Cómo transcribir automáticamente las llamadas de Quo (OpenPhone)

Acabas de terminar una llamada de 45 minutos con un cliente potencial que te explicó exactamente qué es lo que necesita de tu solución. Esa información valía su peso en oro. Pero entre llevar la conversación y tomar notas, solo lograste captar tal vez 20% de lo que se said. ¿Te suena familiar?

Los usuarios de Quo enfrentan este reto de manera dai. Tu sistema telefónico empresarial de VoIP puede capturar conversaciones cuando la grabación de llamadas está habilitada, pero las grabaciones son mucho más difíciles de aprovechar cuando nadie tiene tiempo para escuchar horas de audio. La solución no es tomar mejores notas, sino que es transcripción automática que convierte tus grabaciones de llamadas en texto que se puede buscar y utilizar en cuestión de minutos.

Ya sea que dirijas un equipo de ventas que necesite analizar conversaciones con clientes a gran escala, una empresa de investigación que tenga una gran cantidad de grabaciones de entrevistas, o un bufete de abogados que requiera documentación precisa, la transcripción automática de llamadas transforma la forma en que trabajas con el contenido de voz. Veamos paso a paso cómo configurar esto para tus llamadas de Quo.

Principales conclusiones

Quo ofrece transcripción nativa en los planes Business y Scale, con transcripciones que se generan en cuestión de segundos una vez finalizadas las llamadas grabadas
Las transcripciones nativas de Quo incluyen texto separado por hablante y con marcas de tiempo, cuya precisión varía en función de la calidad del audio, la claridad del hablante y la complejidad del idioma.
Las integraciones personalizadas de webhooks pueden enviar las grabaciones de Quo a plataformas de transcripción externas cuando necesites funciones adicionales de idioma, edición, vocabulario o análisis
Quo cuenta con la certificación SOC 2 Tipo II y permite un uso conforme a la HIPAA para las organizaciones de atención médica que reúnan los requisitos, siempre y cuando se haya firmado un Acuerdo de Asociación Comercial.
La transcripción automatizada puede reducir considerablemente la toma de notas manual y la revisión de llamadas
La integración de Quo con Zapier incluye un disparador de “Grabación de llamada completada” para flujos de trabajo automatizados
El sistema de webhooks de Quo es compatible con grabación de llamada completada, call.transcript.completed, y otros eventos relacionados con las llamadas
Sonix ofrece transcripción en más de 54 idiomas, un editor basado en navegador, funciones de colaboración en equipo y análisis impulsado por IA

Por qué la transcripción automática de llamadas lo cambia todo para los usuarios de Quo

Piensa en lo que sucede actualmente con las grabaciones de tus llamadas. Están guardadas en algún lugar de un almacenamiento digital, técnicamente accesibles pero prácticamente invisibles. Sin una transcripción, encontrar ese momento específico en el que un cliente potencial mencionó su presupuesto puede requerir escuchar toda la grabación o confiar en que recuerdes de qué llamada se trataba.

La transcripción automatizada invierte esta dinámica. Cada conversación se convierte en:

Contenido en el que se pueden realizar búsquedas puedes realizar consultas como con cualquier documento
Material de capacitación sobre Tr1TP4 para que los nuevos miembros del equipo aprendan a partir de conversaciones reales
Documentación de lo que se discutió y acordó
Fuentes de datos para identificar patrones en numerosas llamadas

El impacto en la productividad se acumula rápidamente. Los equipos de soporte pueden reducir la toma de notas manual y la revisión de llamadas al implementar flujos de trabajo de transcripción. Eso representa un cambio significativo en la forma en que los equipos pueden operar.

Para las empresas de investigación y las redes de expertos que realizan decenas de entrevistas cada semana, la transcripción transforma las grabaciones sin procesar en datos que se pueden analizar. En lugar de que los investigadores dediquen horas a transcribir manualmente, pueden enfocarse en el trabajo de análisis que realmente genera conocimientos.

