Como transcrever gravações do JustCall com o Sonix

A sua equipa de vendas pode fazer dezenas de chamadas através do JustCall, gerando conversas com os clientes que podem fornecer informações valiosas para o negócio, desde que a sua equipa disponha de uma forma eficiente de as analisar. A transcrição manual e a tomada de notas podem criar estrangulamentos, enquanto detalhes importantes podem ficar ocultos em ficheiros de áudio que ninguém tem tempo para ouvir novamente. Transcrição automatizada reduz este atrito ao converter as gravações do JustCall descarregadas em texto pesquisável e editável, facilitando aos gestores de vendas e a outras equipas a análise de mais conversas sem terem de ouvir todas as gravações na íntegra.

Principais conclusões

As gravações de voz do JustCall podem ser descarregadas e, em seguida, transcritas automaticamente através de plataformas baseadas em IA, como o Sonix
A transcrição automatizada com identificação do interlocutor ajuda as equipas de vendas e de apoio ao cliente a analisar as conversas sem terem de ouvir todas as chamadas do início ao fim
Os serviços de transcrição com certificação SOC 2 Tipo II podem oferecer garantias adicionais para conversas empresariais confidenciais
As ferramentas de análise de IA conseguem extrair temas, sentimentos, tópicos, entidades, resumos e ações a tomar a partir de chamadas transcritas
A Sonix oferece transcrição em mais de 54 idiomas para equipas internacionais
As funcionalidades de integração permitem ligar as transcrições a sistemas de armazenamento existentes, a sistemas de gestão de relações com os clientes (CRM) e a outros fluxos de trabalho empresariais
As equipas podem escolher entre as opções de pagamento por utilização e de subscrição, consoante o seu volume de transcrição
As bibliotecas de transcrições pesquisáveis facilitam a localização e a revisão das conversas entre equipas

Por que razão a transcrição automática é essencial para os utilizadores do JustCall

Os utilizadores do JustCall podem gerar grandes volumes de gravações de chamadas — conversas de vendas, interações de apoio ao cliente, sessões de feedback dos clientes e outras comunicações que contêm informações úteis para o negócio. O desafio não reside em capturar essas conversas, mas sim em extrair valor delas sem criar trabalho manual adicional.

Pense no que acontece sem a transcrição automatizada:

Os representantes de vendas dedicam mais tempo escrever notas sobre as chamadas em vez de se concentrar na venda e no acompanhamento
Os gestores só podem analisar uma fração das chamadas de equipa em que todas as conversas têm de ser reproduzidas
As informações sobre os clientes permanecem confidenciais em ficheiros de áudio difíceis de pesquisar
Documentação de conformidade pode exigir trabalho manual adicional
Colaboração entre equipas torna-se mais difícil quando a informação se encontra apenas em gravações

A transcrição automática altera esta dinâmica. Quando as gravações do JustCall se transformam em texto pesquisável, é possível procurar objeções específicas dos clientes ou tópicos em todas as transcrições. Os gestores podem dar uma vista de olhos nas transcrições em vez de reproduzirem chamadas na íntegra, enquanto as equipas que necessitam de documentação dispõem de um registo textual que podem rever e organizar.

As chamadas transcritas também proporcionam às equipas mais material para analisar no âmbito da formação em vendas, da garantia de qualidade do apoio ao cliente, da investigação sobre os clientes e de outros fluxos de trabalho empresariais.

Escolher o melhor software de transcrição com IA para as gravações do JustCall

Nem todas as ferramentas de transcrição tratam as gravações de chamadas empresariais da mesma forma. Ao avaliar as opções para o seu áudio do JustCall, concentre-se nas funcionalidades que são importantes para cenários de utilização profissional. A plataforma certa deve proporcionar uma transcrição fiável para a sua terminologia específica, processar as gravações de forma eficiente, maintain incluir controlos de segurança adequados e integrar-se nos seus fluxos de trabalho existentes sem criar complexidade desnecessária.

