Sådan transskriberes Quo-opkald (OpenPhone) automatisk

Du har lige afsluttet et 45 minutters opkald med en potentiel kunde, der fortalte præcis, hvad vedkommende har brug for fra din løsning. Indsigten var guld værd. Men mellem at styre samtalen og tage noter nåede du måske kun at notere 20% af det, der blev said. Lyder det bekendt?

Quo-brugere står over for denne udfordring på en dai-måde. Jeres VoIP-telefonsystem til virksomheder kan optage samtaler, når opkaldsoptagelse er aktiveret, men optagelserne er meget sværere at udnytte, når ingen har tid til at lytte sig igennem timevis af lyd. Løsningen ligger ikke i bedre notatskrivning – den ligger i automatiseret transskription der på få minutter omdanner dine optagede samtaler til tekst, der kan søges i og bruges til at træffe beslutninger.

Uanset om du leder et salgsteam, der har brug for at analysere kundesamtaler i stor skala, et analysebureau, der er begravet i optagelser af interviews, eller et advokatfirma, der har brug for præcis dokumentation, så ændrer automatisk transskription af opkald den måde, du arbejder med lydindhold på. Lad os se nærmere på, hvordan du præcist konfigurerer dette til dine Quo-opkald.

Vigtige pointer

Quo tilbyder automatisk transskription på Business- og Scale-abonnementerne, hvor transskriptionerne genereres inden for få sekunder, efter at de optagede opkald er afsluttet
Quos indbyggede transskriptioner indeholder tekst, der er opdelt efter taler og forsynet med tidsstempler, hvor nøjagtigheden afhænger af lydkvaliteten, talerens tydelighed og sprogets kompleksitet
Brugerdefinerede webhook-integrationer kan videresende Quo-optagelser til eksterne transskriptionsplatforme, når du har brug for yderligere funktioner inden for sprog, redigering, ordforråd eller analyse
Quo er SOC 2 Type II-certificeret og understøtter HIPAA-overensstemmende brug for kvalificerede sundhedsorganisationer i henhold til en underskrevet samarbejdsaftale (Business Associate Agreement)
Automatisk transskription kan i væsentlig grad reducere behovet for manuel notatskrivning og gennemgang af opkald
Quos Zapier-integration indeholder en trigger ved navn »Call Recording Completed« til automatiserede arbejdsgange
Quos webhook-system understøtter opkald.optagelse.afsluttet, call.transcript.completed, samt andre begivenheder i forbindelse med opkald
Sonix tilbyder transskription på over 54 sprog, en browserbaseret editor, funktioner til teamsamarbejde og AI-drevet analyse

Hvorfor automatisk transskription af opkald ændrer alt for Quo-brugere

Tænk over, hvad der sker med dine optagede samtaler lige nu. De findes et eller andet sted i et digitalt lager, hvor de teknisk set er tilgængelige, men i praksis usynlige. Uden en transskription kan det være nødvendigt at lytte hele optagelsen igennem for at finde det øjeblik, hvor en potentiel kunde nævnte sit budget – eller man må håbe, at man kan huske, hvilken samtale det var.

Automatisk transskription vender op og ned på denne dynamik. Hver eneste samtale bliver til:

Indhold, der kan søges i Du kan søge på det som på ethvert andet dokument
Trai-undervisningsmateriale så nye teammedlemmer kan lære af virkelige samtaler
Dokumentation af det, der blev drøftet og aftalt
Datakilder til at identificere mønstre på tværs af mange opkald

Effekten på produktiviteten forstærkes hurtigt. Supportteams kan reducere den manuelle notatskrivning og gennemgangen af opkald ved at indføre transskriberingsworkflows. Det er en markant ændring i den måde, teams arbejder på.

For forskningsvirksomheder og ekspertnetværk, der gennemfører snesevis af interviews hver uge, omdanner transskription rå optagelser til data, der kan analyseres. I stedet for at forskerne skal bruge timer på manuel transskription, kan de fokusere på det analysearbejde, der rent faktisk skaber indsigt.

