Wie man Besprechungsnotizen macht: Ein umfassender Leitfaden

Hat sich Ihr letztes Treffen für Sie gelohnt? Wenn nicht, dann haben Sie viel mit Millionen von Arbeitnehmern weltweit gemeinsam.

Anstatt dass Sitzungen eine Gelegenheit zum Planen und Entwerfen sind, werden etwa 65% der leitenden Angestellten gaben an, dass Sitzungen ein Hindernis für die Erledigung ihrer Arbeit darstellen. Gehen Sie Ihre nächste Sitzung anders an und machen Sie sie durch effektive Notizen lohnender.

Die Aufzeichnung von Informationen, auf die Sie und Ihr Team zurückgreifen können, ist unerlässlich, um den Wert jeder Besprechung zu steigern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie am effektivsten Besprechungsnotizen anfertigen können und warum dies so wichtig ist.

Die Bedeutung einer effektiven Notizentechnik

Organisiert zu bleiben und Verantwortung zu übernehmen sind die beiden Säulen, warum Sie Besprechungsnotizen machen sollten.

Unabhängig davon, welche Methode Sie bevorzugen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Team den Unterschied zwischen Sitzungsnotizen und Sitzungsprotokollen kennt.

Protokolle sind offizielle Dokumente, die Teil einer Prüfung sein können. Die Anfertigung von Protokollen ist für formelle Anlässe wie öffentliche Anhörungen oder Vorstandssitzungen gedacht. Für die meisten Szenarien genügen gewöhnliche, informelle Sitzungsnotizen.

Warum sollten Sie also lernen, wie man gute Sitzungsnotizen anfertigt?

Schaffen Sie eine einzige Quelle der Wahrheit (SSOT)

Manche Menschen haben ein gutes Gedächtnis und können sich alles merken, ohne etwas zu verpassen. Andere vergessen viele der Dinge, die sie gehört haben, ohne sich Notizen zu machen.

Einen Kollegen um eine Erinnerung zu bitten, funktioniert nur, wenn er sich perfekt an alles erinnert hat, was aber selten der Fall ist. Durch die Erstellung eines SSOT wird vermieden, dass man sich auf ein Telefonspiel einlässt, bei dem kumulativer Fehler verringert die Abrufgenauigkeit.

Das Dokumentieren von wichtigen Entscheidungen und Punkten bildet eine SSOT, auf die Ihr Team zurückgreifen kann, damit alle auf derselben Seite stehen.

Asynchrone Teilnahme anbieten

Die Zusammenarbeit ist einer der wichtigsten Aspekte aller Teams, denn sie verbessert die Art und Weise, wie sie zusammenarbeiten, Probleme lösen und effektiv kommunizieren. Wie auch immer, 39% der Beschäftigten behaupten, ihre Kollegen würden nicht genug zusammenarbeiten.

Die Aufzeichnung von Besprechungsnotizen verbessert die Zusammenarbeit durch asynchrone Teilnahme. Wenn jemand aufgrund von Terminkonflikten, Urlaub oder Abwesenheit nicht an einer Besprechung teilnehmen kann, kann er durch den Austausch detaillierter Notizen schnell auf den neuesten Stand gebracht werden.

Verbesserung des natürlichen Gedächtnisses

Seit mehr als einem Jahrhundert untersuchen Wissenschaftler das Gedächtnis und den Erinnerungsprozess, um zu verstehen, wie gut sich Menschen an Gesehenes, Gehörtes, Gelesenes und Erlebtes erinnern können. Der deutsche Psychologe Hermann Ebbinghaus hat die Vergessenskurve entwickelt, die zeigt, wie schnell Informationen verloren gehen.

Nach seinem Modell vergisst der durchschnittliche Mensch 50% von Informationen innerhalb einer Stunde nach dem Erlernen der Sprache. Nach 24 Stunden erhöht sich diese Zahl auf 70%.

