Een opgenomen Zoom-vergadering delen: Een uitgebreide gids

Veel meer thuiswerkopties hebben ertoe geleid dat teams op afstand samenwerken via virtuele vergaderingen en opnames. Met name Zoom-vergaderingen hebben de afgelopen jaren een hoge vlucht genomen in populariteit. Als gevolg daarvan zijn virtuele Zoom-vergaderingen noodzakelijk geworden voor alle werknemers wereldwijd.

Niet iedereen kan echter naar een bepaalde vergadering komen. In die gevallen kunnen ze vragen om een opgenomen versie van de sessie, zodat ze zichzelf later kunnen bijpraten. Andere keren moet u misschien een presentatie opnemen via Zoom om te helpen bij toekomstige projecten. Wat de reden ook is, u zult een opgenomen Zoom-vergadering waarschijnlijk met uw collega's moeten delen. Maar dat kan lastig zijn als je deze functies nog nooit hebt gebruikt.

In deze gids leest u hoe u een opgenomen Zoom-vergadering kunt opnemen en delen en wat de voordelen ervan zijn. 

Waarom zou u vergaderingen opnemen?

Tijdens vergaderingen kan er een aangewezen notulist zijn. Deze persoon notuleert de vergaderingen en vat de algemene besproken onderwerpen samen. Niet elke werknemer mag echter aantekeningen maken, en niet elk bedrijf overweegt om een assistent notulen van vergaderingen te laten maken. Zelfs als ze dat wel deden, is het onwaarschijnlijk dat deze samenvattingen specifieke details kunnen bieden over elke vergadering zonder dat er een opname is.

Dus waarom zou u vergaderingen opnemen? Ten eerste kan het helpen ervoor te zorgen dat niemand in uw team kritieke details mist. In plaats van zich te concentreren op het maken van aantekeningen, kunnen medewerkers tijdens de vergadering meer met elkaar communiceren en samenwerken in de wetenschap dat de hele discussie wordt opgenomen. Op die manier kan men efficiënt aantekeningen maken en toegang krijgen tot gesprekken uit het verleden die moeilijk of onmogelijk nauwkeurig te onthouden zijn. 

Als iemand in uw team de vergadering niet kan bijwonen, kunt u hen op de hoogte houden door Zoom-opnames te delen. Zo mist niemand essentiële discussies, samenwerkingsverbanden of beslissingen. Bovendien is het opnemen van Zoom-vergaderingen een effectieve manier om nieuwe teamleden te trainen die bepaalde onderdelen van de vergadering hebben gemist.

Een opname laat ook zien wat er tijdens een vergadering is besloten en wat er moet gebeuren. Professionals in elk bedrijf kunnen zaken immers anders interpreteren, maar het beluisteren van een opname zou alle verwarring bij uw collega's moeten wegnemen. 

Zoom-opnames bieden waardevol inzicht in communicatievaardigheden. Leer verbeterpunten herkennen en beheers de kunst van het geven van effectieve feedback bij elke vergadering.

Bovendien kan het opnemen van een Zoom-vergadering het projectbeheer in uw bedrijf verbeteren. Het kan helpen om iedereen op dezelfde pagina te houden, zelfs als ze een conferentiegesprek missen. Alle teamleden hebben toegang tot dezelfde audio- en video-opname om de deadlines, vooruitgang en genomen beslissingen bij te houden. 

Maar om te profiteren van de voordelen van een opgenomen vergadering, moet u eerst leren hoe u een Zoom-vergadering opneemt en hoe u een Zoom-opname e-mailt. 

Hoe een Zoom-vergadering opnemen

Ten eerste heb je de Zoom desktop app nodig om een Zoom vergadering op te nemen en die opnames op je computer op te slaan. Als u zoekt naar "hoe sla ik een opname op Zoom op", zult u merken dat het relatief eenvoudig is. Nadat u de vergadering hebt opgenomen, wordt uw opname onmiddellijk opgeslagen in de map die is opgegeven in de voorkeuren van uw Zoom-app (standaard is dit meestal in uw map Documenten).

U kunt een Zoom-vergadering opnemen wanneer u de gastheer bent van het videogesprek. De stappen die nodig zijn om de vergadering op te nemen zijn:

• Begin de Zoom-vergadering en klik op "Opnemen" onderaan het Zoom-scherm
• Kies "Opnemen op deze computer", waardoor het bestand op uw desktopcomputer wordt opgeslagen.
• Selecteer anders "Record to the Cloud" om het bestand op te slaan in de Zoom-cloud.
• In de linkerbovenhoek van het venster is een aanduiding "Opname" zichtbaar
• Wanneer de vergadering is afgelopen, klikt u op de knop "Stop opname" - u vindt deze knop onderaan het scherm of linksboven.

