Zoom Webinars vs Reuniones: Una guía definitiva para ayudarle a elegir la herramienta adecuada

Zoom se ha convertido en el estándar para las reuniones en línea desde la pandemia. Aunque muchos de nosotros empezamos a experimentar "fatiga Zoom" durante la época del bloqueo, esta práctica herramienta ha demostrado ser una forma fácil, rápida y cómoda de conectar con otros a distancia.

Todos los días, 11 millones de reuniones se celebran en Estados Unidos, y cada vez son más los eventos que tienen lugar en línea. Pero estos actos virtuales no se limitan a las reuniones. Existe todo un mundo digital de foros en línea, conferencias virtuales y mucho más. Sin embargo, una de las mayores tendencias de los eventos en línea son los seminarios web. Pero, ¿qué es un webinar y en qué se diferencia de una reunión de negocios normal? 

Zoom es una de las herramientas de comunicación más populares hoy en día, y ofrece una tecnología integral que permite todo tipo de eventos virtuales. Por eso, conocer la diferencia entre las características de un Webinar de Zoom y las de una Reunión puede ayudarle a seleccionar las herramientas de comunicación adecuadas de su arsenal. En este artículo, hablaremos de la diferencia entre Zoom Meetings y Zoom Webinars, las ventajas de cada uno y cuándo debería utilizar uno sobre el otro.

Zoom Webinar vs. Reunión: ¿Cuál es la diferencia?

Zoom Meeting frente a Zoom Webinar pueden parecer dos marcas diferentes para básicamente el mismo producto, pero no es cierto. Cada solución ofrece varias características únicas relevantes para cada tipo de evento. Zoom Webinar es un servicio adicional al que puede suscribirse como parte de su cuenta principal, mientras que Meeting está disponible de forma gratuita.

La principal diferencia es que Zoom Meeting está orientado a organizar sesiones interactivas para equipos pequeños. Según Zoom, Meeting es ideal para grupos de hasta diez personas. Eso lo hace ideal para una reunión de negocios normal, ya que 73% de reuniones virtuales de dos a cuatro personas. Zoom Meeting también es ideal para conectar con clientes, realizar sesiones corporativas y animar a los equipos a mejorar la colaboración y la productividad.

Algunas de las principales características de Zoom Meeting son:

• Compartir audio
• Función de silenciamiento
• Compartir vídeos
• Salas de espera
• Salas de descanso

La gran diferencia entre Webinar y Reunión en Zoom es que la función Webinar está diseñada para interactuar con un público más amplio. Si desea impartir una clase en línea o celebrar una conferencia virtual, Zoom Meeting no está diseñado para este tipo de comunicación.

Ahí es donde entra Zoom Webinar. Para organizar un seminario web es necesario poder controlar el evento para evitar interrupciones y mantener la participación. Algunas de las características añadidas de Zoom Webinar incluyen:

• Modo sólo audio
• Modo sólo escucha
• Desmute exclusivo para el anfitrión
• Compartir vídeos sólo con el anfitrión
• Integración de PayPal
• Integración de EventBrite

En resumen, celebrar un seminario web frente a una reunión en Zoom le da acceso a funciones diseñadas para un formato de presentación con el fin de inspirar y educar a un público más amplio.

Ventajas de las reuniones con Zoom

Lo más probable es que ya conozca el software Zoom Meeting. Como el estándar de oro del software de videoconferencia en el lugar de trabajo, 300 millones de personas ya lo utilizan para realizar todo tipo de actividades, desde presentaciones de ventas hasta reuniones de equipo.

Así que, ya que hemos comparado las características de un webinar frente a las de un software de reuniones, vamos a explorar las ventajas de Zoom Meetings.

