Was ist die Zoom-Transkription?

Bei der Zoom-Transkription handelt es sich um den Vorgang, bei dem gesprochene Inhalte aus Zoom-Meetings in geschriebenen Text umgewandelt werden – entweder mithilfe der in Zoom integrierten Transkriptionsfunktionen oder mithilfe von Transkriptionstools von Drittanbietern. Diese Funktion wandelt Videokonferenzen, Webinare und aufgezeichnete Anrufe in durchsuchbare, teilbare Dokumente um, die als dauerhafte Aufzeichnungen von Gesprächen, Entscheidungen und Maßnahmen dienen.

So funktioniert die Zoom-Transkription

Zoom bietet zwei Hauptmethoden zur Transkription an: die Live-Transkription während Besprechungen und die Transkription von Cloud-Aufzeichnungen im Nachhinein.

Live-Transkription

Wenn diese Funktion aktiviert ist, zeigt Zoom am unteren Rand des Besprechungsfensters in Echtzeit Untertitel an, sobald die Teilnehmer sprechen. Diese Funktion nutzt automatische Spracherkennung (ASR)-Technologie zur Audioverarbeitung und Textgenerierung mit minimaler Verzögerung. Die Live-Transkription unterstützt fast 50 Sprachen und kann von Moderatoren oder Teilnehmern während jeder Besprechung aktiviert werden.

Transkription von Cloud-Aufzeichnungen

Bei Besprechungen, die in der Zoom-Cloud aufgezeichnet werden, erstellt die Plattform nach Ende der Besprechung automatisch ein Transkript. Die Bearbeitungszeit variiert, beträgt jedoch in der Regel mindestens das Doppelte der Besprechungsdauer. Die Transkription einer einstündigen Besprechung kann zwei Stunden oder länger dauern, und zu Spitzenzeiten kann die Bearbeitung bis zu 24 Stunden in Anspruch nehmen. Nach Abschluss der Transkription wird das Transkript als VTT-Datei neben Ihrer Aufzeichnung im Zoom-Webportal angezeigt.

Für beide Methoden ist ein kostenpflichtiges Zoom-Konto (Pro, Business oder Enterprise) erforderlich. Mit kostenlosen Zoom-Konten können die integrierten Transkriptionsfunktionen nicht genutzt werden; Nutzer können Besprechungen jedoch weiterhin transkribieren, indem sie die Aufzeichnungen herunterladen und externe Transkriptionsdienste nutzen.

Der technische Ablauf umfasst folgende Schritte:

1. Tonaufzeichnung von Besprechungsteilnehmern
2. Bei der ASR-Verarbeitung wird Sprache in Text umgewandelt
3. Bei der Sprecheridentifizierung wird versucht, zuzuordnen, wer was gesagt hat.
4. Durch die Erzeugung von Zeitstempeln wird der Text mit dem Audio synchronisiert
5. Ausgabe als VTT-Datei oder Bildschirmuntertitel

Warum Zoom-Transkriptionen wichtig sind

Zoom Transcription bietet Lösungen für verschiedene praktische Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, wenn Videokonferenzen einen Großteil ihrer Arbeitsabläufe ausmachen.

Barrierefreiheit und Inklusion: Live-Untertitel helfen gehörlosen oder schwerhörigen Teilnehmern, Gesprächen in Echtzeit zu folgen. Sitzungsprotokolle unterstützen zudem Mitarbeiter, die schriftliche Informationen besser verarbeiten können als gesprochene Inhalte. Organisationen, die der WCAG-Richtlinien zur Barrierefreiheit verlassen sich häufig auf Transkriptionen, um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Dokumentation und Aufbewahrung von Unterlagen: Anstatt sich auf handschriftliche Notizen zu verlassen, die je nach Teilnehmer unterschiedlich ausfallen, bieten Protokolle eine vollständige, objektive Aufzeichnung der besprochenen Inhalte. Rechtsabteilungen nutzen Protokolle für Zeugenvernehmungen und Mandantenberatungen. Marktforschungsunternehmen dokumentieren Interviews und Fokusgruppen. Vertriebsteams erfassen Gespräche mit potenziellen Kunden zur Integration in das CRM-System und für Coaching-Zwecke.