Misschien wilt u ook een transcriptie van de Zoom-vergadering zodra u de opname heeft. Sonix levert een waardevol product om een Zoom-opname transcriberen naar tekst in enkele minuten.

U moet eerst een Sonix-account aanmaken. Eenmaal in de account, kies "Upload" en klik op "Selecteer een bestand van mijn computer". Nu kun je kiezen voor "Mijn documenten > Zoom" (of waar je de opname ook hebt opgeslagen). Klik op de betreffende map en de gewenste opname. Kies uw taal, en druk op de "Transcribe" knop. 

Hebben uw bedrijfsleiders voor elk videogesprek notulen of samenvattingen van elke discussie nodig? Zo ja, dan kan uw team aanzienlijk profiteren van Sonix-software die uw video en audio kan omzetten in tekst. U kunt de discussie relatief snel laten transcriberen, maar misschien wilt u nog steeds overtollige informatie verwijderen wanneer opstellen van de notulen van de vergadering.

Nu u de stappen voor het opnemen van een Zoom-vergadering hebt geleerd, is het tijd om te leren hoe u Zoom-opnames kunt delen.

Een opgenomen Zoom-vergadering delen

Als u zich afvraagt hoe u een Zoom-opname kunt verzenden, moet u eerst nagaan of u uw opname in de cloud of lokaal op uw computer hebt opgeslagen.

Als uw opname in de cloud is opgeslagen, gaat u naar het webportaal van Zoom en selecteert u de knop "Delen". Vervolgens kunt u uw voorkeursinstellingen kiezen, zoals openbaar delen of alleen delen met geverifieerde gebruikers. Om alleen met uw collega's te delen, selecteert u de knop "Intern".

U kunt ook een vervaldatum opgeven voor de link van de opname. Klik op "Kijkers kunnen downloaden" als u wilt dat uw personeel de opname kan downloaden. 

Verder wilt u misschien ook een wachtwoordbeveiliging aan uw video-opname toevoegen.

Als u niet zeker weet hoe u Zoom-opnamelinks en niet het videobestand zelf kunt versturen, hoeft u alleen maar de Zoom-cloudlink te kopiëren en deze in een bericht naar uw collega's te sturen, bijvoorbeeld via e-mail. 

Een Zoom-opname delen via e-mail

Heeft u een naderende deadline en zoekt u verwoed naar "hoe deel ik een Zoom-opname vanaf mijn computer?". Als uw opname lokaal op uw desktop is opgeslagen, moet u Dropbox of Google Drive gebruiken om uw specifieke bestand naar collega's te sturen.

Veel teams hebben toegang tot Google Drive of Dropbox. U hoeft de opname alleen maar naar een van deze platforms te uploaden en vervolgens de link met uw collega's te delen. U kunt het naar hen e-mailen of de link delen via uw zakelijke berichtentoepassing. 

Nu zul je zonder problemen begrijpen hoe je een Zoom-opname via e-mail verstuurt. 

Waarom Sonix een goede keuze is voor het delen van Zoom-opnames

Nadat u hebt geleerd hoe u een opgenomen Zoom-vergadering kunt delen, is het tijd om te bespreken hoe Sonix kan helpen. Omdat sommige professionals de voorkeur geven aan een papieren transcriptie van hun Zoom-vergaderingen, kunt u baat hebben bij het gebruik van de beste geautomatiseerde transcriptiesoftware.

Sonix gebruikt krachtige kunstmatige intelligentie om uw Zoom-vergaderingen te transcriberen. Dus wanneer uw afdeling notulen van vergaderingen nodig heeft, zoek dan de Sonix geautomatiseerde transcriptie software om snel alles te documenteren wat er tijdens uw vergadering is gezegd.

U kunt ook de taal kiezen voor de transcriptie van de Zoom-vergadering. Sonix biedt haar klanten transcriptie diensten aan in meer dan 38 talen. 

Het belangrijkste is dat het product consequent wordt beoordeeld als ongelooflijk nauwkeurig, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken dat de informatie buitensporige fouten bevat.

Zodra u een opgenomen bestand van uw Zoom-app uploadt naar uw Sonix-account, kunt u uw taal kiezen en op "Transcribe" klikken. U hoeft maar een paar minuten te wachten om een volledige transcriptie van uw vergadering te krijgen. Natuurlijk kan het transcriberen van langere sessies meer tijd in beslag nemen.

Met Sonix-software kunt u tijd besparen bij het verzamelen van vergadernotulen en kwaliteit verzenden Zoom transcripties naar je collega's. 

Kom meer te weten over onze uitgebreide transcriptiesoftware door een bezoek te brengen aan de Sonix website en neem nu contact met ons op!