Comment enregistrer une réunion d'équipe

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Microsoft Teams est un outil puissant pour les réunions virtuelles, permettant une communication et une productivité sans faille.

Team est une plateforme unique qui peut remplacer à la fois votre plateforme de réunion et de messagerie en ligne et devenir une plateforme tout-en-un pour vos besoins de communication professionnelle.

Mais que se passe-t-il si vous manquez une discussion importante ou si vous avez besoin de vous reporter à une réunion plus tard ? C'est là que l'enregistrement de vos réunions Teams s'avère utile.

L'enregistrement d'une réunion d'équipe vous permet de capturer toutes les informations utiles, les décisions et les actions discutées au cours de la session. Vous pouvez facilement partager l'enregistrement avec les membres de l'équipe qui n'ont pas pu y assister ou même le transcrire pour l'utiliser à des fins de formation et d'intégration.

Voici comment enregistrer une réunion Teams et la transcrire.

Que signifie enregistrer une réunion d'équipe ?

L'enregistrement d'une réunion Teams consiste à capturer l'activité audio, vidéo et de partage d'écran au cours d'une session Microsoft Teams. Cela permet aux participants de revoir le contenu de la réunion ultérieurement, de le partager avec d'autres personnes ou de l'utiliser à des fins de référence.

Pourquoi enregistrer une réunion d'équipe ?

L'enregistrement des réunions Teams offre plusieurs avantages qui peuvent améliorer la collaboration, la productivité et le partage des connaissances au sein de votre organisation. Voici quelques bonnes raisons d'enregistrer vos réunions Teams.

  • Amélioration de la conservation des informations: Lorsque vous enregistrez une réunion d'équipe, vous créez une trace permanente de la discussion, des décisions et des actions à entreprendre. Cela vous permet de revoir le contenu chaque fois que nécessaire, en vous assurant qu'aucun détail important n'est oublié ou négligé.
  • Accessibilité accrue: L'enregistrement des réunions rend le contenu accessible aux membres de l'équipe qui n'ont pas pu y assister en raison de conflits d'horaires ou de décalages horaires. Ils peuvent suivre la discussion à leur convenance, ce qui réduit le besoin de mises à jour répétitives et garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
  • Amélioration de la formation et de l'intégration: Les réunions enregistrées constituent de précieuses ressources de formation pour les nouveaux membres de l'équipe. Au lieu de consacrer du temps à répéter les mêmes informations, vous pouvez partager les enregistrements pertinents, ce qui permet aux nouvelles recrues d'apprendre à leur propre rythme et réduit la charge de travail des membres de l'équipe en place.
  • Amélioration de la transcription et des possibilités de recherche: En enregistrant vos réunions d'équipe, vous pouvez transcrire facilement le contenu audio en texte consultable. Cela vous permet de trouver rapidement des informations, des citations ou des décisions spécifiques sans avoir à regarder l'enregistrement dans son intégralité. Transcription améliore également l'accessibilité pour les membres de l'équipe souffrant de déficiences auditives ou pour ceux qui préfèrent lire plutôt qu'écouter.

Comment enregistrer une réunion d'équipe

L'enregistrement d'une réunion Teams est un processus simple qui peut être réalisé en quelques étapes. Voici comment vous pouvez enregistrer vos réunions Teams.

1. Démarrer ou rejoindre une réunion d'équipe

Pour enregistrer une réunion Teams, vous devez d'abord démarrer ou rejoindre une réunion à l'aide de l'application Microsoft Teams ou de l'interface web. Voici comment procéder :

Démarrer une nouvelle réunion

  1. Ouvrez l'application Microsoft Teams ou connectez-vous à l'interface web.
  2. Cliquez sur l'onglet "Calendrier" dans la barre latérale gauche.
  3. Sélectionnez "Nouvelle réunion" dans le coin supérieur droit.
  4. Complétez les détails de la réunion, tels que le titre, la date, l'heure et les participants.
  5. Cliquez sur "Enregistrer" pour créer la réunion.
  6. Au moment de la réunion, cliquez sur la réunion dans votre calendrier et sélectionnez "Participer".

