento está a funcionar

O caracol técnico pode rapidamente descarrilar o progresso de uma reunião virtual, e não quer ser você a causá-los. A melhor maneira de evitar isto é planear com antecedência. Faça um teste para verificar a sua câmara, microfone e altifalantes muito antes da reunião, para saber que tudo está a funcionar ou para ter tempo de abordar quaisquer preocupações.

Normas de reuniões virtuais também podem exigir que mude o seu microfone, desligue a sua câmara, ou se envolva em conversas laterais, por exemplo. Certifique-se de que está familiarizado com a plataforma, de modo a poder completar tarefas simples sem perturbar a reunião.

Se for o anfitrião, deverá também aprender como funcionam todas as ferramentas para manter a reunião no bom caminho, moderar, se necessário, e ajudar os outros com quaisquer questões técnicas que possam encontrar.

2. Curar o Seu Cenário de Fundo

É natural preocupar-se com a sua aparência quando assiste a reuniões virtuais, mas a etiqueta da reunião online não começa nem acaba com o seu aparência. Também é necessário garantir que a aparência do seu passado é profissional, limpa e bem organizada.

Quando olha à volta do seu escritório em casa ou do espaço que reservou para assistir a reuniões virtuais, pode não ver nada de errado. Mas deve certificar-se sempre de olhar para a sua imagem no ecrã antes da reunião para ver o que está atrás de si.

Poderá de repente tomar conhecimento de uma estante de livros desorganizada, fotografias pessoais, trabalhos de arte inapropriados, ou mesmo má colocação de iluminação. Estes elementos não fazem uma afirmação profissional positiva e podem criar uma visão desagradável na câmara. Um pano de fundo limpo e desordenado com uma iluminação suave é sempre melhor.

3. Venha Preparado

Comparecer a uma reunião presencial não preparada é inaceitável; o mesmo princípio aplica-se à etiqueta da reunião virtual. Quer esteja a apresentar ou a participar numa discussão, é injusto atrasar toda a gente enquanto alguém o põe ao corrente de temas que já deveria estar ciente. 

Assegure-se de fazer a sua devida diligência antes da reunião. Isto pode significar um bloqueio de tempo no seu calendário para rever qualquer material relevante, fazer uma rápida análise da sua apresentação com antecedência, ou simplesmente ler sobre os tópicos que irá discutir. Aparecer em qualquer reunião não preparada - seja ela virtual ou presencial - coloca-o em maus lençóis com os seus colegas e superiores. 

4. Vestir Apropriadamente

Há muitos benefícios em trabalhar à distância. Para começar, já não tem de se sentar no trânsito ou lidar com comboios atrasados no seu trajecto. Também pode trabalhar a partir do conforto de casa, num ambiente descontraído que reflecte as suas preferências e se adapta à sua rotina. 

No entanto, não se quer ficar demasiado confortável quando é altura de interagir com os colegas na câmara. Afinal de contas, as normas de reuniões virtuais não são realmente diferentes das reuniões presenciais quando se trata de etiqueta e expectativas. Isto começa com o seu guarda-roupa.

Deve sempre tratar uma reunião virtual como uma reunião do mundo real, completa com trajes profissionais. Mas não se vista apenas de forma apropriada a partir da cintura para cima. Todos já vimos vídeos engraçados onde um profissional aparentemente bem vestido irá experimentar um erro de câmara, revelando uma metade inferior vestida apenas com suores ou pijamas. Não caia vítima deste erro fácil. Use fundos adequados ao trabalho enquanto a reunião está em sessão e, assim que terminar, pode voltar a saltar para esses suores favoritos! 

5. Chegar a tempo

Não entraria numa reunião no escritório após o seu início, e a etiqueta da reunião remota exige que também apareça para reuniões virtuais a tempo. De facto, é provável que apareça alguns minutos mais cedo, pois pode levar tempo a introduzir as informações da reunião e a deixar entrar todos. 

Aparecer cedo ajuda a garantir que a reunião pode começar a tempo e que não está a atrasar o espectáculo ou a interromper um evento já em curso. Além disso, as primeiras actas das reuniões são tipicamente para socializar. Os colegas podem falar sobre os seus fins de semana ou discutir um evento divertido a que foram recentemente. Estes poucos minutos são cruciais para criar laços com colegas e clientes e não se quer perder! 