Wenn Sie sich in Sitzungen Notizen machen, können Sie sich schneller erinnern und die Informationen besser behalten. So wird vermieden, dass unnötigerweise weitere Folgetreffen anberaumt werden müssen, um denselben Inhalt immer wieder zu wiederholen.

Neben der Verbesserung der Erinnerungsleistung erhöht die Verringerung des Bedarfs an Folgetreffen die Produktivität Ihres Teams.

Steigern Sie das Engagement bei Meetings

Tagträumerei ist ein häufiges Übel in Sitzungen. Eine Studie hat ergeben, 9 von 10 Mitarbeitern zugegeben, mitten in einer Sitzung abzuschalten. Dem Durchschnittsmenschen fällt es schwer, sich über einen längeren Zeitraum voll und ganz zu konzentrieren. Maßnahmen können verhindern, dass Einzelpersonen in Meetings abschalten und das Engagement verbessern.

Das Anfertigen von Sitzungsnotizen ist eine Tätigkeit, die den Geist anregt und ihn zwingt, sich auf die vorgestellten Konzepte zu konzentrieren. 

Wenn es Ihnen schwer fällt, Ablenkungen zu vermeiden, könnte es helfen, sich Notizen zu machen.

Verantwortung für Entscheidungen übernehmen

Rechenschaftspflicht gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, stolz auf ihre Arbeit zu sein, die Arbeitsmoral zu verbessern und die Zufriedenheit zu steigern. Leider, 82% von Managern zugegeben, dass sie nur begrenzt oder gar nicht in der Lage sind, andere zur Verantwortung zu ziehen.

Detaillierte Besprechungsnotizen bieten ein SSOT für die Rechenschaftspflicht, aus dem hervorgeht, wer für eine Idee verantwortlich ist, wer einen wichtigen Punkt angesprochen hat und welche Mitarbeiter bestimmte Leistungsziele erreicht haben.

Sie hilft, wertvolle Teammitglieder zu erkennen. Außerdem bietet es einen roten Faden, der sich durch das gesamte Projekt zieht.

Notizen zur Besprechung machen

Das Anfertigen von Notizen in Sitzungen ist eine unterschätzte Praxis, die von vielen als veraltet abgetan wird. Selbst in der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt bietet diese bewährte Technik immer noch beeindruckende Vorteile.

Aber was ist das Geheimnis, wie man wertvolle Besprechungsnotizen anfertigt? Hier ist, was Sie wissen müssen.

Wählen Sie ein Modell

Es gibt keine einheitliche Methode für die Erstellung von Besprechungsnotizen. Verschiedene Modelle passen besser zu den Bedürfnissen des Unternehmens, zu den Rollen, zum Umfeld und zum Lernstil. Manche Mitarbeiter halten sich konsequent an ein bestimmtes Modell, während andere vielleicht ihr eigenes entwickeln.

Als Führungskraft ist es wichtig, dass Sie Ihrem Team die Flexibilität und Freiheit geben, das für sie geeignete Modell zu wählen. Wenn Sie ein formelles Protokoll führen, müssen Sie sich natürlich auf ein einheitliches Format einigen.

Hier sind vier der beliebtesten Modelle.

1. Cornell-Methode

Bei der Cornell-Methode wird eine Seite in zwei Spalten unterteilt: eine kleinere Spalte auf der linken Seite und eine größere Spalte auf der rechten Seite.

Die linke Spalte ist für die Hervorhebung von Schlüsselideen und -konzepten reserviert, die in einer Sitzung angesprochen wurden. Sie definiert das Thema. Auf der rechten Seite können Sie Details zu diesen Schlüsselideen aufführen.

Da sich die Gesprächsthemen im Laufe der Sitzungen immer wieder ändern, kann es hilfreich sein, die wichtigsten Ideen und die inneren Abläufe dieser Ideen festzuhalten, um konzentriert zu bleiben.

2. Gliederungsmethode

Die Gliederungsmethode eignet sich am besten für Besprechungen, bei denen Sie bereits im Voraus eine Tagesordnung erhalten haben.