Durchsuchbarkeit und Analyse: Text lässt sich auf eine Weise durchsuchen, wie es bei Audio- und Videoaufnahmen nicht möglich ist. Möchten Sie herausfinden, wann ein bestimmtes Thema in Dutzenden von Sitzungen besprochen wurde? Mit Transkripten ist das möglich. KI-gestützte Analyse-Tools kann aus transkribierten Inhalten Themen herausarbeiten, Kernpunkte zusammenfassen und Maßnahmen ableiten.

Asynchrone Zusammenarbeit: Nicht jeder kann an jeder Besprechung teilnehmen. Dank der Protokolle können sich Teammitglieder in anderen Zeitzonen oder mit Terminüberschneidungen schnell auf den Stand bringen, indem sie den Text lesen, anstatt sich die gesamten Aufzeichnungen anzusehen.

Zoom-eigene Transkriptionstools im Vergleich zu Tools von Drittanbietern

Die in Zoom integrierte Transkriptionsfunktion eignet sich gut für grundlegende Anforderungen, doch Unternehmen mit höheren Anforderungen an die Genauigkeit oder spezifischen Anforderungen an den Arbeitsablauf greifen häufig auf spezielle Transkriptionstools zurück.

Zoom-eigene Transkription:

• Kontoanforderungen: Pro-, Business- oder Enterprise-Tarif erforderlich
• Bearbeitungszeit: In der Regel das Doppelte der Sitzungsdauer, manchmal bis zu 24 Stunden
• Formate exportieren: Nur VTT
• Unterstützung von Sprachen: 49 Sprachen
• Bearbeitungsmöglichkeiten: Grundlegende Bearbeitung des Webportals
• Übersetzung: Separate Funktion

Transkriptionstools von Drittanbietern:

• Kontoanforderungen: In der Regel keine (laden Sie eine beliebige Aufnahme hoch)
• Bearbeitungszeit: Oft schnellere Stapelverarbeitung
• Formate exportieren: Verschiedene Formate (SRT, VTT, Word, PDF)
• Unterstützung von Sprachen: Oft mehr als 40 Sprachen
• Bearbeitungsmöglichkeiten: Voll ausgestattete Editoren mit Wiedergabesynchronisation
• Übersetzung: Oft mit der Transkription verknüpft

Für Teams, die mit sensiblen Inhalten arbeiten – Gerichtsverfahren, medizinische Konsultationen, Unternehmenskommunikation –, sind Dienste mit SOC 2-Konformität zusätzliche Sicherheitsgarantien bieten, die über das Standardangebot von Zoom hinausgehen können.

Viele Fachleute verfolgen einen hybriden Ansatz: Sie nutzen die Live-Untertitel von Zoom, um die Barrierefreiheit während der Besprechung zu gewährleisten, und bearbeiten die Aufzeichnungen anschließend mit speziellen Tools wie Sonix, wenn es vor allem auf Genauigkeit und Formatierung ankommt.

Bewährte Verfahren für präzise Zoom-Transkripte

Die Genauigkeit der Transkription hängt stark von der Audioqualität ab. Mit ein paar kleinen Anpassungen lassen sich Ihre Ergebnisse deutlich verbessern:

Optimieren Sie Ihre Audio-Umgebung: Minimieren Sie Hintergrundgeräusche, verwenden Sie nach Möglichkeit externe Mikrofone und vermeiden Sie es, in der Nähe Ihres Mikrofons mit Papier zu rascheln oder auf der Tastatur zu tippen. In der Dokumentation von Zoom wird betont, dass eine klare Audioaufnahme der wichtigste Faktor für die Genauigkeit der Transkription ist.

Sprich deutlich und natürlich: Auch wenn Sie nicht drastisch langsamer sprechen müssen, hilft es dem ASR-System, Sprecher zu identifizieren und vollständige Sätze zu erfassen, wenn Sie ein Durcheinander von Stimmen (wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen) vermeiden.

Benutzerdefinierte Vokabeln verwenden: Bei einigen Transkriptionstools können Sie branchenspezifische Fachbegriffe, Firmennamen und Fachjargon hinzufügen, die andernfalls möglicherweise falsch erkannt würden. Dies ist insbesondere in den Bereichen Medizin, Recht und Technik von großem Nutzen.

