Comment transcrire automatiquement les enregistrements audio OneNote

Vous avez enregistré cette réunion importante dans OneNote, en pensant que vous la réécouteriez plus tard. Vous vous retrouvez désormais face à un fichier audio d’une heure, sachant que vous devez retrouver cette action clé enfouie quelque part au milieu. Microsoft OneNote permet aux utilisateurs d’enregistrer du son en même temps que leurs notes, et les utilisateurs éligibles de OneNote pour Microsoft 365 sous Windows peuvent transcrire des enregistrements directement dans l'application. Si vous avez besoin d'un processus de transcription distinct comprenant des fonctionnalités supplémentaires d'édition, de recherche, d'exportation ou de collaboration, vous pouvez enregistrer un enregistrement autorisé et le télécharger sur Sonix.

Principaux enseignements

OneNote pour Microsoft 365 sous Windows prend en charge la transcription native pour les utilisateurs éligibles, mais les fonctionnalités varient selon les versions de OneNote et les appareils.
L'exportation ou l'enregistrement d'un enregistrement OneNote vers Sonix permet de disposer d'un flux de travail distinct pour l'édition des transcriptions, la vérification des étiquettes d'intervenants, la recherche, les exportations prises en charge et les analyses supplémentaires.
En général, Sonix transcrit une heure d'enregistrement audio ou vidéo en environ 5 à 6 minutes.
Les plateformes de transcription professionnelles proposent des outils d'édition, l'identification des intervenants et des formats d'exportation qui s'intègrent à différents flux de travail.
Les questions de sécurité sont importantes lors de la transcription de contenus sensibles issus de réunions, d'appels avec des clients ou d'entretiens confidentiels.
Les formules Sonix éligibles proposent des dossiers partagés, des droits d'accès, des notes et une fonctionnalité d'édition collaborative des transcriptions pour la révision en équipe.

Comprendre l'enregistrement audio et la transcription dans OneNote

Les fonctionnalités audio proposées par OneNote

Microsoft OneNote permet de prendre des notes sur plusieurs plateformes et offre des fonctionnalités d'enregistrement audio. Vous pouvez enregistrer des cours, des réunions ou des entretiens directement dans vos notes, créant ainsi un bloc-notes multimédia qui rassemble à la fois du contenu écrit et oral.

Les fonctionnalités audio de la plateforme comprennent :

Enregistrement dans les notes : Enregistrer le son tout en prenant des notes, qu'elles soient tapées à l'ordinateur ou écrites à la main
Lecture audio : Écoutez les enregistrements associés à certaines pages du cahier
Ordinateurs portables connectés au cloud : OneNote prend en charge les blocs-notes connectés au cloud sur plusieurs plateformes, mais les fonctionnalités d'enregistrement, de lecture, de téléchargement et de transcription varient selon la version de l'application.
Stockage dans le cloud : L'offre gratuite OneDrive de Microsoft comprend 5 Go d'espace de stockage dans le cloud. L'espace de stockage disponible sur l'ordinateur portable dépend du compte Microsoft de l'utilisateur, de son abonnement et de la configuration de son organisation.

Quand utiliser la transcription OneNote ou Sonix ?

OneNote pour Microsoft 365 sous Windows propose une fonctionnalité de transcription intégrée pour les utilisateurs éligibles. D'autres versions de OneNote peuvent offrir des fonctionnalités d'enregistrement ou de transcription différentes. Sonix propose un flux de travail supplémentaire aux utilisateurs qui souhaitent traiter des fichiers audio ou vidéo enregistrés grâce à son éditeur accessible via un navigateur, à la recherche dans les transcriptions, aux options d'exportation et à d'autres outils pris en charge.

Demandez-vous si la fonctionnalité de OneNote transcription en langue d'origine si la fonctionnalité available est disponible dans votre compte et si vous avez besoin d'exporter davantage de transcriptions, de disposer d'une fonction d'édition via navigateur, d'une organisation des fichiers multimédias avec fonction de recherche ou de workflows d'équipe.

