Toplantı Notları Nasıl Alınır? Kapsamlı Bir Kılavuz

Son toplantınızı değerli buldunuz mu? Eğer bulmadıysanız, dünya çapındaki milyonlarca çalışanla pek çok ortak noktanız var demektir.

Toplantılar plan ve program yapmak için bir fırsat oluşturmak yerine, yaklaşık olarak Üst düzey yöneticilerin 65%'si toplantıların işlerini tamamlamalarının önünde bir engel olduğunu söyledi. Bir sonraki toplantınıza farklı bir şekilde yaklaşın ve etkili not alma yoluyla toplantıyı daha değerli hale getirin.

Sizin ve ekibinizin başvurabileceği bilgileri kaydetmek, her toplantının değerini artırmak için hayati önem taşır. Bu makalede toplantı notları almanın en etkili yolları ve bunun neden bu kadar önemli olduğu tartışılacaktır.

Etkili Not Tutmanın Önemi

Düzenli kalmak ve hesap verebilir olmak, neden toplantı notları almanız gerektiğinin ikiz sütunlarıdır.

Tercih ettiğiniz yöntem ne olursa olsun, ekibinizin toplantı notları ile toplantı tutanakları arasındaki farkı bildiğinden emin olun.

Tutanaklar, denetimin bir parçasını oluşturabilecek resmi belgelerdir. Tutanak tutmak, kamuya açık oturumlar veya yönetim kurulu toplantıları gibi resmi durumlar için tasarlanmıştır. Çoğu senaryo için sıradan, gayri resmi toplantı notları yeterli olacaktır.

Bunu akılda tutarak, neden iyi toplantı notları almayı öğrenmelisiniz?

Tek Bir Doğruluk Kaynağı (SSOT) Oluşturun

Bazı insanların keskin hafızaları vardır ve bu sayede her şeyi hiç kaçırmadan beyinlerinde dosyalayabilirler. Diğerleri ise referans alabilecekleri toplantı notları olmadan duydukları birçok şeyi unuturlar.

Bir meslektaşınızdan hatırlatma istemek yalnızca her şeyi mükemmel bir şekilde hatırladığında işe yarar, ancak bu durum nadiren gerçekleşir. Bir SSOT oluşturmak Telefon oyununa girmeyi önler, bu sayede kümülatif hata hatırlama doğruluğunu azaltır.

Dönüm noktası niteliğindeki kararların ve önemli noktaların belgelenmesi, herkesin aynı sayfada olması için ekibinizin geri dönebileceği bir SSOT oluşturur.

Eşzamansız Katılım Sunun

İşbirliği, tüm ekiplerin en kritik yönlerinden biridir ve birlikte çalışma, sorun çözme ve etkili iletişim kurma biçimlerini geliştirir. Ancak, 39% çalışan sayısı meslektaşlarının yeterince işbirliği yapmadığını iddia ediyor.

Toplantı notu alma, eşzamansız katılım yoluyla işbirliğini geliştirir. Birisi program çakışması, tatil veya izin nedeniyle bir toplantıya katılamazsa, ayrıntılı notların paylaşılması onları hızlı bir şekilde hızlandırabilir.

Doğal Hatırlamayı İyileştirin

Bilim insanları, insanların gördükleri, duydukları, okudukları ve deneyimledikleri şeyleri ne kadar iyi hatırlayabildiklerini anlamak için yüzyılı aşkın bir süredir hafıza ve hatırlama üzerine çalışıyorlar. Alman psikolog Hermann Ebbinghaus bilginin ne kadar çabuk kaybolduğunu gösteren Unutma Eğrisi'ni yarattı.

Onun modeline göre, ortalama bir insan şunları unutur 50% bilgi öğrendikten sonraki bir saat içinde. 24 saat sonra bu sayı 70%'ye yükselir.

