Zoom Webinars vs Reuniões: Um Guia Definitivo para o ajudar a escolher a ferramenta certa

O Zoom tornou-se o padrão para reuniões em linha desde a pandemia. Embora muitos de nós tenhamos começado a sentir o "cansaço do Zoom" durante a era do confinamento, esta ferramenta prática provou ser uma forma fácil, rápida e conveniente de nos ligarmos a outras pessoas à distância.

Todos os dias, 11 milhões de reuniões são realizados nos Estados Unidos, com mais eventos a decorrer online do que nunca. Mas estes eventos virtuais não se limitam apenas a reuniões. Há todo um mundo digital de fóruns online, conferências virtuais, e muito mais. No entanto, uma das maiores tendências a vir de eventos online é a realização de webinars. Mas o que é um webinar, e em que é diferente de uma reunião de negócios regular? 

O Zoom é uma das ferramentas de comunicação mais populares atualmente e oferece uma tecnologia abrangente que permite todos os tipos de eventos virtuais. É por isso que saber a diferença entre os recursos de um webinar Zoom e de uma reunião pode ajudá-lo a selecionar as ferramentas de comunicação certas do seu arsenal. Neste artigo, discutiremos a diferença entre Zoom Meetings e Zoom Webinars, as vantagens de cada um e quando você deve usar um em vez do outro.

Zoom Webinar vs. Reunião: Qual é a diferença?

O Zoom Meeting vs. Zoom Webinar pode parecer duas marcas diferentes para essencialmente o mesmo produto, mas isto não é verdade. Cada solução oferece várias características únicas relevantes para cada tipo de evento. O Zoom Webinar é um serviço adicional que pode subscrever como parte da sua conta principal, enquanto que o Meeting está disponível gratuitamente.

A principal diferença é que o Zoom Meeting está vocacionado para acolher sessões interactivas para pequenas equipas. Segundo o Zoom, o Meeting é melhor utilizado para grupos de até dez pessoas. Isso torna-a ideal para a reunião de negócios média, uma vez que 73% de reuniões virtuais consistem em duas a quatro pessoas. O Zoom Meeting é também ideal para se ligar aos clientes, conduzir sessões empresariais, e encorajar as equipas a melhorar a colaboração e a produtividade.

Algumas das principais características do Zoom Meeting incluem:

• Partilha de áudio
• Funcionalidade de mudo/unmute
• Partilha de vídeo
• Salas de espera
• Salas de descanso

A grande diferença entre Webinar versus Reunião sobre Zoom é que a função de Webinar foi concebida para interagir com um público maior. Se quiser conduzir uma aula online ou realizar uma conferência virtual, o Zoom Meeting não está concebido para este tipo de comunicação.

É aí que entra o Webinar Zoom. A realização de um webinar significa que é necessário ter a capacidade de controlar o evento de modo a evitar interrupções e manter o compromisso. Algumas das características adicionais do Webinar de Zoom incluem:

• Modo só áudio
• Modo só para ouvir
• Desmudo exclusivo para o anfitrião
• Partilha de vídeo apenas no anfitrião
• Integração com PayPal
• Integração com o Eventbrite

Em suma, a realização de um Webinar vs. Reunião em Zoom dá-lhe acesso a funcionalidades concebidas para um formato de apresentação para inspirar e educar uma audiência maior.

Vantagens das Reuniões Zoom

É provável que já esteja familiarizado com o software Zoom Meeting. Como padrão de ouro do software de videoconferência no local de trabalho, 300 milhões de pessoas já o utiliza para conduzir tudo, desde os campos de venda até aos agrupamentos de equipas.

Assim, uma vez que comparámos as características de um webinar versus software de reunião, vamos explorar as vantagens de Zoom Meetings.

• Grátis - A licença gratuita do Zoom permite até 100 participantes em reuniões por 40 minutos ou menos. Com a licença gratuita, irá beneficiar de reuniões ilimitadas.
• Salas de descanso - Colaborar mais estreitamente, dividindo os participantes em grupos mais pequenos, como durante os eventos de embarque de empregados ou de formação de equipas.
• Salas de Zoom - Transformar qualquer local num espaço de encontro, reunindo trabalhadores à distância.
• Conformidade - O software de reunião do Zoom funciona com uma encriptação robusta de ponta a ponta. O Zoom pode ser gratuito, mas cumpre os mais rigorosos regulamentos de conformidade, incluindo o HIPAA.
• Integrações - Utilize o seu espaço de reunião em qualquer lugar, a qualquer momento com fortes integrações em ferramentas como Slack, Skype, Google Suite, e Salesforce.
• Streaming - Como utilizador licenciado, transmita as suas reuniões ao vivo no YouTube, Facebook, e Twitch.
• Sondagem - Lance até 25 sondagens nas suas reuniões para determinar o que a sua equipa pensa sobre um determinado assunto. As sondagens instantâneas são uma forma muito mais eficiente de angariar participantes, mantendo a sua reunião no bom caminho.