Les utilisateurs doivent tenir compte de plusieurs aspects liés au flux de travail :

Différences entre les plateformes : Les versions pour ordinateur, mobile et Web offrent différentes fonctionnalités d'enregistrement et de transcription
Exigences en matière de révision : Les différentes plateformes offrent des fonctionnalités variées en matière de correction et d'exportation des transcriptions.
Conservation : Les enregistrements audio occupent de l'espace de stockage en fonction de la taille de leurs fichiers et de l'espace de stockage alloué au compte de l'utilisateur.

Pour les professionnels amenés à traiter des contenus sensibles, tels que des dépositions judiciaires, des consultations médicales ou des entretiens de recherche confidentiels, ces différences de flux de travail ont leur importance.

Comment transcrire un fichier audio directement dans OneNote

Les utilisateurs de OneNote pour Microsoft 365 sous Windows qui remplissent les conditions requises peuvent transcrire des enregistrements sans avoir à exporter de fichiers. Cette fonctionnalité est actuellement soumise à certaines conditions relatives au compte, à l'abonnement et à l'organisation.

Pour utiliser le processus de transcription intégré :

Ouvrez OneNote pour Microsoft 365 sous Windows
Ouvrez le cahier et la page sur laquelle vous souhaitez travailler
Ouvrez la commande « Transcrire » à partir des commandes disponibles dans le ruban « Accueil » (généralement Accueil > Autres commandes > Transcrire)
Choisissez Commencer l'enregistrement pour enregistrer et transcrire de nouveaux fichiers audio, ou Importer un fichier audio pour un fichier existant éligible
Laisser la transcription se terminer en arrière-plan
Relisez la transcription par intervenant et corrigez les erreurs importantes de type « detail ».
Utilisez les options de transcription et de documentation « available » pour conserver ou partager le texte

Remarques importantes concernant la transcription native dans OneNote :

OneNote effectue la transcription en arrière-plan et affiche la transcription une fois l'enregistrement enregistré et traité
La fonction « Transcription » traite les enregistrements audio, tandis que la fonction « Dictée » transforme la parole en texte
Certains locataires publics et d'autres types d'organisations sont soumis à des restrictions supplémentaires
Les quotas mensuels de transfert audio peuvent varier selon le type d'abonnement

Choisir entre la transcription native de OneNote et Sonix

Évaluer vos besoins en matière de transcription

Avant de choisir une méthode de transcription, demandez-vous ce que vous attendez réellement de votre fichier audio transcrit :

Exigences en matière de précision : Les erreurs dans les noms, les chiffres ou les termes techniques poseront-elles problème ? Les contenus juridiques et médicaux exigent une plus grande précision que de simples comptes-rendus de réunion informels.
Volume des enregistrements : Réfléchissez au nombre d'heures d'enregistrements audio que vous traitez chaque mois et demandez-vous si vous avez besoin de fonctionnalités de traitement par lots.
Besoins en matière de collaboration : Les membres de l'équipe ont-ils besoin de consulter, de commenter ou de modifier les transcriptions ensemble ?
Exigences en matière de sécurité : Votre contenu contient-il des informations médicales protégées, des communications entre avocat et client ou des données commerciales confidentielles ?
Flexibilité d'exportation : Aurez-vous besoin de transcriptions dans plusieurs formats pour différents systèmes ?
Prise en charge linguistique : Enregistrez-vous des contenus en plusieurs langues ou avez-vous besoin d'une traduction de transcriptions ?
Exigences en matière de révision : Quel niveau de correction des relevés de notes et de contrôle de la mise en forme vous faut-il ?

Les critères à prendre en compte pour choisir un service de transcription

Professionnel plateformes de transcription offrent des fonctionnalités allant au-delà de la simple reconnaissance vocale :

Précision annoncée : Sonix annonce une précision de transcription pouvant atteindre 99% sur des enregistrements clairs. La précision réelle varie en fonction de la qualité de l'enregistrement, des bruits de fond, des interférences vocales, de la clarté de l'élocution, des accents et de la terminologie spécialisée.
Terminologie personnalisée : Le dictionnaire personnalisé de Sonix permet aux utilisateurs d'ajouter des noms, des marques, des acronymes et des termes spécialisés afin que le système leur accorde la priorité lors de la transcription. Vous pouvez vérifier les termes importants dans la transcription finale, même lorsqu'un dictionnaire personnalisé est utilisé.
Détection du locuteur : Sonix détecte les changements d'interlocuteur et attribue des étiquettes d'interlocuteur que les utilisateurs peuvent vérifier et renommer
Horodatages au niveau des mots : Cliquez sur n'importe quel mot pour accéder directement à ce passage de l'enregistrement audio
Plusieurs formats d'exportation : Téléchargez le fichier au format DOCX, PDF, TXT, SRT ou VTT, selon vos besoins
Prise en charge linguistique : Gérer les enregistrements dans plusieurs langues ou traduire des transcriptions