Tagesordnungen für Vorbesprechungen sind in der Regel für richtungsweisende Sitzungen wie strategische Planungssitzungen oder vierteljährliche Überprüfungen gedacht. Bei der Gliederungsmethode kopieren Sie die Tagesordnung und lassen unter jedem Punkt Platz für Notizen.

3. Quadranten-Methode

Bei der Quadrantenmethode werden Ihre Notizen in vier Kategorien unterteilt. Erstellen Sie vier Quadranten auf der Seite und beschriften Sie sie wie folgt:

1. Allgemeine Hinweise
2. Aktionspunkte für sich selbst
3. Aktionspunkte für andere Teammitglieder
4. Fragen

Fügen Sie kritische Punkte und wichtige Details in den ersten Quadranten ein, alles andere in einen der anderen drei relevanten Quadranten.

4. Dia-Methode

Bei der Folienmethode können Sie Ihre Notizen direkt in Ihre Kopie der Folien einfügen, egal ob es sich um Fragen oder Feinheiten handelt.

Notizen direkt auf den Folien bieten eine sofortige Struktur und einen Kontext für alle Gedanken, die Sie für später haben.

Wenn Sie sich auf eine Präsentation vorbereiten, bitten Sie den Vortragenden, Ihnen seine Folien vor der Besprechung zur Verfügung zu stellen.

Stellen Sie sicher, dass jeder Notizen macht

Notizen sind nicht wie Protokolle. Jeder sollte sich während der Besprechung Notizen machen. Ihre Notizen sind nicht nur dazu da, um festzuhalten, was in einer Besprechung gesagt und getan wurde. Sie sind lediglich die Grundlage, um Ihre eigenen Gedanken hinzuzufügen.

Der Schlüssel zu einer effektiven Zusammenarbeit liegt darin, eine breite Palette von Standpunkten einzubringen. Frische Gedanken und Innovationen entstehen, wenn jeder seinen Beitrag zu der Sitzung leistet.

Die Teamleiter müssen dafür sorgen, dass sich jeder Notizen macht, damit jeder weiß, worum es geht, und sie das Potenzial ihrer Teams voll ausschöpfen können.

Hervorhebung von Schlüsselkonzepten und Ausweitung

Neulinge im Notizenmachen denken oft, sie müssten alles in der Besprechung wortwörtlich mitschreiben. Die Aufzeichnung jeder Zeile trifft nicht den Kern der Sache und bietet nur eine Abschrift.

Auch wenn es einfach ist, sich Notizen zu machen, müssen Sie die wichtigen Punkte manuell herausfiltern.

Sobald die Besprechung beginnt, sollten Sie üben, die wichtigsten Begriffe zu notieren und sie zu vertiefen. Im Gegensatz zu den Protokollen sind die Notizen für Sie bestimmt, so dass Sie sie mit Ihren Gedanken ergänzen müssen.

Aktionspunkte aufzeichnen

Theoretisch sollen Sitzungen zum Handeln anregen. Im Durchschnitt werden jedoch 31 Stunden pro Monat für unproduktive Sitzungen verschwendet werden. 

Ihre Notizen bieten die einmalige Gelegenheit, Maßnahmen anzustoßen und unproduktive Sitzungen in fruchtbare zu verwandeln.

Legen Sie Platz für die Aufzeichnung von Maßnahmen fest. Muss eine Frage gestellt werden? Ist eine weitere Klärung erforderlich? Gibt es irgendwelche Lücken in der Produktpräsentation, die Sie gerade gesehen haben?

Wenn Sie sich bessere Notizen machen, sollten Sie dies mit dem Gedanken tun, dass Sie Maßnahmen ergreifen wollen.

Eine Retrospektive für Notizen erstellen

Die wichtigsten Punkte zu erfassen, Ihre Gedanken hinzuzufügen und Ihre Notizen in Aktionspunkte umzuwandeln ist großartig, aber was passiert danach?

Der Wert von Besprechungsnotizen besteht darin, dass sie als Ausgangspunkt für greifbare Ergebnisse in der Praxis dienen. Wenn Sie nicht über Ihre Notizen nachdenken, ist es schwierig, die Besprechung und die darin enthaltenen Punkte zu verstehen.