Cómo elegir la configuración adecuada de grabación de llamadas para tu empresa

Antes de que se realice la transcripción, necesitas grabaciones de llamadas confiables. Quo se encarga de esto de forma integrada, pero es importante que la configuración sea la correcta para garantizar la calidad de la transcripción en las etapas posteriores.

Funciones esenciales de grabación

Tu infraestructura de grabación debe incluir:

Grabación automática que no depende de que alguien se acuerde de presionar el botón de grabar
Alta calidad de audio que capta con claridad a ambas partes de la conversación
Un sistema de almacenamiento organizado que facilita la localización de las grabaciones
Controles de cumplimiento, incluidas las notificaciones a las personas que llaman cuando así lo exija la ley
Capacidades de integración mediante webhooks o API para el procesamiento posterior

Quo ofrece grabación automática de llamadas en los planes Business y Scale. Las grabaciones aparecen en los hilos de conversación y se pueden consultar mientras la cuenta de Quo y el número de teléfono correspondiente permanezcan activos, a menos que la grabación se elimine de otra manera.

Consideraciones de seguridad

Las grabaciones de llamadas suelen contener información sensible, datos de clientes, negociaciones comerciales y conversaciones confidenciales. Es posible que su infraestructura de grabación y transcripción requiera controles de seguridad adecuados, tales como:

Cifrado en tránsito y en reposo que protege las grabaciones contra el acceso no autorizado
Permisos basados en roles que controlan quién puede acceder a contenido confidencial
Capacidades de auditoría cuando así lo requiera su organización o lo exijan las obligaciones regulatorias
Controles de cumplimiento adecuados para tu industria y tu caso de uso

Quo cuenta con la certificación SOC 2 Tipo II que abarca la seguridad, la fiabilidad y la confidencialidad. Quo también indica que las organizaciones de salud pueden firmar un Acuerdo de Socio Comercial para respaldar el uso conforme a la HIPAA. Las organizaciones que manejan Información de Salud Protegida aún deben configurar y utilizar la plataforma de acuerdo con sus propias obligaciones bajo la HIPAA.

Tres formas de transcribir tus llamadas de Quo

Tienes varias opciones para convertir las grabaciones de Quo en texto, cada una con sus propias ventajas y desventajas en cuanto a funciones y complejidad de configuración.

Método 1: Transcripción nativa de «quo»

La opción más sencilla es utilizar la transcripción con IA integrada de Quo, disponible en los planes Business y Scale.

Pasos de configuración:

Utiliza un plan Business o Scale
Ve a Configuración → Números de teléfono → selecciona tu número
Habilitar Grabación automática de llamadas
Verifica que Transcribir y resumir llamadas está habilitado para ese número de teléfono
Una vez que termine una llamada grabada, abre el hilo de conversación para ver el resumen y la transcripción

Tanto la configuración de grabación como la de transcripción se establecen por número de teléfono.

Lo que obtienes:

Transcripciones con separación por hablante y marca de tiempo generadas segundos después de finalizar la llamada
Resúmenes de llamadas generados por IA
Tareas generadas por IA en Scale
Buscar dentro de transcripciones individuales, con la posibilidad de saltar a las partes relevantes de la grabación

Este enfoque funciona bien para equipos que necesitan acceder rápidamente al contenido de las llamadas sin tener que crear un flujo de trabajo externo de transcripción.

Método 2: Integración con servicios de terceros a través de Zapier

Para los equipos que deseen redirigir las grabaciones a otras aplicaciones, Zapier conecta Quo con herramientas y servicios externos de flujo de trabajo.

Pasos de configuración:

Crea una cuenta en Zapier y conecta Quo
Configura el activador de Quo en Grabación de la llamada completada
Configura la siguiente acción para la aplicación que debe recibir o procesar la grabación
Asigna los campos available y prueba el flujo de trabajo con una grabación real antes de ponerlo en producción

La integración actual de Quo con Zapier incluye tanto Grabación de la llamada completada y Transcripción de la llamada completada desencadenantes.

