如何做会议记录。一个全面的指南

你觉得你的上次会议值得吗？如果没有，你和全世界数以百万计的工人有很多共同之处。

与其说会议形成了一个规划和计划的机会，不如说大约是 高级管理人员的65% 说会议是完成工作的一个障碍。以不同的方式对待你的下一次会议，并通过有效的记笔记使其更有价值。

记录你和你的团队可以参考的信息，对于提高每次会议的价值至关重要。本文将讨论做会议记录的最有效方法以及为什么它如此重要。

有效记笔记的重要性

保持有条理和保持负责任是你应该做会议记录的两大支柱。

无论你选择哪种方法，确保你的团队知道会议记录和会议纪要之间的区别。

会议记录是正式文件，可以构成审计的一部分。做会议记录是为正式场合设计的，如公开听证会或董事会会议。对于大多数情况，普通的、非正式的会议记录就足够了。

考虑到这一点，你为什么要学习如何做好会议记录？

创建单一真相来源（SSOT）。

有些人有敏锐的记忆力，使他们能够不失时机地将所有的东西都归入大脑。其他人则在没有会议笔记参考的情况下，忘记了他们所听到的许多事情。

要求同事提醒，只有在他们完全回忆起所有事情的时候才有效，但这种情况很少。创建一个SSOT可以避免陷入电话游戏，即 累积误差 降低了召回的准确性。

记录标志性的决定和重要的要点，形成一个SSOT，你的团队可以参考，以便每个人都在同一页上。

提供异步参与

协作是所有团队中最关键的方面之一，改善他们如何合作、解决问题和有效沟通。然而。 39%的雇员 声称他们的同事没有进行足够的合作。

会议笔记通过异步参与加强了合作。如果有人因日程冲突、假期或请假而不能参加会议，分享详细的笔记可以迅速让他们赶上进度。

提高自然召回率

一个多世纪以来，科学家们一直在研究记忆和回忆，以了解人类能多好地记住他们所看到、听到、读到和经历的事情。德国心理学家 赫尔曼-艾宾浩斯 创造了 "遗忘曲线"，显示了信息丢失的速度。

根据他的模型，普通人会忘记 信息的50% 在学习它的一小时内。24小时后，这个数字上升到70%。

在会议上做笔记可以加快你的记忆，帮助团队更好地保留信息。它可以防止不必要地求助于进一步的后续会议来重复同样的内容。

在提高记忆力的同时，减少后续聚会的需要也提高了你的团队的生产力。

提高会议参与度

白日梦是会议中常见的一种弊端。根据一项研究。 10名员工中的9名 承认在会议中打瞌睡。一般人都很难长时间保持完全的注意力和集中。采取行动可以防止个人在会议中打瞌睡，提高参与度。

