Comment transcrire des enregistrements JustCall avec Sonix

Votre équipe commerciale peut passer des dizaines d'appels via JustCall, générant ainsi des conversations avec les clients susceptibles de fournir des informations précieuses pour votre entreprise, à condition que votre équipe dispose d'un moyen efficace de les analyser. La transcription manuelle et la prise de notes peuvent créer des goulots d'étranglement, tandis que des détails importants risquent de rester enfouis dans des fichiers audio que personne n'a le temps de réécouter. Transcription automatisée réduit ces difficultés en convertissant les enregistrements JustCall téléchargés en texte consultable et modifiable, ce qui permet aux responsables commerciaux et aux autres équipes d'examiner plus facilement un plus grand nombre de conversations sans avoir à écouter chaque enregistrement dans son intégralité.

Principaux enseignements

• Les enregistrements vocaux de JustCall peuvent être téléchargés, puis transcrits automatiquement à l'aide de plateformes basées sur l'IA, telles que Sonix.
• La transcription automatisée avec identification des interlocuteurs aide les équipes commerciales et d'assistance à analyser les conversations sans avoir à écouter chaque appel du début à la fin.
• Les services de transcription certifiés SOC 2 Type II peuvent offrir des garanties supplémentaires pour les conversations professionnelles sensibles.
• Les outils d'analyse basés sur l'IA permettent d'extraire des thèmes, des sentiments, des sujets, des entités, des résumés et des mesures à prendre à partir de transcriptions d'appels téléphoniques
• Sonix prend en charge la transcription dans plus de 54 langues pour les équipes internationales
• Les fonctionnalités d'intégration permettent de relier les transcriptions aux systèmes de stockage existants, aux logiciels CRM et à d'autres processus métier.
• Les équipes peuvent choisir entre un modèle de paiement à l'utilisation et un abonnement, en fonction de leur volume de transcription.
• Les bibliothèques de transcriptions consultables facilitent la recherche et l'analyse des conversations au sein des différentes équipes

Pourquoi la transcription automatisée est indispensable pour les utilisateurs de JustCall

Les utilisateurs de JustCall peuvent générer un volume important d'enregistrements d'appels : conversations commerciales, interactions avec le service client, sessions de retour d'expérience des clients et autres communications contenant des informations utiles pour l'entreprise. Le défi ne réside pas dans la capture de ces conversations, mais dans l'extraction de la valeur qu'elles renferment sans générer de travail manuel supplémentaire.

Imaginez ce qui se passerait sans transcription automatisée :

• Les commerciaux y consacrent davantage de temps passer son temps à rédiger des notes d'appel au lieu de se concentrer sur la vente et le suivi
• Les responsables ne peuvent examiner qu'une petite partie des réunions d'équipe où chaque conversation doit être réécoutée
• Les informations sur les clients restent confidentielles dans les fichiers audio où la recherche est difficile
• Documentation de conformité peut nécessiter un travail manuel supplémentaire
• Collaboration entre équipes cela devient plus difficile lorsque les informations ne se trouvent que dans des enregistrements

La transcription automatisée change la donne. Lorsque vos enregistrements JustCall sont convertis en texte consultable, vous pouvez rechercher des objections spécifiques des clients ou des thèmes particuliers dans l'ensemble des transcriptions. Les responsables peuvent parcourir rapidement les transcriptions plutôt que de réécouter l'intégralité des appels, tandis que les équipes ayant besoin de documentation disposent d'un enregistrement textuel qu'elles peuvent consulter et organiser.

La transcription des appels fournit également aux équipes davantage de données à analyser dans le cadre de l'accompagnement commercial, de l'assurance qualité du service client, des études clients et d'autres processus opérationnels.