Funcionalidades-chave a priorizar

Precisão na terminologia empresarial: Procure plataformas que ofereçam dicionário personalizado um recurso que lhe permite adicionar nomes de empresas, nomes de produtos, termos técnicos e outro vocabulário específico do setor.
Identificação do orador: As chamadas de negócios envolvem vários participantes. O Sonix deteta automaticamente as mudanças de orador e divide o diálogo em parágrafos rotulados, permitindo que os utilizadores revisem ou alterem os nomes dos oradores posteriormente.
Exportação em vários formatos: As suas transcrições poderão ter de ser integradas em fluxos de trabalho, sistemas de documentação ou ferramentas de legendagem já existentes. O Sonix suporta exportações comuns de texto e legendas, incluindo DOCX, TXT, PDF, SRT e VTT.
Velocidade de processamento: A transcrição automatizada pode eliminar o tempo de processamento associado à transcrição manual. O tempo de processamento varia consoante o ficheiro e outras condições, mas o Sonix foi concebido para fornecer transcrições automatizadas rapidamente.
Certificações de segurança: As chamadas de negócios podem conter informações confidenciais. Verifique as políticas do seu prestador de serviços de transcrição práticas de segurança, incluindo certificações, encriptação e controlos de acesso.

Considerações sobre a precisão versus o custo

A precisão da transcrição varia em função da qualidade da gravação, do ruído de fundo, dos sotaques, da sobreposição de vozes, da qualidade do microfone e da terminologia. Os dicionários personalizados podem ajudar a melhorar o reconhecimento de palavras especializadas, mas o resultado automático deve, ainda assim, ser revisto quando a formulação exata for importante.

Ao avaliar as opções, tenha em conta tanto os custos diretos de transcrição como a quantidade de revisão manual ou de tomada de notas que o sistema pode reduzir.

Passo a passo: como transcrever gravações do JustCall com o Sonix

O fluxo de trabalho documentado para transferir uma gravação concluída do JustCall para o Sonix consiste em descarregar a gravação e, em seguida, carregá-la no Sonix para transcrição automatizada.

Passo 1: Descarregue a sua gravação do JustCall

Aceda ao seu painel do JustCall e aceda ao seu registo de chamadas. Encontre a chamada que pretende transcrever, selecione o ícone de gravação e escolha a opção para descarregar a gravação.

O JustCall guarda as gravações de voz como ficheiros MP3. O JustCall também disponibiliza um ponto de acesso da API para descarregar gravações de chamadas concluídas, caso a sua organização pretenda criar um fluxo de trabalho automatizado personalizado.

Passo 2: Carregar na sua plataforma de transcrição

Carregue o seu ficheiro diretamente através da interface do navegador da Sonix, sem necessidade de instalar qualquer software no computador.

O Sonix suporta:

Carregamento direto de ficheiros a partir do seu computador
Importações de armazenamento na nuvem a partir de serviços como o Google Drive e o Dropbox
Links de vídeos públicos suportados
Carregamento de vários ficheiros em contas paid

O envio de várias gravações de uma só vez permite que o Sonix as processe como trabalhos de transcrição separados.

Passo 3: Configurar a transcrição

Antes de processar a sua gravação:

Língua: Selecione o idioma ou os idiomas falados na gravação
Vocabulário personalizado: Selecione um dicionário personalizado que contenha nomes de empresas, termos relacionados com produtos ou vocabulário especializado, se necessário
Identificação do orador: O Sonix deteta automaticamente as mudanças de orador durante a transcrição
Marcações temporais: O Sonix adiciona automaticamente marcas temporais ao nível das palavras

Em seguida, inicie a transcrição.

Passo 4: Rever e aperfeiçoar

Assim que a transcrição estiver concluída, o editor baseado no navegador sincroniza a transcrição com a reprodução de áudio, facilitando:

Corrigir palavras reconhecidas incorretamente
Ajustar as etiquetas dos altifalantes
Adicionar notas ou comentários
Editar ou remover manualmente as palavras de preenchimento, quando for o caso
Ir diretamente para o áudio correspondente, selecionando o texto da transcrição

Passo 5: Exportar e integrar

Descarregue a sua transcrição finalizada no formato exigido pelo seu fluxo de trabalho. As exportações padrão do editor incluem documentos Word, TXT, PDF, SRT e VTT.

No que diz respeito aos fluxos de trabalho técnicos, a API da Sonix também pode devolver dados de transcrição no formato JSON, incluindo informações sobre a duração e os interlocutores.

