Comment rédiger un résumé de réunion : Conseils d'experts en matière de prise de notes pour améliorer la responsabilisation et la productivité

Vous et les membres de votre équipe pouvez participer à une demi-douzaine de réunions ou plus au cours d'une semaine donnée. La rédaction d'un résumé de chaque session peut aider les participants à se souvenir de tout ce qui a été discuté et des mesures à prendre par la suite. Ce guide vous montrera comment rédiger un résumé de réunion et vous donnera quelques conseils pour rendre vos notes plus efficaces.

Qu'est-ce qu'un résumé de réunion ?

Un résumé de réunion est simplement une récapitulation rapide de la conversation au cours d'une réunion ou d'une conférence d'affaires. Les résumés de réunion rappellent aux participants le sujet de la réunion, ainsi que des détails tels que :

• Mise à jour des projets
• Prochaines échéances
• Les missions qui ont été confiées
• Objectifs pour les prochaines réunions

Les résumés sont généralement brefs et peuvent être envoyés dans un mémo ou un courriel peu après la fin de la réunion.

Résumé de réunion vs. procès-verbal de réunion

Les réunions formelles peuvent donner lieu à des "procès-verbaux", c'est-à-dire à un compte rendu correct et complet de ce qui s'est passé au cours de la session. Le procès-verbal comprend la liste des participants et des absents, l'ordre du jour de la réunion et les détails de tous les points de l'ordre du jour. Il commence généralement par une demande d'approbation du procès-verbal de la réunion précédente. 

Un résumé de réunion, quant à lui, est simplement une synthèse informelle de la réunion et rappelle aux participants ce qui s'est passé. 

Exemple de résumé de réunion

Il peut être utile d'examiner un exemple de récapitulation d'une réunion pour comprendre ce que comprend un résumé typique. Voici un exemple de résumé d'une réunion :

Objet : Réunion sur le projet de conception Web, 3 juin 2023

Bonjour à l'équipe du projet !

Lors de notre réunion du 3 juin, nous avons discuté du prochain projet de développement web sur lequel nous travaillons pour notre nouveau client, Finance Pros. Au cours de la réunion, nous avons abordé les points suivants :

• Le plan du site pour la page web à venir
• Comment intégrer la marque du client dans le design ?
• Façons de développer du contenu pour la section blog du client

La discussion a débouché sur plusieurs actions à entreprendre, notamment :

• Janice travaillera à l'élaboration de modèles de pages web cruciales (15 juin).
• Tyler travaillera avec le client sur le développement de sa marque (18 juin)
• Jesse discutera des sujets de blog possibles avec le client (12 juin)

Notre prochaine réunion aura lieu le 24 juin, au cours de laquelle nous ferons le point sur nos progrès et prendrons les mesures suivantes. N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions.

Dans l'exemple ci-dessus, vous remarquerez que la plupart des informations essentielles sont présentées sous forme de puces, ce qui permet aux destinataires de parcourir, lire et assimiler rapidement le contenu de la réunion et les tâches qui leur sont confiées.

L'importance de résumer les réunions

Si vous rédigez déjà un compte rendu officiel après chaque réunion, à quoi bon rédiger un résumé de la réunion ? Il est essentiel de savoir comment rédiger un résumé d'une réunion pour que vos équipes restent sur la même longueur d'onde. Voici quelques raisons pour lesquelles vous pourriez avoir recours à des résumés de réunion dans votre organisation.

Promouvoir la responsabilité

Un résumé de réunion documente le calendrier d'un projet et les responsabilités des participants à la réunion. Les employés savent ce que l'on attend d'eux et s'investissent davantage lorsqu'ils ont un objectif et une échéance clairs.

Rester sur la même longueur d'onde

Les comptes rendus de réunions peuvent également permettre à votre équipe de rester sur la même longueur d'onde lorsqu'elle collabore à des projets importants. C'est particulièrement utile pour les équipes distantes ou hybrides qui n'ont pas le luxe de passer au bureau de l'autre pour obtenir des éclaircissements. Un résumé peut rappeler à chacun les objectifs de l'équipe et ce à quoi il faut s'attendre dans l'avenir immédiat.