Die Entwicklung eines gemeinsamen Raums, in dem die Teilnehmer ihren Beitrag leisten und auf dem Thema des Meetings aufbauen können, ist entscheidend für die langfristige Wertschöpfung aus den von Ihnen veranstalteten Meetings.

Auch hier ist es wichtig, die Notizen nach einem Thema zu gruppieren und zu vermerken, wie dieses Thema zu einer verbesserten Leistung führen soll, um Ihre Notizen zu einem wertvollen Instrument für Ihre Teams zu machen.

Zusätzliche Tipps zum Notieren

Zu lernen, wie man Besprechungsnotizen macht, ist nur der erste Schritt, um den größten Nutzen aus Ihren Besprechungen zu ziehen. Die bestmögliche Anfertigung von Notizen kann der Ausgangspunkt für die Entwicklung neuer Ideen sein.

Laut dem Gründer der Virgin Group Richard BransonEinige der erfolgreichsten Unternehmen von Virgin sind aus zufälligen Momenten entstanden - wenn wir unsere Notizbücher nicht geöffnet hätten, wären sie nie entstanden.

In diesem Sinne finden Sie hier einige von Experten unterstützte Tipps, wie Sie sich effektiv Notizen machen können.

Nonverbale Sprache aufzeichnen

Nonverbales Verhalten kann Ihnen viel über die Teilnehmer eines Treffens verraten.

Wenn z. B. ein normalerweise selbstbewusster Kollege bei der Kommunikation nervös oder besorgt wirkt, zeigt dies wahrscheinlich, dass er nicht viel Vertrauen in seine Präsentation hat.

Wenn Sie auf nonverbale Hinweise achten, kann das Ihre Interpretation erleichtern und als Anhaltspunkt für weitere Gespräche dienen.

Kontaktstellen hervorheben

Wenn Sie später noch etwas nachfassen müssen, notieren Sie den Namen der Person. Wenn Sie Kontaktpunkte notieren, wissen Sie, mit wem Sie sich abstimmen müssen. Bei Besprechungen kann man leicht den Überblick verlieren, wer für was zuständig ist, daher ist es wichtig, diese Punkte hervorzuheben. 

Bildschirm teilen

Videokonferenzen mit virtuellen Teams können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen. Das Angebot, Ihren Bildschirm freizugeben, während Sie Notizen machen, kann für andere Teammitglieder von Vorteil sein.

Wenn Sie etwas übersehen haben, können andere sich einschalten und in Echtzeit Ergänzungen vorschlagen.

Sei unordentlich (wenn es dir passt) 

Konzentrieren Sie sich weniger auf Vorlagen und Struktur als vielmehr darauf, das Wesentliche zu Papier oder auf den Bildschirm zu bringen.

Verwenden Sie ruhig Abkürzungen und Symbole, wenn es Ihnen hilft, Notizen zu machen und gleichzeitig ein aktiver Zuhörer zu sein. Denken Sie daran, dass Sie Ihre Notizen nach der Sitzung jederzeit bereinigen können.

Eine Besprechungszusammenfassung schreiben

Wenn Sie eine kurze Zusammenfassung der Besprechung anfertigen, während alles noch frisch in Ihrem Gedächtnis ist, können Sie und Ihr Team die wichtigsten Punkte festhalten und eine Aufgabenliste für die kommenden Besprechungen erstellen.

Zusammenfassungen sind leicht zu reflektieren und stellen eine verkürzte Zusammenfassung aller Ereignisse dar.

Alles zusammenbringen

Um Ihr SSOT zu erstellen, richten Sie einen Ort ein, an dem Sie Ihre Zusammenfassung und Notizen austauschen können. Sie können sogar ein kleineres Treffen abhalten, um die wichtigsten Konzepte und Punkte mit Ihren unmittelbaren Kollegen zu besprechen.

