Wie man eine Zusammenfassung einer Besprechung schreibt: Expertenratschläge zur Verbesserung von Verantwortlichkeit und Produktivität

Sie und Ihre Teammitglieder nehmen in einer Woche vielleicht an einem halben Dutzend oder mehr Sitzungen teil. Eine Zusammenfassung jeder Sitzung kann den Teilnehmern helfen, sich an alles zu erinnern, was besprochen wurde und welche Maßnahmen sie als nächstes ergreifen werden. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie eine Besprechungszusammenfassung verfassen, und erhalten Tipps, wie Sie Ihre Notizen noch effektiver gestalten können.

Was ist eine Besprechungszusammenfassung?

Eine Besprechungszusammenfassung ist einfach eine kurze Zusammenfassung der Gespräche während einer Besprechung oder Geschäftskonferenz. Besprechungszusammenfassungen bieten den Teilnehmern eine Erinnerung daran, worum es in der Besprechung ging, sowie Details wie:

• Projekt-Updates
• Kommende Fristen
• Aufgaben, die gestellt wurden
• Ziele für künftige Sitzungen

Zusammenfassungen sind in der Regel kurz und können in einem Memo oder einer E-Mail kurz nach Abschluss der Sitzung versandt werden.

Sitzungszusammenfassung vs. Sitzungsprotokoll

Formelle Sitzungen können ein "Protokoll" beinhalten, eine ordnungsgemäße und vollständige Aufzeichnung der Ereignisse während der Sitzung. Das Protokoll enthält eine Liste der Anwesenden und Abwesenden, die Tagesordnung und Einzelheiten zu allen Tagesordnungspunkten. Es beginnt in der Regel mit einem Antrag auf Genehmigung des Protokolls der vorangegangenen Sitzung. 

Eine Besprechungszusammenfassung hingegen ist lediglich eine informelle Zusammenfassung der Besprechung und erinnert die Teilnehmer an das Geschehene. 

Beispiel für eine Besprechungszusammenfassung

Es kann hilfreich sein, sich ein Beispiel für eine Zusammenfassung einer Besprechung anzusehen, um zu verstehen, was eine typische Zusammenfassung beinhaltet. Hier ist ein typisches Beispiel für eine Besprechungszusammenfassung:

Thema: Treffen zum Webdesign-Projekt, 3. Juni 2023

Grüße, Projektteam!

In unserer Sitzung am 3. Juni haben wir das bevorstehende Webentwicklungsprojekt besprochen, an dem wir für unseren neuen Kunden Finance Pros arbeiten. Während des Treffens haben wir Folgendes besprochen:

• Die Sitemap für die kommende Webseite
• Wie man die Marke des Kunden in das Design integriert
• Wege zur Entwicklung von Inhalten für den Blog-Bereich des Kunden

Die Diskussion führte zu mehreren Aktionspunkten, unter anderem:

• Janice wird an der Entwicklung von Modellen für wichtige Webseiten arbeiten (15. Juni)
• Tyler wird mit dem Kunden an der Entwicklung seiner Marke arbeiten (18. Juni)
• Jesse wird mögliche Blog-Themen mit dem Kunden besprechen (12. Juni)

Unser nächstes Treffen findet am 24. Juni statt, wo wir unsere Fortschritte überprüfen und die nächsten Schritte einleiten werden. Kontaktieren Sie mich, wenn Sie Fragen haben.

Im obigen Beispiel sind die meisten wichtigen Informationen in Aufzählungspunkten dargestellt, so dass die Empfänger den Inhalt der Besprechung und ihre jeweiligen Aufgaben schnell überfliegen, lesen und verdauen können.

Die Bedeutung von Zusammenfassungen von Meetings

Wenn Sie bereits nach jeder Besprechung ein offizielles Protokoll erstellen, warum sollten Sie sich dann die Mühe machen, eine Besprechungszusammenfassung zu verfassen? Das Wissen, wie man eine Zusammenfassung einer Besprechung schreibt, ist wichtig, damit Ihre Teams auf dem gleichen Stand sind. Hier sind einige Gründe, warum Sie in Ihrem Unternehmen auf Zusammenfassungen von Besprechungen angewiesen sein könnten.

Förderung der Rechenschaftspflicht

In einer Besprechungszusammenfassung werden der Zeitplan für ein Projekt und die Zuständigkeiten der Besprechungsteilnehmer dokumentiert. Die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, und sind engagierter, wenn sie ein klares Ziel und eine Frist haben.

Auf der gleichen Seite bleiben

Zusammenfassungen von Besprechungen können auch dafür sorgen, dass Ihr Team bei der Zusammenarbeit an wichtigen Projekten auf dem gleichen Stand ist. Das ist besonders hilfreich für Remote- oder Hybrid-Teams, die nicht die Möglichkeit haben, sich gegenseitig im Büro aufzusuchen, um weitere Fragen zu klären. Eine Zusammenfassung kann alle Beteiligten an die Ziele des Teams erinnern und daran, was sie in nächster Zukunft erwarten können.

