Votre dernière réunion vous a-t-elle paru intéressante ? Si non, vous avez beaucoup en commun avec des millions de travailleurs dans le monde.
Au lieu que les réunions soient l'occasion de planifier et d'élaborer des projets, approximativement 65% des cadres supérieurs ont déclaré que les réunions constituaient un obstacle à l'achèvement de leur travail. Abordez votre prochaine réunion différemment et rendez-la plus intéressante grâce à une prise de notes efficace.
L'enregistrement d'informations auxquelles vous et votre équipe pouvez vous référer est essentiel pour augmenter la valeur de chaque réunion. Cet article présente les méthodes les plus efficaces pour prendre des notes de réunion et explique pourquoi c'est si important.
L'importance d'une prise de notes efficace
Rester organisé et rester responsable sont les deux piliers de la raison pour laquelle vous devriez prendre des notes de réunion.
Quelle que soit la méthode que vous préférez, assurez-vous que votre équipe connaît la distinction entre les notes de réunion et les comptes rendus de réunion.
Les procès-verbaux sont des documents officiels qui peuvent faire partie d'un audit. La rédaction d'un procès-verbal est conçue pour les occasions formelles, telles que les audiences publiques ou les réunions du conseil d'administration. Dans la plupart des cas, des notes de réunion ordinaires et informelles suffisent.
Dans cette optique, pourquoi devriez-vous apprendre à prendre de bonnes notes de réunion ?
Créer une source unique de vérité (SSOT)
Certaines personnes ont une mémoire vive qui leur permet de tout classer dans leur cerveau sans en perdre une miette. D'autres oublient beaucoup de choses qu'ils ont entendues sans avoir de notes de réunion auxquelles se référer.
Demander un rappel à un collègue ne fonctionne que si celui-ci se souvient parfaitement de tout, ce qui est rarement le cas. La création d'un SSOT permet d'éviter de se retrouver dans un jeu de téléphone, dans lequel erreur cumulée diminue la précision du rappel.
La documentation des décisions marquantes et des points importants constitue un SSOT auquel votre équipe peut se référer pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Offrir une participation asynchrone
La collaboration est l'un des aspects les plus critiques de toutes les équipes, améliorant la façon dont elles travaillent ensemble, résolvent les problèmes et communiquent efficacement. Cependant, 39% de salariés prétendent que leurs collègues ne collaborent pas assez.
La prise de notes lors d'une réunion améliore la collaboration grâce à la participation asynchrone. Si une personne ne peut pas assister à une réunion en raison d'un conflit d'horaire, d'un congé ou d'une absence, le partage de notes détaillées peut la mettre rapidement au courant.
Améliorer le rappel naturel
Les scientifiques étudient la mémoire et le rappel depuis plus d'un siècle pour comprendre dans quelle mesure les humains peuvent se souvenir des choses qu'ils ont vues, entendues, lues et vécues. Le psychologue allemand Hermann Ebbinghaus a créé la courbe d'oubli, qui montre à quelle vitesse les informations sont perdues.
Selon son modèle, l'homme moyen oublie 50% d'information dans l'heure qui suit son apprentissage. Après 24 heures, ce chiffre passe à 70%.
Prendre des notes lors des réunions permet de se souvenir plus rapidement, ce qui aide les équipes à mieux retenir les informations. Elle évite de devoir recourir inutilement à d'autres réunions de suivi pour répéter le même contenu encore et encore.
Outre l'amélioration de la mémorisation, la réduction de la nécessité de réunions de suivi augmente la productivité de votre équipe.
Augmenter la participation aux réunions
La rêverie est un fléau courant dans les réunions. Selon une étude, 9 employés sur 10 admis à zoner au milieu d'une réunion. L'être humain moyen a du mal à rester totalement concentré pendant de longues périodes. En prenant des mesures, vous pouvez empêcher les participants aux réunions de se déconcentrer et améliorer leur engagement.