Es ist auch eine gute Praxis, wenn Sie sich Sorgen machen, dass Sie Ihre Mitarbeiter unbeabsichtigt isolieren.

Transkription für Besprechungsnotizen verwenden

Es ist zwar hilfreich zu wissen, wie man sich Notizen für eine Besprechung von Hand macht, aber als Menschen sind wir anfällig für Fehler, Irrtümer und Fehlinterpretationen.

Der Einsatz von Transkriptionstechnologie der nächsten Generation wie Sonix kann Ihre Besprechungen effektiver machen und sicherstellen, dass alles notiert wird. 

Die Transkription kann auf vielfältige Weise genutzt werden, um die Effizienz und Zusammenarbeit zu steigern und tiefere Einblicke zu gewinnen. Lassen Sie uns besprechen, wie Sie das Potenzial der Transkription von Besprechungsnotizen nutzen können.

Unveränderte Aufzeichnungen und Abschriften

Bei manchen Besprechungen ist eine wortwörtliche Aufzeichnung erforderlich. Wenn Sie alles aufzeichnen, können die Teams sicherstellen, dass nichts vergessen wird. Die Aufzeichnung und Transkription in eine einzige standardisierte Vorlage kann die Durchführung kleinerer Besprechungen erleichtern, um das Gesagte zu diskutieren.

Wörtliche Notizen mögen für Sitzungsprotokolle ungeeignet sein, aber für andere Formen von Notizen ermöglichen sie es Ihnen, den Kontext und den Gesprächsverlauf zu verstehen. 

Fokus auf die Sitzung

Das Schreiben von Notizen für eine Besprechung ist eine wichtige Fähigkeit, aber man kann sich leicht darin verlieren, Notizen zu machen, wenn man aktiv teilnehmen sollte.

Außerdem kann man sich leicht ablenken lassen, wenn man versucht, mitzukommen und alles aufzuschreiben. Der durchschnittliche Mensch spricht mit vier bis fünf Silben pro Sekunde. In einer intensiven kreativen Diskussion kann es schwierig sein, zuzuhören und gleichzeitig aktiv Notizen zu machen.  

Die Verwendung der Transkription zur Aufzeichnung von Notizen ist eine einfache Möglichkeit, die Last zu verlagern und Sie in die Lage zu versetzen, sich voll und ganz an dem Gespräch zu beteiligen.

Erstellen Sie eine standardisierte Datenquelle, um Verwechslungen zu vermeiden

Die meisten Experten empfehlen, Ihre Notizen mit der Hand aufzuschreiben, anstatt sie am Computer zu notieren. Dahinter steckt eine Wissenschaft, denn so werden Ablenkungen durch Multitasking vermieden und das Erinnerungsvermögen verbessert.

Die Notizen sind jedoch für die künftige Zusammenarbeit gedacht. Ohne diese Notizen zu nutzen, ist es eine sinnlose Aktion. Die Realität sieht so aus, dass die meisten Menschen akribische Notizen erstellen und nie darauf zurückblicken.

Das Problem dabei ist, dass viele Menschen ihre eigene Handschrift nicht lesen können, geschweige denn die eines anderen. Unterschiedliche Aufzeichnungsstile und -strukturen können es für Teams schwierig machen, die Notizen der anderen zu überprüfen.

Intelligente KI-gestützte Transkriptionen bieten einen Mehrwert, indem sie eine saubere Vorlage bieten, auf die sich jeder beziehen und die jeder verstehen kann. Die Standardisierung Ihrer Aufnahmen mit Transkription kann die Effizienz und Produktivität verbessern. Das ist ein Gewinn für das gesamte Team. 

Machen Sie Ihre Meetings effektiver mit Sonix

Die Transkription ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um mehr aus Ihren Meetings herauszuholen. Mit Sonix können Sie schnell und einfach Transkripte von Audioaufnahmen erstellen. Wir bieten Audioübersetzung Optionen in mehr als 39 Sprachen und Funktionen wie automatische Tagebuchführung, Sprecherbeschriftung und wortweise Zeitstempel.

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