Nie etwas verpassen

Selbst wenn Sie sich während einer Sitzung selbst Notizen machen, kann es sein, dass Ihnen einige Punkte einfach entfallen. Mit einer Zusammenfassung von Telefonkonferenzen und Besprechungen können Sie sicherstellen, dass Sie alles Besprochene festhalten und keine wichtigen Details vernachlässigen. 

Fortschritt verfolgen

Projektbesprechungen beinhalten in der Regel Aktualisierungen und Berichte der Teammitglieder. Daher bilden die Zusammenfassungen dieser Sitzungen eine historische Aufzeichnung der Projektentwicklung, die den Managern hilft, den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie die richtigen Benchmarks erreichen.

Respektieren Sie die Zeit der anderen

Manche Unternehmer planen mehrere Teambesprechungen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ihr bestes Arbeitstempo erreichen. Diese Besprechungen können jedoch die Zeit des Unternehmens in Anspruch nehmen, und die Mitarbeiter können dieses Niveau des Mikromanagements ablehnen. Sie können mehr erreichen, wenn Sie weniger Besprechungen abhalten und sich auf Besprechungszusammenfassungen verlassen, die Ihren Mitarbeitern die nötige Orientierung bieten, um ihre Ziele zu erreichen.

Legal Record zur Verfügung stellen

Zusammenfassungen von Besprechungen sind keine formellen Rechtsdokumente, aber sie können dennoch einen wichtigen Rechtsschutz bieten, wenn Ihr Unternehmen in einen Rechtsstreit verwickelt wird. 

Besprechungsprotokolle können beispielsweise die Anweisungen eines Kunden und das Engagement Ihres Teams bei der Ausführung dieser Anweisungen belegen. Dies kann Ihnen helfen, etwaige Unklarheiten oder Meinungsverschiedenheiten mit einem Kunden zu klären und Sie vor dem Vorwurf zu schützen, Sie hätten sich nicht an seine Anweisungen gehalten.

Wie man eine Sitzungszusammenfassung schreibt

Mit diesen Vorteilen im Hinterkopf ist es nun an der Zeit zu lernen, wie man eine Zusammenfassung einer Besprechung schreibt. 

Ein Tipp: Mit den folgenden Schritten können Sie eine Vorlage für eine "Besprechungszusammenfassung" erstellen und speichern, damit Sie künftige Zusammenfassungen effizienter erstellen können.

1. Kommen Sie gut vorbereitet zum Treffen

Nehmen Sie sich vor der Sitzung einige Zeit, um sich mit dem Thema der Sitzung vertraut zu machen. Lesen Sie, wenn möglich, die Protokolle oder Zusammenfassungen früherer Sitzungen, um sich auf den neuesten Stand zu bringen. Und wenn das Forum öffentlich ist, legen Sie eine Anwesenheitsliste an, um genau festzuhalten, wer anwesend ist.

2. Detaillierte Notizen machen

Machen Sie sich während der Sitzung detaillierte Notizen. Konzentrieren Sie sich auf das Hauptthema der Besprechung, aber achten Sie darauf, dass alle Entscheidungen, die getroffen wurden, festgehalten werden. Denken Sie daran, festzuhalten, wer für die aus der Diskussion hervorgegangenen Maßnahmen verantwortlich ist, und notieren Sie die Termine für Projektfristen und künftige Sitzungen.

3. Organisiert werden

Gehen Sie Ihre Notizen nach dem Treffen sofort durch, damit Ihnen nichts entgeht. Wahrscheinlich werden Sie Ihre Notizen in einer kürzeren Zusammenfassung zusammenfassen wollen, die leichter zu verdauen ist. Versuchen Sie, Ihre Zusammenfassung auf ein paar Sätze und unterstützende Aufzählungspunkte zu reduzieren. Lassen Sie nichts Wesentliches weg, aber je mehr Sie Ihre Zusammenfassung komprimieren, desto einfacher wird es für alle sein, sie schnell zu lesen und bei Bedarf nachzuschlagen.

4. Beginnen Sie Ihre Zusammenfassung mit einem Dankeschön

Es mag einfach klingen, aber es ist immer hilfreich, die Zusammenfassung mit einer positiven Note zu beginnen. Danken Sie allen, die an der Sitzung teilgenommen haben. Sie können sich auch bei allen bedanken, die während der Sitzung einen Vortrag gehalten oder wichtige Informationen weitergegeben haben. Es ist immer hilfreich, zu Beginn die harte Arbeit aller Beteiligten zu würdigen.

5. Beginnen Sie mit den wichtigsten Themen

Beginnen Sie mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Themen der Sitzung. Sehr oft bilden diese Themen den Rahmen für die Ziele der Sitzung, und alle Entscheidungen, die getroffen werden, werden diese Themen widerspiegeln. Versuchen Sie, Ihre Zusammenfassung auf wenige Sätze zu beschränken, damit die Leser Ihre Zusammenfassung schnell auf die wichtigsten Informationen hin überfliegen können. 

6. Aktionspunkte hervorheben

Heben Sie alle Entscheidungen und Maßnahmen hervor, die während der Sitzung oder Telefonkonferenz getroffen wurden. Geben Sie die Namen der Mitarbeiter an, die für diese Punkte verantwortlich sind, und nennen Sie alle Daten oder Fristen. Diese lassen sich am besten in Form von Aufzählungspunkten zusammenfassen, da sie so leichter zu lesen sind.