Ne rien manquer

Même si vous prenez des notes pendant une réunion, il est possible que certains points vous échappent. Le fait de disposer d'un résumé des conférences téléphoniques et des réunions vous permet de garder une trace de toutes les discussions et de ne négliger aucun détail nécessaire. 

Suivre les progrès

Les réunions de projet impliquent généralement des mises à jour et des rapports de la part des membres de l'équipe. Par conséquent, les résumés de ces réunions constituent un historique de l'évolution du projet, ce qui aide les responsables à suivre les progrès réalisés et à s'assurer qu'ils atteignent les bons objectifs.

Respecter le temps de chacun

Certains entrepreneurs organisent de nombreuses réunions d'équipe pour s'assurer que chacun travaille à son rythme. Mais ces réunions peuvent absorber le temps de travail de l'entreprise, et les employés peuvent n'apprécient pas ce niveau de microgestion. Vous pouvez obtenir de meilleurs résultats en organisant moins de réunions et en vous appuyant sur les résumés des réunions pour fournir à vos employés tous les conseils dont ils ont besoin pour atteindre leurs objectifs.

Fournir un dossier juridique

Les comptes rendus de réunion ne sont pas des documents juridiques formels, mais ils peuvent néanmoins fournir une protection juridique essentielle si votre entreprise est impliquée dans un litige. 

Par exemple, les comptes rendus de réunions peuvent fournir des preuves des instructions d'un client et de l'engagement de votre équipe à exécuter ces instructions. Cela peut vous aider à clarifier toute confusion ou tout désaccord avec un client et vous protéger contre les allégations selon lesquelles vous n'auriez pas respecté ses instructions.

Comment rédiger un résumé de réunion

Compte tenu de ces avantages, il est temps d'apprendre à rédiger un résumé de réunion. 

Voici un conseil : suivez les étapes suivantes pour créer et enregistrer un modèle de "résumé de réunion" qui vous aidera à générer les futurs résumés de manière plus efficace.

1. Arriver à la réunion préparé

Avant même de venir à la réunion, prenez le temps de vous familiariser avec le sujet de la discussion. Si possible, relisez les procès-verbaux ou les résumés des réunions précédentes pour vous mettre à jour. Et si le forum est ouvert au public, créez une feuille de présence pour enregistrer avec précision les personnes présentes.

2. Prendre des notes détaillées

Pendant la réunion elle-même, veillez à prendre des notes détaillées. Concentrez-vous sur le sujet principal de la réunion, mais veillez à identifier toutes les décisions qui ont été prises. N'oubliez pas d'indiquer qui est responsable des mesures à prendre à l'issue de la discussion et de noter les dates des échéances du projet et des réunions à venir.

3. S'organiser

Une fois la réunion terminée, relisez immédiatement vos notes afin que rien ne vous échappe. Vous voudrez probablement condenser vos notes en un résumé plus court qui sera plus facile à assimiler. Essayez de réduire votre résumé à quelques phrases et à des points d'appui. N'omettez rien de substantiel, mais plus vous condenserez votre résumé, plus il sera facile pour tout le monde de le lire rapidement et de s'y référer en cas de besoin.

4. Commencez votre résumé par un remerciement

Cela peut paraître simple, mais il est toujours utile de commencer le résumé sur une note positive. Remerciez toutes les personnes qui ont participé à la réunion. Vous pouvez également inclure une note de gratitude pour toute personne qui a fait une présentation ou partagé des informations importantes au cours de la réunion. Il est toujours utile de commencer par reconnaître le travail de chacun.

5. Commencer par les questions les plus importantes

Commencez par résumer les questions les plus pertinentes de la réunion. Très souvent, ces questions définissent les objectifs de la réunion et toutes les décisions prises seront le reflet de ces questions. Essayez de vous limiter à quelques phrases afin que les lecteurs puissent rapidement parcourir votre résumé pour y trouver les informations les plus importantes. 

6. Mettre en évidence les mesures à prendre

Mettez en évidence les décisions et les mesures à prendre qui ont été prises au cours de la réunion ou de la conférence téléphonique. Identifiez les noms des employés responsables de ces points et indiquez les dates ou les échéances. Il est préférable de les résumer sous forme de puces, ce qui en facilite la lecture.