Rejoindre une réunion existante

  1. Si vous avez été invité à une réunion Teams, vous recevrez un courriel contenant un lien "Rejoindre la réunion Microsoft Teams".
  2. Cliquez sur le lien pour ouvrir la réunion dans votre application Teams ou dans l'interface web.
  3. Vous pouvez également trouver la réunion dans votre calendrier Teams et cliquer sur "Rejoindre" à l'heure prévue.

Une fois que vous avez commencé ou rejoint la réunion, vous êtes prêt à commencer l'enregistrement. N'oubliez pas qu'en fonction des paramètres de votre organisation, vous devrez peut-être demander l'autorisation à l'organisateur de la réunion ou à votre administrateur informatique pour enregistrer la session.

2. Lancer l'enregistrement

Une fois que vous avez confirmé que vous disposez des autorisations nécessaires pour enregistrer la réunion, suivez les étapes suivantes pour commencer à capturer l'activité audio, vidéo et de partage d'écran :

  1. Pendant la réunion des équipes, localisez les commandes de la réunion en haut de l'écran.
  2. Cliquez sur le bouton "Plus d'options", représenté par trois points (...).
  3. Dans le menu déroulant, sélectionnez "Démarrer l'enregistrement".
  4. Les équipes informeront tous les participants que l'enregistrement a commencé.

Une icône d'enregistrement rouge apparaît en haut de l'écran, indiquant à tous que la réunion est en cours d'enregistrement.

Si nécessaire, vous pouvez mettre l'enregistrement en pause en cliquant sur le bouton "Plus d'options" et en sélectionnant "Mettre l'enregistrement en pause". Pour reprendre l'enregistrement, il suffit de cliquer sur "Reprendre l'enregistrement" dans le même menu.

N'oubliez pas qu'un seul enregistrement peut être actif à la fois. Si un autre participant lance un enregistrement, celui-ci aura la priorité sur le vôtre.

3. Arrêter l'enregistrement

Lorsque vous êtes prêt à mettre fin à l'enregistrement, suivez ces étapes simples :

  1. Cliquez sur le bouton "Plus d'options" (trois points) dans les commandes de la réunion.
  2. Sélectionnez "Arrêter l'enregistrement" dans le menu déroulant.
  3. Les équipes informeront tous les participants de l'arrêt de l'enregistrement.

Après avoir arrêté l'enregistrement, Teams traitera le fichier vidéo. Cela peut prendre quelques minutes, en fonction de la durée de l'enregistrement et de la vitesse de votre connexion internet.

Une fois traité, l'enregistrement sera sauvegardé sur Microsoft Stream ou OneDrive, en fonction des paramètres de votre organisation. Votre administrateur informatique peut vous fournir de plus amples informations sur l'endroit où les enregistrements sont stockés.

Il est facile d'accéder à l'enregistrement et de le partager. Si l'enregistrement est sauvegardé sur Microsoft Stream, vous recevrez une notification par courrier électronique lorsqu'il sera prêt à être visionné. Vous pouvez également trouver l'enregistrement dans le chat de la réunion ou dans votre compte Stream. Si l'enregistrement est sauvegardé sur OneDrive, vous pouvez y accéder à partir de votre dossier OneDrive et le partager avec d'autres personnes en leur accordant une autorisation.

Pour tirer le meilleur parti de vos enregistrements de réunions Teams, envisagez de transcrire le contenu audio. La transcription convertit les mots prononcés en texte consultable, ce qui facilite la recherche d'informations spécifiques, la création de comptes rendus de réunion ou la réutilisation du contenu pour d'autres documents. 

Bien que Teams ne propose pas de transcription intégrée, vous pouvez utiliser des services ou des outils tiers pour transcrire efficacement vos enregistrements.

4. Transcrire l'enregistrement

La transcription de l'enregistrement de votre réunion Teams permet d'en exploiter tout le potentiel, en rendant le contenu plus accessible, plus consultable et plus partageable. 

Si vous recherchez un outil tiers pour transcrire vos enregistrements, Sonix est le meilleur choix.

Avec une précision allant jusqu'à 99%Sonix est l'un des meilleurs outils de transcription et de traduction disponibles sur le marché, grâce à sa rapidité de transcription et à sa sécurité d'entreprise impénétrable.

Voici comment vous pouvez transcrire votre enregistrement.