7. Identifizieren von Vereinbarungen

Bei manchen Treffen werden Vereinbarungen zwischen Mitarbeitern oder Ihrem Unternehmen und einem Kunden getroffen. Fügen Sie die Namen aller an diesen Vereinbarungen beteiligten Parteien hinzu und geben Sie an, wie die nächsten Schritte aussehen könnten. 

8. Fügen Sie alle unterstützenden Dokumente bei

Eine Besprechungszusammenfassung kann auch alle unterstützenden Dokumente enthalten, wie z. B:

• Vergangene Sitzungsprotokolle
• Kaufaufträge
• Verträge
• Projektübersichten und Anleitungen

Sie können auch relevante Blogs oder Artikel einfügen, die für die Diskussion relevante Informationen oder Anweisungen enthalten, die die Teammitglieder bei ihrem Teil des Projekts anleiten.

9. Schließen Sie mit einer Erinnerung an zukünftige Treffen

Höchstwahrscheinlich wird es eine weitere Sitzung geben. Geben Sie das Datum, die Uhrzeit und den Ort an und sagen Sie, wer daran teilnehmen soll. Dies gibt auch klare Hinweise darauf, wie lange die Mitarbeiter Zeit haben, ihre Aufgaben und Maßnahmen zu erledigen. 

10. Bearbeiten und Senden der Besprechungszusammenfassung

Sobald Sie Ihre Zusammenfassung der Besprechung fertiggestellt haben, sollten Sie sie kurz überprüfen. Überprüfen Sie sie auf Rechtschreib- und Grammatikfehler und gleichen Sie die Informationen mit Ihren Notizen ab, um absolute Genauigkeit zu gewährleisten. Sobald Sie die letzten Änderungen vorgenommen haben, können Sie die Zusammenfassung der Besprechung als Memo oder E-Mail versenden.

Wie die Transkription Zusammenfassungen von Sitzungen vereinfacht

Die Erstellung einer Besprechungsübersicht ist nicht schwer, erfordert aber viel Liebe zum Detail. Und dieses Maß an Engagement kann es schwierig machen, an einer Besprechung teilzunehmen und gleichzeitig Notizen zu machen. 

Die Transkription kann die Erstellung von Besprechungszusammenfassungen für Sie und Ihr Team erleichtern. Anstatt ein Teammitglied mit der Anfertigung umfangreicher Notizen zu beauftragen, können Sie Ihre Besprechung einfach aufzeichnen und einen Dienst wie Sonix nutzen, um die Audiodaten in schriftlichen Text umzuwandeln.

Durch den Einsatz hochentwickelter, KI-gestützter Technologie kann Sonix Transkriptionssoftware kann sogar komplexe Aufgaben wie z. B.:

• Identifizierung der Sprecher
• Transkribieren von Fachjargon
• Wort-für-Wort-Zeitstempel erstellen

Die Ergebnisse sind nicht nur blitzschnell, sondern eine Abschrift ist auch in jedem Fall genauer als handschriftliche Notizen. Sie können dem fertigen Protokoll sogar Notizen oder Kommentare hinzufügen, um bestimmte Punkte zu klären oder sich selbst oder Ihrem Team zusätzliche Hinweise zu geben.

So können Sie bei der Vorbereitung Ihrer Besprechungszusammenfassung auf das automatisch erstellte Protokoll zurückgreifen und wichtige Daten hervorheben. Eine Abschrift ist sogar so ausführlich, dass Sie eine Zusammenfassung erstellen können, ohne an der Besprechung teilzunehmen. So können Ihre Besprechungsteilnehmer ein Höchstmaß an Produktivität erreichen, ohne durch das Mitschreiben während der gesamten Besprechung abgelenkt zu werden. 

Nutzen Sie Transkriptionsdienste zur Erstellung von Besprechungszusammenfassungen mit Sonix

Das Verfassen einer Besprechungszusammenfassung erfordert das Erfassen der wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aktionen, die während der Besprechung stattgefunden haben. Jetzt, wo Sie wissen, wie man eine Besprechungszusammenfassung schreibt, können Sie diese mit Sonix auf die nächste Stufe bringen. 

Wir bieten Ihnen hochmoderne Tools und Unterstützung bei der Transkription von Audiodateien aus Telefongesprächen, Videokonferenzen oder Aufzeichnungen von Unternehmensbesprechungen. In der Tat werden wir oft als die weltweit besten automatische Transkriptionssoftware.

Die Ergebnisse sprechen für sich. Sie erhalten schnelle, genaue Abschriften, auf die Sie sich verlassen können, wenn es darum geht, Aufzeichnungen über Ihre Besprechungen zu führen und Arbeitszusammenfassungen für alle Teilnehmer zu erstellen. 

Um diese Funktionen in Aktion zu sehen, Melden Sie sich für einen kostenlosen Test an. Sie erhalten 30 Minuten Transkription kostenlos, damit Sie den neuesten Stand der Technik entdecken können. Sonix geben kann.