Cómo transcribir llamadas de Zoom automáticamente

Tu representante de ventas acaba de cerrar un trato importante durante una llamada por Zoom Phone. Tres días después, el cliente cuestiona lo acordado, y esa grabación de 45 minutos sigue sin ser revisada porque nadie tiene tiempo para escucharla completa. Transcripción automática puede transformar las conversaciones telefónicas grabadas en texto que se puede buscar y compartir, con etiquetas de los interlocutores, marcas de tiempo y resúmenes generados por IA, lo que ayuda a los equipos a encontrar información importante sin necesidad de volver a escuchar las llamadas completas.

Principales conclusiones

La transcripción en vivo integrada de Zoom Phone ofrece subtítulos en tiempo real, pero Zoom no conserva esas transcripciones en vivo una vez que termina la llamada
Zoom Phone puede transcribir las llamadas grabadas cuando la grabación de llamadas y la configuración “Permitir la transcripción de las grabaciones de llamadas” están habilitadas
Sonix ofrece una precisión de transcripción de hasta 99% en grabaciones nítidas, aunque los resultados pueden variar según la calidad del audio, los hablantes, el ruido de fondo y el vocabulario.
Sonix procesa aproximadamente una hora de audio en unos cinco minutos
Las transcripciones con función de búsqueda pueden reducir considerablemente la necesidad de volver a escuchar llamadas completas para encontrar información específica
Traducción automática admite más de 55 idiomas de traducción para facilitar la colaboración entre equipos de todo el mundo
El análisis basado en inteligencia artificial puede generar resúmenes e identificar temas, asuntos, opiniones y entidades a partir de transcripciones
La integración documentada de Sonix con Zoom importa automáticamente las grabaciones en la nube de las reuniones de Zoom; la importación automática de las grabaciones de llamadas de Zoom Phone no está documentada actualmente como parte de esa integración

¿Por qué transcribir automáticamente tus llamadas de Zoom?

Tomar notas a mano durante las llamadas telefónicas genera lagunas en la documentación y desvía la atención de la conversación en sí. Los gerentes de ventas que necesitan capacitar a sus equipos pueden tener que revisar horas de conversaciones, mientras que a los equipos de atención al cliente les puede resultar difícil encontrar información útil cuando las llamadas anteriores solo existen en forma de grabaciones.

Impulsar la productividad y la recuperación de información

La transcripción automática reduce la “monotonía del contenido” que puede ocultar información valiosa en grabaciones largas. En lugar de tener que rebobinar una llamada de 45 minutos, puedes buscar palabras clave específicas, saltar a los momentos relevantes y encontrar la información que necesitas mucho más rápido.

Entre los indicadores clave de productividad gains se incluyen:

Búsqueda instantánea en todas las conversaciones transcritas
Referencia rápida de los compromisos discutidos durante las llamadas
Una incorporación más rápida cuando los nuevos miembros del equipo necesitan revisar discusiones anteriores
Se reduce la necesidad de volver a escuchar las grabaciones cuando una transcripción contiene la información que alguien necesita

Apoyo a la accesibilidad y al mantenimiento de registros

Las transcripciones y los subtítulos pueden contribuir a la accesibilidad y al mantenimiento de registros de la organización, pero los requisitos legales varían según la organización, la jurisdicción y el contexto. De acuerdo con la ADA, por ejemplo, es posible que las entidades sujetas a esta ley deban proporcionar medios y servicios de comunicación adecuados, lo cual puede incluir subtítulos o materiales escritos, según las circunstancias.

La transcripción automática puede servir de apoyo para:

Alternativas de texto accesibles para el contenido de audio, cuando corresponda
Documentación interna y flujos de trabajo de auditoría
Registros más claros de las discusiones y los compromisos
Una recuperación más rápida de la información cuando surgen preguntas o controversias

Cómo entender las funciones de transcripción integradas de Zoom

Antes de explorar soluciones de terceros, vale la pena entender qué ofrece Zoom Phone de forma nativa y cuáles son sus limitaciones.

