Sådan optager du et Webex-møde

Virtuelle møder er blevet en integreret del af den professionelle kommunikation med platforme som Webex i spidsen. Uanset om du er vært for en kritisk forretningsdiskussion eller deltager i en værdifuld træningssession, er det blevet vigtigt at optage møder.

Optagelse sikrer, at du kan gense vigtige detaljer, dele indsigt med kolleger og opretholde en nøjagtig registrering af dine interaktioner.

Denne artikel vil guide dig gennem processen med at optage en Webex-mødeog giver dig de nødvendige trin til at optage dine sessioner effektivt. Uanset om du er en erfaren bruger eller ny på platformen, kan du forbedre din produktivitet ved at forstå, hvordan du bruger denne funktion, og sikre, at ingen værdifulde oplysninger går tabt under dine møder.

Hvorfor optage Webex-møder?

Optagelse af dine Webex-møder giver en værdifuld ressource til fremtidig reference og deling. Her er nogle vigtige grunde til at optage teammøder med Webex.

Uddannelse og onboarding: Optagelser fungerer som fremragende træningsmateriale for nyansatte eller teammedlemmer, der har brug for at komme i gang med et projekt. De kan gennemgå indholdet i deres eget tempo og vende tilbage til vigtige punkter efter behov.
Deling med fraværende kolleger: Når teammedlemmer ikke kan deltage i et live-møde, sikrer en optagelse, at de ikke går glip af vigtig information. De kan følge med i diskussionen og holde sig orienteret, selv om de ikke kan være til stede personligt.
Dokumentation og overholdelse: I nogle brancher er det nødvendigt at optage møder af juridiske årsager eller for at overholde reglerne. At have en klar registrering af, hvad der blev diskuteret og besluttet, kan være uvurderligt i tilfælde af tvister eller revisioner.
Transskription og analyse: Med en optagelse kan du transskribere mødeindholdet til tekst, hvilket gør det søgbart og lettere at analysere. Det giver dig mulighed for hurtigt at finde nøglepunkter, uddrage handlingspunkter og få indsigt i diskussionen.
Maksimering af mødets værdi: Optagelse sikrer, at de værdifulde oplysninger, der deles på et møde, ikke forsvinder, når opkaldet er slut. Du kan genbesøge vigtige ideer, dele optagelsen med et bredere publikum og maksimere effekten af den tid, der er investeret i mødet.

Sådan optager du Webex-møder

Webex gør det meget enkelt at optage møder med indbyggede funktioner til at understøtte dette. Her kan du se, hvordan du aktiverer Webex' optagefunktioner.

1. Start eller deltag i et Webex-møde

For at optage et Webex-møde skal du være vært eller have tilladelse fra værten til at optage. Hvis du er værten, skal du starte dit planlagte Webex-møde som normalt. Hvis du er deltager, skal du deltage i mødet ved hjælp af invitationslinket.

Når du er i mødet, skal du kontrollere, at dine lyd- og videoindstillinger er konfigureret korrekt. Det kan du gøre ved at klikke på knapperne "Audio" og "Video" i Webex' kontrolpanel. Sørg for, at din mikrofon og dit kamera fungerer korrekt, og at du er tilsluttet den rigtige lydkilde.

Hvis du er vært, kan du også indstille de nødvendige mødeindstillinger, f.eks. at deltagerne skal slå lyden fra, når de kommer ind, eller at der skal bruges en adgangskode for at deltage. Disse indstillinger kan justeres i menuen "Mødeindstillinger".

Når du er klar til at starte optagelsen, skal du kigge efter knappen "Optag" i Webex' kontrolpanel. Den er normalt placeret i nederste højre hjørne af skærmen. Hvis du ikke kan se knappen "Optag", kan den være skjult under menuen "Mere".

2. Få adgang til optagelsesindstillingerne

Når du er i Webex-mødet, skal du kigge efter knappen "Optag" i bunden af mødevinduet. Den bør være tydeligt synlig i kontrolpanelet sammen med andre muligheder som mute, video og share screen.