Toplantılarda not almak, hatırlamanızı hızlandırarak ekiplerin bilgileri daha iyi hatırlamasına yardımcı olur. Aynı içeriği defalarca tekrarlamak için gereksiz yere takip toplantılarına başvurulmasını önler.

Hatırlanabilirliği artırmanın yanı sıra, takip toplantılarına olan ihtiyacı azaltmak ekibinizin üretkenliğini artırır.

Toplantı Katılımını Artırın

Hayallere dalmak toplantılarda sıkça rastlanan bir durumdur. Bir araştırmaya göre, 10 çalışandan 9'u Bir toplantının ortasında dikkatinizin dağıldığını kabul edin. Ortalama bir insan, uzun süreler boyunca tam odaklanmayı ve konsantrasyonu sürdürmekte zorlanır. Harekete geçmek, toplantılardaki bireylerin dikkatlerinin dağılmasını önleyebilir ve katılımı artırabilir.

Toplantı notlarının nasıl alınacağını bilmek, zihni meşgul eden ve sunulan kavramlara odaklanmaya zorlayan bir faaliyettir. 

Dikkatinizi dağıtacak şeylerden kaçınmakta zorlanıyorsanız, not alma alışkanlığı edinmek size yardımcı olabilir.

Kararlar için Sorumluluk Alın

Hesap verebilirlik, çalışanların yaptıkları işten gurur duymalarını, morallerini yükseltmelerini ve memnuniyetlerini artırmalarını sağlar. Ne yazık ki, 82% yöneticilerin başkalarını sorumlu tutma becerilerinin sınırlı olduğunu ya da hiç olmadığını kabul etmişlerdir.

Ayrıntılı toplantı notları, bir fikirden kimin sorumlu olduğunu, önemli bir noktayı kimin dile getirdiğini ve hangi çalışanların belirli performans hedeflerine ulaştığını ortaya koyarak hesap verebilirlik için bir SSOT sağlar.

Değerli ekip üyelerinin tanınmasına yardımcı olur. Ayrıca tüm projeler boyunca devam eden tutarlı bir konu sağlar.

Toplantı Notları Nasıl Alınır?

Toplantılarda not almak, pek çok kişinin modası geçmiş bir uygulama olarak görüp göz ardı ettiği bir uygulamadır. Günümüzün hızlı tempolu çalışma ortamlarında bile, bu denenmiş ve test edilmiş teknik hala etkileyici faydalar sağlamaktadır.

Peki değerli toplantı notları almanın sırrı nedir? İşte bilmeniz gerekenler.

Bir Model Seçin

Toplantı notları almanın tek bir yolu yoktur. Farklı modeller şirket ihtiyaçları, roller, ortamlar ve öğrenme stilleri ile daha iyi uyum sağlar. Bazı çalışanlar sürekli olarak belirli bir modele bağlı kalırken, diğerleri kendi modellerini geliştirebilir.

Bir lider olarak önemli olan, ekibinize kendileri için uygun olan modeli seçme esnekliği ve özgürlüğü vermenizdir. Açıkçası, resmi tutanaklar tutuyorsanız, tutarlı bir formatta karar kılmalısınız.

İşte en popüler modellerden dördü.

1. Cornell Yöntemi

Cornell yöntemi bir sayfayı iki sütuna böler: solda daha küçük bir sütun ve sağda daha büyük bir sütun.

Sol sütun, bir toplantıda ortaya atılan temel fikirleri ve kavramları vurgulamak için ayrılmıştır. Konuyu tanımlar. Sağ tarafta ise bu kilit fikirlerin detaylarına yer vereceksiniz.

Toplantılar boyunca konuşma konuları değişirken, ana fikirleri ve bu fikirlerin iç işleyişini yakalamak odaklanmanıza yardımcı olabilir.

2. Anahat Yöntemi

Anahat yöntemi, gündemi önceden aldığınız toplantılar için en uygun yöntemdir.

