Comment transcrire automatiquement les enregistrements Whereby

Vous venez de terminer votre réunion sur Whereby, vous avez généré la transcription et ouvert le fichier, mais vous constatez que certains noms d'intervenants ou termes techniques doivent encore être corrigés. Vous vous retrouvez donc face à un travail de révision supplémentaire. Si cette situation vous semble familière, il existe une autre solution. Modern transcription automatisée Ces plateformes peuvent transformer vos enregistrements Whereby en texte précis et consultable en quelques minutes, ce qui permet de réduire le travail manuel de transcription et de correction.

Principaux enseignements

Whereby propose un service de transcription d'enregistrements pour les fichiers stockés dans l'espace de stockage fourni par Whereby, ainsi qu'un service de transcription de sessions permettant de générer des transcriptions directement à partir de sessions en direct.
Les transcriptions des enregistrements de « Whereby » ne sont en aucun cas Conforme à la loi HIPAA car ils dépendent de l'espace de stockage fourni par Whereby.
Les plateformes de transcription spécialisées peuvent offrir des outils avancés d'édition, d'identification des locuteurs, d'exportation et de gestion des flux de travail, allant bien au-delà de la simple génération de transcriptions.
Ce qui signifie que les transcriptions d'enregistrements peuvent parfois fail pour les enregistrements de séances de plus de 45 minutes.
Des transcriptions précises permettent de mener des analyses de recherche, de constituer des dossiers juridiques, d'obtenir des informations commerciales et de réutiliser du contenu à grande échelle.
Les exigences en matière de sécurité et de conformité doivent être prises en compte dans le choix de la solution de transcription que vous optez pour les contenus sensibles.
Les plateformes modernes de transcription basées sur l'IA peuvent traiter les enregistrements plus rapidement qu'en temps réel. Sonix, par exemple, affirme que son système de transcription automatisé traite environ une heure d'enregistrement audio en cinq minutes environ.

Quel est le meilleur logiciel de transcription pour les réunions Whereby ?

Pour choisir un logiciel de transcription adapté à vos enregistrements Whereby, il faut avant tout bien cerner vos besoins réels par rapport aux fonctionnalités offertes par les outils natifs. Whereby propose deux options de transcription : la « Transcription d'enregistrement » pour les enregistrements stockés dans l'espace de stockage fourni par Whereby, et la « Transcription de session », actuellement en bêta ouverte, qui permet de générer une transcription directement à partir d'une session en direct sans avoir à l'enregistrer au préalable.

L'intérêt est évident : la transcription s'effectue directement au sein du flux de travail de Whereby. Cependant, les exigences en matière de précision et de flux de travail varient en fonction de la qualité audio, des intervenants, de la terminologie utilisée et de l'usage final qui sera fait de la transcription.

Principaux critères à prendre en compte pour évaluer un logiciel de transcription :

Précision — Évaluez dans quelle mesure la plateforme prend en charge de manière fiable vos conditions audio, vos accents et votre terminologie spécialisée
Vitesse de traitement — Il convient de noter que la transcription d'enregistrements peut prendre plus de temps lorsque ceux-ci dépassent 30 minutes ; certaines plateformes spécialisées peuvent proposer un traitement plus rapide que le temps réel.
Flexibilité en matière d'exportation — Les formats DOCX, TXT, PDF, SRT et VTT permettent différentes utilisations en aval
Identification de l'orateur — Identification précise des participants et de leurs interventions au cours des conversations
Conformité en matière de sécurité — Des normes telles que SOC 2, HIPAA et le RGPD peuvent s’avérer importantes lorsque des informations sensibles sont en jeu

Pour les équipes chargées du traitement d'entretiens de recherche, de dépositions judiciaires ou de consultations médicales, la qualité des transcriptions peut avoir une incidence considérable sur le temps de révision nécessaire avant que le texte ne soit prêt à être utilisé.