Hvis du ikke kan se knappen "Optag", er der et par mulige årsager:

Du er ikke værten: I de fleste tilfælde er det kun mødeværten, der har mulighed for at starte en optagelse. Hvis du er deltager og har brug for at optage, skal du bede værten om at give dig optagelsestilladelse eller om selv at starte optagelsen.
Optagelse er deaktiveret: Afhængigt af din organisations Webex-indstillinger kan optagefunktionen være slået fra som standard. Hvis det er tilfældet, skal du kontakte din Webex-administrator for at aktivere optagelse for din konto.
Du bruger en ældre version af Webex: Hvis du kører en forældet version af Webex-softwaren, er optagelsesmuligheden muligvis ikke tilgængelig. Sørg for at have den nyeste version installeret for at få adgang til alle de aktuelle funktioner.

Hvis knappen "Optag" er synlig og klikbar, er du klar til at gå videre til næste trin og vælge dine optagelsesindstillinger.

Når du klikker på "Optag", giver Webex dig et par muligheder for, hvordan og hvor du vil gemme din optagelse. De to vigtigste valg er at optage i skyen eller på din lokale computer.

3. Vælg dine optagelsesindstillinger

Når optagemulighederne vises, skal du vælge din foretrukne optagedestination: skyen eller computeren. For de fleste brugere er cloud-optagelse det bedste valg. Den uploader automatisk video og lyd til din Webex-konto, hvilket gør det nemt at få adgang til og dele optagelsen overalt.

Hvis du har begrænset lagerplads i skyen eller har brug for at holde optagelsen offline, kan du vælge at optage på din computer i stedet. Dette gemmer optagelsen som en MP4-fil på din lokale enhed, hvilket giver dig direkte kontrol over filen.

Det er vigtigt at huske på, at funktionen til lagring i skyen kun er tilgængelig for personer med en betalt plan. Hvis du har det gratis abonnement på Webex, har du ikke adgang til denne funktion.

Sammen med optagelsesdestinationen kan du se yderligere muligheder som automatisk transskription eller optagelseslayout. Automatisk transskribering, som er tilgængelig med nogle Webex-abonnementer, skaber en søgbar tekstversion af mødelyden. Hvis denne funktion er tilgængelig, og du har brug for en udskrift, skal du aktivere den, før du starter optagelsen.

Indstillingen Optagelseslayout giver dig mulighed for at tilpasse, hvordan optagelsen vises, f.eks. ved kun at vise den aktive taler, vise et gitter med alle deltagere eller inkludere delte skærme. Vælg det layout, der passer bedst til dit mødes indhold og formål.

4. Start optagelsen

Når du har valgt dine optagelsesindstillinger, skal du klikke på knappen "Optag" for at begynde at optage mødet. Alle deltagere vil høre en mundtlig bekræftelse på, at optagelsen er begyndt.

Under optagelsen kan du sætte den på pause og genoptage den efter behov ved at klikke på knappen "Pause". Det er praktisk, hvis der er pauser eller diskussioner uden for emnet, som du ikke vil have med i den endelige optagelse.

Efterhånden som mødet skrider frem, optager Webex al lyd, video og skærmdelingsindhold i henhold til det valgte layout og de valgte indstillinger. Deltagerne kan fortsætte med at interagere normalt, og optagelsen vil optage alt problemfrit i baggrunden.

Hvis du har brug for at skifte layout eller justere indstillinger under optagelsen, kan du gøre det ved hjælp af indstillingerne i Webex' kontrolpanel. Du kan f.eks. skifte fra kun at vise den aktive taler til at vise et gitter med alle deltagere, eller du kan få brug for at slå lyden fra din mikrofon midlertidigt.

Husk, at optagelsen vil fange alt, hvad der sker på mødet, så det er en god idé at informere deltagerne om, at de bliver optaget, og at undgå at diskutere følsomme eller fortrolige oplysninger, som ikke bør medtages.

Som vært kan du også bruge knappen "Pause" strategisk til at skabe pauser i optagelsen. Hvis der f.eks. er en lang diskussion, der går uden for emnet, kan du sætte optagelsen på pause, indtil samtalen vender tilbage til relevant materiale. Det kan hjælpe med at holde den endelige optagelse fokuseret og lettere at navigere i.

Du kan finde pauseknappen ved at klikke på den samme "Optag"-knap, som du trykkede på for at starte optagelsen.

5. Stop optagelsen

Når du er klar til at afslutte, skal du klikke på knappen "Stop optagelse" i Webex' kontrolpanel. Dette afslutter optagelsen og begynder at behandle videofilen.