6. Eliminar Distracções

A etiqueta da reunião virtual exige que se preste atenção ao orador/apresentador e se evite perturbar o processo. Infelizmente, há todo o tipo de potenciais distracções no ambiente doméstico. Quer o seu gato tenha os zoomies ou o seu filho esteja em casa doente, o potencial de distracção é elevado. Então, como pode evitá-las?

Um bom lugar para começar é através de notificações mutantes em todos os seus dispositivos digitais, incluindo o seu telefone, computador, tablet, etc. Já agora, feche quaisquer separadores para correio electrónico, aplicações de messenger, e websites que possa ser tentado a navegar quando deveria estar a prestar atenção.

Se tiver razões para se preocupar com o ruído ambiental como crianças, animais de estimação e tráfego, feche quaisquer janelas e portas antes de se juntar à reunião. Finalmente, planeie comer antes ou depois da sua reunião, se possível. Mesmo que esteja mudo, comer à câmara pode ser uma distracção.

7. Silencie o seu Microfone

Embora uma boa regra geral seja tratar uma reunião virtual como uma reunião presencial em termos de vestuário, comportamento, etc., existem algumas normas para reuniões virtuais que são específicas para o meio. Por exemplo, é senso comum silenciar o microfone, a menos que se esteja a falar. Isto assegura que o ruído ambiente ou qualquer ruído que possa fazer (como tossir ou dactilografar) não irá interromper a reunião em curso.

Quando se trata da sua câmara, é melhor mantê-la sempre ligada, a menos que surja alguma coisa. Isto comunica profissionalismo, assim como a sua vontade de estar presente. Se participa frequentemente em reuniões com a sua câmara desligada, diz uma coisa a seu respeito - que não quer estar presente. Mantenha a sua câmara ligada durante toda a reunião sempre que possível, mas mantenha-se emudecido até que seja altura de falar. 

8. Preste atenção

Esta é uma das regras mais importantes para reuniões virtuais. O objectivo de uma reunião é fornecer informação, encorajar a discussão, e promover a colaboração entre colegas de trabalho. Esta pode parecer uma regra óbvia, mas quando se trabalha a partir de casa, é fácil distrair-se. 

Se estiver ocupado a verificar as redes sociais, a navegar na web, a fazer outros trabalhos, a conversar fora do tópico com colegas de trabalho, ou apenas a espaçar, perderá informações importantes, e não poderá participar em qualquer discussão resultante. Pior ainda, poderá ter impacto na sua capacidade de completar tarefas atribuídas. Para não mencionar que os seus colegas trabalharam arduamente nesta apresentação e é importante dar-lhe a atenção que merece. 

9. Manter Mensagens On-Topic

Não há nada de errado em discutir tópicos secundários com os participantes, particularmente se tiver perguntas, precisar de esclarecimento, ou se tiver informações a acrescentar. Dito isto, não se deve deixar que as conversas paralelas se transformem em socialização plena. A sua reunião tem um objectivo, e demasiadas conversas secundárias podem fazer com que as reuniões sejam sobrecarregadas ou resultar em que os tópicos necessários sejam de todo cobertos. 

Mantenha as suas mensagens breves e relacionadas com a reunião em mãos. Se um tópico começar a desviar-se da reunião e o seu objectivo não for atingido, agende uma discussão de seguimento para aprofundar mais tarde. Apesar de algumas reuniões serem sempre ultrapassadas, por mais pontuais que sejam, muitas vezes, as reuniões podem ser bem atadas com mensagens estruturadas e disciplinadas. 

10. Envolver-se ao Falar

Está encarregado de conduzir a reunião, ou foi escolhido para fazer uma apresentação como parte da agenda? Talvez esteja apenas a fazer perguntas ou a participar numa discussão de grupo. Independentemente do seu nível de contribuição, deve tentar estabelecer uma ligação com o seu público. 

Quer esteja a apresentar, a liderar a discussão, ou a comentar, olhe para a câmara (não para a sua imagem no ecrã) e fale claramente. Evite mexer-se, olhar para o seu telefone ou para as suas notas, ou outro comportamento que o distraia. Quer deixar claro que está aqui, que está presente e que tem ideias que vale a pena ouvir. 