Savoir prendre des notes de réunion est une activité qui engage l'esprit et l'oblige à se concentrer sur les concepts présentés.
Si vous avez du mal à éviter les distractions, prendre l'habitude de prendre des notes peut vous aider.
Assumer la responsabilité de ses décisions
La responsabilisation permet aux employés d'être fiers de leur travail, d'améliorer leur moral et d'accroître leur satisfaction. Malheureusement, 82% de gestionnaires admis qu'ils ont une capacité limitée ou nulle à tenir les autres pour responsables.
Des notes de réunion détaillées fournissent un SSOT pour la responsabilisation, révélant qui est responsable d'une idée, qui a soulevé un point important, et quels employés ont atteint des objectifs de performance spécifiques.
Il permet de reconnaître les membres précieux de l'équipe. Il fournit également un fil conducteur pour l'ensemble des projets.
Comment prendre des notes de réunion
La prise de notes en réunion est une pratique sous-estimée que beaucoup considèrent comme dépassée. Même dans les environnements de travail rapides d'aujourd'hui, cette technique éprouvée offre toujours des avantages impressionnants.
Mais quel est le secret pour prendre de précieuses notes de réunion ? Voici ce que vous devez savoir.
Choisir un modèle
Il n'existe pas de méthode unique pour prendre des notes de réunion. Différents modèles s'adaptent mieux aux besoins de l'entreprise, aux rôles, aux contextes et aux styles d'apprentissage. Certains employés peuvent s'en tenir à un modèle spécifique, tandis que d'autres peuvent développer le leur.
En tant que leader, ce qui importe, c'est que vous donniez à votre équipe la flexibilité et la liberté de choisir le modèle qui lui convient. Évidemment, si vous rédigez un procès-verbal officiel, vous devez choisir un format cohérent.
Voici quatre des modèles les plus populaires.
1. La méthode Cornell
La méthode Cornell divise une page en deux colonnes : une petite colonne à gauche et une grande colonne à droite.
La colonne de gauche est réservée à la mise en évidence des idées et concepts clés soulevés lors d'une réunion. Elle définit le sujet. La colonne de droite est l'endroit où vous allez inclure les détails de ces idées clés.
Comme les sujets de conversation changent tout au long des réunions, saisir les idées clés et le fonctionnement interne de ces idées peut vous aider à rester concentré.
2. Méthode des grandes lignes
La méthode des grandes lignes est plus adaptée aux réunions pour lesquelles vous avez déjà reçu un ordre du jour à l'avance.
Les ordres du jour préalables aux réunions sont généralement conçus pour les réunions importantes, telles que les sessions de planification stratégique ou les examens trimestriels. Avec la méthode des grandes lignes, vous copiez l'ordre du jour et laissez un espace pour prendre des notes sous chaque point.
3. Méthode des quadrants
La méthode de prise de notes par quadrants repose sur la division de vos notes en quatre catégories. Créez quatre quadrants sur la page et étiquetez-les comme suit :
- Notes générales
- Mesures à prendre pour soi-même
- Actions à mener par les autres membres de l'équipe
- Questions
Insérez les points critiques et les détails importants dans le premier quadrant, et tout le reste dans l'un des trois autres quadrants pertinents.
4. Méthode des diapositives
Avec la méthode des diapositives, vous pouvez ajouter n'importe quelle note directement sur votre copie des diapositives, qu'il s'agisse de questions ou des plus petits détails.
La prise de notes directement sur les diapositives fournit une structure et un contexte instantanés pour toutes les pensées que vous avez pour plus tard.
Si vous vous préparez à une présentation, demandez au présentateur de partager ses diapositives avec vous avant la réunion.
Assurez-vous que tout le monde prend des notes
Les notes ne sont pas comme les procès-verbaux. Tout le monde doit prendre des notes pendant la réunion. Vos notes ne sont pas seulement destinées à enregistrer ce qui a été dit et fait lors d'une réunion. Elles sont simplement la base pour ajouter vos propres réflexions.