For cloud-optagelser vil Webex automatisk uploade videoen til din konto og sende dig en e-mail med et link til at få adgang til den. Afhængigt af længden af dit møde og mængden af optaget indhold kan behandlingen tage et par minutter.

Hvis du vælger at optage på din computer, gemmer Webex optagelsen som en MP4-fil på det sted, du har angivet (som standard i mappen Dokumenter). Filnavnet vil typisk indeholde dit eller værtens navn sammen med dato og klokkeslæt for mødet.

Når optagelsen er færdigbehandlet, er det en god idé at kontrollere, at alt blev optaget korrekt. For cloud-optagelser skal du klikke på linket i e-mailen for at åbne videoafspilleren og gennemgå indholdet. Hvis du optog lokalt, skal du navigere til den gemte MP4-fil og afspille den for at sikre, at lyd- og videokvaliteten er tilfredsstillende.

Hvis du bemærker problemer med optagelsen, f.eks. manglende indhold eller dårlig lyd, skal du måske justere dine indstillinger til fremtidige møder. Dobbelttjek din mikrofon- og kameraopsætning, og sørg for, at du har en stabil internetforbindelse for at minimere afbrydelser.

Når optagelsen er afsluttet og gennemgået, har du nu en værdifuld ressource, som du kan dele med dit team, henvise til for at finde vigtige detaljer eller bruge til uddannelse og dokumentation.

6. Få adgang til og del optagelsen

Når du har stoppet optagelsen, behandler Webex videofilen. For cloud-optagelser modtager du en e-mail med et link til at få adgang til optagelsen. Du skal blot klikke på linket for at åbne videoafspilleren og se indholdet.

Du kan finde alle dine optagelser i skyen under fanen "Optagelser" på Webex-siden. Derfra har du flere muligheder:

Spil: Klik på afspilningsknappen for at se optagelsen direkte i din webbrowser.
Del: Brug knappen "Del" til at kopiere linket til optagelsen eller sende det via e-mail. Du kan styre, om seerne skal logge ind eller indtaste en adgangskode for at få adgang til optagelsen.
Download: Klik på knappen "Download" for at gemme MP4-filen på din computer. Det er nyttigt, hvis du har brug for at redigere videoen eller gemme den lokalt.
Sletning: Hvis du ikke længere har brug for en optagelse, skal du klikke på "Slet" for at fjerne den fra din Webex-konto.

For lokale optagelser skal du gå til det sted, hvor du har gemt MP4-filen på din computer. Standardplaceringen er normalt mappen "Dokumenter" på Windows eller mappen "Film" på Mac. Du kan afspille optagelsen med enhver kompatibel videoafspiller, f.eks. Windows Media Player eller QuickTime.

Hvis du vil dele en lokal optagelse, kan du enten vedhæfte MP4-filen direkte til en e-mail eller uploade den til en cloud-lagertjeneste som Google Drive eller Dropbox. På den måde kan du sende et link til optagelsen i stedet for en stor vedhæftet fil.

Når du deler Webex-optagelser, skal du overveje din organisations politikker og indholdets følsomhed. Det kan være nødvendigt at begrænse adgangen til visse optagelser eller sikre, at de deles på en sikker måde.

7. Transskriber optagelsen

Hvis du virkelig ønsker at maksimere potentialet i dine onlinemøder, kan det være en god idé at køre dine optagelser gennem et transskriptionsprogram. Transskription åbner op for helt nye muligheder for at organisere, analysere og genbruge dit mødeindhold.

Transskription gør det nemt at:

Søg efter specifikke emner, nøgleord eller talere i optagelsen
Skim hurtigt indholdet og spring til relevante afsnit
Uddrag de vigtigste indsigter, handlingspunkter og beslutninger fra diskussionen
Lav skriftlige resuméer, noter eller opfølgningsmateriale
Generer billedtekster eller undertekster for bedre tilgængelighed
Oversæt indholdet til andre sprog for globale teams

Hvis du er på udkig efter et transskriptionsprogram, der er pålideligt, præcist og sikkert nok til at beskytte følsomme virksomhedsoplysninger, er Sonix den bedste løsning.

Sonix skiller sig ud som en transskriptionstjeneste i topklasse og kan prale af 99% nøjagtighed på tværs af dens imponerende støtte til 49+ sprog. Det sikrer, at dine transskriptioner er både præcise og alsidige.

