Как вести записи на совещаниях: Исчерпывающее руководство

Нашли ли вы свое последнее собрание достойным внимания? Если нет, то у вас много общего с миллионами рабочих по всему миру.

Вместо того, чтобы встречи стали возможностью для планирования и разработки планов, примерно 65% руководителей высшего звена заявили, что совещания мешают им завершить работу. Подойдите к следующей встрече по-другому и сделайте ее более полезной благодаря эффективному ведению записей.

Запись информации, к которой вы и ваша команда сможете вернуться, жизненно важна для повышения ценности каждого совещания. В этой статье мы рассмотрим наиболее эффективные способы ведения записей на совещаниях и объясним, почему это так важно.

Важность эффективного ведения записей

Организованность и подотчетность - вот два основных принципа, по которым вы должны вести записи на совещаниях.

Независимо от того, какой метод вы предпочитаете, убедитесь, что ваша команда знает разницу между записями совещаний и протоколами совещаний.

Протоколы - это официальные документы, которые могут быть частью аудита. Составление протоколов предназначено для официальных случаев, таких как общественные слушания или заседания совета директоров. Для большинства сценариев достаточно обычных, неформальных записей встреч.

Учитывая это, почему вы должны научиться делать хорошие записи на совещаниях?

Создайте единый источник правды (ЕИП)

Некоторые люди обладают острой памятью, позволяющей им записывать все в своем мозгу, не пропуская ни одной мелочи. Другие забывают многое из того, что слышали, не имея записей для справок.

Просить коллегу о напоминании можно только в том случае, если он все прекрасно помнит, но так бывает редко. Создание ССОТ позволяет избежать игры в телефон, в которой суммарная ошибка снижает точность отзыва.

Документирование знаковых решений и важных моментов формирует SSOT, к которому ваша команда может вернуться, чтобы все были на одной волне.

Предложить асинхронное участие

Сотрудничество является одним из наиболее важных аспектов работы всех команд, улучшая их совместную работу, решение проблем и эффективное общение. Однако, 39% работников утверждают, что их коллеги недостаточно сотрудничают.

Ведение заметок на собраниях улучшает совместную работу благодаря асинхронному участию. Если кто-то не может присутствовать на собрании из-за конфликта расписания, отпуска или отсутствия, обмен подробными заметками поможет быстро ввести его в курс дела.

Улучшение естественного запоминания

Ученые уже более века изучают память и запоминание, чтобы понять, насколько хорошо люди могут помнить то, что они видели, слышали, читали и пережили. Немецкий психолог Герман Эббингауз создал кривую забывания, показывающую, как быстро теряется информация.

Согласно его модели, средний человек забывает 50% информации в течение одного часа после его изучения. Через 24 часа это число увеличивается до 70%.

Ведение записей на совещаниях ускоряет запоминание информации, помогая командам лучше ее сохранять. Это позволяет избежать ненужных повторных встреч для повторения одного и того же содержания снова и снова.

Помимо повышения запоминаемости, сокращение необходимости в повторных встречах повышает продуктивность вашей команды.

Повышение вовлеченности участников совещаний

Мечтательность - распространенное явление на совещаниях. Согласно одному исследованию, 9 из 10 сотрудников признается, что может отключиться в середине встречи. Среднестатистическому человеку трудно сохранять полную сосредоточенность и концентрацию в течение длительного времени. Принятие мер может предотвратить отключение людей на совещаниях и повысить вовлеченность.

Умение вести записи на совещаниях - это занятие, которое вовлекает ум и заставляет его сосредоточиться на излагаемых концепциях. 

Если вам трудно отвлечься, вам может помочь привычка делать записи.

Возьмите на себя ответственность за принятые решения

Подотчетность дает сотрудникам возможность гордиться своей работой, повышает моральный дух и увеличивает удовлетворенность. К сожалению, 82% руководителей признают, что у них ограниченные или вообще отсутствуют возможности привлекать других к ответственности.

Подробные записи совещаний обеспечивают систему подотчетности SSOT, показывая, кто отвечает за ту или иную идею, кто поднял важный вопрос и какие сотрудники достигли конкретных целей в работе.

Это помогает отметить ценных членов команды. Это также обеспечивает последовательную нить, которая проходит через все проекты.

Как делать заметки на совещаниях

Ведение записей на совещаниях - это недооцененная практика, которую многие отвергают как устаревшую. Даже в современной быстро меняющейся рабочей среде эта проверенная техника по-прежнему приносит впечатляющие плоды.

Но в чем секрет ведения ценных записей на совещаниях? Вот что вам нужно знать.

Выберите модель

Не существует единого способа ведения записей на совещаниях. Различные модели лучше согласуются с потребностями компании, ролями, обстановкой и стилями обучения. Некоторые сотрудники могут последовательно придерживаться определенной модели, в то время как другие могут разработать свою собственную.