Choisir le meilleur logiciel de transcription par IA pour les enregistrements JustCall

Tous les outils de transcription ne traitent pas de la même manière les enregistrements d'appels professionnels. Lorsque vous évaluez les différentes options pour vos fichiers audio JustCall, concentrez-vous sur les fonctionnalités essentielles pour un usage professionnel. La plateforme idéale doit offrir une transcription fiable adaptée à votre terminologie spécifique, traiter efficacement les enregistrements, maintain disposer de contrôles de sécurité appropriés et s'intégrer à vos flux de travail existants sans ajouter de complexité inutile.

Fonctionnalités clés à privilégier

• Précision dans l'utilisation de la terminologie commerciale: Recherchez les plateformes proposant dictionnaire personnalisé une fonctionnalité qui vous permet d'ajouter des noms d'entreprises, des noms de produits, des termes techniques et d'autres mots de vocabulaire propres à votre secteur d'activité.
• Identification de l'orateur: Les appels professionnels impliquent plusieurs participants. Sonix détecte automatiquement les changements d'interlocuteur et divise les dialogues en paragraphes étiquetés ; les utilisateurs peuvent ensuite vérifier ou renommer les interlocuteurs.
• Exportation multiformat: Il se peut que vos transcriptions doivent être intégrées à des flux de travail, des systèmes de documentation ou des outils de sous-titrage existants. Sonix prend en charge les formats d'exportation courants de texte et de sous-titres, notamment DOCX, TXT, PDF, SRT et VTT.
• Vitesse de traitement: La transcription automatisée permet d'éliminer les délais liés à la transcription manuelle. Le temps de traitement varie en fonction du fichier et d'autres facteurs, mais Sonix est conçu pour fournir rapidement des transcriptions automatisées.
• Certifications de sécurité: Les appels professionnels peuvent contenir des informations sensibles. Vérifiez les conditions de votre prestataire de services de transcription pratiques de sécurité, notamment les certifications, le chiffrement et les contrôles d'accès.

Précision et coût : éléments à prendre en compte

La précision de la transcription dépend de la qualité de l'enregistrement, des bruits de fond, des accents, des interférences vocales, de la qualité du microphone et de la terminologie utilisée. Les dictionnaires personnalisés peuvent contribuer à améliorer la reconnaissance des termes spécialisés, mais il convient néanmoins de relire le résultat généré automatiquement lorsque la précision de la formulation est essentielle.

Lorsque vous évaluez les différentes options, tenez compte à la fois des coûts directs de transcription et de la charge de travail liée à la relecture manuelle ou à la prise de notes que le système permet de réduire.

Étape par étape : transcrire des enregistrements JustCall avec Sonix

La procédure documentée pour transférer un enregistrement JustCall terminé vers Sonix consiste à télécharger l'enregistrement, puis à le mettre en ligne sur Sonix en vue d'une transcription automatisée.

Étape 1 : Téléchargez votre enregistrement JustCall

Accédez à votre tableau de bord JustCall et rendez-vous dans l'historique de vos appels. Repérez l'appel que vous souhaitez transcrire, cliquez sur l'icône d'enregistrement, puis sélectionnez l'option permettant de télécharger l'enregistrement.

JustCall enregistre les téléchargements d'enregistrements vocaux sous forme de fichiers MP3. JustCall met également à disposition un point de terminaison API permettant de télécharger les enregistrements des appels terminés si votre organisation souhaite mettre en place un flux de travail automatisé personnalisé.

Étape 2 : Importez le fichier sur votre plateforme de transcription

Téléchargez votre fichier directement via l'interface web de Sonix, aucune installation de logiciel sur l'ordinateur n'est nécessaire.

Sonix prend en charge :

• Téléchargement direct de fichiers depuis votre ordinateur
• Importations depuis des services de stockage dans le cloud, notamment Google Drive et Dropbox
• Liens vers des vidéos publiques pris en charge
• Téléchargement de plusieurs fichiers sur les comptes paid

Le fait de télécharger plusieurs enregistrements à la fois permet à Sonix de les traiter comme des tâches de transcription distinctes.