Cómo activar la transcripción en vivo durante las llamadas de Zoom

Zoom Phone ofrece transcripción en vivo que muestra subtítulos en tiempo real con los nombres de los participantes y las marcas de tiempo durante las llamadas. Un administrador debe habilitar primero la función «Transcripción en vivo de llamadas».

Los usuarios también pueden configurar Zoom Phone para que inicie la transcripción en vivo automáticamente:

Escritorio: Abre Ajustes → Teléfono → Ajustes de transcripción en vivo y selecciona “Iniciar automáticamente la transcripción en vivo durante una llamada”
Móvil: Toca Más → Ajustes → Teléfono y activa “Iniciar transcripción en vivo automáticamente”

Durante una llamada, los usuarios de computadoras de escritorio también pueden hacer clic en Más → “Transcripción en vivo”, mientras que los usuarios de dispositivos móviles pueden tocar Más → “Activar transcripción en vivo”.”

Una limitación importante es que Zoom no conserva los transcritos generados por la función de transcripción en vivo de Zoom Phone una vez que termina la llamada.

Cómo acceder a las transcripciones de las grabaciones de Zoom Phone

Las transcripciones guardadas de Zoom Phone siguen un flujo de trabajo diferente al de Zoom Meetings.

Para la grabación y transcripción automáticas de Zoom Phone:

El titular o administrador de una cuenta habilita Grabación automática de llamadas para la cuenta, el sitio, el grupo, la fila de llamadas o el usuario telefónico correspondiente
En la configuración de la política de grabación, habilita Permitir la transcripción de las grabaciones de llamadas
Configura las notificaciones de grabación y los permisos de acceso que sean necesarios
Realizar o recibir una llamada de Zoom Phone
Accede a la grabación y la transcripción resultantes a través del historial de llamadas de Zoom Phone o de la interfaz de grabación de llamadas del administrador correspondiente

Las grabaciones automáticas de Zoom Phone se almacenan en la nube. Los usuarios pueden acceder a sus propias grabaciones automáticas a través del historial de llamadas, mientras que los administradores pueden acceder a las grabaciones según los permisos de Zoom Phone que se les hayan asignado.

Uso de Sonix para mejorar la transcripción de llamadas de Zoom Phone

Para las llamadas de Zoom Phone que quieras analizar, editar, traducir o compartir en Sonix, primero obtain la llamada grabada desde Zoom Phone y sube el archivo de audio resultante a Sonix.

Sonix también ofrece un servicio directo Integración con Zoom para las grabaciones en la nube de reuniones de Zoom. Sin embargo, la documentación actual de integración de Sonix se refiere específicamente a las reuniones de Zoom y no a las grabaciones de llamadas de Zoom Phone, por lo que no se debe dar por sentado que el mismo flujo de trabajo de importación automática se aplique a Zoom Phone.

Cómo subir grabaciones de Zoom Phone a Sonix

Después de descargar u obtener de cualquier otra forma tu grabación de llamada de Zoom Phone:

Crea una cuenta en Sonix o inicia sesión
Sube la grabación de Zoom Phone desde tu dispositivo
Selecciona el idioma en el que se habla en la grabación
Elige cualquier diccionario personalizado que sea relevante para nombres o terminología especializada
Iniciar transcripción
Revisa la transcripción completa en el editor de Sonix

Sonix admite Más de 44 formatos de archivos de audio y video, lo que lo hace compatible con los formatos más comunes de grabación de llamadas telefónicas.

En el caso de las reuniones de Zoom, a diferencia de las llamadas de Zoom Phone, la integración documentada de Sonix con Zoom permite importar automáticamente las grabaciones en la nube. En Sonix, ve a la sección «Integración con Zoom», conecta tu cuenta de Zoom, selecciona un idioma predeterminado y una carpeta de destino, y, si lo deseas, activa la transcripción automática para las nuevas reuniones de Zoom.

Procesar rápidamente las grabaciones de Zoom

Sonix procesa aproximadamente una hora de audio en unos cinco minutos. Eso significa que una llamada clara de 30 minutos normalmente se puede transcribir en solo unos minutos, aunque las condiciones de procesamiento pueden variar.