Comment enregistrer un fichier audio OneNote pour Sonix

Où trouver vos enregistrements OneNote

L'enregistrement ou le téléchargement d'une pièce jointe audio existante dépend de la version de OneNote et de la manière dont l'enregistrement a été créé. La procédure d'exportation varie selon la plateforme :

Sur OneNote pour Windows :

Ouvrez le bloc-notes contenant votre enregistrement.
Ouvrez la page contenant la pièce jointe audio
Recherchez la commande « Enregistrer » ou « Télécharger » du fichier audio available
Enregistrez l'enregistrement dans son format actuel pris en charge

Sur OneNote pour macOS :

Accédez à la page contenant votre enregistrement
Recherchez les commandes d'exportation de la pièce jointe audio
Enregistrez le fichier à l'emplacement de votre choix (Remarque : les commandes d'exportation exactes peuvent varier selon la version de OneNote pour Mac)

Sur OneNote pour le Web :

OneNote pour le Web conserve les fichiers audio et vidéo intégrés pris en charge et permet aux utilisateurs de les télécharger pour une lecture ou un traitement en dehors d'OneNote. La version Web ne propose pas la même fonctionnalité native de transcription que les installations éligibles d'OneNote pour Microsoft 365 sous Windows.

Préparer votre enregistrement audio en vue de sa transcription

Une fois que vous disposez du fichier audio, optimisez-le pour la transcription :

Vérifiez le fichier enregistré : Vérifiez que le fichier « contains » contient des données audio exploitables et notez la langue de l'enregistrement.
Durée de l'enregistrement de l'évaluation : La durée du fichier permet d'estimer les frais d'utilisation du service de transcription Sonix
Identifier les intervenants : Notez qui a pris la parole pour faciliter le montage ultérieur
Soyez attentif aux problèmes de qualité : Le bruit de fond, les interférences vocales et un volume trop faible nuisent à la précision de la transcription

Transcrire vos enregistrements audio OneNote avec Sonix

Le processus de téléchargement

Après avoir enregistré un enregistrement audio OneNote autorisé dans un format de fichier pris en charge, vous pouvez le mettre en ligne sur Sonix pour la transcription, l'édition, la recherche et l'exportation.

Étape 1 : Créez votre compte

L'offre « Pay As You Go » de Sonix coûte $10 par heure d'audio ou de vidéo mise en ligne et ne nécessite pas d'abonnement mensuel. Les options d'abonnement actuellement disponibles sont les suivantes :

Contenu principal : 1 TP6T25 par mois, avec 5 heures de transcription/traduction
Niveau avancé : 1 TP6T50 par mois, avec 20 heures de transcription/traduction
Avantage : 1 TP6T80 par mois, soit 40 heures de transcription/traduction

Étape 2 : Importez votre fichier audio

Les comptes Sonix Paid permettent de télécharger plusieurs fichiers simultanément pour une transcription séparée. Glissez-déposez votre enregistrement OneNote exporté ou utilisez le navigateur de fichiers pour le sélectionner.

Étape 3 : Sélectionnez la langue

Sélectionnez la langue parlée dans Sonix’s Plus de 54 langues de transcription pour vous assurer que le modèle de reconnaissance vocale correspond bien à votre enregistrement.

Étape 4 : Lancer la transcription

Cliquez ici pour lancer le traitement. Sonix transcrit généralement une heure d'enregistrement audio ou vidéo en 5 à 6 minutes environ.

Étape 5 : Examiner les résultats

Accédez à votre transcription terminée dans l'éditeur accessible via un navigateur afin de la relire et de la peaufiner.