Как лидеру, вам важно предоставить своей команде гибкость и свободу выбора подходящей для них модели. Очевидно, что если вы ведете официальные протоколы, вы должны выбрать единый формат.

Вот четыре наиболее популярные модели.

1. Метод Корнелла

Метод Корнелла делит страницу на две колонки: меньшую слева и большую справа.

Левая колонка предназначена для выделения ключевых идей и концепций, поднятых на встрече. Она определяет тему. Справа - место для подробного изложения этих ключевых идей.

Поскольку темы разговора меняются в ходе совещаний, улавливание ключевых идей и их внутренней работы поможет вам не отвлекаться.

2. Метод набросков

Метод конспектирования лучше всего подходит для встреч, где вы уже заранее получили повестку дня.

Повестки дня предварительных совещаний обычно разрабатываются для знаковых встреч, таких как сессии стратегического планирования или ежеквартальные обзоры. При использовании метода конспекта вы копируете повестку дня и оставляете место для заметок под каждым пунктом.

3. Метод квадранта

Квадрантный метод ведения записей основан на разделении ваших заметок на четыре категории. Создайте на странице четыре квадранта и обозначьте их следующим образом:

1. Общие примечания
2. Пункты действий для себя
3. Пункты действий для других членов команды
4. Вопросы

Вставьте критические моменты и важные детали в первый квадрант, а все остальное разместите в любом из трех других соответствующих квадрантов.

4. Метод слайдов

При использовании метода слайдов вы можете добавлять любые заметки непосредственно к своей копии слайдов, будь то вопросы или более тонкие детали.

Записи непосредственно на слайдах обеспечивают мгновенную структуру и контекст для любых ваших мыслей на потом.

Если вы готовитесь к презентации, попросите ведущего поделиться с вами своими слайдами до начала встречи.

Убедитесь, что все делают заметки

Заметки не похожи на протоколы. Каждый должен делать заметки во время собрания. Ваши заметки предназначены не только для записи того, что было сказано и сделано на собрании. Это просто основа для добавления ваших собственных мыслей.

Ключом к эффективному сотрудничеству является привлечение широкого круга точек зрения. Свежие мысли и инновации появляются благодаря тому, что каждый вносит свой вклад в совещание.

Руководители команд должны следить за тем, чтобы все вели записи, чтобы все понимали, о чем идет речь, и могли использовать весь потенциал своих команд.

Выделите ключевые понятия и расширьте их

Начинающие конспектировать часто считают, что они должны записывать все, что происходит на встрече, дословно. Записывая каждую строчку, вы не вникаете в суть дела и просто предлагаете стенограмму.

Хотя транскрипция удобна для ведения записей, вам все равно нужно извлечь важные моменты вручную.

После начала встречи потренируйтесь записывать ключевые понятия и развивать их. В отличие от протоколов, записи предназначены для вас, поэтому вы должны дополнить их своими мыслями.

Запись пунктов действий

В теории, совещания призваны стимулировать действия. Однако в среднем 31 час в месяц тратятся на непродуктивные совещания. 

Ваши заметки - это золотая возможность подстегнуть действия и превратить непродуктивные встречи в плодотворные.

Выделите место для записи пунктов действий. Нужно ли задать вопрос? Требуется ли дальнейшее разъяснение? Есть ли какие-либо пробелы в презентации продукта, которую вы только что посмотрели?

Записывать лучшие заметки следует с мыслью о том, что вы хотите культивировать действие.

Создание ретроспективы для заметок

Зафиксировать ключевые моменты, добавить свои мысли и превратить свои заметки в пункты действий - это здорово, но что происходит потом?

Ценность записей совещаний заключается в том, что они служат стартовой площадкой для достижения ощутимых реальных результатов. Если вы не размышляете над своими записями, трудно понять смысл встречи и высказанные соображения.

Создание общего пространства для сотрудничества, позволяющего участникам вносить свой вклад и развивать тему встречи, имеет решающее значение для извлечения долгосрочной ценности из проводимых вами встреч.

Опять же, группировка заметок по темам и указание того, как эта тема должна привести к улучшению работы, жизненно важны для того, чтобы сделать ваши заметки более мощным активом для ваших команд.

Дополнительные советы по ведению записей

Обучение ведению записей на совещаниях - это лишь первый шаг к получению максимальной пользы от ваших встреч. Ведение записей наилучшим образом может стать отправной точкой для генерации преобразующих идей.

По словам основателя Virgin Group Ричард Брэнсон"Некоторые из самых успешных компаний Virgin родились из случайных моментов - если бы мы не открыли наши блокноты, они бы никогда не появились".

Учитывая это, вот несколько советов по эффективному ведению заметок, поддержанных экспертами.

Запись невербального языка

Невербальное поведение может многое рассказать об участниках встречи.

Например, если обычно уверенный в себе коллега выглядит нервным или обеспокоенным во время общения, это, скорее всего, говорит о том, что он не очень уверен в своей презентации.