Étape 3 : Configurer la transcription

Avant de traiter votre enregistrement :

• Langue: Sélectionnez la ou les langues utilisées dans l'enregistrement
• Vocabulaire personnalisé: Sélectionnez, si nécessaire, un dictionnaire personnalisé contenant les noms d'entreprises, les termes relatifs aux produits ou le vocabulaire spécialisé pertinents.
• Identification de l'orateur: Sonix détecte automatiquement les changements d'interlocuteur pendant la transcription
• Horodatages: Sonix ajoute automatiquement des horodatages au niveau des mots

Commencez ensuite la transcription.

Étape 4 : Vérification et mise au point

Une fois la transcription terminée, le éditeur accessible via un navigateur synchronise la transcription avec la lecture audio, ce qui permet de :

• Corriger les mots mal reconnus
• Modifier les libellés des haut-parleurs
• Ajouter des notes ou des commentaires
• Modifiez ou supprimez manuellement les mots de remplissage lorsque cela s'avère nécessaire
• Accédez à l'extrait audio correspondant en sélectionnant le texte de la transcription

Étape 5 : Exporter et intégrer

Téléchargez votre transcription finalisée dans le format requis par votre processus de travail. Les formats d'exportation standard de l'éditeur comprennent les documents Word, TXT, PDF, SRT et VTT.

Pour les flux de travail techniques, l'API de Sonix peut également renvoyer des données de transcription au format JSON, accompagnées d'informations sur la durée et les intervenants.

Conseils d'optimisation courants

Une mauvaise qualité sonore peut nuire à la précision de la transcription. Dans la mesure du possible :

• Utilisez des casques ou des microphones de bonne qualité plutôt que le haut-parleur.
• Maintain : une connexion Internet stable pendant les appels
• Réduire au minimum les bruits de fond
• Enregistrez dans un environnement calme lorsque vous menez des conversations importantes

Optimisez les enregistrements JustCall grâce à l'analyse et aux informations fournies par l'IA

La transcription peut constituer le point de départ d'une analyse plus approfondie. Outils d'analyse de l'IA peut transformer les transcriptions en informations structurées, plus faciles à consulter, qu'il s'agisse d'enregistrements individuels ou de collections de fichiers.

Ce que révèle l'analyse par IA

• Thèmes et sujets: Identifiez les sujets récurrents au cours des appels, tels que les questions relatives aux tarifs, les demandes de nouvelles fonctionnalités, les problèmes d'assistance ou d'autres thèmes de discussion.
• Analyse des sentiments: Analyser la tonalité émotionnelle des conversations et identifier les changements de sentiment tout au long d'une transcription.
• Résumés et chapitres: Générez des résumés et divisez les transcriptions les plus longues en sections horodatées afin de faciliter la navigation dans les enregistrements.
• Reconnaissance d'entités: Identifiez les personnes, les organisations, les lieux, les dates et les autres entités nommées mentionnées dans les transcriptions.
• Mesures à prendre et décisions: Extraire des informations structurées, telles que des décisions et des actions de suivi, à partir des conversations.

Applications pratiques

• Accompagnement commercial: Trouvez des exemples illustrant la manière dont les commerciaux gèrent les objections et utilisez la transcription parallèlement à l'enregistrement audio original lors des séances de coaching.
• Avis sur le produit: Analyser les conversations avec les clients afin d'identifier les thèmes récurrents, les demandes ou les plaintes.
• Assurer la qualité du support: Passez en revue les conversations présentant un sentiment négatif ou abordant des sujets récurrents qui pourraient mériter un examen plus approfondi.
• Étude de la concurrence: Effectuez une recherche dans les transcriptions ou utilisez des outils d'analyse pour repérer les conversations dans lesquelles il est question de concurrents, de produits ou d'alternatives sur le marché.