Comment la transcription automatisée transforme les processus de gestion des réunions

Le passage de la transcription manuelle à la transcription automatisée modifie en profondeur la manière dont les équipes gèrent le contenu des réunions. Au lieu de consacrer des heures à retranscrire des enregistrements ou à faire appel à des services de transcription manuelle, les plateformes automatisées permettent de traiter les fichiers audio bien plus rapidement.

Cette transformation revêt une importance particulière pour les équipes qui traitent de grands volumes de contenus enregistrés :

Les cabinets d'études qui mènent chaque mois des dizaines d'entretiens avec des experts peuvent consacrer davantage de temps à l'analyse des informations recueillies plutôt qu'à leur transcription.
Les équipes juridiques peuvent créer des archives consultables à partir des enregistrements
Les équipes commerciales peuvent analyser les conversations avec les clients à grande échelle
Les rédactions peuvent accélérer les processus de révision et de publication des interviews

L'amélioration du flux de travail ne se limite pas à un gain de temps. Lorsque les transcriptions sont disponibles rapidement, les équipes peuvent collaborer sur le contenu tant que le contexte remains est récent.

Les fonctionnalités de transcription intégrées à Whereby peuvent s’avérer pratiques lorsque vous souhaitez effectuer une transcription dans le cadre du flux de travail existant de Whereby. Si vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires en matière d’édition, d’analyse, de collaboration ou d’exportation, une plateforme de transcription dédiée peut vous offrir un flux de travail plus spécialisé.

Rapidité et précision : les piliers de la transcription automatisée

La transcription par IA moderne a considérablement évolué, mais les plateformes présentent des différences en termes de capacités et de performances. Parmi les technologies couramment utilisées pour la transcription automatisée, on peut citer :

Moteurs de reconnaissance vocale qui transforment les enregistrements audio en texte écrit. Les performances peuvent varier en fonction des accents, de la qualité d'enregistrement, des bruits de fond, du vocabulaire et d'autres facteurs.
La diarisation des locuteurs permet d'identifier les changements entre les locuteurs et de séparer leurs interventions, une fonctionnalité essentielle pour les entretiens, les dépositions et les réunions à plusieurs participants.
Les codes temporels au niveau des mots synchronisent le texte avec l'audio, ce qui permet aux utilisateurs de passer directement d'un passage de la transcription au moment correspondant dans l'enregistrement.

Les plateformes de transcription spécialisées peuvent également proposer des outils spécialement conçus pour vérifier et peaufiner les transcriptions. Sonix, par exemple, annonce une précision de transcription pouvant atteindre 99% pour les enregistrements audio clairs et précise que cette précision dépend de facteurs tels que la qualité audio, le bruit de fond, la clarté de l'élocution et le vocabulaire utilisé.

Intégrer Whereby à votre solution de transcription

Importer des enregistrements depuis Whereby vers une plateforme de transcription professionnelle est d'une simplicité enfantine. L'espace de stockage dans le cloud fourni par Whereby est soumis à des quotas spécifiques à chaque formule ; par exemple, Whereby propose 30 Go-jours de stockage inclus pour les clients « Build ». Les enregistrements stockés dans l'espace de stockage fourni par Whereby y restent jusqu'à ce qu'ils soient supprimés.

Étapes manuelles du flux de travail :

Mettez fin à votre réunion Whereby et attendez que l'enregistrement dans le cloud ait fini de s'enregistrer.
Accédez à la section « Enregistrements » de votre tableau de bord Whereby
Téléchargez le fichier MP4 ou MKV sur votre ordinateur
Téléchargez-le sur votre plate-forme de transcription de prédilection
Traiter et vérifier le relevé de notes ainsi obtenu

La documentation relative à l'enregistrement dans le cloud de Whereby confirme la prise en charge des enregistrements au format MP4 et MKV et permet de télécharger les enregistrements hébergés par Whereby via le tableau de bord ou l'API « Enregistrements ».