La clé d'une collaboration efficace est de faire appel à un large éventail de points de vue. Les idées nouvelles et l'innovation naissent de la contribution de chacun à la réunion.
Les chefs d'équipe doivent s'assurer que tout le monde prend des notes afin que chacun comprenne bien ce qui est abordé et qu'ils puissent exploiter le plein potentiel de leurs équipes.
Mettre en évidence les concepts clés et développer
Les novices de la prise de notes pensent souvent qu'ils doivent retranscrire mot pour mot tout ce qui se passe dans la réunion. Or, enregistrer chaque ligne ne permet pas d'aller au cœur du sujet et ne donne qu'une transcription.
S'il est facile de prendre des notes par transcription, il faut néanmoins extraire manuellement les points importants.
Une fois la réunion commencée, entraînez-vous à noter les concepts clés et à les développer. Contrairement au procès-verbal, les notes sont conçues pour vous, vous devez donc les développer avec vos idées.
Enregistrer les mesures à prendre
En théorie, les réunions sont conçues pour stimuler l'action. Cependant, une moyenne de 31 heures par mois sont gaspillées en réunions improductives.
Vos notes sont une occasion en or de stimuler l'action et de transformer les réunions improductives en réunions fructueuses.
Réservez un espace pour noter les actions à entreprendre. Une question doit-elle être posée ? Une clarification est-elle nécessaire ? Y a-t-il des lacunes dans la présentation du produit que vous venez de regarder ?
Prendre de meilleures notes devrait être fait avec l'idée que vous voulez cultiver l'action.
Créer une rétrospective pour les notes
Capturer les points clés, ajouter vos réflexions et transformer vos notes en actions, c'est bien, mais que se passe-t-il ensuite ?
L'intérêt des notes de réunion est qu'elles servent de tremplin pour des résultats concrets dans le monde réel. Si vous ne réfléchissez pas à vos notes, il est difficile de donner un sens à la réunion et aux points qui ont été abordés.
La mise en place d'un espace partagé permettant aux collaborateurs de contribuer et de développer le sujet de la réunion est essentielle pour tirer une valeur à long terme des réunions que vous organisez.
Encore une fois, regrouper les notes sur la base d'un thème et noter comment ce thème devrait conduire à une amélioration des performances est essentiel pour faire de vos notes des atouts plus puissants pour vos équipes.
Conseils supplémentaires pour la prise de notes
Apprendre à prendre des notes de réunion n'est que la première étape pour tirer le meilleur parti de vos réunions. Prendre des notes de la meilleure façon possible pourrait être le point de départ pour générer des idées transformatrices.
Selon le fondateur du groupe Virgin Richard BransonCertaines des entreprises les plus prospères de Virgin sont nées de moments aléatoires - si nous n'avions pas ouvert nos carnets, elles n'auraient jamais vu le jour".
Dans cette optique, voici quelques conseils d'experts pour prendre des notes efficaces.
Enregistrer le langage non verbal
Le comportement non verbal peut vous en dire long sur les participants à une réunion.
Par exemple, si un collègue habituellement confiant semble nerveux ou inquiet lorsqu'il communique, cela montre probablement qu'il n'a pas beaucoup de confiance dans sa présentation.
L'attention portée aux indices non verbaux peut faciliter vos interprétations et servir de repère pour la suite du dialogue.
Mettre en évidence les points de contact
S'il y a quelque chose que vous devez suivre plus tard, notez le nom de la personne. En notant les points de contact, vous savez avec qui vous devez vous synchroniser. Pendant les réunions, il est facile de perdre la trace de qui est responsable de quoi, il est donc essentiel de mettre ces points en évidence.
Partage d'écran
La vidéoconférence avec des équipes virtuelles peut présenter ses propres défis. Proposer de partager votre écran tout en prenant des notes peut profiter aux autres membres de l'équipe.
Si vous avez oublié quelque chose, d'autres personnes peuvent intervenir et suggérer des éléments à ajouter en temps réel.
