Formatage de la transcription : Conseils d'experts pour améliorer l'accessibilité de votre contenu

Des producteurs de podcasts aux cabinets d'avocats, de nombreuses professions font appel à des services de transcription pour convertir le contenu audio dans un format lisible. Cependant, il ne s'agit pas seulement de transformer des mots parlés en mots écrits ; un formatage correct de la transcription joue un rôle tout aussi vital. 

Alors que nous approfondissons les nuances des directives de formatage, préparez-vous à découvrir comment un formatage correct peut augmenter la valeur de vos transcriptions. Attachez votre ceinture, et partons à la découverte du formatage des transcriptions avec Sonix, le pionnier des logiciels de transcription automatisée alimentés par l'IA.

Qu'est-ce que le formatage de la transcription ?

Une transcription est une version écrite d'un document audio ou d'un discours, et le formatage de la transcription est la méthode d'organisation et de structuration du texte transcrit, selon des règles et des normes spécifiques. Il ne suffit pas de convertir la parole en texte ; les données transcrites doivent être facilement lisibles et compréhensibles.

Lignes directrices pour la mise en forme de la transcription : Un guide d'expert

Le formatage de la transcription consiste à capturer l'essence de la parole de manière à ce qu'elle soit facile à comprendre et à suivre. Mais comment y parvenir ? La réponse réside dans la compréhension et la mise en œuvre de lignes directrices pratiques en matière de formatage de la transcription. 

Que vous soyez un transcripteur chevronné ou un débutant, ces conseils d'experts vous aideront à fournir des transcriptions de haute qualité et bien formatées à chaque fois.

Ponctuation et majuscules cohérentes

Le maintien d'une ponctuation et d'une capitalisation uniformes tout au long d'une transcription est primordial. Cela permet non seulement d'améliorer la lisibilité, mais aussi de garantir l'exactitude du contenu. Chaque transcription doit adopter un format cohérent du début à la fin, car des changements soudains peuvent troubler les lecteurs et entraîner une perte potentielle d'informations. 

En outre, respectez le même format tout au long du texte et évitez la paraphrase afin de vous assurer que vous représentez fidèlement les idées de l'orateur. Toute modification grammaticale ou suppression de mots de remplissage ne doit se faire que sur demande.

Horodatage et placement des codes temporels

La précision de l'horodatage et du code temporel permet aux lecteurs de localiser plus facilement des parties spécifiques du contenu enregistré. Les horodatages jouent également un rôle crucial lors de la révision, de l'édition et du sous-titrage. En moyenne, l'horodatage est placé toutes les 30 secondes pendant la transcription, ce qui peut varier en fonction des besoins du client. En fournissant des horodatages de manière cohérente, vous permettez à une personne d'accéder plus facilement à la section qui l'intéresse dans le fichier audio.

Traitement des sections inaudibles ou imprécises

La transcription peut s'avérer plus complexe, notamment lorsqu'il s'agit de parties inaudibles ou peu claires d'un fichier audio. L'une des façons de traiter ces sections est d'utiliser différents crochets pour indiquer votre incertitude quant aux mots prononcés. Cependant, soyez prudent et utilisez cette disposition avec parcimonie. Efforcez-vous de capturer tous les mots avec précision, qu'ils soient étrangers, inaudibles ou qu'ils posent des problèmes phonétiques. 

Traiter avec des orateurs multiples

La transcription d'un document audio comportant plusieurs locuteurs peut présenter des difficultés particulières. La clé du maintien de la clarté est l'étiquetage cohérent de tous les locuteurs dans la transcription. Fournissez une clé au début pour identifier toutes les personnes impliquées, et utilisez des étiquettes descriptives pour éviter au lecteur d'avoir à chercher dans l'audio pour comprendre le personnage.

Transcription des sons non verbaux

Les sons non verbaux sont souvent porteurs d'un contexte crucial dans une conversation. Par conséquent, la transcription précise de ces sons fait partie intégrante du processus de transcription. Les sons persistants qui ne perturbent pas le dialogue ou la narration doivent être indiqués au début de la transcription. Une attention particulière doit également être accordée au ton de la parole ; utilisez des parenthèses pour indiquer si une personne est en colère, si elle crie, si elle plaisante ou si elle a d'autres variations de ton.