Sådan vælger du den rigtige løsning til optagelse af samtaler til din virksomhed

Inden transskriptionen kan finde sted, skal du have pålidelige optagelser af samtalerne. Quo håndterer dette indbygget, men det er vigtigt at få opsætningen på plads for at sikre en god transskriptionskvalitet i de efterfølgende trin.

Vigtige optagefunktioner

Din optagelsesinfrastruktur bør omfatte:

Automatisk optagelse, der ikke afhænger af, at nogen husker at trykke på optag-knappen
Høj lydkvalitet, der gengiver begge sider af samtalen tydeligt
Systematisk opbevaring, der gør det nemt at finde optagelser
Overholdelseskontrol, herunder underretning af den, der ringer, hvor dette er lovpligtigt
Integrationsmuligheder via webhooks eller API’er til viderebehandling

Quo tilbyder automatisk optagelse af opkald på Business- og Scale-abonnementer. Optagelser vises i samtaletråde og er tilgængelige, så længe Quo-kontoen og det relevante telefonnummer er aktive, medmindre optagelsen fjernes på anden vis.

Sikkerhedsmæssige overvejelser

Opkaldsoptagelser indeholder ofte følsomme oplysninger, kundeoplysninger, forretningsforhandlinger og fortrolige drøftelser. Din infrastruktur til optagelse og transskription kan have behov for passende sikkerhedsforanstaltninger, såsom:

Kryptering under overførsel og i lagring, der beskytter optagelser mod uautoriseret adgang
Rollebaserede tilladelser, der styrer, hvem der har adgang til følsomt indhold
Revisionskapaciteter, hvor det kræves af din organisation eller i henhold til lovmæssige forpligtelser
Overholdelseskontroller, der er tilpasset din branche og dit anvendelsestilfælde

Quo har en SOC 2 Type II-certificering, der dækker sikkerhed, pålidelighed og fortrolighed. Quo oplyser desuden, at sundhedsorganisationer kan indgå en samarbejdsaftale (Business Associate Agreement) for at understøtte brug i overensstemmelse med HIPAA. Organisationer, der håndterer beskyttede sundhedsoplysninger, skal stadig konfigurere og anvende platformen i overensstemmelse med deres egne HIPAA-forpligtelser.

Tre måder at transskribere dine Quo-opkald på

Der findes flere muligheder for at konvertere Quo-optagelser til tekst, og hver af dem indebærer forskellige afvejninger mellem funktioner og kompleksiteten i opsætningen.

Metode 1: Transskription af det oprindelige Quo-sprog

Den nemmeste metode er at bruge Quos indbyggede AI-transskription, som er tilgængelig i Business- og Scale-abonnementerne.

Trin til opsætning:

Vælg et Business- eller Scale-abonnement
Gå til Indstillinger → Telefonnumre → vælg dit nummer
Aktivér Automatisk optagelse af opkald
Kontroller, at Transkribere og sammenfatte telefonsamtaler er aktiveret for det pågældende telefonnummer
Når et optaget opkald er afsluttet, skal du åbne samtaletråden for at se resuméet og transskriptionen

Både optagelses- og transskriberingsindstillingerne konfigureres for hvert enkelt telefonnummer.

Hvad du får:

Transskriptioner med angivelse af den enkelte taler og tidsstempler, der genereres inden for få sekunder efter, at opkaldet er afsluttet
AI-genererede opkaldsresuméer
AI-genererede opgaver i Scale
Søg i de enkelte transskriptioner med mulighed for at springe til relevante dele af optagelsen

Denne fremgangsmåde fungerer godt for teams, der har brug for hurtig adgang til indholdet af opkald uden at skulle oprette en ekstern transskriberingsproces.

Metode 2: Integration med tredjepartstjenester via Zapier

For teams, der ønsker at videresende optagelser til andre applikationer, forbinder Zapier Quo med eksterne workflow-værktøjer og -tjenester.

Trin til opsætning:

Opret en Zapier-konto, og tilslut Quo
Indstil Quo-udløseren til Opkaldsoptagelse afsluttet
Konfigurer den næste handling for det program, der skal modtage eller behandle optagelsen
Kortlæg de AV1TP4-kompatible felter, og test arbejdsgangen med en rigtig optagelse, inden den tages i brug

Quos nuværende Zapier-integration omfatter både Opkaldsoptagelse afsluttet og Transskription af opkaldet er færdig udløsere.