Modifier votre relevé de notes

Les éditeur accessible via un navigateur propose des outils pour peaufiner votre relevé de notes :

Lecture synchronisée : Cliquez sur n'importe quel mot pour écouter ce passage précis de l'enregistrement audio.
Étiquetage des intervenants : Attribuez des noms aux différentes voix pour permettre une identification claire
Horodatages au niveau des mots : Chaque mot renvoie à son emplacement exact dans l'enregistrement
Rechercher et remplacer : Corrigez les erreurs qui se répètent dans l'ensemble du document
Carte thermique de confiance : Sonix propose un carte thermique de confiance qui aide les utilisateurs à repérer les mots nécessitant une vérification plus approfondie. Une mise en évidence indiquant un faible niveau de confiance ne signifie pas nécessairement qu’un mot est incorrect, et la carte thermique ne corrige pas automatiquement les erreurs.

Pour les enregistrements de réunions ou d'entretiens réalisés avec OneNote, l'identification des intervenants permet une mise en forme claire des conversations.

Tirer des enseignements grâce à l'analyse par IA

Au-delà de la simple transcription

Une fois que vous aurez obtenu votre relevé de notes, Outils d'analyse de l'IA peut fournir des analyses supplémentaires à partir de vos enregistrements OneNote. Les fonctionnalités actuelles d'analyse par IA de Sonix comprennent :

Résumés : Générer des résumés concis du contenu enregistré
Sujets et thèmes : Identifier les thèmes récurrents abordés tout au long de la conversation
Reconnaissance d'entités : Identifier automatiquement les personnes, les entreprises et les lieux mentionnés
Détection des sentiments : Comprendre la tonalité émotionnelle des appels ou des entretiens avec les clients
Consignes personnalisées : Rechercher des aspects spécifiques du contenu de la transcription

Remarques importantes concernant l'analyse par IA :

L'analyse par IA est incluse dans les formules d'abonnement Core, Advanced et Pro actuelles, dans le cadre d'une politique d'utilisation fair.
L'analyse IA ne déduit pas les heures passées dans l'espace de travail IA
AI Workspace propose des quotas distincts (Core : 5 heures/mois, Advanced : 25 heures/mois, Pro : 100 heures/mois) pour travailler avec des collections de contenus
La formule « Pay As You Go » n'inclut pas AI Workspace
Examinez les conclusions importantes générées par l'IA en comparant la transcription et l'enregistrement original

Applications pratiques

Les différents secteurs d'activité exploitent l'analyse par IA de différentes manières :

Équipes commerciales : Passez en revue les transcriptions des appels clients afin d'identifier les objections, les signaux d'achat et les références à la concurrence. Sonix ne vérifie pas l'exactitude factuelle des déclarations des interlocuteurs.
Professionnels du droit : Extraire des déclarations à partir de contenus enregistrés. Les résumés générés par l'IA ne répondent pas automatiquement aux normes légales en matière de conservation des documents ou de preuve. Les équipes juridiques doivent évaluer les exigences en matière de confidentialité, d'accès, de conservation et de traitement des preuves avant de mettre en ligne des enregistrements sensibles.
Journalistes : Recherchez des citations potentielles dans les différentes interviews. Vérifiez ces citations à l'aide de l'enregistrement audio source avant leur publication.
Enseignants : Créez des supports pédagogiques à partir des enregistrements de cours. Vérifiez que ces enregistrements peuvent être republiés conformément aux autorisations accordées par l'établissement.
Chercheurs : Les outils d'analyse assistés par l'IA de Sonix peuvent vous aider chercheurs organiser le contenu des transcriptions, identifier les thèmes récurrents et préparer des résumés à des fins d'examen. Cela vient compléter, sans toutefois la remplacer, une méthodologie d'analyse qualitative validée.

Réintégrer les transcriptions dans votre flux de travail

Options d'exportation

Les relevés de notes complets peuvent être téléchargés dans plusieurs formats :

DOCX : Importer dans Microsoft Word pour poursuivre la modification
PDF : Créer des documents à archiver
TXT : Un texte simple pour n'importe quelle application
SRT/VTT : Formats de sous-titres pour les versions vidéo de vos enregistrements
JSON : Available via les fonctionnalités prises en charge développeur/flux de travail API

Se connecter à vos outils

Sonix prend en charge intégrations avec certains services de réunion, de stockage dans le cloud et multimédia. Les options d'importation, d'exportation et d'automatisation disponibles dépendent de la plateforme connectée et du flux de travail configuré.