Sonix anuncia una precisión de transcripción de hasta 99% para grabaciones claras. La precisión depende de factores como la calidad de la grabación, el ruido de fondo, la claridad del hablante, los acentos, el habla superpuesta y el vocabulario especializado.

Más allá de la transcripción: cómo editar y perfeccionar las transcripciones de tus llamadas de Zoom

La transcripción sin editar es solo el punto de partida. Las herramientas de edición y perfeccionamiento pueden transformar el resultado automatizado en un documento más pulido y útil.

Cómo usar el editor intuitivo de Sonix para lograr mayor precisión

Incluso con una transcripción automatizada de alta precisión, a menudo querrás revisar los nombres propios, los términos técnicos, los nombres y el lenguaje específico de cada sector. Sonix’s editor basado en navegador sincroniza el texto con la reproducción de audio, lo que facilita las correcciones.

Las funciones del editor incluyen:

Haz clic en una palabra para ir al momento correspondiente del audio
Atajos de teclado para una reproducción y edición más rápidas
Resaltado de confianza para destacar las palabras respecto a las cuales el sistema tiene menos certezaain
Buscar y reemplazar para corregir términos repetidos
Diccionarios personalizados para agregar nombres de empresas, términos técnicos y vocabulario especializado

Cómo agregar etiquetas a los hablantes y personalizar las transcripciones

Sonix detecta automáticamente los cambios de orador y divide el diálogo en secciones etiquetadas por orador. Luego, puedes asignar los nombres correctos dentro del editor.

Sonix también ofrece Huella vocal, lo que permite a los usuarios autorizados guardar la voz de un hablante para que Sonix pueda intentar reconocerlo e identificarlo en futuras grabaciones.

Otras opciones de personalización incluyen:

Ajuste de las marcas de tiempo
Corregir o consolidar las etiquetas de los oradores
Agregar notas y comentarios con marca de tiempo
Resaltar el contenido importante de la transcripción para su revisión

Funciones avanzadas para las transcripciones de tus llamadas de Zoom: traducción, análisis y más

La transcripción abre la puerta a capacidades adicionales de procesamiento de contenido que pueden hacer que las grabaciones sean más útiles para todos los equipos.

Traducción de transcripciones para audiencias internacionales

Traducción automática te permite traducir transcripciones terminadas directamente desde Sonix. La plataforma admite actualmente más de 55 idiomas de traducción y conserva la información sobre los hablantes y los tiempos a lo largo del proceso de traducción.

Esta función puede ser útil para:

Equipos de ventas multinacionales que comparten información sobre llamadas entre regiones
Organizaciones de investigación que realizan entrevistas en varios idiomas
Departamentos de capacitación que producen contenido para plantillas internacionales

Sonix también ofrece transcripción multilingüe para grabaciones en las que los hablantes alternan entre los idiomas compatibles. Una vez que la transcripción esté completa, puedes traducirla a los idiomas de destino compatibles.

Descubriendo información valiosa con análisis impulsados por IA

Más allá de convertir el habla en texto, Análisis de IA Las herramientas pueden analizar el contenido de las transcripciones y generar información estructurada.

Las capacidades actuales de análisis de IA incluyen:

Resúmenes automáticos del contenido de las transcripciones
Capítulos automáticos con marcas de tiempo
Análisis temático de patrones recurrentes
Análisis de sentimiento para determinar el tono de la conversación
Detección y etiquetado de temas
Detección de entidades para personas, organizaciones, lugares, fechas y otras referencias
Indicaciones personalizadas de IA para requisitos de análisis específicos
Análisis a nivel de carpeta en colecciones de transcripciones

Los análisis generados por inteligencia artificial deben revisarse siempre que las conclusiones se vayan a utilizar para tomar decisiones importantes en materia de negocios, asuntos legales, investigación o cumplimiento normativo.

Cómo generar subtítulos y leyendas para grabaciones de Zoom

Las grabaciones de video pueden resultar más fáciles de seguir con subtítulos automáticos. Sonix puede exportar subtítulos en SRT, VTT y otros formatos compatibles para los flujos de trabajo de publicación y edición de videos.