Formatage spécial pour des industries ou des besoins spécifiques

Les différents secteurs d'activité peuvent avoir des exigences de formatage spécifiques. Celles-ci peuvent varier selon que les transcriptions sont destinées à des travaux de recherche, au sous-titrage de vidéos ou à des campagnes de marketing numérique, entre autres. La transcription mot à mot, par exemple, est la forme la plus basique de transcription, où l'idée est de capturer tout ce que vous entendez dans le fichier audio, y compris les mots de remplissage et les conjonctions en début de phrase. Il est essentiel de comprendre les besoins et les attentes du client pour choisir le format de transcription approprié.

Conseils pour garantir la précision des transcriptions audio

La précision de la transcription va au-delà de la simple conversion de fichiers audio en texte. Il s'agit de comprendre les règles et les exigences de base du formatage de la transcription. Le respect de ces règles garantit que vos transcriptions sont acceptables, faciles à lire et qu'elles répondent aux attentes de votre public. Qu'il s'agisse du choix du format approprié, du traitement des sections peu claires, de la gestion de locuteurs multiples ou de la transcription de sons non verbaux, tous ces éléments contribuent à la création de transcriptions précises et de haute qualité.

Lignes directrices pour la mise en forme de la transcription pour différents formats

Chaque projet de transcription est unique et nécessite un formatage différent en fonction du type de contenu et de l'utilisation prévue. Les formats spécialisés tels que le code binaire, l'APA et Excel ont chacun leurs exigences. Voici comment aborder chacun d'entre eux :

Formatage de la transcription en code binaire

Le code binaire est un système de codage utilisant les chiffres binaires 0 et 1 pour représenter une lettre, un chiffre ou d'autres caractères dans un ordinateur ou un appareil électronique. La transcription en format binaire est hautement spécialisée et peut ne pas être requise dans la plupart des services de transcription généraux.

Pour transcrire le texte en code binaire, vous devez convertir chaque caractère de votre texte en son numéro standard de formatage de transcription en code binaire, puis convertir ce numéro en binaire. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des convertisseurs ASCII-binaire en ligne. Cependant, il est important de noter que les humains ne lisent pas la transcription binaire et qu'elle est principalement utilisée pour la transmission de données dans les systèmes informatiques.

Transcription au format APA

Le style de l'American Psychological Association (APA) est largement utilisé dans les sciences sociales et comportementales pour formater les documents et citer les sources. Ce format de transcription est couramment utilisé pour les interviews, les récits, les discours, les podcasts et les émissions de radio. Pour les non-initiés, vous pouvez vous demander : "Qu'est-ce que la transcription pour le format APA ?"

Voici les principes de base du format de transcription APA :

• Identification de l'orateur : Chaque changement d'orateur doit être traité comme un nouveau paragraphe, avec le nom de l'orateur en gras et deux points.
• Horodatage : Des codes temporels peuvent être inclus entre crochets à des intervalles appropriés ou lorsque l'orateur change.
• Communication non verbale : Toute communication non verbale pertinente ou tout bruit de fond important doit être noté entre crochets.
• Contenu inaudible et non exprimé : Les propos étouffés doivent être notés [inaudible]. Si vous devinez ce qui a été dit, mettez-le entre crochets avec un point d'interrogation - [mot ?].
• Grammaire et mots de remplissage : À moins qu'il ne s'agisse d'une transcription mot à mot, les mots de remplissage sont généralement omis et les erreurs grammaticales sont corrigées.

En ce qui concerne l'exemple de citation du format de transcription audio, l'approche varie en fonction de la source de la transcription :

• Transcription du discours : Le nom de l'orateur est considéré comme l'auteur. Si la transcription et l'œuvre originale ont été publiées au cours d'années différentes, indiquez les deux années dans la citation, en commençant par l'année la plus ancienne, séparée par une barre oblique. Le type de transcription (par exemple, "[Transcription de discours]") est indiqué entre crochets. La source et l'URL de la transcription doivent également être indiquées.
• Transcription du podcast : En ce qui concerne le format de transcription d'une interview, le nom de l'animateur est utilisé comme auteur. La date précise du podcast et le numéro d'épisode (s'il est disponible) doivent être inclus. La description "[Transcription de podcast audio]" est utilisée après le titre. Le site qui a publié la transcription, y compris toutes les URL de la transcription.
• Transcription de l'émission de radio : Le nom de l'animateur est utilisé comme auteur. La date complète de l'émission radio est indiquée, avec le titre de l'article en italique, suivi de "[Transcription de l'émission radio]". Le nom du site qui a publié l'émission et l'URL sont indiqués.

Ces lignes directrices doivent être suivies parallèlement aux règles de transcription de base afin de garantir une représentation complète et précise du contenu audiovisuel conformément aux normes de l'APA.