En supporttråd fra Zapier fra 2024 dokumenterede en duplikat Opkaldsoptagelse afsluttet udløser problemer for nogle OpenPhone-brugere. Da den nuværende dokumentation fra Quo og Zapier ikke angiver, om dette tidligere problem stadig gør sig gældende, bør du teste din arbejdsgang omhyggeligt og kontrollere, at hvert opkald genererer det forventede antal kørsler, før du tager den i brug i stor skala.

Metode 3: Transkriber Quo-opkald automatisk med Sonix

For teams, der ønsker at videresende Quo-opkaldsoptagelser automatisk til Sonix, tilbyder en tilpasset webhook og et API-workflow en understøttet løsning.

Quos webhook-system omfatter en opkald.optagelse.afsluttet begivenhed. Når en opkaldsoptagelse bliver tilgængelig, sender Quo en HTTP POST-anmodning til dit webhook-endpoint, og begivenheden angiver en URL, hvor optagelsen kan findes. Quo anbefaler desuden, at du verificerer webhook-signaturen, inden du behandler datapakken.

Sonix’ API understøtter indsendelse af mediefiler til transskription enten via en uploadet fil eller en file_url. Det betyder, at din integration kan bruge den optagelses-URL, som Quo leverer, og sende den videre til Sonix uden nødvendigvis først at skulle downloade og uploade lydfilen igen, forudsat at Sonix har adgang til optagelses-URL’en.

Gennemførelsesforløb:

I Quo skal du gå til Indstillinger → Webhooks og oprette en ny webhook
Vælg opkald.optagelse.afsluttet begivenhed og de telefonnumre, du ønsker at overvåge
Konfigurer dit webhook-endpoint, så det kan modtage POST-anmodninger fra Quo
Kontroller Quo-webhook-signaturen, før begivenheden behandles
Udtræk optagelses-URL’en fra begivenheden »completed-recording«
Indsend den pågældende URL til Sonix API ved hjælp af file_url parameter og angiv transskriptionssproget
Brug det returnerede Sonix-medie-ID til at følge med i behandlingen og hente den færdige transskription

Adgang til Sonix API kræver et gyldigt paid-abonnement. Den aktuelle Sonix API-dokumentation angiver, at API-adgang er tilgængelig for betalende abonnenter, og angiver i vejledningen om API-adgangsfejl, at et Core-abonnement eller højere er påkrævet.

Denne opsætning er ikke en indbygget integration mellem Quo og Sonix, så der kræves udviklerressourcer eller middleware for at forbinde de to platforme. Når den først er konfigureret, kan arbejdsgangen dog automatisk videresende færdige Quo-optagelser til Sonix til transskription, uden at nogen behøver at uploade hvert enkelt opkald manuelt.

Redigering og finpudsning af dine transskriptioner

Rå, automatiseret transskriptionsdata kan kræve en vis oprydning, før de er klar til professionel brug. En god transskriptionsredaktør gør denne proces mere effektiv.

Hvad man skal kigge efter hos en redaktør

Effektiv redigering af transskriptioner kan omfatte:

Synkroniseret afspilning, der giver dig mulighed for at lytte og redigere på samme tid
Tidsstempler på ordniveau for præcis navigation til bestemte øjeblikke
Mærkning af talere, der angiver, hvem der har sagt hvad
Søg og erstat for at rette gentagne fejl, såsom forkert stavede navne
Tastaturgenveje til hurtigere redigering

Sonix understøtter disse funktioner i sin browserbaserede transskriptionseditor.

Funktioner til teamsamarbejde

Når flere personer arbejder med transskriptioner – forskere, redaktører og ledere – bliver mulighederne for samarbejde afgørende:

Fælles teammapper, hvor udskrifter samles, så hele teamet har adgang til dem
Noter og kommentarer på afsnitniveau, der er knyttet direkte til transkriptets indhold
Adgangskontrol, der fastlægger, hvem der kan se eller redigere
Versionshistorik, der viser ændringer over tid

Platforme, der tilbyder samarbejde i teamet undgå besværet med gentagne gange at skulle dele filer frem og tilbage. Sonix anvender en redigeringsmodel uden konflikter, hvor én person redigerer, mens andre samarbejdspartnere kan se, søge, lytte og skrive noter.