Soyez désordonné (si cela vous convient)
Concentrez-vous moins sur les modèles et la structure et plus sur la transcription des points importants sur le papier ou sur votre écran.
N'hésitez pas à utiliser des abréviations et des symboles si cela vous aide à prendre des notes tout en restant un auditeur actif. N'oubliez pas que vous pouvez toujours nettoyer vos notes après la réunion.
Rédiger un compte rendu de réunion
Une récapitulation rapide de la réunion, alors que tout est encore frais dans votre esprit, vous permet, à vous et à votre équipe, de renforcer les points les plus importants et de préparer une liste de tâches pour les réunions à venir.
Les récapitulatifs sont faciles à consulter et constituent un résumé de tout ce qui s'est passé.
Réunir tous les éléments
Pour créer votre SSOT, organisez un endroit où vous pourrez partager votre récapitulation et vos notes. Vous pouvez même organiser une réunion plus restreinte pour discuter des concepts et points clés avec vos collègues immédiats.
L'adopter est également une excellente pratique si vous craignez de cloisonner par inadvertance vos collègues de travail.
Utiliser la transcription pour prendre des notes de réunion
Savoir prendre des notes à la main pour une réunion est utile, mais en tant qu'êtres humains, nous sommes sujets à des erreurs, des fautes et des mauvaises interprétations.
L'utilisation d'une technologie de transcription de nouvelle génération comme Sonix peut rendre vos réunions plus efficaces et garantir que tout est noté.
La transcription peut être utilisée de nombreuses façons pour renforcer l'efficacité et la collaboration et obtenir des informations plus approfondies. Voyons comment vous pouvez exploiter le potentiel de la transcription des notes de réunion.
Enregistrements et transcriptions verbatim
Certaines réunions peuvent nécessiter des enregistrements in extenso. Le fait de tout capturer peut permettre aux équipes de s'assurer que rien n'est oublié. Le fait de prendre un enregistrement et de tout transcrire sur un modèle unique et standardisé peut faciliter l'organisation de réunions plus restreintes pour discuter de ce qui a été dit.
La prise de notes au mot à mot peut être inappropriée pour les comptes rendus de réunion, mais pour d'autres formes de prise de notes, elle vous permet de comprendre le contexte et le déroulement de la conversation.
Focus sur la réunion
Savoir rédiger des notes pour une réunion est une compétence essentielle, mais il est facile de se laisser absorber par la prise de notes alors que vous devriez participer activement.
Il est également facile de se laisser distraire en essayant de suivre le rythme tout en notant tout. L'être humain moyen parle à raison de quatre à cinq syllabes par seconde. Dans une discussion créative intense, il peut être difficile d'écouter tout en prenant activement des notes.
L'utilisation de la transcription pour enregistrer des notes est un moyen simple de transférer la charge et de vous permettre de participer pleinement à la conversation.
Créer une source de données standardisée pour éviter toute confusion
La plupart des experts recommandent d'écrire vos notes à la main au lieu de les prendre sur votre ordinateur. Il y a une science derrière cela, car cela évite les distractions dues au multitâche et améliore la mémorisation.
Cependant, les notes sont conçues pour une collaboration future. Si l'on ne tire pas parti de ces notes, c'est une action inutile. La réalité est que la plupart des gens créent des notes méticuleuses et ne les consultent jamais.
Le problème est que de nombreuses personnes ne peuvent pas lire leur propre écriture, et encore moins celle d'un autre. Des styles et des structures de prise de notes différents peuvent rendre difficile l'examen des notes des autres équipes.
Les transcriptions intelligentes alimentées par l'IA offrent de la valeur en proposant un modèle propre auquel tout le monde peut se référer et comprendre. La normalisation de vos enregistrements avec la transcription peut améliorer l'efficacité et la productivité. C'est une solution gagnante pour l'ensemble de l'équipe.
Rendez vos réunions plus efficaces avec Sonix
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