Toplantı öncesi gündemler genellikle stratejik planlama oturumları veya üç aylık gözden geçirmeler gibi önemli toplantılar için tasarlanır. Anahat yöntemi ile gündemi kopyalayacak ve her maddenin altında not almak için boşluk bırakacaksınız.

3. Çeyrek Yöntemi

Çeyrek not alma yöntemi, notlarınızı dört kategoriye ayırmaya dayanır. Sayfada dört çeyrek oluşturun ve bunları şu şekilde etiketleyin:

1. Genel notlar
2. Kendiniz için eylem maddeleri
3. Diğer ekip üyeleri için eylem maddeleri
4. Sorular

Kritik noktaları ve önemli ayrıntıları ilk çeyreğe, diğer her şeyi de ilgili diğer üç çeyreğe yerleştirin.

4. Slayt Yöntemi

Slayt yöntemiyle, ister sorular ister daha ince ayrıntılar olsun, her türlü notu doğrudan slaytların kopyasına ekleyebilirsiniz.

Doğrudan slaytlar üzerine not almak, daha sonra kullanacağınız düşünceleriniz için anında bir yapı ve bağlam sağlar.

Bir sunum için hazırlanıyorsanız, sunum yapan kişiden toplantıdan önce slaytlarını sizinle paylaşmasını isteyin.

Herkesin Not Aldığından Emin Olun

Notlar tutanak gibi değildir. Toplantı sırasında herkes not almalıdır. Notlarınız sadece bir toplantıda söylenenleri ve yapılanları kaydetmek için tasarlanmamıştır. Onlar sadece kendi düşüncelerinizi eklemek için bir temel oluşturur.

Etkili işbirliğinin anahtarı, geniş bir bakış açısı yelpazesini bir araya getirmektir. Yeni düşünceler ve inovasyon, herkesin toplantıya katkı sağlamasıyla ortaya çıkar.

Ekip liderleri herkesin not almasını sağlamalıdır, böylece herkes neyin ele alındığını net bir şekilde anlar ve ekiplerinin tüm potansiyelini kullanabilirler.

Anahtar Kavramları Vurgulayın ve Genişletin

Not alma konusunda acemi olanlar genellikle toplantıdaki her şeyi kelimesi kelimesine yazmaları gerektiğini düşünürler. Her satırı kaydetmek konunun özüne inmez ve sadece bir transkript sunar.

Notları yazıya dökmek kolay olsa da, yine de önemli noktaları manuel olarak çıkarmanız gerekir.

Toplantı başladığında, temel kavramları not alma ve bunları genişletme alıştırması yapın. Tutanakların aksine, notlar sizin için tasarlanmıştır, bu nedenle onları düşüncelerinizle genişletmelisiniz.

Eylem Öğelerini Kaydedin

Teoride, toplantılar harekete geçmek için tasarlanmıştır. Ancak, ortalama olarak Ayda 31 saat verimsiz toplantılarda boşa harcanıyor. 

Notlarınız, harekete geçmek ve verimsiz toplantıları verimli toplantılara dönüştürmek için altın bir fırsat sunar.

Eylem maddelerini kaydetmek için yer ayırın. Sorulması gereken bir soru var mı? Daha fazla açıklama gerekli mi? Az önce izlediğiniz ürün sunumunda herhangi bir boşluk var mı?

Daha iyi notlar almak, harekete geçmek istediğiniz düşüncesiyle yapılmalıdır.

Notlar için Geçmişe Bakış Oluşturun

Kilit noktaları yakalamak, düşüncelerinizi eklemek ve notlarınızı eylem maddelerine dönüştürmek harika, ancak sonrasında ne olacak?

Toplantı notlarının değeri, somut gerçek dünya sonuçları için bir fırlatma rampası görevi görmeleridir. Notlarınız üzerinde düşünmüyorsanız, toplantıyı ve değinilen noktaları anlamlandırmak zordur.

İşbirlikçilerin toplantının konusuna katkıda bulunması ve geliştirmesi için ortak bir alan geliştirmek, düzenlediğiniz toplantılardan uzun vadeli değer elde etmek için kritik öneme sahiptir.