7. Identifier les accords

Certaines réunions débouchent sur des accords entre des employés ou entre votre entreprise et un client. Indiquez les noms des parties impliquées dans ces accords et les étapes suivantes. 

8. Inclure tout document à l'appui

Le résumé d'une réunion peut également inclure des documents complémentaires, par exemple

• Procès-verbaux des réunions précédentes
• Bons de commande
• Contrats
• Aperçu des projets et instructions

Vous pouvez également inclure des blogs ou des articles qui contiennent des informations pertinentes pour la discussion ou des instructions qui guideront les membres de l'équipe dans leur partie du projet.

9. Conclure par un rappel des réunions à venir

Selon toute vraisemblance, une prochaine réunion sera organisée. Indiquez la date, l'heure et le lieu, ainsi que les personnes qui devraient y assister. Cela permettra également de donner des indications claires sur le temps dont disposent les employés pour mener à bien leurs missions et les actions à entreprendre. 

10. Modifier et envoyer le résumé de la réunion

Une fois que vous avez terminé votre résumé de la réunion, relisez-le rapidement. Relisez-le pour repérer les fautes d'orthographe et de grammaire, et vérifiez les informations par rapport à vos notes pour vous assurer qu'elles sont tout à fait exactes. Une fois les dernières modifications apportées, vous pouvez envoyer le résumé de la réunion sous la forme d'un mémo bureautique ou d'un courrier électronique.

Comment la transcription simplifie les résumés de réunions

Il n'est pas difficile de créer une vue d'ensemble d'une réunion, mais cela demande une attention particulière aux détails. Ce niveau d'engagement peut rendre difficile la participation à une réunion et la prise de notes simultanées. 

La transcription peut faciliter la création de résumés de réunions pour vous et votre équipe. Au lieu de demander à un membre de l'équipe de prendre de nombreuses notes, vous pouvez simplement enregistrer votre réunion et utiliser un service comme Sonix pour convertir l'audio en texte écrit.

En utilisant une technologie sophistiquée, alimentée par l'IA, Sonix logiciel de transcription peut même effectuer des tâches complexes telles que :

• Identification des orateurs
• Transcrire le jargon de l'industrie
• Création d'horodatages mot par mot

Non seulement les résultats sont rapides comme l'éclair, mais une transcription sera invariablement plus précise qu'une prise de notes à la main. Vous pouvez même ajouter des notes ou des commentaires à la transcription terminée pour clarifier des points spécifiques ou vous donner, à vous ou à votre équipe, des rappels supplémentaires.

Ainsi, lorsque vous préparez votre résumé de la réunion, vous pouvez vous référer à la transcription générée automatiquement et mettre en évidence les éléments d'information clés. En fait, la transcription est si complète que vous pouvez en faire un résumé sans même assister à la réunion. Les participants à la réunion peuvent ainsi atteindre une productivité maximale sans être distraits par la prise de notes pendant toute la durée de la réunion. 

Utiliser les services de transcription pour créer des résumés de réunion avec Sonix

La rédaction d'un résumé de réunion nécessite de capturer les points clés, les décisions et les actions qui ont eu lieu au cours de la réunion. Maintenant que vous savez comment rédiger un résumé de réunion, passez à la vitesse supérieure avec Sonix. 

Nous fournissons des outils et une assistance de pointe pour vous aider à transcrire des fichiers audio provenant d'appels téléphoniques, de vidéoconférences ou d'enregistrements de réunions d'entreprise. En fait, nous sommes souvent considérés comme le meilleur service de transcription au monde. logiciel de transcription automatique.

Les résultats parlent d'eux-mêmes. Vous obtiendrez des transcriptions rapides et précises sur lesquelles vous pourrez compter pour conserver les enregistrements de vos réunions et fournir des résumés de travail à tous les participants. 

Pour voir ces fonctionnalités en action, s'inscrire pour un essai gratuit. Vous recevrez gratuitement 30 minutes de transcription, ce qui vous permettra de découvrir l'avant-garde qui Sonix peut vous donner.