Un hilo de soporte de Zapier de 2024 documentó un duplicado Grabación de la llamada completada desencadena problemas para algunos usuarios de OpenPhone. Dado que la documentación actual de Quo y Zapier no indica si ese problema anterior sigue vigente, prueba tu flujo de trabajo con cuidado y verifica que cada llamada genere el número esperado de ejecuciones antes de utilizarlo a gran escala.

Método 3: Transcribir automáticamente las llamadas de Quo con Sonix

Para los equipos que deseen enviar automáticamente las grabaciones de llamadas de Quo a Sonix, un webhook personalizado y un flujo de trabajo de API ofrecen una opción compatible.

El sistema de webhooks de Quo incluye un grabación de llamada completada evento. Cuando una grabación de llamada está disponible, Quo envía una solicitud HTTP POST a tu punto final de webhook, y el evento proporciona la grabación en una URL. Quo también recomienda verificar la firma del webhook antes de procesar la carga útil.

La API de Sonix permite enviar archivos multimedia para su transcripción, ya sea mediante un archivo subido o un file_url. Eso significa que tu integración puede tomar la URL de la grabación proporcionada por Quo y enviarla a Sonix sin necesidad de descargar y volver a subir el audio primero, siempre y cuando Sonix pueda acceder a la URL de la grabación.

Flujo de implementación:

En Quo, ve a Configuración → Webhooks y crea un nuevo webhook
Selecciona el grabación de llamada completada evento y los números de teléfono que quieres monitorear
Configura tu punto final de webhook para recibir las solicitudes POST de Quo
Verifica la firma del webhook de Quo antes de procesar el evento
Extrae la URL de la grabación del evento de grabación completada
Envía esa URL a la API de Sonix utilizando el file_url parámetro y especificar el idioma de transcripción
Usa el ID de medio de Sonix que se te proporcionó para dar seguimiento al procesamiento y obtener la transcripción completa

El acceso a la API de Sonix requiere un plan paid que cumpla con los requisitos. La documentación actual de la API de Sonix indica que el acceso a la API está disponible para los suscriptores que pagan e identifica el nivel Core o superior como el nivel requerido en su guía de errores de acceso a la API.

Esta configuración no es una integración nativa entre Quo y Sonix, por lo que requiere recursos de desarrollo o software intermedio para conectar ambas plataformas. Sin embargo, una vez configurado, el flujo de trabajo puede enviar automáticamente las grabaciones completas de Quo a Sonix para su transcripción, sin que sea necesario que alguien suba manualmente cada llamada.

Cómo editar y pulir tus transcripciones

El texto sin procesar resultante de la transcripción automatizada puede necesitar un poco de limpieza antes de que esté listo para uso profesional. Un buen editor de transcripciones hace que este proceso sea más eficiente.

Qué buscar en un editor

Una edición eficaz de transcripciones puede incluir:

Reproducción sincronizada que te permite escuchar y editar al mismo tiempo
Marcas de tiempo a nivel de palabra para una navegación precisa a momentos específicos
Etiquetado de los hablantes que identifica quién dijo qué
Buscar y reemplazar para corregir errores recurrentes, como nombres mal escritos
Atajos de teclado para editar más rápido

Sonix ofrece estas funciones en su editor de transcripciones basado en navegador.

Funciones de colaboración en equipo

Cuando varias personas trabajan con transcripciones —investigadores, editores, gerentes—, las funciones de colaboración se vuelven esenciales:

Carpetas compartidas del equipo que centralizan las transcripciones para que todo el equipo pueda acceder a ellas
Notas y comentarios a nivel de párrafo adjuntos directamente al contenido de la transcripción
Controles de permisos que determinan quién puede ver o editar
Historial de versiones: seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo

Plataformas que ofrecen colaboración en equipo eliminar la molestia de tener que intercambiar archivos una y otra vez. Sonix utiliza un modelo de edición sin conflictos en el que una persona edita mientras que los demás colaboradores pueden ver, buscar, escuchar y dejar notas.