Dicas comuns de otimização

Uma má qualidade de áudio pode reduzir a precisão da transcrição. Sempre que possível:

Utilize auscultadores ou microfones de boa qualidade, em vez do altifalante
Maintain: uma ligação à Internet estável durante as chamadas
Minimizar o ruído de fundo
Grave num ambiente silencioso quando estiver a ter conversas importantes

Melhore as gravações do JustCall com análises e insights baseados em IA

A transcrição pode ser o ponto de partida para uma análise mais aprofundada. Ferramentas de análise de IA pode transformar transcrições em informação estruturada, mais fácil de analisar em gravações individuais ou conjuntos de ficheiros.

O que a análise com IA revela

Temas e assuntos: Identifique temas recorrentes nas chamadas, tais como questões relacionadas com preços, pedidos de funcionalidades, problemas de assistência ou outros temas de discussão.
Análise de sentimentos: Analisar o tom emocional das conversas e identificar alterações no sentimento ao longo de uma transcrição.
Resumos e capítulos: Gerar resumos e dividir transcrições mais longas em secções com indicação de data e hora, para facilitar a navegação pelas gravações.
Reconhecimento de entidades: Identificar pessoas, organizações, locais, datas e outras entidades nomeadas mencionadas nas transcrições.
Medidas a tomar e decisões: Extrair informações estruturadas, tais como decisões e ações de acompanhamento, a partir de conversas.

Aplicações práticas

Formação em vendas: Encontre exemplos de como os representantes lidam com objeções e utilize a transcrição em conjunto com o áudio original durante o acompanhamento.
Opiniões sobre o produto: Analisar as conversas com os clientes para identificar temas recorrentes, pedidos ou reclamações.
Apoio à garantia da qualidade: Analise as conversas com sentimento negativo ou temas recorrentes que possam merecer uma investigação mais aprofundada.
Estudo da concorrência: Pesquise transcrições ou utilize ferramentas de análise para identificar conversas em que se discuta concorrentes, produtos ou alternativas de mercado.

Transcrição segura e em conformidade para conversas confidenciais no JustCall

As chamadas empresariais podem conter informações confidenciais, incluindo dados de clientes, detalhes financeiros, discussões estratégicas ou informações de saúde. O seu fluxo de trabalho de transcrição deve proteger este conteúdo ao longo de todo o processo de tratamento e armazenamento.

Requisitos de segurança para a transcrição empresarial

Normas de encriptação: A Sonix utiliza encriptação TLS para as transferências e encriptação AES-256 para os dados armazenados.
Controlos de acesso: As permissões baseadas em funções podem restringir quais os membros da equipa que podem aceder a determinados ficheiros, pastas e funcionalidades.
Certificação de segurança: A Sonix possui certificação SOC 2 Tipo II, sendo os controlos de segurança submetidos a auditorias independentes anualmente.
Opções de localização dos dados: A Sonix oferece opções de localização dos dados para clientes empresariais que tenham requisitos geográficos em matéria de armazenamento de dados.

Considerações específicas do setor

Sociedades de advogados: As equipas jurídicas devem avaliar as plataformas de transcrição com base nos requisitos de confidencialidade, nos controlos de acesso, nas práticas de segurança e nas políticas da sua organização relativas ao tratamento de materiais privilegiados ou sensíveis.
Organizações do setor da saúde: Quando as gravações contêm informações de saúde protegidas (TP4Tn), podem aplicar-se os requisitos da HIPAA. A Medical Sonix oferece um processamento em conformidade com a HIPAA e pode celebrar Acordos de Parceria Comercial com organizações de cuidados de saúde que preencham os requisitos.
Serviços financeiros: As organizações devem verificar se os seus processos de transcrição, conservação, acesso e eliminação cumprem os requisitos regulamentares aplicáveis às suas comunicações específicas e à sua jurisdição.
Organizações de vendas: As transcrições de conversas que contenham informações pessoais podem estar sujeitas a requisitos de privacidade. As organizações devem implementar procedimentos adequados de acesso, conservação e eliminação, com base na legislação aplicável aos seus dados.

Funcionalidades colaborativas para as transcrições do JustCall no Teams

A transcrição de chamadas oferece mais valor quando as equipas podem trabalhar em conjunto no conteúdo. As transcrições individuais guardadas em pastas separadas ajudam os utilizadores individualmente; as bibliotecas de transcrições partilhadas e pesquisáveis facilitam a reutilização da informação por toda a equipa.