Внимание к невербальным сигналам может помочь вам в интерпретации и послужить маркером для дальнейшего диалога.

Выделите контактные точки

Если вам нужно что-то уточнить позже, запишите имя человека. Отмечая точки соприкосновения, вы знаете, с кем синхронизироваться. Во время совещаний легко потерять представление о том, кто за что отвечает, поэтому выделение этих точек очень важно. 

Доля экрана

Видеоконференции с виртуальными командами могут быть сопряжены с определенными трудностями. Предложение поделиться своим экраном, делая заметки, может принести пользу другим членам команды.

Если вы что-то упустили, это позволяет другим людям в режиме реального времени вклиниться и предложить что-то добавить.

Будьте беспорядочны (если вам это подходит) 

Меньше концентрируйтесь на шаблонах и структуре, а больше на том, чтобы запечатлеть важные моменты на бумаге или экране.

Не стесняйтесь использовать сокращения и символы, если это поможет вам вести записи, оставаясь активным слушателем. Помните, что вы всегда можете привести свои записи в порядок после встречи.

Написать отчет о встрече

Быстрое подведение итогов встречи, пока все еще свежо в памяти, позволяет вам и вашей команде закрепить наиболее важные моменты и подготовить список задач на предстоящие встречи.

Рекапы удобны для размышлений и представляют собой сокращенное изложение всего, что произошло.

Соберите все воедино

Чтобы создать свой SSOT, определите место, где вы сможете поделиться своими выводами и заметками. Вы можете даже провести небольшую встречу, чтобы обсудить ключевые понятия и моменты с вашими непосредственными коллегами.

Принятие этого метода также является отличной практикой, если вы беспокоитесь о том, что невольно заставите своих коллег замолчать.

Использование транскрипции для ведения записей совещаний

Умение вести записи на совещании от руки полезно, но мы, как люди, склонны к ошибкам, заблуждениям и неверному толкованию.

Использование технологии расшифровки следующего поколения, такой как Sonix, может сделать ваши встречи более эффективными и гарантировать, что все будет записано. 

Расшифровка может быть использована многими способами для повышения эффективности и сотрудничества, а также для получения более глубоких знаний. Давайте обсудим, как вы можете использовать потенциал расшифровки записей совещаний.

Стенографические записи и транскрипции

На некоторых совещаниях может потребоваться стенографическая запись. Запись всего может позволить командам убедиться, что ничего не упущено. Запись и расшифровка всего в единый стандартный шаблон могут облегчить проведение небольших совещаний для обсуждения сказанного.

Дословное ведение записей может быть неуместно для протоколов совещаний, но для других форм ведения записей оно позволяет понять контекст и течение разговора. 

Сосредоточьтесь на встрече

Умение составлять заметки для совещания - важный навык, но легко увлечься составлением заметок, когда нужно активно участвовать.

Кроме того, легко отвлечься, пытаясь все записывать. Средний человек говорит со скоростью четыре-пять слогов в секунду. Во время напряженной творческой дискуссии может быть сложно слушать и одновременно активно делать заметки.  

Использование транскрипции для записи заметок - это простой способ переложить бремя и дать вам возможность полноценно участвовать в беседе.

Создайте стандартизированный источник данных, чтобы избежать путаницы

Большинство экспертов рекомендуют записывать свои заметки от руки вместо того, чтобы делать их на компьютере. За этим стоит наука, поскольку это позволяет не отвлекаться на многозадачность и улучшает запоминание.

Однако заметки предназначены для будущего сотрудничества. Без использования этих заметок это бессмысленное действие. Реальность такова, что большинство людей создают скрупулезные заметки и никогда к ним не обращаются.

Проблема в том, что многие люди не могут прочитать свой собственный почерк, не говоря уже о чужом. Различные стили и структуры ведения записей могут усложнить процесс анализа записей друг друга.

Интеллектуальные расшифровки на основе ИИ обеспечивают ценность, предлагая чистый шаблон, к которому каждый может обратиться и понять. Стандартизация записей с помощью расшифровки может повысить эффективность и производительность. Это выгодно для всей команды. 

Сделайте свои собрания более эффективными с помощью Sonix

Расшифровка - это мощный инструмент для получения большей отдачи от ваших встреч. Sonix позволяет быстро создавать расшифровки аудиозаписей. Мы предлагаем звуковой перевод опции на более чем 39 языках и такие функции, как автоматическое ведение дневника, маркировка дикторов и временные метки от слова к слову.

Мы помогаем миллионам людей лучше организовывать, расшифровывать и переводить аудио- и видеофайлы с их встреч. Выберите быстрый, точный и доступный программное обеспечение для автоматической транскрипции Решение для эффективного ведения записей на совещаниях. Готовы ли вы сделать свои совещания более ценными? Узнайте, почему компании по всему миру обращаются к Sonix, подписавшись на бесплатную пробную версию нашего решения. программное обеспечение для транскрипции сегодня!