Las herramientas de subtítulos incluyen ajustes de sincronización, fuentes personalizables, colores, fondos, posicionamiento y la posibilidad de grabar los subtítulos directamente en los archivos de video compatibles.

Las exportaciones profesionales de subtítulos y edición, como FCPXML y los marcadores de AVID, también están disponibles para los flujos de trabajo compatibles.

Cómo grabar llamadas telefónicas en iPhone y Android para transcribirlas

No todas las llamadas importantes se realizan a través de Zoom. Las conversaciones por celular también se pueden grabar y transcribir, aunque la disponibilidad y los requisitos legales dependen de tu dispositivo, sistema operativo y región.

Prácticas recomendadas para grabar llamadas en el iPhone

Las versiones recientes de iOS incluyen la función nativa de grabación de llamadas telefónicas en los países y regiones compatibles. Durante una llamada compatible, puedes iniciar la grabación desde la app Teléfono. Apple reproduce un aviso de audio para ambos participantes, y la grabación se guarda en la app Notas.

En los idiomas y regiones compatibles, el iPhone también puede generar una transcripción de la llamada grabada. Dado que la disponibilidad de esta función varía según la región, consulta la información actualizada de Apple sobre la disponibilidad de la función antes de contar con ella.

Si la grabación nativa no está disponible en tu región, otras opciones pueden ser:

Utilizar una plataforma de llamadas empresariales o de VoIP autorizada que cuente con la función de grabación
Utilizar un flujo de trabajo de grabación externo cuando la ley lo permita
Grabación a través de otra plataforma de comunicación que ofrezca controles explícitos de grabación

Grabación de llamadas en Android

La disponibilidad de la función de grabación de llamadas en Android varía según el fabricante del dispositivo, la versión de Android, el proveedor de servicios y la región. Algunos teléfonos Android ofrecen la función de grabación integrada, mientras que otros la restringen.

Si la grabación no está disponible de forma nativa, utiliza una solución de grabación que sea compatible con tu dispositivo y que esté permitida en tu jurisdicción.

Nota legal importante: Las leyes sobre el consentimiento para la grabación varían según la jurisdicción. Los requisitos pueden depender de la ubicación de cada participante y del tipo de comunicación. Verifica siempre las normas que se aplican a la llamada en cuestión y utiliza los avisos de grabación o los procedimientos de consentimiento adecuados.

Garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo de las transcripciones de tus llamadas de Zoom

Las conversaciones confidenciales requieren controles de seguridad adecuados a lo largo de todo el proceso de grabación y transcripción.

El compromiso de Sonix con la seguridad de nivel empresarial

Sonix infraestructura de seguridad Incluye:

Certificación SOC 2 Tipo II con auditoría independiente
Cifrado TLS 1.3 para los datos en tránsito
Cifrado AES-256 para datos en reposo
Controles de acceso granulares y basados en roles para equipos
Compatibilidad con SSO/SAML en los planes Enterprise
Autenticación de dos factores

Para las organizaciones de salud, Medical Sonix ofrece medidas de seguridad centradas en la HIPAA, y Sonix ofrece acuerdos de socio comercial para implementaciones que cumplan con los requisitos.

Mejores prácticas para proteger los datos confidenciales de las llamadas

Más allá de la seguridad de la plataforma, las prácticas organizativas son importantes:

Establezca políticas de retención basadas en sus requisitos legales y operativos
Elimina las grabaciones y transcripciones que ya no sea necesario conservar.
Miembros del equipo Train sobre el manejo de contenido transcrito confidencial
Usa los permisos de carpetas y archivos para restringir el acceso
Utiliza el seguimiento de actividades y los controles de auditoría cuando tu plan de Sonix los ofrezca

Las cuentas Enterprise de Sonix incluyen controles administrativos adicionales, y los registros de auditoría avanzados y el seguimiento de actividades están disponibles para los flujos de trabajo empresariales que cumplan con los requisitos.