  1. Téléchargez votre enregistrement : Après avoir téléchargé le fichier vidéo depuis Microsoft Stream ou OneDrive, chargez-le dans Sonix. Sonix est extrêmement polyvalent en termes de formats et prend en charge les enregistrements en MP4, MOV et WAV.
  2. Attendez que Sonix traite votre transcription : Une fois l'enregistrement téléchargé, Sonix utilise sa technologie avancée de reconnaissance vocale et d'intelligence artificielle pour convertir l'audio en texte. Ce processus prend généralement quelques minutes, en fonction de la longueur de votre enregistrement.
  3. Revoir et éditer la transcription : Une fois la transcription terminée, vérifiez l'exactitude du texte. Bien que la précision 99% de Sonix réduise les changements d'erreurs à presque zéro, il est toujours bon de revérifier la transcription. Sonix rend cette tâche facile et pratique grâce à son éditeur intégré au navigateur, qui vous permet d'éditer les transcriptions en toute simplicité.

Avec une transcription de Sonix, vous pourrez :

  • Créer un contenu consultable: Avec une transcription, vous pouvez rapidement rechercher des mots-clés, des phrases ou des orateurs spécifiques, ce qui vous permet de gagner du temps lorsque vous recherchez des informations importantes.
  • Améliorer l'accessibilité: Les transcriptions rendent le contenu de vos réunions accessible aux membres de l'équipe qui sont sourds ou malentendants, ou à ceux qui préfèrent lire plutôt qu'écouter.
  • Partager facilement: Vous pouvez exporter la transcription dans différents formats, tels que TXT, SRT ou PDF, et la partager avec votre équipe par courrier électronique, chat ou votre outil de collaboration préféré.
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Utiliser les outils d'analyse de l'IA de Sonix

Pour tirer le meilleur parti de la transcription de votre réunion Teams, vous pouvez utiliser le logiciel Sonix Outils d'analyse de l'IA pour maximiser le potentiel de vos sessions en ligne.

Grâce à ces outils d'IA, Sonix peut vous aider à accomplir les tâches suivantes.

  • Label Speakers : Sonix utilise la technologie de reconnaissance vocale pour étiqueter les orateurs de la réunion. Une fois qu'il a identifié tous les participants, il enregistre tout ce que chaque orateur a dit.
  • Génère des résumés d'IA : Vous n'avez pas le temps de consulter des transcriptions détaillées ? Sonix peut générer un résumé de toutes les discussions qui ont eu lieu au cours de l'événement, ce qui en fait un outil idéal pour ceux qui ont manqué la réunion et souhaitent une récapitulation rapide.
  • Détecte les sentiments : Sonix peut vous aider à découvrir les émotions grâce à notre fonction d'analyse des sentiments basée sur l'IA. Vous saurez de quoi les participants ont parlé et comment ils en ont parlé.
  • Détecter le thème : Vous voulez quelque chose de plus détaillé qu'un résumé ? L'outil de détection thématique de Sonix peut découvrir le thème de la discussion dans une réunion en ligne et vous transmettre des informations clés en un instant.

5. Exporter et partager la transcription

Une fois la transcription revue et corrigée, il est temps de l'exporter et de la partager avec votre équipe. Procédez comme suit :

  1. Choisissez votre format d'exportation: Sonix offre plusieurs options d'exportation, telles que TXT, SRT, PDF ou documents Word. Choisissez le format qui correspond le mieux à vos besoins et aux préférences de votre équipe.
  2. Télécharger la transcription: Cliquez sur le bouton d'exportation ou de téléchargement pour enregistrer la transcription sur votre ordinateur.
  3. Partagez avec votre équipe: Distribuez la transcription à votre équipe par courrier électronique, par chat ou par l'outil de collaboration de votre choix. Vous pouvez également télécharger la transcription dans un dossier partagé ou un système de gestion de documents pour y accéder facilement. Si vous souhaitez sauter cette étape, Sonix vous propose des fonctionnalités avancées de transcription. outils de collaboration qui vous permet de travailler facilement avec le reste de votre équipe, de partager des transcriptions, d'ajouter des notes et bien plus encore.