Pour les équipes traitant des volumes plus importants, l'intégration d'une API permet d'automatiser certaines étapes de ce processus. Ce qui génère un enregistrement terminé webhook lorsqu'un enregistrement dans le cloud est terminé et a été téléchargé avec succès. Les développeurs peuvent utiliser cet événement pour déclencher un workflow de transcription en aval. Le flux de l'API de transcription d'enregistrements de Whereby utilise l'ID d'enregistrement obtenu dans un POST /transcriptions demande, puis émet un transcription.terminée événement à la fin du traitement.

La question essentielle est de savoir si le flux de travail de transcription intégré à Whereby offre les fonctionnalités dont vous avez besoin, ou si les capacités d’édition, d’analyse, de collaboration et d’exportation d’une plateforme dédiée correspondent mieux à votre flux de travail.

Au-delà de la transcription : révision et peaufinage de vos transcriptions

Il est souvent utile de relire les transcriptions brutes générées automatiquement avant leur utilisation finale. La qualité audio, les chevauchements de paroles, le vocabulaire spécialisé et l'identification des locuteurs sont autant de facteurs pouvant influer sur l'ampleur du travail de révision nécessaire.

Voici quelques exemples de flux de travail efficaces en matière de montage :

Lecture synchronisée — L'audio est diffusé en même temps que le texte, ce qui vous permet de vérifier et de corriger tout en écoutant
Raccourcis clavier — Naviguer et contrôler efficacement la lecture pendant le montage
Rechercher et remplacer — Corriger les erreurs récurrentes dans le texte d'une transcription
Gestion des haut-parleurs — Attribuer les déclarations aux participants concernés
Dictionnaires personnalisés — Fournir au système des noms d'entreprises, des termes techniques et du vocabulaire propre au secteur

Sonix's éditeur accessible via un navigateur prend en charge la synchronisation entre l'audio et le texte, l'identification des locuteurs, les horodatages au niveau des mots, les notes et commentaires, ainsi que les dictionnaires personnalisés.

Ces fonctionnalités permettent de gagner en efficacité lors de la révision des transcriptions, en regroupant la lecture, la correction, l'identification des locuteurs et la mise en forme au sein d'un même environnement.

Améliorer l'accessibilité et la visibilité grâce aux transcriptions

Les transcriptions ont des utilités qui vont au-delà de la simple documentation. Elles peuvent favoriser l'accessibilité, améliorer la visibilité dans les moteurs de recherche et faciliter la réutilisation du contenu.

Accessibilité Les exigences varient selon l'organisme, le support et la juridiction. Conformément aux WCAG, les contenus audio/vidéo préenregistrés et synchronisés doivent généralement être accompagnés de sous-titres, tandis que les contenus préenregistrés exclusivement audio doivent comporter une alternative textuelle équivalente au niveau A. Les obligations en matière de communication effective prévues par l'ADA peuvent également nécessiter des aides techniques telles que le sous-titrage, selon le contexte.
Optimisation pour les moteurs de recherche peut également tirer parti de la conversion du contenu audio en texte indexable. La publication de transcriptions parallèlement aux enregistrements fournit aux moteurs de recherche du contenu textuel associé à vos fichiers audio ou vidéo. Sonix’s Lecteur multimédia optimisé pour le référencement est conçu pour associer des contenus multimédias à des transcriptions consultables.
Réutilisation de contenu Cela devient plus facile lorsqu’il existe des transcriptions. Les équipes peuvent ainsi sélectionner des citations pour les réseaux sociaux, extraire des passages pour des articles de blog et repérer des moments à mettre en avant dans des vidéos sans avoir à revoir sans cesse l’intégralité de l’enregistrement.

Génération automatisée de sous-titres étend ces avantages aux plateformes vidéo. Sonix prend en charge l'exportation de sous-titres aux formats SRT et VTT, qui peuvent être utilisés sur les plateformes acceptant ces formats.

Tirer des enseignements plus approfondis des conversations menées lors de vos réunions

Les plateformes de transcription modernes peuvent aller au-delà de la simple conversion de texte en appliquant une analyse basée sur l'IA aux transcriptions finalisées.