Las transcripciones cobran mayor valor cuando pueden integrarse en las herramientas y los flujos de trabajo que tus equipos ya utilizan.

Cómo elegir el formato de exportación adecuado para tus necesidades

Sonix admite una variedad de formatos de exportación de transcripciones y subtítulos, entre los que se incluyen:

DOCX/TXT: Documentos de texto estándar para editar y compartir
PDF: Documentos de transcripción formateados
SRT/VTT: Archivos de subtítulos para plataformas de video
JSON: Datos de transcripciones estructurados a través de flujos de trabajo de exportación y API compatibles con Sonix
Formatos de edición profesional: Se admiten formatos adicionales, como FCPXML y marcadores AVID, para los flujos de trabajo de posproducción pertinentes

La configuración de exportación puede incluir opciones como marcas de tiempo y etiquetas de oradores, dependiendo del formato.

Funciones de colaboración ayuda a los equipos a revisar y administrar las transcripciones de manera conjunta:

Comparte transcripciones con acceso de solo lectura o editable
Agregar notas y comentarios a nivel de párrafo
Organizar las transcripciones en carpetas compartidas del equipo
Aplicar permisos a nivel de cuenta, carpeta y archivo
Exporta automáticamente las transcripciones completadas a servicios de almacenamiento en la nube conectados, como Google Drive, Dropbox, OneDrive o Box
Usa el reproductor multimedia optimizado para SEO para incrustar audio o video junto con una transcripción en la que se puedan realizar búsquedas

Sonix utiliza un flujo de trabajo de edición enfocado, en lugar de una edición simultánea sin restricciones: una persona edita mientras que otros colaboradores pueden revisar el contenido y dejar notas.

El futuro de la IA en la transcripción de llamadas: ¿qué nos depara el futuro?

La tecnología de conversión de voz a texto sigue evolucionando, pero es importante distinguir las capacidades emergentes de las funciones que ofrece actualmente una plataforma específica.

Tecnologías emergentes en la conversión de voz a texto

Entre las áreas más amplias de desarrollo en el ámbito de la IA aplicada al habla y a la conversación se incluyen:

Comunicación multilingüe en tiempo real
Reconocimiento de voz más sensible al contexto
Mejora en el manejo de oradores que se superponen
Análisis conversacional y de opiniones más sofisticado

La compatibilidad con Avai varía según el producto, por lo que no debe interpretarse como una característica actual de Sonix, a menos que figure en la documentación oficial del producto de Sonix.

Cómo la inteligencia artificial está transformando el análisis de llamadas

Los sistemas de inteligencia artificial van más allá de la transcripción básica para resumir conversaciones, identificar temas, extraer entidades, detectar el sentimiento y responder preguntas sobre el material grabado.

Actualmente, en Sonix, las capacidades de IA confirmadas incluyen resúmenes, capítulos, temas, análisis de sentimiento, detección de temas y entidades, indicaciones personalizadas y análisis de múltiples archivos.

¿Por qué elegir Sonix para la transcripción de Zoom Phone?

Cuando necesites convertir las llamadas grabadas de Zoom Phone en contenido que se pueda buscar y editar, Sonix reúne herramientas de transcripción, edición, traducción, análisis, seguridad y colaboración en una sola plataforma.

Entre los principales beneficios se incluyen:

Precisión de transcripción de hasta 99% para obtener grabaciones nítidas, con aproximadamente una hora de audio procesada en unos cinco minutos.
Edición de transcripciones desde el navegador con reproducción de audio sincronizada, lo que facilita verificar palabras, corregir la terminología, actualizar las etiquetas de los hablantes y saltar a momentos específicos.
Análisis basados en IA que puede generar resúmenes, capítulos, temas, análisis de opiniones, etiquetas temáticas y detección de entidades.
Soporte multilingüe con transcripción en más de 54 idiomas y traducción a más de 55 idiomas.
Seguridad de nivel empresarial entre los que se incluyen la certificación SOC 2 Tipo II, el cifrado TLS 1.3 en tránsito, el cifrado AES-256 en reposo, la autenticación de dos factores, los permisos granulares y la compatibilidad con SSO/SAML para cuentas Enterprise.
Medidas de protección centradas en la HIPAA a través de Medical Sonix para casos de uso en el sector de la salud que cumplan con los requisitos.
Integraciones de flujos de trabajo con reuniones de Zoom, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box y otros servicios compatibles.
Flujo de trabajo flexible de Zoom Phone que te permite obtener una grabación de una llamada de Zoom Phone y subirla a Sonix para su transcripción y análisis. La integración automática de Sonix con Zoom está documentada actualmente para las grabaciones en la nube de reuniones de Zoom, en lugar de para las grabaciones de llamadas de Zoom Phone.
Herramientas de colaboración en equipo incluyen carpetas compartidas, notas a nivel de párrafo, historial de versiones, controles de uso compartido y permisos detallados.

Ya sea que estés revisando llamadas de ventas, analizando entrevistas de investigación o documentando conversaciones de negocios importantes, Sonix te ayuda a convertir las llamadas grabadas en información en la que se pueden realizar búsquedas y que se puede reutilizar, para que tu equipo pueda actuar en consecuencia.

¿Estás listo para que sea más fácil buscar, revisar y compartir tus grabaciones de Zoom Phone? Empieza a transcribir con Sonix hoy.

Preguntas frecuentes

¿Es legal grabar llamadas telefónicas de Zoom para transcribirlas?

Las leyes sobre grabaciones varían considerablemente según la jurisdicción y pueden depender de la ubicación de cada participante. Algunas jurisdicciones permiten la grabación con el consentimiento de un solo participante, mientras que otras imponen requisitos de consentimiento más amplios. Zoom Phone y otras herramientas de grabación pueden enviar notificaciones de grabación, pero las organizaciones deben verificar las leyes y políticas aplicables a cada llamada y obtener el consentimiento adecuado cuando sea necesario.

¿Qué tan precisas son las transcripciones automáticas de las llamadas de Zoom?

La precisión depende en gran medida de la calidad del audio, el ruido de fondo, el solapamiento de voces, los acentos, la claridad del hablante y el vocabulario especializado. Sonix anuncia una precisión de transcripción de hasta 99% para grabaciones claras, pero no se encontró ninguna fuente primaria confiable y actual que respalde un punto de referencia universal de precisión de 80–90% para Zoom Phone, por lo que esa comparación no debe utilizarse como una medida objetiva del rendimiento.

¿Puedo transcribir llamadas de Zoom en varios idiomas?

Sí. Actualmente, Sonix ofrece transcripción en más de 54 idiomas y traducción a más de 55 idiomas. También permite la transcripción multilingüe para grabaciones compatibles en las que los hablantes alternan entre los idiomas admitidos. Las transcripciones completadas pueden traducirse posteriormente a los idiomas de destino admitidos.

¿Cuál es la diferencia entre la función de transcripción integrada de Zoom y Sonix?

La transcripción en vivo de Zoom Phone proporciona subtítulos durante una llamada, pero no retain esas transcripciones en vivo. Zoom Phone también puede crear transcripciones de llamadas grabadas cuando se habilita la transcripción de grabaciones de llamadas. Sonix es una plataforma independiente de transcripción y procesamiento de contenido que cuenta con un editor de transcripciones sincronizadas, diccionarios personalizados, reconocimiento de hablantes mediante huella vocal, análisis de IA, traducción, herramientas de subtítulos, opciones de exportación y funciones de colaboración. La integración directa con Zoom documentada por Sonix es para grabaciones en la nube de reuniones de Zoom, por lo que no se debe dar por sentado que las grabaciones de Zoom Phone se importen automáticamente.

¿Cuánto tiempo lleva transcribir una llamada de Zoom con Sonix?

Sonix afirma que procesa aproximadamente una hora de audio en unos cinco minutos, por lo que una grabación de 30 minutos a menudo se puede transcribir en solo unos minutos. El tiempo real de procesamiento puede variar, y se debe revisar la transcripción resultante cuando sea importante la precisión del texto.

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