Estas características robustas são a razão pela qual Zoom tomou o mundo de assalto. Com o aumento do trabalho remoto, o Zoom Meeting é facilmente a melhor opção de comunicação para equipas mais pequenas.

As Vantagens dos Webinars

Uma comparação rápida de uma Reunião vs. Zoom Webinar apresenta o problema óbvio de estar limitado a 100 participantes e 40 minutos como parte da sua licença gratuita. O Webinar Zoom pode acolher até 50.000 participantes em simultâneo, sem qualquer limite de tempo.

O Zoom também forneceu várias funcionalidades exclusivas para a sua solução de webinar, mas isto levanta a questão: um webinar é como uma reunião? Não no Zoom. Vejamos os benefícios exclusivos do Zoom Webinar: 

• Inscrição - Agende o seu webinar e exija o registo como condição de entrada. Todos os campos são completamente personalizáveis, proporcionando a oportunidade perfeita para aprender mais sobre os seus convidados.
• Branding - Adicione a sua própria marca à sua página de registo para aumentar o profissionalismo. Inclua tudo, desde o seu logótipo e esquema de cores até à informação do orador.
• URLs de rastreio de fontes - Crie ligações únicas para dar uma visão valiosa sobre a localização dos seus participantes. Pode também utilizar estes URLs para recolher informações sobre diferentes canais, tais como inscrições no Facebook vs. Twitter.
• PERGUNTAS E RESPOSTAS - A funcionalidade de perguntas e respostas permite aos participantes submeterem perguntas durante o webinar. Pode também permitir que os participantes respondam e façam outras perguntas para aliviar a carga dos seus membros do painel.
• Integração PayPal/Eventbrite - As integrações do PayPal permitem-lhe rentabilizar os seus webinars e a Eventbrite permite-lhe vender bilhetes e sincronizar as informações de todos os que efectuam uma compra.
• Inquérito pós-conferência Web - Enviar inquéritos personalizados a todos os participantes após o evento. O feedback é essencial para qualquer marca, e esta é a forma mais fácil de o solicitar quando o encontro ainda está fresco na mente das pessoas.
• Ver Gestão - O suporte de três ecrãs mostra simultaneamente os membros do painel, a apresentação e o orador activo aos seus convidados. Pode também reorganizar a ordem dos seus ecrãs de acordo com o seu formato preferido.
• Streaming - Transmita para o YouTube, Facebook, ou qualquer outra plataforma personalizada para aumentar o alcance do seu webinar.

Como pode ver, uma comparação de Zoom Webinar vs. Meeting permite-lhe aceder a toda uma série de características concebidas para profissionalizar o seu webinar. Pode também optar por actualizar para Zoom Events, que é uma plataforma de gestão de eventos. Se estiver a considerar Eventos Zoom vs. Webinar Zoom, é importante notar que Eventos é mais adequado para sessões separadas, eventos de vários dias, e conferências com várias sessões.

Como escolher entre Zoom Webinar vs. Reunião

A maioria das empresas não precisa de um software sofisticado - precisa apenas de uma opção de reunião fiável e conveniente que ofereça funcionalidades de conversação em grupo e de partilha de ecrã. Se as suas necessidades se limitam à realização de reuniões de equipa semanais com grupos mais pequenos, é provável que o Zoom Webinar não valha o investimento para ter acesso a uma sala de conferências virtual. 

Se está a pensar em utilizar o Zoom para mais do que as suas características básicas, o Webinar poderá ser adequado para si. Aqui estão algumas considerações para o ajudar a determinar a ferramenta de comunicação certa.

Objectivo da Reunião e Dimensão do Público

Se o seu agrupamento for composto por mais de 100 pessoas e precisar de mais de 40 minutos, o Zoom Webinar é a escolha certa para si. As limitações do Zoom à sua funcionalidade Reunião significam que não terá outra escolha a não ser a de actualizar. 