L'extraction des thèmes et des sujets permet d'identifier les sujets et les thèmes récurrents dans le contenu des transcriptions.
Les résumés et les points clés permettent de synthétiser de longues conversations et de mettre en évidence les décisions ou les mesures à prendre.
L'analyse des sentiments permet d'évaluer la tonalité émotionnelle qui se dégage des conversations.
La reconnaissance d'entités permet d'identifier les personnes, les organisations, les lieux, les dates et d'autres entités mentionnées dans les transcriptions.

Sonix's Fonctions d'analyse de l'IA comprennent actuellement des résumés générés par l'IA, la création automatique de chapitres, l'analyse thématique, l'analyse des sentiments, la détection des thèmes, la détection des entités, les invites personnalisées et l'analyse au niveau des dossiers pour l'ensemble des collections de transcriptions.

Pour les équipes de recherche qui analysent des données qualitatives, ces fonctionnalités peuvent aider à mettre en évidence des tendances et à structurer les résultats issus de vastes ensembles de conversations, tout en permettant aux chercheurs de continuer à examiner les transcriptions qui constituent les sources de ces résultats.

Transcription sécurisée de vos enregistrements Whereby contenant des informations sensibles

Les exigences en matière de sécurité varient considérablement d'un secteur à l'autre, et les choix en matière de transcription doivent être conformes aux obligations de conformité de votre organisation.

Point essentiel à prendre en compte en matière de conformité : La documentation de Whereby précise explicitement que les transcriptions des enregistrements sont non conforme à la loi HIPAA car elles proviennent d'enregistrements stockés dans l'espace de stockage fourni par Whereby. Whereby documente séparément une configuration conforme à la norme HIPAA pour les transcriptions de session lorsque le stockage des transcriptions est configuré dans un compartiment Amazon S3 géré par l'organisation.

Les établissements de santé et les autres équipes travaillant avec des informations protégées devraient donc vérifier la configuration exacte de l'enregistrement ou de la transcription Whereby qu'ils comptent utiliser, plutôt que de partir du principe que toutes les options de transcription de Whereby présentent le même niveau de conformité.

Les professionnels du droit peuvent être soumis à des exigences supplémentaires en matière de confidentialité, de contrats et de sécurité organisationnelle lorsqu'ils traitent des dépositions, des entretiens avec des témoins ou des communications protégées par le secret professionnel.

Fonctionnalités de sécurité à évaluer :

Certification SOC 2 Type II — Contrôles de sécurité organisationnels soumis à un audit indépendant
Chiffrement en transit et au repos — Protection lors du transfert et du stockage des données
Contrôles d'accès — Limiter l'accès aux transcriptions aux membres autorisés de l'équipe
Contrôles relatifs à la conservation et à la suppression des données — Déterminer la durée de conservation des enregistrements et des transcriptions remain
Confidentialité et contrôles réglementaires — Évaluez les exigences applicables à votre juridiction et à votre cas d'utilisation

Sonix's sécurité La documentation indique que la plateforme est certifiée SOC 2 Type II, qu'elle crypte les données en transit à l'aide du protocole TLS et au repos à l'aide de l'algorithme AES-256, et qu'elle garantit la conformité au RGPD. Sonix propose également des fonctionnalités conformes à la norme HIPAA, notamment « Medical Sonix » destiné aux établissements de santé.

Pourquoi choisir Sonix pour vos enregistrements Whereby ?

Si vous souhaitez disposer d'un flux de travail dédié à la transcription et au traitement des enregistrements Whereby, Sonix associe la transcription automatisée à des fonctionnalités d'édition, d'analyse, de collaboration, d'exportation et de sécurité.

