如何撰写会议摘要：提高责任心和工作效率的专家笔记建议

您和您的团队成员可能会在一周内参加半打或更多的会议。编写每次会议的总结可以帮助与会者记住讨论的所有内容以及下一步要采取的行动步骤。本指南将向您介绍如何撰写会议摘要，并提供一些让您的笔记更有效的技巧。

什么是会议摘要？

会议摘要是对会议或商务会议期间谈话内容的快速回顾。会议摘要可提醒与会者会议的内容，以及以下细节：

• 项目更新
• 即将到来的截止日期
• 布置的作业
• 今后会议的目标

会议摘要通常很简短，可在会议结束后不久以备忘录或电子邮件的形式发送。

会议摘要与会议记录

正式会议可能需要 "会议记录"，即对会议期间所发生情况的适当而完整的记录。会议记录将包括与会者名单、缺席者名单、会议议程以及所有议程项目的详细信息。会议记录通常以要求批准上次会议记录开始。 

另一方面，会议摘要只是会议的非正式概要，提醒与会者发生了什么。 

会议摘要范例

查看会议总结范例可能有助于了解典型的会议总结包括哪些内容。下面是一个典型的会议总结范例：

主题网页设计项目会议，2023 年 6 月 3 日

项目团队，你们好！

在 6 月 3 日的会议上，我们讨论了即将为新客户 Finance Pros 开展的网站开发项目。会议期间，我们讨论了以下内容：

• 即将推出的网页的网站地图
• 如何将客户的品牌融入设计中
• 为客户博客板块开发内容的方法

讨论产生了若干行动项目，包括

• Janice 将努力开发关键网页模型（6 月 15 日）
• 泰勒将与客户合作开发品牌（6 月 18 日）
• 杰西将与客户讨论可能的博客主题（6 月 12 日）

我们的下次会议将于 6 月 24 日举行，届时我们将回顾进展情况并采取以下步骤。如有任何问题，请联系我。

在上面的示例中，请注意大多数关键信息都是以要点形式出现的，这样可以方便收件人快速扫描、阅读和消化会议内容以及各自的任务。

会议总结的重要性

如果您已经在每次会议后创建了正式会议记录，那为什么还要费心提供会议摘要呢？了解如何撰写会议摘要对于让团队保持一致至关重要。以下是您的组织可能依赖会议总结的一些原因。

促进问责制

会议摘要将记录项目的时间表和与会者的责任。当员工有了明确的目标和截止日期时，他们就会知道对他们的期望是什么，也会更全身心地投入其中。

保持一致

在合作开展重要项目时，会议回顾还能让团队保持一致。这对远程团队或混合团队尤其有帮助，因为他们不可能在未来到彼此的办公室进行澄清。总结可以提醒大家团队的目标和近期的期望。

永不错过

即使你在会议期间自己做了笔记，也有可能会忘记一些项目。编写电话会议和会议摘要可以确保您记录下所有讨论内容，不会忽略任何必要的细节。 

跟踪进度

项目会议通常涉及团队成员的更新和报告。因此，这些会议的总结构成了项目发展的历史记录，有助于管理者跟踪进度，确保达到正确的基准。

尊重每个人的时间

一些企业家会安排多次团队会议，以确保每个人都能以最佳速度工作。但这些会议会占用公司时间，员工可能会 不满这种微观管理.减少会议次数，依靠会议摘要为员工提供实现目标所需的全部指导，就能取得更大的成就。

提供法律记录

会议摘要不是正式的法律文件，但如果贵公司卷入纠纷，它们仍可提供重要的法律保护。 

例如，会议回顾可以证明客户的指示以及你的团队对执行这些指示的承诺。这可以帮助你澄清与客户之间的任何混淆或分歧，并使你免于被指拖延执行客户指示。

如何撰写会议摘要

考虑到这些好处，是时候学习如何撰写会议摘要了。 

提示：使用以下步骤创建并保存 "会议摘要 "模板，以帮助您更高效地生成未来的摘要。

1.有备而来

在参加会议之前，先花一些时间熟悉讨论的主题。在可能的情况下，查看以前会议的会议记录或摘要，让自己尽快了解情况。如果论坛是向公众开放的，则应制作签到表，以准确记录出席会议的人员。