Indsigt gennem AI-analyse

Transskription omdanner lyd til tekst. Men den egentlige værdi ligger ofte i det, man kan udlede af teksten: gennemgående temaer i snesevis af samtaler, mønstre i holdninger samt tilbagevendende emner eller bekymringer.

Mere end blot grundlæggende transskription

Avanceret AI-analyse kan hjælpe med at identificere:

Vigtige temaer og emner i samtalerne
Navngivne enheder, herunder personer, organisationer, steder og datoer
Sentimentindikatorer, der afspejler den følelsesmæssige tone i en samtale
Handlingspunkter og beslutninger udledt af transkriptets indhold
Brugerdefinerede datapunkter ved hjælp af AI-prompter, der er udviklet til en bestemt arbejdsgang

For salgsteams kan dette være med til at afdække tilbagevendende indvendinger uden at skulle gennemgå hvert enkelt opkald manuelt. For forskere, der gennemfører ekspertinterviews, kan det hjælpe med at strukturere og udforske indsigter på tværs af store samlinger af transskriptioner.

Praktiske anvendelser

Et kvalitativt forskningsfirma, der gennemfører interviews med brancheeksperter, kan anvende AI-analyse på mappeplan og skræddersyede spørgsmål i en samling af interviewudskrifter for at afdække tilbagevendende temaer, områder, hvor der er enighed, og modstridende synspunkter.

Salgsledere kan på samme måde analysere samlinger af opkald for at identificere mønstre, der kan give anledning til yderligere gennemgang eller coaching.

Transskriptioner eksisterer ikke isoleret. De skal integreres i dine eksisterende arbejdsgange – CRM-registreringer, projektstyringssystemer, indholdsarkiver eller dokumentation.

Almindelige eksportformater

Forskellige anvendelser i de efterfølgende led kræver forskellige formater:

DOCX/TXT til redigering og arkivering af dokumenter
SRT/VTT til undertekst- og billedtekstfiler
PDF til formateret dokumentation og deling
JSON til programmatisk behandling

Sonix tilbyder eksport til Word, PDF, TXT, SRT, VTT og andre formater, mens API’en også understøtter udskrift i struktureret JSON-format. Fleksibel eksportfunktioner gøre det nemmere at overføre udskrifter til de systemer, som dit team allerede bruger.

Integrationsmuligheder

Afhængigt af de integrations- og automatiseringsværktøjer, du bruger, kan transskriptioner og opkaldsdata overføres til systemer som f.eks.:

CRM-platforme, der modtager opkaldsoplysninger eller oversigter, der er knyttet til kontaktoplysninger
Projektstyringsværktøjer til registrering af opfølgningsopgaver
Videnbaser, der opbygger søgbare arkiver af institutionel viden
Compliance- eller dokumenthåndteringssystemer, der understøtter dokumenterede arbejdsgange for opbevaring

Den konkrete implementering afhænger af de API’er, integrationer og tilladelser, som de enkelte systemer understøtter.

Overholdelse af krav til tilgængelighed og overensstemmelse

Transskription kan understøtte arbejdsgange inden for tilgængelighed, dokumentation og overholdelse af regler, men de specifikke juridiske krav afhænger af organisationen, indholdet, den relevante jurisdiktion og de gældende regler.

Regulatoriske overvejelser

Loven om amerikanere med handicap (Americans with Disabilities Act) kræver, at de omfattede organisationer sikrer effektiv kommunikation og, i relevante digitale sammenhænge, tilgængeligt indhold for mennesker med handicap. Transskriptioner og undertekster kan være nyttige tilgængelighedsværktøjer til lyd- og videoindhold, men almindelige forretningssamtaler kræver ikke automatisk transskriptioner, blot fordi de indeholder beslutninger eller tilsagn.

Juridiske, finansielle og sundhedsfaglige teams kan vælge at genindkalde transskriptioner som en del af deres dokumentationsarbejdsgange. En sådan proces bør udformes med udgangspunkt i de gældende krav til fortrolighed, arkivering, privatlivsbeskyttelse, tilgængelighed og opbevaring, i stedet for at antage, at transskriptionen i sig selv opfylder en bestemt lovgivning.