Criação de fluxos de trabalho da equipa

Pastas partilhadas: Organize as transcrições por equipa, projeto ou cliente, para que os utilizadores autorizados possam aceder ao histórico de chamadas relevante.
Comentários e notas: Os membros da equipa podem adicionar notas diretamente às transcrições, mantendo os comentários da revisão associados à parte relevante da conversa.
Controlos de autorização: Ferramentas de colaboração Permita que as equipas gerem o acesso ao nível da conta, da pasta ou do ficheiro e controlem ações como visualizar, editar, partilhar, exportar ou eliminar conteúdos.
Integração com ferramentas existentes: A Sonix oferece integrações, bem como funcionalidades do Zapier, API e webhooks, que permitem ligar os fluxos de trabalho de transcrição a outros sistemas empresariais.

Centralização da Inteligência de Conversação

Quando as chamadas de equipa são organizadas num sistema de transcrições pesquisáveis, as equipas podem utilizá-las de várias formas:

Os gestores de vendas podem comparar a forma como os representantes abordam as objeções mais comuns dos clientes
Os responsáveis pelo apoio ao cliente podem analisar as conversas relacionadas com problemas recorrentes dos clientes
As equipas de produto podem procurar pedidos de funcionalidades e comentários repetidos
Os executivos podem pesquisar nas transcrições temas estratégicos e assuntos relacionados com os clientes

O Sonix permite a pesquisa de texto completo em transcrições e pastas, facilitando a localização de palavras e frases específicas.

Para além da transcrição: tirar partido das gravações do JustCall para promover a acessibilidade

As transcrições podem ter utilidades que vão além da análise interna. A conversão de gravações em texto pode tornar a informação oral disponível num formato adicional e criar novas oportunidades de conteúdo.

Acessibilidade

As organizações devem avaliar as obrigações em matéria de acessibilidade que se aplicam aos seus conteúdos e ao seu público.

Legendas automatizadas permitem que as equipas criem ficheiros de legendas, como SRT e VTT, para conteúdos de vídeo. Estes podem ajudar a tornar os vídeos gravados mais acessíveis aos espectadores surdos ou com deficiência auditiva e aos utilizadores que preferem acompanhar a leitura.

Reaproveitamento de conteúdos

As gravações de chamadas podem conter material útil que pode ser reutilizado, desde que sejam cumpridas as devidas autorizações e os requisitos de privacidade:

Materiais de formação Trai: Conversas eficazes de vendas ou de apoio podem servir de exemplos de coaching
Documentação: As conversas sobre o sucesso do cliente podem revelar questões recorrentes sobre o produto
Conteúdo de marketing: As citações de clientes ou os casos de utilização aprovados podem servir de material de referência
Bases de conhecimento: As transcrições do apoio ao cliente podem ajudar as equipas a identificar questões que merecem ser documentadas formalmente

SEO e visibilidade

As transcrições publicadas tornam o conteúdo falado dos ficheiros de áudio e vídeo disponível como texto indexável. Um Leitor otimizado para SEO pode apresentar uma transcrição pesquisável a par do conteúdo multimédia gravado, permitindo que os visitantes e os motores de busca acedam ao texto da transcrição.

Compreender o valor do fluxo de trabalho de transcrição

Os serviços de transcrição variam significativamente na sua abordagem e nas funcionalidades que oferecem. Olhar para além do custo direto do processamento pode ajudar as equipas a compreender como uma plataforma se integra no seu fluxo de trabalho mais alargado.

Considerações sobre o valor

Ao avaliar soluções de transcrição, tenha em conta o seguinte:

Poupança de tempo: Calcule quanto tempo a sua equipa gasta atualmente a rever chamadas e a tomar notas
Valor do insight: Pense se as transcrições pesquisáveis facilitam a análise das conversas com os clientes
Valor da documentação: Compare a transcrição automatizada com o esforço necessário para registar as conversas manualmente
Redução de erros: Considere se uma transcrição passível de revisão reduz a dependência de notas manuscritas incompletas

A Sonix oferece opções flexíveis, incluindo transcrição com pagamento à medida que se utiliza, para necessidades pontuais, e planos de subscrição Core, Advanced e Pro, que incluem horas de transcrição e tradução, utilização do AI Workspace, armazenamento e funcionalidades adicionais da conta.