知道如何做会议记录是一项活动，它能使人的思想参与其中，并迫使其专注于所提出的概念。 

如果你在努力避免分心，养成记笔记的习惯会有帮助。

对决策负责

问责制使员工对自己的工作感到自豪，提高士气，并增加满意度。不幸的是。 82%的管理人员 他们承认自己对他人负责的能力有限甚至没有。

详细的会议记录为问责制提供了一个SSOT，揭示了谁对某个想法负责，谁提出了一个重要的观点，以及哪些员工达到了具体的绩效目标。

它有助于识别有价值的团队成员。它还提供了一条贯穿整个项目的一致线索。

如何做会议记录

在会议上做笔记是一种被低估的做法，许多人认为这是一种过时的做法。即使在今天快节奏的工作环境中，这种久经考验的技巧仍然能带来令人印象深刻的好处。

但做有价值的会议笔记的秘诀是什么？以下是你需要知道的。

选择一个模型

做会议记录的方式并不单一。不同的模式更符合公司需求、角色、环境和学习风格。一些员工可能会一直坚持使用一种特定的模式，而另一些员工则可能会发展自己的模式。

作为一个领导者，重要的是你要给你的团队以灵活性和自由，以选择适合他们的模式。很明显，如果你要做正式的会议记录，你必须确定一个一致的格式。

这里有四个最受欢迎的模型。

1.康奈尔方法

康奈尔法将一个页面分为两列：左边是小列，右边是大列。

左边一栏是为突出会议上提出的关键想法和概念而保留的。它定义了主题。右边是你要包括这些关键想法的细节的地方。

在整个会议期间，谈话的主题不断变化，抓住关键的想法和这些想法的内部运作可以帮助你保持专注。

2.纲要法

大纲法最适合于你已经提前收到议程的会议。

会前议程通常是为里程碑式的会议设计的，如战略规划会议或季度审查。采用提纲式方法，你要复制议程，并在每个项目下留出空间做笔记。

3.象限法

四象限笔记法依赖于将你的笔记分为四类。在页面上创建四个象限，并将其标记为：。

1. 一般说明
2. 自我的行动项目
3. 其他团队成员的行动项目
4. 问题

在第一象限插入关键点和重要细节，其他东西放在其他三个相关象限中的任何一个。

4.幻灯法

用幻灯片的方法，你可以直接在你的幻灯片副本中添加任何注释，无论是问题还是更细的细节。

直接在幻灯片上做笔记可以为你以后的任何想法提供一个即时的结构和背景。

如果你正在准备一场演讲，请演讲者在会议前与你分享他们的幻灯片。

确保每个人都做了笔记

笔记与会议记录不同。每个人都应该在会议期间做笔记。你的笔记不仅仅是为了记录会议中所说和所做的事情。它们只是添加你自己想法的基础。

有效合作的关键是要引入广泛的观点。新鲜的想法和创新来自于每个人对会议提供的投入。

团队领导必须确保每个人都做笔记，这样每个人都清楚所要讲的内容，他们可以充分挖掘团队的潜力。

突出关键概念和扩展

记笔记的新手往往认为他们必须逐字逐句地写下会议中的所有内容。记录每一句话并没有触及问题的核心，只是提供了一份记录。

虽然转录很容易记下笔记，但你仍然需要手动提取重要的点。

一旦会议开始，练习记下关键的概念，并对其进行扩展。与会议记录不同，笔记是为你设计的，所以你必须用你的想法来扩展它们。

记录行动项目

从理论上讲，会议的目的是为了刺激行动。然而，平均有 每月31小时 浪费在无益的会议上。 

你的笔记提供了一个黄金机会来刺激行动，并将无益的会议变成有益的会议。

留出空间来记录行动项目。是否需要提出问题？是否需要进一步澄清？你刚才看的产品介绍中是否有漏洞？

记下更好的笔记，应该以你想培养行动的想法来做。

为笔记创建一个回顾性记录

捕捉关键点，加入你的想法，并将你的笔记变成行动项目是很好的，但之后会发生什么？

会议笔记的价值在于，它们可以作为现实世界具体成果的启动平台。如果你不对你的笔记进行反思，就很难对会议和所提出的观点进行理解。

为合作者开发一个共享空间，让他们在会议主题的基础上做出贡献，对于从你举行的会议中获取长期价值至关重要。

同样，根据一个主题对笔记进行分组，并指出该主题应如何导致绩效的提高，这对于使你的笔记成为你的团队更有力的资产至关重要。

其他记笔记的技巧

学习如何做会议笔记只是从会议中获得最大价值的第一步。以最好的方式做笔记可能是产生变革性想法的起点。

根据维珍集团创始人的说法 理查德-布兰森, "维珍最成功的一些公司是在随机的时刻诞生的--如果我们没有打开我们的笔记本，它们就不会发生。"

考虑到这一点，这里有一些由专家支持的关于记下有效笔记的提示。

记录非口头语言

非语言行为可以告诉你很多关于会议参与者的情况。

例如，如果一个平时很自信的同事在交流时显得紧张或担心，这很可能表明他们对自己的演讲没有什么信心。

注意非语言线索可以帮助你的解释，并作为进一步对话的标志。

突出联系点

如果以后有需要跟进的事情，写下这个人的名字。通过记下联络点，你就知道应该与谁同步。在会议期间，很容易失去谁负责什么的线索，所以强调这些要点是至关重要的。 

屏幕共享

与虚拟团队进行视频会议可能会带来自己的挑战。主动提出在做笔记时分享你的屏幕可以使其他团队成员受益。

如果你错过了什么，它可以让其他人跳进来，实时建议添加的东西。

不拘小节（如果它适合你）。 

少关注模板和结构，多关注把重要的内容写在纸上或屏幕上。

如果能帮助你在做笔记的同时保持一个积极的倾听者，可以随意使用缩写和符号。记住，你可以在会后随时清理你的笔记。

撰写会议总结

在一切都记忆犹新的时候完成快速的会议总结，使你和你的团队能够强化最重要的要点，并为未来的会议准备一份任务清单。

复盘很容易反思，是对所发生的一切的简短的重点包装。

把一切都集中起来

为了创建你的SSOT，设立一个地点来分享你的总结和笔记。你甚至可以召开一个小型会议，与你的直接同事讨论关键概念和要点。

如果你担心不经意间使你的同事沉默，采用它也是一个很好的做法。

利用转录来做会议记录

知道如何用手做会议记录是有帮助的，但作为人类，我们很容易犯错，出错，和误解。

利用像Sonix这样的下一代转录技术可以使你的会议更加有效，并确保一切都被记录下来。 

转录可以用在很多方面，以提高工作效率和协作，并获得更深的见解。让我们讨论一下你如何利用会议记录转录的潜力。

逐字记录和转录

有些会议可能需要逐字记录。捕捉一切可以让团队确保没有任何遗漏。录音并将所有内容转录到一个单一的标准化模板上，可以更容易促进小型会议讨论所说的内容。

逐字记录可能不适合用于会议记录，但对于其他形式的记录，它能使你了解上下文和对话流程。 

关注会议

知道如何为会议写笔记是一项基本技能，但当你应该积极参加会议时，却很容易被记笔记所困扰。

在记下所有东西的同时，也很容易分心，试图跟上。人类说话的平均速度是每秒四到五个音节。在激烈的创作讨论中，一边听一边积极地做笔记是很有挑战性的。  

使用转录器来记录笔记是一个简单的方法，可以转移负担，使你有能力充分参与到对话中。

创建一个标准化的数据源以避免混淆

大多数专家建议用手写下你的笔记，而不是在电脑上记下它们。这背后是有科学依据的，因为它可以避免因多任务而分心，提高记忆力。

然而，笔记是为将来的合作而设计的。如果不利用这些笔记，就是一个毫无意义的行动。现实情况是，大多数人创建了细致的笔记，却从不回头看它们。

这样做的问题是，许多人看不懂自己的笔迹，更不用说别人的了。不同的笔记风格和结构会使团队在审查对方的笔记时面临挑战。

智能AI驱动的转录通过提供一个干净的模板，每个人都可以参考和理解，从而提供价值。通过转录使你的录音标准化可以提高效率和生产力。这对整个团队来说是一个双赢。 

用Sonix使你的会议更有效

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