Ce que propose Sonix :

Précision allant jusqu'à 991 TP5T pour des enregistrements audio d'une grande clarté — La précision réelle dépend de facteurs tels que la qualité du son, les bruits de fond, la clarté de l'énonciation et le vocabulaire utilisé.
Traitement plus rapide que le temps réel — Selon Sonix, environ une heure d'enregistrement audio peut être transcrite en cinq minutes environ.
Plus de 54 langues de transcription pour des flux de travail internationaux et multilingues.
Certification SOC 2 Type II avec un chiffrement TLS pendant le transfert et un chiffrement AES-256 au repos.
Rédacteur professionnel avec lecture synchronisée, gestion des intervenants, horodatage au niveau des mots, notes et dictionnaires personnalisés.
Analyse alimentée par l'IA notamment les résumés, les thèmes, le ton, les sujets, les entités, les chapitres et les consignes personnalisées.

Le processus est simple. Téléchargez votre fichier MP4 ou MKV Whereby, importez-le sur Sonix, puis générez une transcription que vous pourrez consulter, modifier, analyser et exporter. Sonix prend en charge les formats d'enregistrement MP4 et MKV de Whereby et permet d'exporter les transcriptions aux formats DOCX, TXT, PDF, SRT et VTT.

Pour les professionnels qui ont besoin de fonctionnalités d'édition, d'analyse, de collaboration ou d'exportation plus avancées que celles offertes par un simple fichier de transcription, Sonix propose, pour les enregistrements Whereby, un flux de travail dédié à la transcription et au traitement de contenu.

Questions fréquemment posées

Quel est le niveau de précision de la transcription automatisée des enregistrements Whereby ?

La précision varie en fonction de la plateforme et des conditions d'enregistrement, notamment la qualité audio, les bruits de fond, la clarté de la voix, les accents et le vocabulaire spécialisé. Whereby ne publie pas de pourcentage de précision pour sa fonctionnalité de transcription d'enregistrements. Sonix annonce une précision de transcription pouvant atteindre 99% pour les enregistrements audio clairs, les résultats variant en fonction des conditions d'enregistrement.

Dans quels formats de fichier puis-je exporter mes transcriptions Whereby ?

Les transcriptions audio de Whereby sont téléchargées sous forme de fichiers Markdown (.md). Certaines plateformes spécialisées proposent davantage de formats d'exportation ; Sonix prend en charge l'exportation de transcriptions aux formats DOCX, TXT et PDF, ainsi que des formats de sous-titres tels que SRT et VTT. Plusieurs options d'exportation vous permettent d'adapter le résultat à votre flux de travail.

Est-ce que je peux envoyer mes enregistrements Whereby en toute sécurité pour qu'ils soient transcrits ?

La sécurité dépend de la plateforme et de la configuration que vous choisissez. La fonctionnalité d’enregistrement et de transcription de Whereby n’est explicitement pas considérée comme conforme à la norme HIPAA, car elle repose sur un espace de stockage fourni par Whereby. Whereby prend toutefois en charge séparément des configurations conformes à la norme HIPAA pour d’autres fonctionnalités, notamment les transcriptions de sessions stockées dans un compartiment S3 géré par l’organisation. Si vous faites appel à un autre prestataire de transcription, vérifiez que ses contrôles de sécurité et ses capacités de conformité répondent aux exigences de votre organisation avant de télécharger du contenu sensible.

Combien de temps faut-il pour transcrire une réunion Whereby ?

Whereby ne publie pas de fourchette de temps de traitement fixe pour la transcription des enregistrements. Sa documentation indique que la transcription peut prendre un certain temps, en particulier pour les enregistrements de plus de 30 minutes, et prévient que la transcription des enregistrements peut parfois fail pour les sessions de plus de 45 minutes. Sonix indique que son système de transcription automatisé traite environ une heure d'audio en cinq minutes, bien que la durée réelle de traitement puisse varier.

Plusieurs membres d'une équipe peuvent-ils travailler sur la même transcription Whereby ?

Les transcriptions des enregistrements sont ainsi téléchargées sous forme de fichiers Markdown, plutôt que d'être gérées dans un espace de travail collaboratif dédié à l'édition des transcriptions. Certaines plateformes spécialisées proposent des fonctionnalités d'édition collaborative ; Sonix prend en charge les commentaires, l'attribution des tâches et l'édition en temps réel grâce à son fonctions de collaboration en équipe.

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