Meilleures pratiques pour l'enregistrement des réunions d'équipes

Le respect des meilleures pratiques garantit que les enregistrements de vos réunions Teams sont non seulement de haute qualité, mais aussi sécurisés et conformes aux politiques de votre organisation. Voici quelques conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti de vos enregistrements de réunion.

  • Notifier tous les participants: Au début de la réunion, informez toujours les participants que vous avez l'intention d'enregistrer. Cela permet de respecter leur vie privée et de se conformer aux exigences légales.
  • N'enregistrer que lorsque c'est nécessaire: Évitez d'enregistrer toutes les réunions. L'enregistrement de toutes les réunions peut constituer un gaspillage important de bande passante et de ressources en ligne. Réservez l'enregistrement aux sessions où les informations discutées sont précieuses pour une consultation ultérieure ou pour les membres de l'équipe qui ne peuvent pas assister à la réunion.
  • Éviter la diaphonie : Vous devez toujours encourager votre équipe à laisser les autres parler et à éviter les bavardages. Non seulement cela réduit l'efficacité de vos réunions, mais cela affecte également la qualité audio et, par conséquent, la qualité de transcription de votre contenu.
  • Commencez les enregistrements après la discussion : Chaque réunion comporte un peu de temps réservé aux bavardages. Bien que cette conversation soit importante pour donner le ton à votre réunion, elle n'est pas nécessaire pour la personne qui regardera l'enregistrement plus tard. Il est donc conseillé de ne commencer l'enregistrement qu'une fois que vous avez fini de briser la glace.

Réflexions finales

L'enregistrement de vos réunions Microsoft Teams est essentiel pour capturer les discussions, les décisions et les actions cruciales. En suivant les étapes décrites dans ce guide, vous pouvez vous assurer qu'aucune information précieuse n'est perdue et rendre vos réunions plus accessibles et utiles pour les membres de votre équipe.

Pour une utilité encore plus grande, la transcription de vos enregistrements de réunions peut les transformer en documents consultables et partageables qui améliorent la rétention et l'accessibilité des informations. Sonix propose un service de transcription automatique d'une précision allant jusqu'à 99%, ce qui en fait un outil précieux pour transformer vos enregistrements en un texte précis et facilement navigable.

Améliorez la productivité et la collaboration lors de vos réunions en essayant Sonix dès aujourd'hui. Grâce à des fonctions telles que l'identification des orateurs et les mise en formeSonix vous aide à tirer le meilleur parti de vos enregistrements de réunions Teams. 

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Comment enregistrer une réunion d'équipe : Questions fréquemment posées

Comment enregistrer automatiquement une réunion d'équipe ?

Actuellement, Microsoft Teams ne propose pas d'option d'enregistrement automatique des réunions. L'enregistrement doit être lancé manuellement en cliquant sur le bouton "Plus d'options" (trois points) dans les commandes de la réunion et en sélectionnant "Démarrer l'enregistrement". Toutefois, vous pouvez rappeler à l'organisateur de la réunion de lancer l'enregistrement au début de chaque réunion ou utiliser des outils tiers qui peuvent offrir une telle automatisation en conjonction avec Teams.

Comment enregistrer une réunion d'équipe si elle n'est pas hébergée ?

Si vous n'êtes pas l'hôte ou l'organisateur d'une réunion Teams, vous pouvez tout de même enregistrer la réunion si vous disposez des autorisations nécessaires. Seuls les organisateurs et les participants de la même organisation peuvent lancer un enregistrement. Si vous êtes un invité externe ou si vous ne disposez pas des autorisations nécessaires, vous devrez demander à l'organisateur ou à un participant interne de lancer l'enregistrement en votre nom.

Avez-vous besoin d'un consentement pour enregistrer une réunion d'équipe ?

Oui, vous devez généralement obtenir le consentement des participants pour enregistrer une réunion de l'équipe. Le fait de ne pas informer les participants que vous enregistrez peut constituer une violation des lois sur la protection de la vie privée, selon le lieu où vous vous trouvez. Il est important d'informer tous les participants que la réunion est enregistrée et d'obtenir leur consentement avant de commencer l'enregistrement. Cela permet de respecter les lois et réglementations en matière de protection de la vie privée, ainsi que les politiques de votre organisation.

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