Descubrir información valiosa mediante el análisis con IA

La transcripción convierte el audio en texto. Pero el verdadero valor suele residir en lo que se extrae de ese texto: los temas que se repiten en decenas de llamadas, los patrones de sentimiento y los temas o inquietudes recurrentes.

Más allá de la transcripción básica

Avanzado Análisis de IA puede ayudar a identificar:

Temas y asuntos clave en las conversaciones
Entidades nombradas, como personas, organizaciones, lugares y fechas
Indicadores de sentimiento que reflejan el tono emocional de una conversación
Medidas a tomar y decisiones extraídas del contenido de las transcripciones
Puntos de datos personalizados mediante indicaciones de IA diseñadas para un flujo de trabajo específico

Para los equipos de ventas, esto puede ayudar a identificar objeciones recurrentes sin tener que revisar manualmente cada llamada. Para los investigadores que realizan entrevistas a expertos, puede ayudar a organizar y explorar información valiosa en grandes colecciones de transcripciones.

Aplicaciones prácticas

Una empresa de investigación cualitativa que entreviste a especialistas del sector puede utilizar análisis de IA a nivel de carpeta y preguntas personalizadas en una colección de transcripciones de entrevistas para explorar temas recurrentes, puntos de acuerdo y perspectivas contrastantes.

De manera similar, los gerentes de ventas pueden analizar conjuntos de llamadas para identificar patrones que puedan requerir una revisión más detallada o capacitación.

Las transcripciones no existen de manera aislada. Deben integrarse a tus flujos de trabajo existentes: registros de CRM, sistemas de gestión de proyectos, archivos de contenido o documentación.

Formatos comunes de exportación

Los distintos usos posteriores requieren diferentes formatos:

DOCX/TXT para la edición y el archivo de documentos
SRT/VTT para archivos de subtítulos y leyendas
PDF para la documentación con formato y para compartirla
JSON para el procesamiento programático

Sonix ofrece opciones de exportación a Word, PDF, TXT, SRT, VTT y otros formatos, mientras que su API también admite la generación de transcripciones en formato JSON estructurado. Flexible funciones de exportación facilitar la transferencia de las transcripciones a los sistemas que tu equipo ya utiliza.

Posibilidades de integración

Dependiendo de las integraciones y las herramientas de automatización que utilices, las transcripciones y los datos de las llamadas pueden transferirse a sistemas como:

Plataformas de CRM que reciben información sobre llamadas o resúmenes adjuntos a los registros de contacto
Herramientas de gestión de proyectos que registran las tareas de seguimiento
Las bases de conocimiento crean archivos de conocimiento institucional en los que se pueden realizar búsquedas
Sistemas de cumplimiento o de registros que respalden flujos de trabajo de retención documentados

La implementación exacta depende de las API, las integraciones y los permisos que admita cada sistema.

Cumplimiento de los requisitos de accesibilidad y normativos

La transcripción puede facilitar los procesos de accesibilidad, documentación y cumplimiento normativo, pero los requisitos legales específicos dependen de la organización, el contenido, la jurisdicción y las regulaciones aplicables.

Consideraciones normativas

La Ley de Estadounidenses con Discapacidades exige que las organizaciones sujetas a ella brinden una comunicación efectiva y, en los contextos digitales pertinentes, contenido accesible para las personas con discapacidad. Las transcripciones y los subtítulos pueden ser herramientas útiles de accesibilidad para el contenido de audio y video, pero las llamadas telefónicas comerciales comunes no requieren automáticamente transcripciones simplemente porque incluyan decisiones o compromisos.

Los equipos jurídicos, financieros y de salud pueden optar por conservar las transcripciones de las llamadas como parte de sus flujos de trabajo de documentación. Cualquier proceso de este tipo debe diseñarse teniendo en cuenta los requisitos aplicables en materia de confidencialidad, mantenimiento de registros, privacidad, accesibilidad y retención, en lugar de dar por sentado que la transcripción por sí sola cumple con una normativa específica.