Por que é que o Sonix simplifica a transcrição do JustCall

Embora existam várias opções de transcrição, Sonix combina a transcrição automatizada com funcionalidades de edição, análise, pesquisa, colaboração, segurança e integrações de fluxos de trabalho.

A Sonix pode ajudar as empresas a trabalhar com gravações do JustCall descarregadas através de:

Transcrição por IA com suporte a um dicionário personalizado para terminologia especializada
Edição no navegador que sincroniza a reprodução com o texto da transcrição
Análise com base em IA para resumos, temas, sentimentos, tópicos, entidades e outras análises estruturadas
Mais de 54 idiomas de transcrição para equipas multilingues
SOC 2 Tipo II certificação com encriptação TLS em trânsito e encriptação AES-256 em repouso
Formatos de exportação flexíveis, incluindo DOCX, TXT, PDF, SRT e VTT, com JSON disponível através da API
Colaboração em equipa com pastas partilhadas, notas, partilha e controlos de permissões
Mais de 30 integrações além da automatização de fluxos de trabalho através do Zapier, de APIs e de webhooks

O Sonix vai além da conversão de voz em texto. As suas capacidades de análise baseadas em IA podem ajudar as equipas a resumir conversas, identificar temas recorrentes, analisar o tom das mensagens, detetar tópicos e entidades e extrair informação estruturada das transcrições.

Os preços atuais incluem uma opção «Pay As You Go» de $10 por hora, bem como planos de subscrição Core, Advanced e Pro para utilizadores com necessidades recorrentes de transcrição. Comece com Sonix para ver como o fluxo de trabalho se adapta às necessidades da sua equipa.

Perguntas frequentes

Posso transcrever as gravações do JustCall em tempo real?

O fluxo de trabalho aqui descrito destina-se a gravações concluídas no JustCall: descarregue a gravação do JustCall e carregue-a no Sonix para transcrição. O Sonix também oferece transcrição em tempo real através da sua API, mas a utilização dessa funcionalidade com o JustCall exigiria uma integração técnica separada, em vez do processo padrão de descarregamento e carregamento.

Qual é o nível de precisão da transcrição automatizada de chamadas telefónicas?

A precisão varia consoante a qualidade da gravação, o ruído de fundo, a sobreposição de vozes, os sotaques, a qualidade do microfone e a terminologia especializada. A Sonix afirma que a sua transcrição automatizada varia normalmente entre 85% e 99%, dependendo da qualidade do áudio, e que os dicionários personalizados podem melhorar o reconhecimento de nomes de empresas, termos técnicos e outro vocabulário especializado.

Que formatos de ficheiro posso utilizar para as transcrições do JustCall?

O JustCall guarda as gravações de voz descarregadas como ficheiros MP3, formato que o Sonix suporta para transcrição. O Sonix também aceita muitos outros formatos comuns de áudio e vídeo. Assim que a transcrição estiver concluída, as exportações padrão do navegador incluem os formatos TXT, DOCX, PDF, SRT e VTT, enquanto os dados da transcrição em JSON estão disponíveis através da API da Sonix.

Os dados das minhas gravações do JustCall estão seguros durante a transcrição?

A Sonix possui certificação SOC 2 Tipo II e utiliza encriptação TLS para a transferência de dados e encriptação AES-256 para dados em repouso. Além disso, oferece permissões baseadas em funções e controlos de segurança adicionais para contas de equipa. As organizações que lidam com gravações confidenciais devem consultar a documentação de segurança atual da Sonix e confirmar se a plataforma cumpre os seus próprios requisitos legais, contratuais e regulamentares antes de carregar dados.

A transcrição automática funciona para chamadas em várias línguas?

Sim. Atualmente, o Sonix suporta a transcrição em mais de 54 idiomas e também consegue transcrever ficheiros que contenham vários idiomas suportados, desde que os idiomas adequados sejam selecionados. As transcrições concluídas podem, em seguida, ser traduzidas para os idiomas de destino suportados, para fluxos de trabalho multilingues.

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