5 Regras adicionais de Reunião Virtual para Anfitriões

Embora a etiqueta da reunião online acima se aplique a qualquer pessoa que se junte a uma reunião remota, existem certas regras que se aplicam especificamente aos anfitriões. Quando se hospeda uma reunião virtual, deve dar o exemplo. Ao vestir-se adequadamente e comportar-se de forma profissional, ajuda a estabelecer expectativas para todos os que participam.

Dito isto, está encarregado da reunião, o que significa que deve tomar algumas medidas adicionais para garantir o êxito dos procedimentos e não desperdiçar tempo de trabalho valioso. Aqui estão cinco regras básicas que cada anfitrião de uma reunião virtual deve seguir.

1. Fornecer uma Agenda

Para respeitar o tempo de todos, criar uma agenda para manter a reunião no bom caminho. Comece por criar objectivos que espera alcançar ao longo da reunião. A partir daí, pode compilar uma agenda que o ajude a alcançar os resultados desejados e a utilizar o tempo sabiamente.

É uma boa etiqueta de reunião virtual partilhar a agenda com os participantes antes do tempo para que saibam o que esperar e tenham tempo para se prepararem, se necessário (por exemplo, revendo materiais chave para participar nas discussões). A sua agenda poderia começar com apresentações, cobrir tópicos listados, incluir tempo para perguntas/discussão, e terminar com uma breve recapitulação e instruções ou tarefas.

2. Estabelecer regras básicas

Como anfitrião, o seu trabalho é assegurar que a reunião decorra sem problemas e dentro do tempo estipulado. Estabelecer regras de base antes do tempo ajuda todos a manterem-se no bom caminho. Deve decidir se deve silenciar todos menos o orador ou permitir microfones abertos para discussão.

Aceitará perguntas durante ou após a reunião? É permitido às pessoas saírem mais cedo? Poderão sair se a reunião terminar? As regras básicas da reunião virtual podem variar de acordo com o evento, por isso é melhor soletrá-las à partida.

3. Mantenha-o tão curto quanto possível

Não existem normas de reuniões virtuais relacionadas com a duração das reuniões, mas quanto mais tempo durarem, menor é a probabilidade de manter os participantes envolvidos. Afinal, as pessoas só se podem concentrar durante muito tempo antes de começarem a vaguear.

Embora o tempo de atenção seja único para cada indivíduo, uma boa regra de ouro é tentar manter as reuniões a uma hora. No entanto, isto nem sempre é possível. Por vezes, não tem outra escolha senão organizar uma reunião alargada para cobrir muita informação ou discutir um tema complexo. Se tiver reuniões que exijam tempos de discussão mais longos, certifique-se de marcar tempo para pausas rápidas de cinco minutos. Isto permitirá aos participantes esticarem-se, comerem um lanche, ou utilizarem a casa de banho. 

4. Mantenha a sua reunião no caminho certo

Como mencionado anteriormente, o tempo de todos é valioso, por isso é importante manter a sua reunião no bom caminho. Esteja atento ao relógio para garantir que não atropela e tente manter um ritmo constante durante toda a reunião. Se as perguntas ou discussões atrasarem os procedimentos, guarde-as para o final para garantir que cobre todos os pontos da agenda. Distracções acontecerão quase sempre, mas se as planear, pode minimizar as interrupções e terminar a reunião a tempo.

5. Estar presente

Como anfitrião da reunião, você é o porteiro e o moderador, o que significa que não pode sair. Se surgir uma emergência, termine a reunião e delegue a tarefa de a reiniciar noutra pessoa. É uma má etiqueta de reunião remota abandonar uma sessão que iniciou. 

Esta regra não se aplica apenas a ser fisicamente presente. Também deve estar mentalmente presente. Pode fazê-lo ouvindo atentamente, considerando os sentimentos dos participantes, e pensando nas perguntas de uma forma que os possa ajudar. Todos na sua reunião estão fisicamente presentes, mas pode ajudá-los a estar mais conscientemente presente pelo exemplo. 

Como a Sonix pode melhorar a Etiqueta do Encontro Virtual

Uma das maiores distracções durante uma reunião é a tomada de notas. Embora seja admirável que os funcionários queiram registar a reunião para uso posterior, isto pode ser uma grande distracção e levá-los a perder informações importantes. Uma grande forma de eliminar esta questão é gravar, transcrever, e até traduzir o diálogo para que os funcionários possam ter acesso à informação depois do facto.

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