Sådan deler du et optaget Zoom-møde: En omfattende vejledning

Mange flere muligheder for at arbejde hjemmefra har fået teams til at samarbejde på afstand gennem virtuelle møder og optagelser. Især Zoom-møder er steget voldsomt i popularitet i løbet af de sidste par år, hvad enten det skyldes pandemiens tidligere karantænekrav eller medarbejdernes ønske om fleksibilitet. Som følge heraf er virtuelle Zoom-møder blevet nødvendige på tværs af den globale arbejdsstyrke.

Men det er ikke alle, der kan komme til et bestemt møde. I disse tilfælde kan de bede om en optaget version af mødet, så de kan følge med senere. Andre gange kan det være nødvendigt at optage en præsentation via Zoom for at hjælpe med fremtidige projekter. Uanset årsagen vil du sandsynligvis være nødt til at dele en optaget Zoom-møde med dine kolleger. Men det kan være svært, hvis du aldrig har brugt disse funktioner før.

Denne vejledning beskriver, hvordan du optager og deler et optaget Zoom-møde, og hvilke fordele det har. 

Hvorfor skal du optage møder?

På møderne kan der udpeges en referent. Denne person fører referat af mødet og opsummerer de generelle emner, der er blevet drøftet. Det er dog ikke alle medarbejdere, der må tage notater, og det er heller ikke alle virksomheder, der overvejer at lade en assistent tage mødereferater. Selv hvis de gjorde det, er det usandsynligt, at disse resuméer kan give specifikke detaljer om hvert enkelt møde uden at have en optagelse.

Så hvorfor skal du optage møder? For det første kan det være med til at sikre, at ingen på dit team går glip af vigtige detaljer. I stedet for at fokusere på at tage noter kan medarbejderne interagere og samarbejde mere under mødet i stedet for at fokusere på at tage noter, mens de ved, at hele diskussionen vil blive optaget. Det giver mulighed for effektiv notatskrivning og adgang til tidligere samtaler, som er svære eller umulige at huske præcist. 

Hvis nogen i dit team ikke kan deltage i mødet, kan du holde dem underrettet, når du deler Zoom-optagelser. På den måde er der ingen, der går glip af vigtige diskussioner, teamsamarbejde eller beslutninger. Desuden er optagelser af Zoom-møder en effektiv måde at uddanne nye teammedlemmer, der måske er gået glip af visse mødeafsnit, så de hurtigt kan komme på banen.

En optagelse vil også vise, hvad der blev besluttet på et møde, og hvad der skal gøres. Når alt kommer til alt, kan fagfolk i enhver virksomhed fortolke tingene forskelligt, men hvis du lytter til en optagelse, kan det opklare enhver forvirring, som dine kolleger måtte have. 

Zoom-optagelser giver værdifuld indsigt i kommunikationsevnen. Lær at genkende områder, der kan forbedres, og mestre kunsten at give effektiv feedback om dine præstationer ved hvert eneste møde.

Desuden kan en Zoom-mødeoptagelse forbedre projektstyringen i din virksomhed. Det kan hjælpe med at holde alle på samme side, selv hvis de går glip af et telefonmøde. Alle teammedlemmer vil have adgang til den samme lyd- og videooptagelse for at holde styr på deadlines, fremskridt og trufne beslutninger. 

Men hvis du vil udnytte fordelene ved et optaget møde, skal du først lære, hvordan du optager et Zoom-møde, og hvordan du sender en Zoom-optagelse pr. e-mail. 

Sådan optager du et Zoom-møde

Først skal du bruge Zoom desktop-appen til at optage et Zoom-møde og gemme disse optagelser på din computer. Hvis du søger efter "hvordan man gemmer en optagelse på Zoom", vil du opdage, at det er relativt enkelt. Når du har optaget mødet, gemmes optagelsen straks i den mappe, der er angivet i Zoom-appens præferencer (som standard er dette normalt i mappen Dokumenter).

Du kan optage et Zoom-møde, når du er vært for videoopkaldet. De nødvendige trin for at optage mødet er:

• Start Zoom-mødet, og klik på "Record" nederst på Zoom-skærmen
• Vælg "Optag på denne computer", som gemmer filen på din computer.
• Ellers skal du vælge "Optag i skyen" for at gemme filen i Zoom-skyen
• I den øverste venstre del af vinduet vil en "Recording"-betegnelse være synlig
• Når mødet er afsluttet, skal du klikke på knappen "Stop optagelse" - du kan finde denne knap enten nederst på skærmen eller i øverste venstre hjørne.