Les développeurs disposant d'un compte Sonix éligible peuvent utiliser le API pour automatiser les processus de transcription et d'exportation pris en charge après l'obtention des fichiers d'enregistrement autorisés. L'accès à l'API est disponible pour les abonnés payants.

Collaborer sur les transcriptions avec votre équipe

Espaces de travail partagés

Pour les équipes qui traitent plusieurs enregistrements OneNote, caractéristiques de la collaboration proposer des flux de travail structurés :

Dossiers partagés : Organiser les projets par client, service ou date
Contrôles d'accès : Définir un accès en lecture seule ou en modification en fonction des rôles
Notes au niveau du paragraphe : Les collaborateurs peuvent laisser des notes et examiner les modifications à l'aide des outils de suivi des versions pris en charge
Édition au tour par tour : Une seule personne à la fois peut modifier la transcription, tandis que les autres collaborateurs peuvent la consulter, y effectuer des recherches, l'écouter et ajouter des notes au niveau des paragraphes.

Remarques importantes concernant la collaboration :

« Pay As You Go » est un compte destiné à un seul utilisateur
Les outils de collaboration avancés nécessitent un abonnement éligible.
Sonix utilise un système d'édition de transcriptions par étapes, et non une édition simultanée comme dans Google Docs

Développer votre processus de transcription

Les organisations qui traitent un volume important d'enregistrements tirent parti de fonctionnalités adaptées au travail en équipe :

Structure du contenu : Structures de dossiers partagés pour différents projets
Des processus de travail cohérents : Tout le monde utilise les mêmes outils d'édition et les mêmes formats d'exportation
Accès des parties prenantes : Partager les transcriptions avec les parties prenantes via des liens directs

Considérations relatives à la sécurité des enregistrements sensibles

Protection des contenus confidentiels

Les enregistrements OneNote contiennent souvent des informations sensibles : discussions avec des clients, stratégies exclusives, questions relatives au personnel ou informations médicales protégées. Chaque méthode de transcription implique des considérations en matière de sécurité.

Sonix, c'est SOC 2 Type II est certifié et utilise le chiffrement TLS 1.3 pour les données en transit sur les navigateurs modernes, ainsi que le chiffrement AES-256 pour les données au repos. Les fichiers audio, vidéo et transcriptions des clients ne sont pas utilisés pour entraîner les modèles Sonix.

Lorsque vous évaluez des services de transcription pour des contenus sensibles, vérifiez les points suivants :

Normes de chiffrement : Protection des données en transit et au repos
Certifications de conformité : Audits de sécurité et attestations réalisés par des tiers
Contrôles d'accès : Les autorisations basées sur les rôles permettent aux organisations de contrôler l'accès aux transcriptions et aux enregistrements
Politiques de conservation : Des directives claires concernant la durée de conservation des données et les options de suppression
Pratiques en matière de traitement des données : Normes de confidentialité et accords de traitement des données

Exigences propres à chaque secteur d'activité

Les secteurs Certain sont soumis à des obligations de conformité supplémentaires :

Santé : Medical Sonix Enterprise prend en charge des flux de travail conformes à la loi HIPAA pour les informations de santé protégées (PHI) et inclut un accord de partenariat commercial (Business Associate Agreement). Les formules standard « Pay As You Go », « Core », « Advanced » ou « Pro » ne prennent pas automatiquement en charge les flux de travail relatifs aux PHI. En savoir plus sur transcription médicale exigences.
Mentions légales : Les équipes juridiques doivent évaluer les exigences en matière de confidentialité, d'accès, de conservation et de traitement des preuves applicables avant de mettre en ligne des enregistrements sensibles. Le recours à un service de transcription ne garantit pas automatiquement le respect du secret professionnel ni ne rend les enregistrements recevables devant les tribunaux. Professionnels du droit devraient évaluer les besoins en matière de conformité dans leur juridiction.
Entreprise : Les organisations dotées de programmes de sécurité formels exigent la documentation fournie par les fournisseurs, les résultats des tests d'intrusion et les attestations de conformité.

Comment Sonix facilite les processus de transcription audio dans OneNote

Lorsque vous devez transcrire, modifier ou organiser des enregistrements audio enregistrés à partir de OneNote, Sonix propose des outils permettant de transformer des réunions, des entretiens et des conférences en textes consultables, modifiables et partageables.