2.详细记录

在会议期间，一定要做详细记录。将重点放在会议的主要议题上，但一定要确定做出的任何决定。记得记录讨论中出现的任何行动项目的负责人，并记录项目截止日期和未来会议的日期。

3.组织起来

会议结束后，立即复习笔记，以免遗忘。您可能希望将笔记浓缩成更易于消化的简短摘要。试着将摘要缩减为几句话和辅助要点。不要遗漏任何实质性内容，但是你越能浓缩你的摘要，大家就越容易快速阅读，并在需要时回过头来参考。

4.以 "感谢 "作为总结的开头

这听起来可能很简单，但以积极的语气开始总结总是有帮助的。感谢参加会议的每一个人。你也可以对在会议期间发言或分享重要信息的人表示感谢。首先肯定每个人的辛勤工作总是有帮助的。

5.从最重要的问题入手

首先总结会议中最相关的问题。通常情况下，这些问题决定了会议的目标，做出的任何决定都将反映这些问题。尽量将摘要控制在几句话之内，这样读者可以快速浏览摘要，获取最关键的信息。 

6.突出行动项目

强调会议或电话会议期间做出的任何决定和行动项目。标明负责这些事项的员工姓名，并注明日期或截止日期。这些内容最好以项目符号的形式概括，这样更容易阅读。

7.确定协议

有些会议会在员工或贵公司与客户之间达成协议。请写明这些协议涉及的任何一方的名称，以及下一步可能采取的措施。 

8.包括任何证明文件

会议摘要还可包括任何辅助文件，其中可能包括

• 以往会议记录
• 采购订单
• 合同
• 项目概述和说明

您还可以加入相关博客或文章，其中包含与讨论相关的信息或指导团队成员完成项目的说明。

9.以提醒未来会议结束

今后很可能还会举行会议。包括日期、时间和地点，以及预计出席会议的人员。这也将为员工在多长时间内完成任务和行动项目提供明确的指导。 

10.编辑并发送会议摘要

完成会议摘要后，请快速审阅。校对拼写和语法错误，并对照笔记仔细检查信息，确保完全准确。完成最后编辑后，您可以将会议摘要作为办公室备忘录或电子邮件发送。

转录如何简化会议摘要

创建会议概览并不难，但需要仔细关注细节。而这种程度的参与会让人很难同时参与会议和做笔记。 

转录可以让您和您的团队更轻松地创建会议摘要。无需指派团队成员做大量笔记，您只需录制会议内容，然后使用 Sonix 等服务将音频转换成书面文本即可。

通过使用先进的人工智能技术，Sonix 转录软件 甚至可以执行复杂的任务，例如

• 确定发言者
• 转录行业术语
• 创建逐字时间戳

不仅结果快如闪电，而且记录誊本总是比手写笔记更准确。您甚至可以在完成的记录誊本上添加注释或评论，以澄清具体要点，或给自己或团队额外的提醒。

因此，在准备会议总结时，您可以参考自动生成的记录誊本，并突出关键数据。事实上，记录誊本非常详尽，您甚至可以在不参加会议的情况下完成总结。这样，您的会议参与者就可以实现最高的工作效率，而无需在整个会议期间分心记笔记。 

使用 Sonix 的转录服务创建会议摘要

撰写会议摘要需要捕捉会议期间的要点、决定和行动。既然您已经知道如何撰写会议摘要，那么请使用 Sonix 将其提升到一个新的水平。 

我们提供先进的工具和支持，帮助您从电话、视频会议或公司会议录音中转录音频文件。事实上，我们经常被评为世界上最好的 自动转录软件.

效果不言而喻。您将获得快速、准确的记录誊本，您可以依靠它来保存会议记录，并为所有与会者提供工作总结。 

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