• Gratis - La licencia gratuita de Zoom permite hasta 100 participantes en reuniones de 40 minutos o menos. Con la licencia gratuita, te beneficiarás de reuniones ilimitadas.
• Salas de descanso - Colabore más estrechamente dividiendo a los participantes en grupos más pequeños, como durante la incorporación de empleados o los eventos de creación de equipos.
• Zoom Habitaciones - Convierta cualquier lugar en un espacio de reunión, reuniendo a los trabajadores remotos.
• Conformidad - El software de reuniones de Zoom funciona con una sólida encriptación de extremo a extremo. Zoom puede ser gratuito, pero cumple las normativas más estrictas, incluida la HIPAA.
• Integraciones - Utilice su espacio de reuniones en cualquier lugar y en cualquier momento con sólidas integraciones con herramientas como Slack, Skype, Google Suite y Salesforce.
• Streaming - Como usuario con licencia, retransmita sus reuniones en directo en YouTube, Facebook y Twitch.
• Sondeo - Lance hasta 25 encuestas en sus reuniones para conocer la opinión de su equipo sobre un tema concreto. El sondeo instantáneo es una forma mucho más eficaz de sondear a los participantes y mantener el ritmo de la reunión.

Estas sólidas funciones son la razón por la que Zoom ha arrasado en todo el mundo. Con el auge del trabajo a distancia, Zoom Meeting es sin duda la mejor opción de comunicación para equipos pequeños.

Ventajas de los seminarios web

Una rápida comparación de una Reunión vs. Webinar Zoom presenta el problema obvio de estar limitado a 100 participantes y 40 minutos como parte de su licencia gratuita. Zoom Webinar puede acoger hasta 50.000 participantes simultáneamente sin límite de tiempo.

Zoom también ha proporcionado varias características exclusivas para su solución de webinar, pero esto plantea la pregunta: ¿es un webinar como una reunión? Con Zoom, no. Veamos las ventajas exclusivas de Zoom Webinar: 

• Inscripción - Programe su seminario web y exija el registro como condición de entrada. Todos los campos son totalmente personalizables, lo que ofrece la oportunidad perfecta para conocer mejor a sus invitados.
• Marca - Añada su propia marca a la página de inscripción para aumentar la profesionalidad. Inclúyalo todo, desde su logotipo y combinación de colores hasta la información sobre los ponentes.
• URL de seguimiento de fuentes - Cree enlaces únicos para obtener información valiosa sobre la ubicación de sus asistentes. También puede utilizar estas URL para recopilar información sobre diferentes canales, como las inscripciones en Facebook frente a las de Twitter.
• PREGUNTAS Y RESPUESTAS - La función de preguntas y respuestas permite a los asistentes enviar preguntas durante el seminario web. También puede permitir que los asistentes respondan y voten otras preguntas para aligerar la carga de los panelistas.
• Integración PayPal/EventBrite - Las integraciones de PayPal le permiten monetizar sus seminarios web, y EventBrite le permite vender entradas y sincronizar la información de todos los que realicen una compra.
• Encuesta posterior al seminario - Envíe encuestas personalizadas a todos los asistentes después del evento. Los comentarios son esenciales para cualquier marca, y esta es la forma más fácil de solicitarlos cuando la reunión aún está fresca en la memoria de los asistentes.
• Ver Gestión - El soporte de tres pantallas muestra simultáneamente a sus invitados los panelistas, la presentación y el orador activo. También puedes reorganizar el orden de las pantallas según el formato que prefieras.
• Streaming - Transmita a YouTube, Facebook o cualquier otra plataforma personalizada para aumentar el alcance de su seminario web.

Como puede ver, la comparación entre Zoom Webinar y Meeting le permite acceder a toda una serie de funciones diseñadas para profesionalizar su webinar. También puede optar por actualizar a Zoom Events, que es una plataforma de gestión de eventos. Si está considerando Zoom Events frente a Zoom Webinar, es importante tener en cuenta que Events es más adecuado para sesiones separadas, eventos de varios días y conferencias de varias sesiones.

Cómo elegir entre webinar o reunión con Zoom

La mayoría de las empresas no necesitan un software sofisticado, sino una opción de reunión fiable y cómoda. Si sus necesidades se limitan a celebrar reuniones de equipo semanales con grupos más pequeños, es probable que Zoom Webinar no merezca la pena. 