Traitement rapide : En général, Sonix transcrit une heure d'enregistrement audio ou vidéo en environ 5 à 6 minutes.
Précision annoncée : Sonix annonce une précision de transcription pouvant atteindre 99% sur des enregistrements clairs.
Plus de 54 langues de transcription : Transcrivez des enregistrements dans un large éventail de langues prises en charge.
Édition via un navigateur : Relisez les transcriptions grâce à la lecture synchronisée, aux horodatages au niveau des mots, aux étiquettes d'interlocuteur modifiables et à la mise en évidence des niveaux de confiance.
Exportations flexibles : Téléchargez les transcriptions au format DOCX, PDF ou TXT, avec les formats SRT et VTT compatibles pour les processus de sous-titrage.
Analyse basée sur l'IA : Les formules d'abonnement éligibles proposent des outils permettant de générer des résumés, d'identifier des thèmes et d'analyser les discussions enregistrées.
Collaboration au sein de l'équipe : Organisez vos transcriptions dans des dossiers partagés et gérez les accès à l'aide de droits d'accès et d'outils de révision, selon les formules éligibles.
Sécurité : Sonix est certifié SOC 2 Type II et utilise le chiffrement TLS 1.3 pour les données en transit sur les navigateurs modernes, ainsi que le chiffrement AES-256 pour les données au repos.
Tarification transparente: Le service de transcription « Pay As You Go » coûte $10 par heure d'enregistrement audio ou vidéo mis en ligne, sans abonnement mensuel.

Que ce soit pour transcrire une réunion importante, passer en revue des entretiens de recherche ou organiser des enregistrements de cours, Sonix vous aide à transformer vos fichiers audio en contenu consultable et modifiable, que vous pouvez relire, exporter et réutiliser.

Questions fréquemment posées

OneNote permet-il de transcrire automatiquement des enregistrements audio ?

Oui. Les utilisateurs éligibles à OneNote pour Microsoft 365 sous Windows peuvent enregistrer et transcrire des fichiers audio directement dans OneNote ou importer des fichiers audio pris en charge à des fins de transcription. La disponibilité de cette fonctionnalité dépend de la version de OneNote, de l'abonnement, de la plateforme et des paramètres de l'organisation. Sonix propose un flux de travail distinct pour les utilisateurs qui souhaitent disposer d'outils supplémentaires de traitement des transcriptions.

Quels sont les formats audio pris en charge pour la transcription dans OneNote ?

La fonctionnalité native « OneNote Transcribe » de Microsoft prend en charge les formats WAV, MP4, M4A et MP3. Pour Sonix, vérifiez que le format d'enregistrement effectivement utilisé est pris en charge avant de procéder au téléchargement. La plupart des formats audio courants sont compatibles avec la version professionnelle services de transcription.

Quel est le niveau de précision de la transcription automatisée des enregistrements de réunions ?

La précision dépend de l'enregistrement et du système de transcription. Sonix annonce une précision de transcription pouvant atteindre 99% sur des enregistrements clairs. Il est recommandé de vérifier les noms, chiffres et termes importants en se référant à l'enregistrement audio source.

Est-il sûr de mettre en ligne des enregistrements OneNote confidentiels en vue de leur transcription ?

La sécurité varie selon les fournisseurs. Sonix est certifié SOC 2 Type II et utilise le chiffrement TLS 1.3 pour les données en transit sur les navigateurs modernes, ainsi que le chiffrement AES-256 pour les données au repos. Pour les informations médicales protégées, Medical Sonix Enterprise prend en charge des flux de travail conformes à la norme HIPAA et inclut un accord de partenariat commercial (Business Associate Agreement). Les équipes juridiques doivent évaluer les exigences en matière de confidentialité avant de mettre en ligne des communications entre avocats et clients. Rendez-vous sur le page de sécurité pour obtenir des informations détaillées.

Combien de temps dure la transcription automatique ?

En règle générale, Sonix transcrit une heure d'enregistrement audio ou vidéo en environ 5 à 6 minutes. La durée réelle du traitement peut varier, et les comptes paid permettent de télécharger plusieurs fichiers pour une transcription séparée.

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