Du vil måske også gerne have en transskription af Zoom-mødet, når du har optagelsen. Sonix leverer et værdifuldt produkt til transskribere en Zoom-optagelse til tekst på få minutter.

Du skal først oprette en Sonix-konto. Når du er inde på kontoen, skal du vælge "Upload" og klikke på "Vælg en fil fra min computer". Nu kan du vælge "Mine dokumenter > Zoom" (eller det sted, hvor du har gemt optagelsen). Klik på den relevante mappe og den ønskede optagelse. Vælg dit sprog, og tryk på knappen "Transcribe". 

Kræver dine virksomhedsledere, at der skal være et mødereferat eller resuméer af hver enkelt diskussion ved hvert videosamtaler? Hvis det er tilfældet, kan dit team få stor gavn af Sonix-software, der kan omdanne video og lyd til tekst. Du kan få transskriberet diskussionen relativt hurtigt, men du vil måske stadig gerne fjerne overskydende information, når udarbejdelse af mødereferater.

Nu hvor du har lært trinene til at optage et Zoom-møde, er det tid til at lære, hvordan du deler Zoom-optagelser.

Sådan deler du et optaget Zoom-møde

Hvis du undrer dig over, hvordan du sender en Zoom-optagelse, skal du først se, om du har gemt optagelsen i skyen eller lokalt på din computer.

Hvis din optagelse er gemt i skyen, skal du gå til Zoom's webportal og vælge knappen "Share" (Del). Derefter kan du vælge dine foretrukne indstillinger, f.eks. offentlig deling eller kun deling med verificerede brugere. Hvis du kun vil dele med dine kolleger, skal du vælge knappen "Internt".

Du kan også angive en udløbsdato for linket til optagelsen. Klik på "Seerne kan downloade", hvis du vil have dine medarbejdere til at downloade optagelsen. 

Desuden kan du også tilføje adgangskodebeskyttelse til din videooptagelse.

Hvis du er usikker på, hvordan du sender Zoom-optagelseslinks og ikke selve videofilen, skal du blot kopiere Zoom cloud-linket og sende det til dine kolleger i en besked, f.eks. via e-mail. 

Sådan deler du en Zoom-optagelse via e-mail

Har du en nært forestående deadline, og søger du febrilsk efter "hvordan deler jeg en Zoom-optagelse fra min computer?" Hvis din optagelse er gemt lokalt på dit skrivebord, skal du bruge Dropbox eller Google Drive til at sende din specifikke fil til kolleger.

Mange teams har adgang til Google Drive eller Dropbox. Det eneste, du skal gøre, er at uploade optagelsen til en af disse platforme og derefter dele linket med dine kolleger. Du kan sende den pr. e-mail til dem eller dele linket via din virksomheds beskedprogram. 

Nu er det ikke noget problem at forstå, hvordan du sender en Zoom-optagelse via e-mail. 

Derfor er Sonix et godt valg til deling af Zoom-optagelser

Efter at have lært, hvordan man deler et optaget Zoom-møde, er det tid til at diskutere, hvordan Sonix kan hjælpe. Fordi nogle fagfolk foretrækker at se en papirtranskription af deres Zoom-møder, kan du have gavn af at bruge de bedste automatiserede transskriptionssoftware.

Sonix bruger stærke værktøjer med kunstig intelligens til at transskribere dine Zoom-mødeoptagelser. Så når din afdeling har brug for et mødereferat, kan du bruge Sonix' automatiserede transskriptionssoftware til hurtigt at dokumentere alt, hvad der blev sagt på mødet.

Du får også mulighed for at vælge sprog til Transskription af Zoom-møder. Sonix tilbyder transskriptionstjenester på mere end 38 sprog til sine kunder. 

Vigtigst af alt er, at produktet konsekvent bliver anmeldt som utrolig nøjagtigt, så du behøver ikke at bekymre dig om, at oplysningerne indeholder for mange fejl.

Når du har uploadet en optaget fil fra din Zoom-app til din Sonix-konto, kan du vælge dit sprog og klikke på "Transskriber". Du skal kun vente et par minutter for at få en komplet transskription af dit møde. Selvfølgelig kan længere møder tage længere tid at transskribere.

Med Sonix-softwaren kan du spare tid på at samle mødereferater og sende kvalitets Zoom transskriptioner til dine kolleger i stedet. 

Få mere at vide om vores omfattende transskriptionssoftware ved at besøge Sonix-websted og kontakte os nu!