Si está pensando en utilizar Zoom para algo más que sus funciones básicas, Webinar podría ser lo más adecuado para usted. Aquí tienes algunas consideraciones que te ayudarán a determinar cuál es la herramienta de comunicación adecuada.

Objetivo de la reunión y tamaño de la audiencia

Si su reunión consta de más de 100 personas y necesita más de 40 minutos, Zoom Webinar es la opción adecuada. Las limitaciones de Zoom en su función Meeting hacen que no tengas más remedio que actualizarla. 

Los seminarios web se describen mejor como auditorios virtuales cuyo objetivo es dar conferencias, educar e inspirar. Por otro lado, una reunión más pequeña entre colegas requiere una mayor colaboración interactiva. Cuando la interacción en equipo es una prioridad, Zoom Meeting es la mejor solución.

Nivel de colaboración

La gran diferencia entre un seminario web de un equipo y las reuniones que se celebran semanalmente es que la función Zoom Meeting está diseñada para la colaboración.

Si tiene que hacer una presentación, opte por la función Webinar para que los participantes sólo escuchen. Los webinars están diseñados para ser más educativos que interactivos. Eso no quiere decir que Webinar no ofrezca espacio para la colaboración, pero Zoom Meeting es la mejor manera de permitir la conversación y la colaboración entre los miembros del equipo. 

Zoom Meeting va un paso más allá y ofrece salas de reuniones para crear grupos más pequeños y disfrutar de opciones de colaboración aún más personalizadas. También puedes enviar mensajes privados para conversaciones individuales. Ninguna de estas funciones contribuye al éxito de un webinar, pero son útiles para Zoom Meetings.

Nivel de control con los miembros del público

¿Cuánto control necesita sobre su audiencia? Los webinars son zonas libres de interrupciones donde la participación de la audiencia es limitada. Con Zoom Webinar, dispones de varias funciones para controlar a los miembros de la audiencia.

Por ejemplo, sólo el anfitrión, o un moderador designado, puede anular el silencio de un asistente. El formato de cualquier participación es también mucho más estructurado, y las preguntas y respuestas sustituyen a las sesiones rápidas de intercambio de ideas. Este nivel de control es vital en un entorno basado en webinars, porque es posible que no conozcas personalmente a la mayoría de los asistentes y no puedas predecir cómo se comportarán. En cambio, una reunión interna no requiere este nivel de control porque todos se conocen.

Sus objetivos

Reflexione sobre los objetivos de su próximo acto. ¿Va a enseñar a un grupo de ejecutivos? ¿Va a recibir a panelistas invitados para que compartan su sabiduría? ¿Va a difundir los informes trimestrales de su empresa? ¿Se trata de una reunión semanal del equipo?

Estas preguntas están diseñadas para ayudarle a identificar el propósito del evento virtual y a elegir la solución más adecuada para la ocasión. Piense en una reunión con Zoom como el equivalente a una reunión en persona en su oficina. Las reuniones están diseñadas para que todos puedan compartir sus conocimientos y plantear cualquier inquietud. Opte por Zoom Meetings para reuniones individuales con clientes, colaboración entre compañeros de trabajo y revisiones del rendimiento de los empleados.  

Si su objetivo es educar o instruir a un gran grupo de personas, Zoom Webinar es la mejor opción. Si se dirige a un público externo o busca monetizar su próximo evento, solo Zoom Webinar le ofrece las funciones que necesita para maximizar el valor de su webinar.

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Tanto si opta por organizar seminarios web como reuniones, una de las características más valiosas de ambos es que los eventos virtuales pueden grabarse, transcribirse y compartirse con otras personas. Otras ventajas son transcripciones automáticas y subtitulaciónque son esenciales para reforzar el alcance y la accesibilidad de sus eventos virtuales. 

Tanto si utiliza la función Webinar vs. Meeting de Zoom, mejore su próximo evento con la tecnología más avanzada basada en IA. Transcripción con zoom. Sonix facilita la transcripción de archivos de audio y vídeo a texto en cuestión de minutos. Nuestra solución de IA también puede ayudarle a convertirse en una marca global, ofreciendo traducción de audio en más de 40 lenguas. 
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