Yine, notları bir temaya göre gruplandırmak ve bu temanın nasıl daha iyi performansa yol açması gerektiğini belirtmek, notlarınızı ekipleriniz için daha güçlü varlıklar haline getirmek için hayati önem taşır.

Ek Not Alma İpuçları

Toplantı notlarının nasıl alınacağını öğrenmek, toplantılarınızdan en yüksek değeri elde etmenin sadece ilk adımıdır. Mümkün olan en iyi şekilde not almak, dönüştürücü fikirler üretmenin başlangıç noktası olabilir.

Virgin Group kurucusuna göre Richard Branson"Virgin'in en başarılı şirketlerinden bazıları rastgele anlardan doğdu - defterlerimizi açmamış olsaydık, bunlar asla gerçekleşmezdi."

Bunu akılda tutarak, işte etkili notlar almak için uzman destekli bazı ipuçları.

Sözsüz Dili Kaydedin

Sözel olmayan davranışlar toplantı katılımcıları hakkında size çok şey söyleyebilir.

Örneğin, normalde kendine güvenen bir iş arkadaşınız iletişim kurarken gergin veya endişeli görünüyorsa, bu muhtemelen sunumuna fazla güvenmediğini gösterir.

Sözel olmayan ipuçlarına dikkat etmek, yorumlarınıza yardımcı olabilir ve daha fazla diyalog için bir işaret görevi görebilir.

Temas Noktalarını Vurgulayın

Daha sonra takip etmeniz gereken bir şey varsa, kişinin adını yazın. İletişim noktalarını not ederek kiminle senkronize olacağınızı bilirsiniz. Toplantılar sırasında kimin neyden sorumlu olduğunu unutmak kolaydır, bu nedenle bu noktaları vurgulamak kritik önem taşır. 

Ekran Paylaşımı

Sanal ekiplerle video konferans yapmak kendi zorluklarını beraberinde getirebilir. Not alırken ekranınızı paylaşmayı teklif etmek diğer ekip üyelerine fayda sağlayabilir.

Gözden kaçırdığınız bir şey varsa, başkalarının devreye girmesine ve gerçek zamanlı olarak eklenecek şeyler önermesine olanak tanır.

Düzensiz Olun (Eğer Size Uygunsa) 

Şablonlara ve yapıya daha az, önemli noktaları kağıda veya ekranınıza dökmeye daha çok odaklanın.

Aktif bir dinleyici olarak kalırken not almanıza yardımcı olacaksa kısaltmalar ve semboller kullanmaktan çekinmeyin. Notlarınızı toplantıdan sonra her zaman temizleyebileceğinizi unutmayın.

Bir Toplantı Özeti Yazın

Her şey zihninizde tazeyken hızlı bir toplantı özeti tamamlamak, sizin ve ekibinizin en önemli noktaları pekiştirmenizi ve önümüzdeki toplantılar için bir görev listesi hazırlamanızı sağlar.

Özetler üzerinde düşünmesi kolaydır ve olan biten her şeyin kısaltılmış bir özetidir.

Her Şeyi Bir Araya Getirin

SSOT'unuzu oluşturmak için özetinizi ve notlarınızı paylaşacağınız bir yer belirleyin. Anahtar kavramları ve noktaları yakın çalışma arkadaşlarınızla tartışmak için daha küçük bir toplantı bile düzenleyebilirsiniz.

Bunu benimsemek, iş arkadaşlarınızı yanlışlıkla susturmaktan endişe ediyorsanız da harika bir uygulamadır.

Toplantı Notlarını Almak için Transkripsiyonu Kullanma

Bir toplantı için elle nasıl not alınacağını bilmek faydalıdır, ancak insanlar olarak hatalara, yanlışlara ve yanlış yorumlamalara eğilimliyiz.