Las organizaciones de salud que manejan información médica protegida (PHI) también deben determinar si los proveedores de servicios de transcripción y comunicaciones actúan como socios comerciales y firmar los acuerdos de socio comercial (BAA) requeridos antes de que dichos proveedores creen, reciban, maintain o transmitan PHI en nombre de la organización.

Mejores prácticas para el cumplimiento normativo

Cuando la transcripción respalda un flujo de trabajo regulado o sujeto a requisitos de cumplimiento:

Documenta tu proceso incluidos los pasos necesarios de revisión o verificación de la exactitud
Maintain: políticas de retención adecuadas de acuerdo con los requisitos aplicables
Controlar el acceso utilizando los permisos adecuados para usuarios y contenidos
Información de auditoría de Maintain cuando sea necesario para tu flujo de trabajo específico

Dado que los requisitos en materia de grabación, privacidad, accesibilidad y retención de registros varían, busca orientación legal o de cumplimiento para tu organización y las jurisdicciones específicas en las que operas.

Cómo optimizar tu flujo de trabajo de transcripción en Quo

Poner en marcha la transcripción es el primer paso. Para que sea eficiente a gran escala, es necesario diseñar cuidadosamente el flujo de trabajo.

Organización de carpetas

Cuando los transcritos se almacenen en una plataforma de transcripción o en un repositorio posterior, crea estructuras sistemáticas como, por ejemplo:

Por fecha, para una consulta cronológica
Por cliente o por proyecto para equipos basados en cuentas
Por tipo de llamada, como ventas, soporte técnico o llamadas internas
Por tema de investigación o flujo de trabajo al analizar conjuntos de conversaciones

Bien capacidades organizativas puede agilizar mucho la búsqueda de conversaciones específicas. Sonix admite carpetas, etiquetas y búsqueda de texto completo en todas las transcripciones.

Convenciones de nomenclatura

Establece una nomenclatura clara para los archivos que incluya metadatos útiles:

Fecha y hora de la llamada
Contacto principal o nombre de la cuenta
Tipo o motivo de la llamada
Identificador único para el seguimiento

Permisos del equipo

Define quién necesita acceso a qué contenido. Sonix admite permisos a nivel de cuenta, carpeta y archivo, lo que permite otorgar diferentes niveles de acceso a administradores, editores, revisores y otras partes interesadas.

Por qué Sonix es una excelente solución para la transcripción de llamadas de Quo

Si bien la transcripción nativa de Quo ofrece una forma práctica de revisar las llamadas grabadas, los equipos que necesiten funciones adicionales de edición, traducción, organización, análisis o procesamiento automatizado pueden utilizar Sonix como parte de un flujo de trabajo de transcripción más especializado.

Precisión para flujos de trabajo profesionales: Sonix anuncia una precisión de transcripción de hasta 99% para audio nítido, aunque señala que los resultados reales dependen de factores como la calidad del audio, el ruido de fondo, la claridad del hablante y el vocabulario. Su función de diccionario personalizado también te permite agregar palabras y frases específicas de tu sector para ayudar al motor de transcripción a reconocer la terminología especializada.
Amplia compatibilidad con múltiples idiomas: Para empresas con clientes internacionales o equipos multilingües, Sonix ofrece soporte en transcripción en más de 54 idiomas. La precisión puede variar según el idioma y las condiciones de grabación, por lo que los equipos que trabajen con contenido importante deben revisar el resultado antes de considerarlo como un registro definitivo.
Entorno profesional de edición: El editor basado en navegador sincroniza la reproducción de audio con el texto e incluye identificación de hablantes, marcas de tiempo a nivel de palabra, funciones de búsqueda y reemplazo, y otras herramientas de edición. Los equipos también pueden compartir transcripciones, dejar notas a nivel de párrafo, administrar permisos y maintain el historial de versiones.
Inteligencia impulsada por IA: Sonix puede extraer temas, asuntos, entidades, opiniones, resúmenes e información estructurada de las transcripciones. Análisis de IA Además, admite indicaciones personalizadas y análisis a nivel de carpeta para equipos que trabajan con colecciones de llamadas o entrevistas.
Controles de seguridad: Sonix cuenta con la certificación SOC 2 Tipo II y documenta el cifrado tanto en tránsito como en reposo, además de controles de acceso basados en roles. A través de Medical Sonix se pueden habilitar flujos de trabajo que cumplen con la HIPAA para usos médicos que reúnan los requisitos.
Integración flexible: Ya sea que importes grabaciones manualmente o que desarrolles un sistema automatizado basado en el sistema de webhooks de Quo, Sonix admite integraciones y una API REST para el envío programático de archivos multimedia y la recuperación de transcripciones. Los webhooks salientes generados por Sonix están disponibles para ciertas cuentas Enterprise, pero no son necesarios para enviar una grabación de Quo a Sonix a través de la API.