Überprüfen und bearbeiten: Keine automatisierte Transkription ist perfekt. Planen Sie Zeit ein, um die Transkripte wichtiger Besprechungen zu überprüfen, insbesondere solcher, bei denen Entscheidungen getroffen, Verpflichtungen eingegangen oder Compliance-Unterlagen erstellt wurden. Tools mit synchronisierte Wiedergabe diesen Überprüfungsprozess beschleunigen.

Verwandte Begriffe

• Geschlossene Untertitel — Bildschirmtext, den die Zuschauer ein- oder ausschalten können und der häufig aus Transkripten generiert wird
• Automatisierte Transkription — Nutzung von KI-/ASR-Technologie zur Umwandlung von Sprache in Text ohne menschliches Eingreifen
• Diarisierung der Sprecher — Identifizierung und Kennzeichnung verschiedener Sprecher innerhalb eines Transkripts
• VTT-Datei — Das WebVTT-Format, das von Zoom und vielen Web-Videoplayern für Untertitel verwendet wird
• Echtzeit-Transkription — Umwandlung von Sprache in Text in Echtzeit, mit minimaler Verzögerung

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Zoom-Meetings kostenlos transkribieren?

Für die integrierte Transkriptionsfunktion von Zoom ist ein kostenpflichtiges Konto (Pro, Business oder Enterprise) erforderlich. Sie können Meetings jedoch auch mit einem kostenlosen Konto lokal aufzeichnen und diese Aufzeichnungen anschließend bei Transkriptionsdiensten von Drittanbietern hochladen. Auf diese Weise erhalten kostenlose Nutzer Zugang zu Transkriptionen, wobei diese oft eine höhere Genauigkeit und mehr Exportoptionen bieten.

Wie lange braucht Zoom, um eine Aufzeichnung zu transkribieren?

Die Bearbeitungszeit bei Zoom variiert, beträgt jedoch in der Regel mindestens das Doppelte der Dauer der Besprechung. Die Transkription einer 30-minütigen Besprechung kann etwa eine Stunde dauern, zu Spitzenzeiten kann es jedoch auch länger dauern. Diese Bearbeitung erfolgt automatisch nach Abschluss der Cloud-Aufzeichnung – abgesehen von der Aktivierung der Funktion in Ihren Kontoeinstellungen sind keine manuellen Schritte erforderlich.

Warum ist mein Zoom-Protokoll ungenau?

Häufige Ursachen sind unter anderem schlechte Audioqualität (Hintergrundgeräusche, geringe Mikrofonlautstärke), starke Akzente, mit denen das ASR-Modell Schwierigkeiten hat, Fachbegriffe, die nicht in seinem Vokabular enthalten sind, sowie Übersprechen zwischen den Sprechern. Durch eine Verbesserung Ihrer Audioausstattung und eine klare Aussprache lässt sich die Genauigkeit erheblich steigern. Bei geschäftskritischen Inhalten sollten Sie den Einsatz von Transkriptionstools in Betracht ziehen, die eine Überprüfung durch Menschen oder KI-Modelle mit höherer Genauigkeit bieten.

Können Zoom-Protokolle in andere Sprachen übersetzt werden?

Zoom bietet eine Live-Übersetzung als von der Transkription getrennte Funktion an, die während Besprechungen die Übersetzung zwischen über 30 Sprachen unterstützt. Für Übersetzungsanforderungen nach der Besprechung stehen spezielle Übersetzungsdienste kann Ihre Transkripte in über 50 Sprachen übersetzen und dabei die zeitliche Abstimmung der Untertitel gewährleisten.

Wo werden meine Zoom-Transkripte gespeichert?

Die Transkripte der Cloud-Aufzeichnungen werden zusammen mit den zugehörigen Videoaufzeichnungen im Webportal Ihres Zoom-Kontos gespeichert. Sie können darauf zugreifen, indem Sie sich bei zoom.us anmelden, zu „Aufzeichnungen“ navigieren und das entsprechende Meeting auswählen. Von dort aus können Sie die VTT-Transkriptdatei anzeigen, bearbeiten und herunterladen.