Comparando as principais diferenças entre Zoom Webinars e Reuniões, os Zoom Webinars são melhor descritos como auditórios virtuais que visam dar palestras, educar e inspirar. Por outro lado, uma reunião menor entre colegas requer maior colaboração interativa. Quando a interação da equipa é uma prioridade, o Zoom Meeting é a melhor solução.

Nível de Colaboração

A grande diferença entre o Webinar Zoom de uma equipa e a Reunião Zoom realizada semanalmente é que a função Reunião Zoom foi concebida para a colaboração.

Se precisar de fazer uma apresentação, a opção pela funcionalidade Webinar garantirá que os participantes permanecem num modo apenas de audição. Os webinars são projetados para serem mais educacionais do que interativos. Isso não quer dizer que o Webinar não ofereça espaço para colaboração, mas o Zoom Meeting é a melhor maneira de permitir conversas e colaboração entre os membros da equipe para sessões mais interativas. 

O Zoom Meeting faz a milha extra, apresentando salas de descanso para criar grupos mais pequenos para opções de colaboração ainda mais personalizadas. Também se pode enviar mensagens privadas para conversas individuais. Nenhuma destas funções é propícia a um webinar bem sucedido, mas são funcionalidades úteis para o Zoom Meetings.

Nível de controlo com os membros do público

Qual é o nível de controlo necessário sobre o seu público? Ao considerar a diferença entre webinars e reuniões, o Zoom oferece ferramentas de gerenciamento aprimoradas em seu formato de webinar que permitem um controle preciso sobre as interações do público durante grandes eventos, o que não é encontrado em uma sessão de reunião padrão. Os webinars são zonas livres de interrupções, onde a participação do público é limitada. Com o Zoom Webinar, tem várias funcionalidades para controlar os membros da audiência.

Por exemplo, apenas o anfitrião, ou um moderador designado, pode desmutar um participante. O formato de qualquer participação é também muito mais estruturado, com o Q&As a substituir as sessões de brainstorming de fluxo rápido. Este nível de controlo é vital para um ambiente baseado em webinar porque pode não conhecer pessoalmente a maioria dos participantes e não conseguir prever o seu comportamento. Em contraste, uma reunião interna não requer este nível de controlo porque todos já se conhecem uns aos outros.

Considerações sobre os custos de uma reunião via Zoom ou de um webinar

Está a tentar decidir entre Reuniões Zoom e Webinar para as suas necessidades? Ao ponderar as diferenças entre os dois, o custo é um fator crucial a considerar. Para um evento on-line regular com um grupo menor de participantes, o Zoom Meeting oferece planos econômicos, incluindo os planos Pro e Business. No entanto, se estiver a planear organizar reuniões virtuais para um grande público, o Zoom Webinar é uma opção melhor, embora tenha um custo mais elevado. No entanto, os recursos avançados de um webinar podem justificar o preço mais alto, especialmente se você estiver organizando sessões Zoom em grande escala ou geradoras de receita.

Os seus objectivos

Afaste-se e considere os seus objectivos para o seu próximo evento. Vai ensinar um grupo de executivos? Vai dar as boas-vindas aos membros do painel convidado para partilharem a sua sabedoria? Estará a divulgar os relatórios trimestrais da sua empresa? Será uma reunião semanal da equipa?

Estas perguntas destinam-se a ajudá-lo a identificar o objectivo do evento virtual e a escolher a solução mais adequada para a ocasião. Pense numa Reunião Zoom como o equivalente a uma reunião presencial no seu escritório. As reuniões são concebidas para servir como uma oportunidade para todos partilharem os seus conhecimentos e levantarem quaisquer preocupações. Opte por Reuniões Zoom para reuniões de clientes individuais, colaboração de colegas de trabalho, e avaliações de desempenho dos funcionários.  

Se o seu objectivo é educar ou instruir um grande grupo de pessoas, o Zoom Webinar é a melhor opção. Se se dirige a um público externo ou procura rentabilizar o seu próximo evento, apenas o Webinar Zoom fornece as características de que necessita para maximizar o valor do seu webinar.

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Quer opte por organizar webinars ou reuniões, uma das características mais valiosas de ambas é que os eventos virtuais podem ser gravados, transcritos e partilhados com outros. Outros benefícios incluem transcrições automáticas e legendagemque são ambos essenciais para reforçar o alcance e a acessibilidade dos seus eventos virtuais. 

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