Sundhedsorganisationer, der håndterer PHI, bør desuden afklare, om leverandører af transskriptions- og kommunikationsydelser fungerer som forretningspartnere, og indgå de nødvendige BAA-aftaler, inden disse leverandører opretter, modtager, maintain eller overfører PHI på organisationens vegne.

Bedste praksis for overholdelse af reglerne

Når transskription understøtter en reguleret eller compliance-følsom arbejdsgang:

Dokumentér din proces herunder eventuelle nødvendige gennemgangs- eller nøjagtighedskontroltrin
Maintain – passende opbevaringspolitikker i henhold til gældende krav
Adgangskontrol ved hjælp af passende bruger- og indholdstilladelser
Revisionsoplysninger for Maintain når det er nødvendigt i forbindelse med netop din arbejdsgang

Da kravene til registrering, beskyttelse af personoplysninger, tilgængelighed og opbevaring af optegnelser varierer, bør du indhente juridisk rådgivning eller vejledning om overholdelse af reglerne, der gælder for netop din organisation og de relevante jurisdiktioner.

Optimering af din Quo-transskriptionsproces

Det første skridt er at få transskriptionen til at fungere. For at gøre den effektiv i stor skala kræves der et gennemtænkt design af arbejdsgangen.

Organisering af mapper

Når transskriptioner gemmes på en transskriptionsplatform eller i et efterfølgende arkiv, skal du oprette systematiske strukturer, såsom:

Efter dato for kronologisk søgning
Efter kunde eller projekt for kontobaserede teams
Efter opkaldstype, f.eks. salg, support eller internt
Efter forskningsemne eller arbejdsgang ved analyse af samtalesamlinger

God organisatoriske evner kan gøre det meget hurtigere at finde bestemte samtaler. Sonix understøtter mapper, etiketter og fuldtekstsøgning på tværs af transskriptioner.

Navngivningsregler

Indfør en klar navngivningspraksis for filer, der indeholder nyttige metadata:

Dato og klokkeslæt for opkaldet
Primær kontaktperson eller kontonavn
Opkaldstype eller formål
Unik identifikator til sporing

Teambevillinger

Fastlæg, hvem der skal have adgang til hvilket indhold. Sonix understøtter adgangsrettigheder på konto-, mappe- og filniveau, hvilket gør det muligt at tildele forskellige adgangsniveauer til administratorer, redaktører, korrekturlæsere og andre interessenter.

Hvorfor Sonix er en god løsning til transskription af Quo Call-opkald

Selvom Quos indbyggede transskription er en praktisk måde at gennemgå optagede opkald på, kan teams, der har brug for yderligere redigerings-, sprog-, strukturerings-, analyse- eller automatiserede behandlingsfunktioner, benytte Sonix som led i en mere specialiseret transskriberingsproces.

Nøjagtighed til professionelle arbejdsgange: Sonix angiver en transskriberingsnøjagtighed på op til 99% for klar lyd, men påpeger samtidig, at de faktiske resultater afhænger af faktorer som lydkvalitet, baggrundsstøj, talerens tydelighed og ordforråd. Med funktionen »Brugerdefineret ordbog« kan du desuden tilføje branchespecifikke ord og udtryk, så transskriberingsmotoren bedre kan genkende fagterminologi.
Omfattende understøttelse af flere sprog: For virksomheder med internationale kunder eller flersprogede teams understøtter Sonix transskription på over 54 sprog. Nøjagtigheden kan variere afhængigt af sprog og optagelsesforhold, så teams, der arbejder med vigtigt indhold, bør gennemgå resultatet, før de bruger det som en endelig optagelse.
Professionelt redigeringsmiljø: Den browserbaserede editor synkroniserer lydafspilningen med teksten og indeholder funktioner til identifikation af talere, tidsstempler på ordniveau, »Find og erstat« samt andre redigeringsværktøjer. Teams kan desuden dele transskriptioner, tilføje noter på afsnitniveau, administrere adgangsrettigheder og maintain versionshistorik.
AI-baseret intelligens: Sonix kan udtrække temaer, emner, enheder, stemning, resuméer og strukturerede oplysninger fra transskriptioner. AI-analyse understøtter desuden brugerdefinerede spørgsmål og analyse på mappeniveau for teams, der arbejder med samlinger af opkald eller interviews.
Sikkerhedsforanstaltninger: Sonix er SOC 2 Type II-certificeret og dokumenterer kryptering under overførsel og i opbevaring samt rollebaserede adgangskontrolforanstaltninger. HIPAA-kompatible arbejdsgange kan aktiveres via Medical Sonix til godkendt brug inden for sundhedssektoren.
Fleksibel integration: Uanset om man importerer optagelser manuelt eller opbygger automatisering omkring Quos webhook-system, så er Sonix understøtter integrationer samt et REST-API til programmatisk indsendelse af mediefiler og hentning af transskriptioner. Webhooks oprettet af Sonix er tilgængelige for udvalgte Enterprise-konti, men de er ikke nødvendige for at indsende en Quo-optagelse til Sonix via API’et.