Transcription sécurisée et conforme aux normes pour les conversations sensibles sur JustCall

Les appels professionnels peuvent contenir des informations confidentielles, notamment des données clients, des informations financières, des discussions stratégiques ou des informations médicales. Votre processus de transcription doit garantir la protection de ces contenus tout au long de leur traitement et de leur stockage.

Exigences de sécurité relatives à la transcription commerciale

• Normes de chiffrement: Sonix utilise le chiffrement TLS pour les transferts et le chiffrement AES-256 pour les données stockées.
• Contrôles d'accès: Les autorisations basées sur les rôles permettent de limiter l'accès à certains fichiers, dossiers et fonctionnalités à certains membres de l'équipe.
• Certification de sécurité: Sonix est certifié SOC 2 de type II, les mesures de sécurité faisant l'objet d'un audit indépendant chaque année.
• Options de localisation des données: Sonix propose des options de localisation des données aux clients « Enterprise » qui ont des exigences géographiques en matière de stockage des données.

Considérations spécifiques au secteur

• Cabinets d'avocats: Les équipes juridiques devraient évaluer les plateformes de transcription en fonction des exigences de confidentialité, des contrôles d'accès, des pratiques de sécurité et des politiques de leur organisation en matière de traitement des documents protégés par le secret professionnel ou sensibles.
• Établissements de santé: Lorsque les enregistrements contiennent des informations médicales protégées, les exigences de la loi HIPAA peuvent s'appliquer. Medical Sonix assure un traitement conforme à la loi HIPAA et peut signer des accords de partenariat commercial (Business Associate Agreements) avec les établissements de santé éligibles.
• Services financiers: Les organisations doivent s'assurer que leurs processus de transcription, de conservation, d'accès et de suppression sont conformes aux exigences réglementaires applicables à leurs communications spécifiques et à leur juridiction.
• Organisations commerciales: Les transcriptions de conversations contenant des informations à caractère personnel peuvent être soumises à des obligations en matière de protection de la vie privée. Les organisations doivent mettre en place des procédures appropriées d'accès, de conservation et de suppression, conformément à la législation applicable à leurs données.

Fonctionnalités collaboratives pour les transcriptions JustCall dans Teams

La transcription des appels apporte davantage de valeur ajoutée lorsque les équipes peuvent travailler ensemble sur le contenu. Les transcriptions individuelles stockées dans des dossiers séparés aident les utilisateurs à titre individuel ; en revanche, les bibliothèques de transcriptions partagées et consultables facilitent la réutilisation des informations au sein d'une équipe.

Mise en place de workflows d'équipe

• Dossiers partagés: Classez les transcriptions par équipe, projet ou client afin que les utilisateurs autorisés puissent accéder à l'historique des appels correspondant.
• Commentaires et remarques: Les membres de l'équipe peuvent ajouter des notes directement dans les transcriptions, ce qui permet de relier les commentaires issus de la révision à la partie correspondante de la conversation.
• Contrôles des autorisations: Outils de collaboration Permettre aux équipes de gérer les droits d'accès au niveau du compte, du dossier ou du fichier, et de contrôler des actions telles que la consultation, la modification, le partage, l'exportation ou la suppression de contenu.
• Intégration avec les outils existants: Sonix propose des intégrations ainsi que des fonctionnalités Zapier, API et webhook permettant de relier les flux de travail de transcription à d'autres systèmes d'entreprise.

Centralisation de l'intelligence conversationnelle

Lorsque les réunions d'équipe sont organisées dans un système de transcription consultable, les équipes peuvent les exploiter de plusieurs façons :

• Les responsables commerciaux peuvent comparer la manière dont les commerciaux répondent aux objections courantes des clients
• Les responsables du support peuvent consulter les échanges relatifs aux problèmes récurrents rencontrés par les clients
• Les équipes produit peuvent rechercher les demandes de fonctionnalités et les commentaires récurrents
• Les dirigeants peuvent effectuer des recherches dans les transcriptions pour identifier des sujets stratégiques et des thèmes liés aux clients

Sonix prend en charge la recherche en texte intégral dans les transcriptions et les dossiers, ce qui facilite la localisation de mots et d'expressions spécifiques.