Når det kommer til at uploade vigtige virksomhedsdata, Sonix' uigennemtrængelige sikkerhed har vores ryg. Sonix tilbyder SOC 2 Type 2-compliance, robust kryptering til datalagring og -overførsel, tofaktorgodkendelse, sikre servere og regelmæssig penetrationstest.

Derudover er Sonix' avancerede AI-analysefunktioner giver kraftfulde værktøjer til tematisk analyse, tonedetektion, entitetsdetektion og resuméer. Derudover integrerer Sonix direkte med Cisco Webex-app så du nemt kan transskribere dine optagelser uden ekstra anstrengelser.

Disse funktioner gør det til mere end bare en transskriptionstjeneste - Sonix er en uvurderlig ressource til at få dyb indsigt i dit lyd- og videoindhold.

Sådan transskriberer du dit Webex-møde med Sonix

Transskribering af dine Webex-møder med Sonix er en problemfri proces, der giver dig mulighed for at konvertere dine lyd- eller videofiler til nøjagtig, læsbar tekst. Her er en trinvis vejledning, der hjælper dig med at få mest muligt ud af Sonix' effektive transskriptionstjenester.

1. Log ind på Sonix

Start med at logge ind på din Sonix-konto. Hvis du ikke har en konto endnu, kan du hurtigt tilmelde dig på deres hjemmeside. Når du er logget ind, får du adgang til et dashboard, hvor du kan administrere dine filer og transskriptioner.

2. Upload din fil

For at transskribere dit Webex-møde skal du uploade optagelsesfilen til Sonix. Sonix understøtter en række forskellige filformater, herunder MP4, MP3, WAV med flere. Derudover kan du uploade filer direkte fra cloud-tjenester som YouTube, Dropbox eller Google Drive ved blot at indsætte linket. Denne fleksibilitet sikrer, at du nemt kan få adgang til og transskribere dine optagelser, uanset hvor de er gemt.

3. Vælg sprog og bekræft indstillinger

Når din fil er uploadet, bliver du bedt om at vælge sproget for optagelsen. Hvis du er usikker eller ønsker at forenkle processen, tilbyder Sonix en automatisk detektionsfunktion, der identificerer sproget automatisk.

Du har også mulighed for at aktivere højttaleridentifikation, hvilket er særligt nyttigt til møder med flere deltagere, da det hjælper med at skelne mellem forskellige stemmer i transskriptionen.

4. Transskriber din optagelse

Når du har bekræftet dine indstillinger, kan du starte transskriptionsprocessen. Sonix' AI-drevne transskriptionsmotor vil begynde at konvertere din lyd- eller videofil til tekst.

Processen tager typisk et par minutter, afhængigt af optagelsens længde og kompleksitet. Når transskriptionen er færdig, modtager du en e-mail med besked om, at den er klar til gennemsyn.

5. Dobbelttjek transskriptionen

Før du færdiggør din transskription, er det en god idé at dobbelttjekke teksten med Sonix' in-browser-editor. Denne editor giver dig mulighed for at lytte til optagelsen, mens du følger med i transskriptionen, hvilket gør det nemt at finde og rette eventuelle fejl.

Editoren tilbyder også værktøjer til at tilføje tidsstempler, noter og identificere talere, hvilket sikrer, at din endelige transskription er så præcis og brugbar som muligt.

6. Eksporter transskriptionen eller brænd undertekster ind i videoen

Når du er tilfreds med transskriptionen, tilbyder Sonix en bred vifte af eksportmuligheder. Du kan downloade teksten i forskellige formater, herunder VTT, SRT, PDF og DOCX, afhængigt af dine behov.

Hvis du vil gøre dit videoindhold mere tilgængeligt, giver Sonix dig desuden mulighed for at brænde undertekster direkte ind i videoen. Denne funktion er særlig værdifuld til at skabe tilgængeligt indhold eller til at dele videoer med folk, der ikke har samme modersmål.

Ved at følge disse trin kan du effektivt transskribere dine Webex-møder med Sonix og sikre, at du har nøjagtige og tilgængelige optegnelser over dine diskussioner. Uanset om du har brug for en skriftlig udskrift som reference eller vil forbedre dine videoer med undertekster, giver Sonix dig værktøjerne til at gøre processen nem og effektiv.