For teams, der transskriberer Quo-opkald i stor skala, kan denne kombination omdanne optagede samtaler til information, der kan søges i, redigeres og analyseres, samtidig med at teamene får større kontrol over, hvordan transskriptionerne bevæger sig gennem deres arbejdsgange.

Automatiser transskriptionen af dine Quo-opkald med Sonix og omdanne optagelser til transskriptioner, der kan søges i og redigeres.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor nøjagtig er den automatiske transskription af Quo-opkald?

Quo offentliggør ikke en fast procentdel for nøjagtigheden af transskriptioner af indgående opkald. I dokumentationen fremgår det, at resultaterne kan variere afhængigt af lydkvaliteten, talerens tydelighed, overlappende tale og sprogets kompleksitet. Hvis nøjagtigheden er særlig vigtig, bør du gennemgå transskriptionerne i forhold til den oprindelige optagelse, før du bruger dem som endelig dokumentation.

Kan jeg automatisk sende Quo-optagelser til Sonix med henblik på transskription?

Ja, via en brugerdefineret integration i stedet for en dokumenteret indbygget forbindelse mellem Quo og Sonix. Quos opkald.optagelse.afsluttet Webhook leverer en optagelses-URL, og Sonix-API’en kan modtage en lyd- eller video-URL via sin file_url parameter til transskription. Din integration kan modtage Quo-webhooken, verificere dens signatur, indsende optagelses-URL'en til Sonix og derefter behandle det resulterende transskript. Der kræves adgang til Sonix API.

Er det lovligt at optage og transskribere Quo-opkald?

Kravene til optagelse og samtykke varierer alt efter jurisdiktion og omstændighederne ved opkaldet. Quo indeholder konfigurerbare meddelelser om optagelse, herunder stemmebeskeder og lydsignaler, men brugen af disse funktioner garanterer ikke i sig selv, at lovgivningen overholdes overalt. Gennemgå de love, der gælder for de parter og jurisdiktioner, der er involveret i dine opkald, og søg råd hos en kvalificeret juridisk rådgiver, når det er nødvendigt.

Hvilke formater kan jeg eksportere transskriptioner til?

Sonix understøtter eksport af transskriptioner i formaterne Word/DOCX, TXT, PDF, SRT og VTT samt en række andre formater. API’en leverer desuden strukturerede JSON-transskriptioner, hvilket giver teams muligheder for dokumentredigering, undertekst-workflows og programmatisk behandling.

Hvor lang tid tager det at få udskrifter af Quo-opkald?

Quo oplyser, at deres egne transskriptioner og resuméer leveres inden for få sekunder, efter at et optaget opkald er afsluttet. For optagelser, der sendes til Sonix, angiver Sonix i øjeblikket, at det typisk tager cirka fem minutter at transskribere en times klar lyd, selvom den faktiske behandlingstid kan variere afhængigt af filstørrelse, lydkvalitet og systembelastning.

Få præcis transskription på få minutter

Begynd at transskribere smartere. Prøv Sonix gratis, eller udforsk vores priser for at finde det rigtige abonnement til dig.

Prøv Sonix gratis Se priser