Au-delà de la transcription : tirer parti des enregistrements JustCall pour améliorer l'accessibilité

Les transcriptions peuvent servir à d'autres fins que l'analyse interne. La conversion des enregistrements en texte permet de rendre les informations orales disponibles sous un autre format et d'ouvrir de nouvelles possibilités en matière de contenu.

Accessibilité

Les organisations doivent évaluer les obligations en matière d'accessibilité qui s'appliquent à leur contenu et à leur public.

Sous-titres automatisés permettent aux équipes de créer des fichiers de sous-titres, tels que les formats SRT et VTT, pour les contenus vidéo. Ces fichiers peuvent contribuer à rendre les vidéos enregistrées plus accessibles aux spectateurs sourds ou malentendants, ainsi qu'aux utilisateurs qui préfèrent suivre le texte à l'écran.

Réutilisation du contenu

Les enregistrements d'appels peuvent contenir des informations utiles pouvant être réutilisées dès lors que les autorisations nécessaires ont été obtenues et que les exigences en matière de confidentialité ont été respectées :

• Supports de formation Trai: Les entretiens de vente ou d'accompagnement particulièrement réussis peuvent servir d'exemples de coaching
• Documentation: Les échanges avec les clients dans le cadre de la gestion de la réussite client peuvent mettre en évidence des questions récurrentes concernant les produits
• Contenu marketing: Les devis ou cas d'utilisation validés par les clients peuvent servir de source d'information
• Bases de connaissances: Les transcriptions des échanges avec le service d'assistance peuvent aider les équipes à identifier les questions qui méritent d'être consignées officiellement

Référencement naturel et visibilité

Les transcriptions publiées permettent de transformer le contenu oral des fichiers audio et vidéo en texte indexable. Un Lecteur optimisé pour le référencement peut afficher une transcription consultable à côté des contenus multimédias enregistrés, permettant ainsi aux visiteurs et aux moteurs de recherche d'accéder au texte de la transcription.

Comprendre l'intérêt du processus de transcription

Les services de transcription varient considérablement en termes d'approche et de fonctionnalités proposées. En allant au-delà du simple coût de traitement, les équipes peuvent mieux comprendre comment une plateforme s'intègre dans leur flux de travail global.

Considérations relatives à la valeur

Lorsque vous évaluez des solutions de transcription, tenez compte des éléments suivants :

• Gain de temps: Évaluez le temps que votre équipe consacre actuellement à réécouter les appels et à rédiger des notes
• Valeur des informations: Demandez-vous si les transcriptions consultables facilitent l'analyse des conversations avec les clients
• Valeur de documentation: Comparez la transcription automatisée à l'effort nécessaire pour consigner manuellement les conversations
• Réduction des erreurs: Demandez-vous si un procès-verbal pouvant faire l'objet d'un réexamen permet de réduire le recours à des notes manuscrites incomplètes

Sonix propose des options flexibles, notamment un service de transcription à la carte pour les besoins ponctuels, ainsi que des formules d'abonnement « Core », « Advanced » et « Pro » comprenant des heures de transcription et de traduction, l'accès à l'espace de travail IA, de l'espace de stockage et des fonctionnalités supplémentaires pour le compte.

Pourquoi Sonix simplifie la transcription avec JustCall

Bien qu'il existe plusieurs options de transcription, Sonix associe la transcription automatisée à des fonctionnalités d'édition, d'analyse, de recherche, de collaboration, de sécurité et d'intégration dans les flux de travail.