Para los equipos que transcriben llamadas de Quo a gran escala, esta combinación puede convertir las conversaciones grabadas en información que se puede buscar, editar y analizar, al tiempo que les brinda a los equipos un mayor control sobre cómo se gestionan las transcripciones a lo largo de sus flujos de trabajo.

Automatiza la transcripción de tus llamadas de Quo con Sonix y convertir las grabaciones en transcripciones que se puedan buscar y editar.

Preguntas frecuentes

¿Qué tan precisa es la transcripción automática de las llamadas de Quo?

Quo no publica un porcentaje fijo para la precisión de la transcripción de llamadas en formato nativo. En su documentación se indica que los resultados pueden variar según la calidad del audio, la claridad del hablante, la superposición de voces y la complejidad del idioma. Si la precisión es especialmente importante, revisa las transcripciones en comparación con la grabación original antes de utilizarlas como documentación definitiva.

¿Puedo enviar automáticamente las grabaciones de Quo a Sonix para que las transcriban?

Sí, mediante una integración personalizada en lugar de una conexión nativa documentada entre Quo y Sonix. Quo’s grabación de llamada completada El webhook proporciona una URL de grabación, y la API de Sonix puede aceptar una URL de audio o video a través de su file_url parámetro para la transcripción. Tu integración puede recibir el webhook de Quo, verificar su firma, enviar la URL de la grabación a Sonix y, luego, procesar la transcripción resultante. Se requiere acceso a la API de Sonix.

¿Es legal grabar y transcribir las llamadas de Quo?

Los requisitos de grabación y consentimiento varían según la jurisdicción y las circunstancias de la llamada. Quo incluye notificaciones de grabación configurables, como anuncios de voz y tonos de audio; sin embargo, el uso de estas funciones no garantiza por sí solo el cumplimiento de la ley en todas partes. Revisa las leyes que se aplican a las partes y jurisdicciones involucradas en tus llamadas, y consulta a un asesor legal calificado cuando sea necesario.

¿En qué formatos puedo exportar las transcripciones?

Sonix permite exportar transcripciones en formatos como Word/DOCX, TXT, PDF, SRT y VTT, entre otros. Su API también ofrece transcripciones estructuradas en formato JSON, lo que brinda a los equipos opciones para la edición de documentos, los flujos de trabajo de subtítulos y el procesamiento programático.

¿Cuánto tiempo se tarda en recibir las transcripciones de las llamadas de Quo?

Quo afirma que sus transcripciones y resúmenes generados de forma nativa se entregan a los pocos segundos de que finalice una llamada grabada. En cuanto a las grabaciones enviadas a Sonix, Sonix indica actualmente que, por lo general, la transcripción de una hora de audio nítido tarda aproximadamente cinco minutos, aunque el tiempo real de procesamiento puede variar según el tamaño del archivo, las condiciones del audio y la carga del sistema.

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