Tips til at optage bedre Webex-møder

At optage et Webex-møde effektivt kræver mere end bare at trykke på optageknappen. Ved at tage et par ekstra skridt kan du forbedre kvaliteten af dine optagelser betydeligt, hvilket gør dem mere værdifulde til fremtidig reference eller deling. Se her, hvordan du gør:

1. Forbered dig i god tid

Forberedelse er nøglen til at sikre en problemfri og vellykket optagelse. Start med at tjekke dit udstyr - sørg for, at din mikrofon, dit kamera og alle andre nødvendige enheder fungerer korrekt.

Det er også vigtigt at have en stærk og stabil internetforbindelse for at undgå forstyrrelser under mødet. Hvis det er muligt, så lav en testoptagelse på forhånd. Det giver dig mulighed for at identificere og løse eventuelle tekniske problemer og sikre, at selve mødet forløber uden problemer.

2. Informer deltagerne

Gennemsigtighed er afgørende, når man optager møder. Før mødet starter, skal du informere alle deltagere om, at mødet vil blive optaget. Det sikrer ikke kun, at alle er klar over og giver samtykke til at blive optaget, men det giver også deltagerne mulighed for at forberede sig, enten ved at justere deres indstillinger, sikre, at deres omgivelser er passende, eller blot ved at være opmærksomme på deres bidrag under mødet.

I nogle stater og lande kan det være en overtrædelse af privatlivslovene at optage folk uden deres tilladelse. Men da Webex tydeligt annoncerer, at mødet bliver optaget, er det usandsynligt, at du ved et uheld kommer til at overtræde nogen love. Men klar kommunikation om dette på forhånd er blot en etisk måde at sikre, at deltagerne er indforstået med at blive optaget.

3. Minimér baggrundsstøj

Kvaliteten af din optagelse kan blive væsentligt påvirket af baggrundsstøj. Vælg et roligt sted til mødet, og tag skridt til at minimere potentielle forstyrrelser. Opfordr deltagerne til at gøre det samme, og mind dem om at slå lyden fra deres mikrofoner, når de ikke taler.

Dette enkle skridt kan i høj grad reducere uønsket støj, som f.eks. skrivning, blanding af papirer eller baggrundssamtaler, hvilket resulterer i en renere og mere professionel optagelse. Du kan også overveje at bruge støjreducerende hovedtelefoner eller en dedikeret mikrofon for at forbedre lydkvaliteten yderligere.

Maksimering af værdien af Webex-mødeoptagelser med Sonix

Optagelse af Webex-møder er en effektiv måde at fange og bevare de vigtige diskussioner, præsentationer og beslutninger, der træffes under dine onlinesessioner. Ved at optage disse møder sikrer du, at intet går tabt, så du kan genbesøge og gennemgå indholdet, når det er nødvendigt.

Det er især værdifuldt i dagens fjernarbejdsmiljø, hvor virtuelle møder er blevet en afgørende del af forretningsdriften. Uanset om det er til træningsformål, til at dele med fraværende kolleger eller til at føre et detaljeret register for at overholde reglerne, giver optagelse af dine Webex-møder et væld af fordele, der rækker langt ud over den indledende samtale.

Optagelse er dog kun det første skridt. For virkelig at udnytte værdien af dine Webex-møder er det vigtigt at konvertere disse optagelser til søgbar, tilgængelig tekst. Det er her, Sonix kommer ind i billedet. Sonix tilbyder en avanceret transskriptionstjeneste, der problemfrit omdanner dine lyd- og videooptagelser til nøjagtig tekst, hvilket gør det lettere at analysere, dele og genbruge indholdet.

Med Sonix kan du hurtigt udtrække nøglepunkter, handlingspunkter og indsigter fra dine møder og sikre, at alle vigtige detaljer bliver fanget og brugt. Muligheden for at søge i udskrifterne efter specifikke emner eller beslutninger tilføjer et ekstra lag af anvendelighed til dit optagede indhold, hvilket gør det til et vigtigt værktøj for effektivt samarbejde og produktivitet.

Når du vælger Sonix til at transskribere dine Webex-optagelser, bevarer du ikke bare indholdet - du forbedrer det. Sonix' transskriptionstjenester giver dig mulighed for at maksimere effekten af dine Webex-møder ved at omdanne rå lyd og video til struktureret, brugbar information.

Prøv Sonix' gratis prøveperiode i dag, og få 30 minutters gratis transskription. Der kræves ikke kreditkort.