Sonix peut aider les entreprises à exploiter les enregistrements JustCall téléchargés grâce à :

• Transcription par IA avec prise en charge d'un dictionnaire personnalisé pour la terminologie spécialisée
• Édition via un navigateur qui synchronise la lecture avec le texte de la transcription
• Analyse alimentée par l'IA pour les résumés, les thèmes, le sentiment, les sujets, les entités et d'autres informations structurées
• Plus de 54 langues de transcription pour les équipes multilingues
• SOC 2 Type II certification avec chiffrement TLS en transit et chiffrement AES-256 au repos
• Formats d'exportation flexibles, notamment DOCX, TXT, PDF, SRT et VTT, avec prise en charge JSON via l'API
• Collaboration en équipe grâce à des dossiers partagés, des notes, des fonctionnalités de partage et des contrôles d'accès
• Plus de 30 intégrations ainsi que l'automatisation des flux de travail via Zapier, les API et les webhooks

Sonix ne se contente pas de convertir la parole en texte. Ses capacités d'analyse basées sur l'IA permettent aux équipes de résumer des conversations, d'identifier les thèmes récurrents, d'analyser le ton, de détecter des sujets et des entités, et d'extraire des informations structurées à partir des transcriptions.

Les tarifs actuels comprennent une option « Pay As You Go » à raison de $10 par heure, ainsi que des formules d’abonnement Core, Advanced et Pro destinées aux utilisateurs ayant des besoins réguliers en transcription. Commencez par Sonix pour voir si ce processus de travail répond aux besoins de votre équipe.

Questions fréquemment posées

Puis-je transcrire les enregistrements JustCall en temps réel ?

La procédure décrite ici concerne les enregistrements JustCall déjà terminés : téléchargez l'enregistrement depuis JustCall, puis transférez-le sur Sonix pour qu'il soit transcrit. Sonix propose également une transcription en temps réel via son API, mais l'utilisation de cette fonctionnalité avec JustCall nécessiterait une intégration technique distincte, plutôt que le processus standard de téléchargement et de transfert.

Quelle est la précision de la transcription automatisée des appels téléphoniques ?

La précision varie en fonction de la qualité de l'enregistrement, du bruit de fond, des interférences vocales, des accents, de la qualité du microphone et de la terminologie spécialisée. Sonix indique que la précision de sa transcription automatisée se situe généralement entre 85% et 99% selon la qualité audio, et que les dictionnaires personnalisés peuvent améliorer la reconnaissance des noms d'entreprises, des termes techniques et d'autres mots de vocabulaire spécialisé.

Quels formats de fichiers puis-je utiliser pour les transcriptions JustCall ?

JustCall enregistre les téléchargements d’enregistrements vocaux sous forme de fichiers MP3, un format pris en charge par Sonix pour la transcription. Sonix accepte également de nombreux autres formats audio et vidéo courants. Une fois la transcription terminée, les exportations standard via le navigateur incluent les formats TXT, DOCX, PDF, SRT et VTT, tandis que les données de transcription au format JSON sont disponibles via l'API Sonix.

Les données de mes enregistrements JustCall sont-elles en sécurité pendant la transcription ?

Sonix est certifié SOC 2 Type II et utilise le chiffrement TLS pour les transferts de données ainsi que le chiffrement AES-256 pour les données au repos. La plateforme propose également des autorisations basées sur les rôles et des contrôles de sécurité supplémentaires pour les comptes d'équipe. Les organisations traitant des enregistrements sensibles doivent consulter la documentation de sécurité actuelle de Sonix et s'assurer que la plateforme répond à leurs propres exigences légales, contractuelles et réglementaires avant de télécharger des données.

La transcription automatisée peut-elle fonctionner pour des appels en plusieurs langues ?

Oui. Sonix prend actuellement en charge la transcription dans plus de 54 langues et peut également transcrire des fichiers contenant plusieurs langues prises en charge, à condition que les langues appropriées soient sélectionnées. Les transcriptions finalisées peuvent ensuite être traduites dans les langues cibles prises en charge, pour des flux de travail multilingues.

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