Sonix gibi yeni nesil transkripsiyon teknolojisinden yararlanmak toplantılarınızı daha etkili hale getirebilir ve her şeyin not edilmesini sağlayabilir. 

Transkripsiyon, verimliliği ve işbirliğini artırmak ve daha derin içgörüler elde etmek için birçok şekilde kullanılabilir. Toplantı notlarının transkripsiyonunun potansiyelinden nasıl yararlanabileceğinizi tartışalım.

Birebir Kayıtlar ve Transkripsiyonlar

Bazı toplantılar kelimesi kelimesine kayıt gerektirebilir. Her şeyi kaydetmek, ekiplerin hiçbir şeyin atlanmadığından emin olmasını sağlayabilir. Bir kayıt almak ve her şeyi tek bir standart şablona aktarmak, söylenenleri tartışmak için daha küçük toplantıları kolaylaştırabilir.

Kelimesi kelimesine not almak toplantı tutanakları için uygun olmayabilir, ancak diğer not alma biçimleri için bağlamı ve konuşma akışını anlamanızı sağlar. 

Toplantıya Odaklanın

Bir toplantı için nasıl not yazılacağını bilmek önemli bir beceridir, ancak aktif olarak katılmanız gerekirken not almaya kendinizi kaptırmak kolaydır.

Her şeyi not ederken yetişmeye çalışırken dikkatinizin dağılması da kolaydır. Ortalama bir insan saniyede dört ila beş hece ile konuşur. Yoğun bir yaratıcı tartışmada, aktif bir şekilde not alırken dinlemek zor olabilir.  

Notları kaydetmek için transkripsiyon kullanmak, yükü hafifletmenin ve görüşmeye tam olarak katılmanızı sağlamanın basit bir yoludur.

Karışıklığı Önlemek için Standartlaştırılmış Bir Veri Kaynağı Oluşturun

Çoğu uzman notlarınızı bilgisayarınıza almak yerine elle yazmanızı önerir. Bunun ardında yatan bir bilim var çünkü çoklu görevler nedeniyle dikkat dağınıklığını önlüyor ve hatırlamayı artırıyor.

Ancak, notlar gelecekteki işbirliği için tasarlanmıştır. Bu notlardan yararlanmadan, bu anlamsız bir eylemdir. Gerçek şu ki, çoğu insan titiz notlar oluşturur ve bunlara asla dönüp bakmaz.

Bununla ilgili sorun, birçok insanın bırakın başkasınınkini, kendi el yazısını bile okuyamamasıdır. Farklı not alma stilleri ve yapıları, ekiplerin birbirlerinin notlarını incelemesini zorlaştırabilir.

Yapay zeka destekli akıllı deşifreler, herkesin başvurabileceği ve anlayabileceği temiz bir şablon sunarak değer sağlar. Kayıtlarınızı transkripsiyonla standartlaştırmak verimliliği ve üretkenliği artırabilir. Tüm ekip için bir kazan-kazan durumu. 

Sonix ile Toplantılarınızı Daha Etkili Hale Getirin

Transkripsiyon, toplantılarınızdan daha fazlasını elde etmek için güçlü bir araçtır. Sonix, ses kayıtlarından hızlı bir şekilde transkript oluşturmayı kolaylaştırır. Biz sunuyoruz sesli çeviri 39'dan fazla dilde seçenekler ve otomatik günlük tutma, konuşmacı etiketleme ve kelime kelime zaman damgaları gibi özellikler.

Milyonlarca kişinin toplantılarındaki ses ve video dosyalarını daha iyi organize etmesine, yazıya dökmesine ve çevirmesine yardımcı oluyoruz. Hızlı, doğru ve uygun fiyatlı otomatik transkripsiyon yazılımı Etkili toplantı notu alma çözümü Toplantılarınızı daha değerli hale getirmeye hazır mısınız? Ücretsiz deneme sürümümüze kaydolarak dünya çapındaki işletmelerin neden Sonix'e yöneldiğini keşfedin transkripsiyon yazılımı Bugün!