Format des transcriptions dans Excel

Un format de rapport de transcription dans Excel est souvent utilisé lorsque les données doivent être analysées, en particulier dans le cadre d'études de marché ou d'expériences d'utilisateurs. Il est essentiel de comprendre que la transcription d'un texte dans un tableau, tel qu'une feuille de calcul Excel, est plus complexe que la transcription d'un texte dans des paragraphes. 

La plupart des logiciels de transcription saisissent le texte sous forme de texte brut et ne prennent pas en charge les tableaux de manière inhérente. Exportez-le sous forme de texte délimité par des tabulations ou de fichier texte CSV (Comma Separated Values) pour convertir le texte en un format de tableau.

Dans un fichier texte délimité par des tabulations, les informations sont séparées par des tabulations représentant des colonnes, avec un enregistrement par ligne. Dans un fichier texte à valeurs séparées par des virgules (CSV), les données sont délimitées par des virgules représentant des colonnes, chaque enregistrement étant présent sur une ligne. Cette disposition s'aligne bien sur la structure en lignes et en colonnes d'Excel, facilitant une approche organisée de la transcription.

Voici comment formater les transcriptions dans Excel :

• Structure des rangs : Chaque ligne représente une pensée ou une déclaration complète. Une nouvelle ligne commence lorsque l'orateur change ou présente une nouvelle idée.
• Structure de la colonne : Les colonnes sont généralement divisées en "Intervenant", "Horodatage", "Transcription", "Thème" ou "Observation". La colonne "Orateur" indique qui parle et la colonne "Horodatage" enregistre le moment où la déclaration a été faite. La colonne "Transcription" enregistre ce qui a été dit, et la colonne "Thème" ou "Observation" note tout thème ou observation spécifique lié à la déclaration.
• Communication non verbale : Elle peut être incluse dans la colonne "Transcription" entre crochets.

En intégrant ces stratégies, Excel peut être un outil puissant pour l'analyse détaillée de la transcription. Clarifiez toujours avec le client ou reportez-vous aux lignes directrices du projet pour vous assurer que vous transcrivez dans le bon format.

Formatage de la transcription pour les éléments visuels

La mise en forme de la transcription consiste à prendre en compte la présentation du texte de la transcription afin d'en maximiser l'utilité. Les éléments visuels, tels que les titres clairs, les puces, les timestamps, les caractères gras et italiques, peuvent organiser le contenu de manière efficace, décomposer les informations complexes et attirer l'attention sur les idées essentielles. En présentant un format structuré et visuellement agréable, les lecteurs peuvent rapidement naviguer dans la transcription, ce qui les aide à identifier les parties essentielles du contenu et à suivre facilement.

Améliorer la lisibilité avec le formatage visuel

Les éléments visuels de mise en forme de la transcription peuvent aider à diviser les textes longs en sections plus petites et plus digestes, facilitant ainsi le traitement de l'information par le lecteur.

• Utilisation d'en-têtes et de sous-titres : La décomposition du texte en titres et sous-titres permet non seulement d'organiser le contenu, mais aussi de guider le lecteur, en l'aidant à anticiper le sujet du texte suivant.
• Points à puces ou numérotation : Pour les listes ou les informations séquentielles, les puces ou la numérotation peuvent simplifier le contenu, en veillant à ce que chaque point ressorte individuellement. Cela peut s'avérer particulièrement utile dans le cadre d'un débat d'experts ou d'une transcription de réunion où plusieurs points sont abordés.
• Gras et italique : L'utilisation du gras ou de l'italique pour mettre l'accent peut attirer l'attention du lecteur sur des points ou des sujets clés de la transcription. Par exemple, le nom de l'orateur peut être en gras, ce qui facilite l'identification des changements d'orateur.
• Horodatage : L'inclusion d'horodatages à intervalles réguliers ou lorsqu'un locuteur change dans une transcription peut aider les lecteurs à suivre un fichier audio ou vidéo. C'est particulièrement utile pour les chercheurs ou les étudiants qui ont besoin de localiser une section d'enregistrement spécifique.
• Communication non verbale : La description de la communication non verbale (comme les rires, les applaudissements ou les silences) entre crochets peut fournir un contexte significatif et ajouter de la profondeur à la transcription. Cela peut également aider à dresser un tableau plus complet du cadre et du ton de la discussion.
• L'espace blanc : L'utilisation stratégique d'espaces blancs peut améliorer l'aspect visuel global de la transcription et réduire la fatigue visuelle du lecteur. Un texte trop long, sans coupure, peut être accablant et difficile à parcourir.

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