Como transcrever automaticamente gravações do Google Voice

As suas gravações do Google Voice contêm informações que podem ser difíceis de consultar de forma eficiente quando existem apenas em formato áudio. Pode reproduzir e descarregar chamadas gravadas, mas o texto pesquisável facilita muito a localização de citações, a revisão de conversas e a análise de informações em várias chamadas.

O Google Voice oferece, de facto, transcrição de mensagens de voz e, nos planos elegíveis do Google Voice, notas de chamadas, transcrições e resumos gerados por IA. Mas se pretender processar gravações do Google Voice descarregadas com um software dedicado transcrição automática software, pode carregá-los diretamente no Sonix ou colocá-los no Google Drive e utilizar os fluxos de trabalho de automatização do Sonix para o Google Drive.

Principais conclusões

O Google Voice oferece transcrição de mensagens de voz, enquanto os planos elegíveis do Google Voice também permitem gravar, transcrever e resumir chamadas utilizando a funcionalidade “tomar notas por mim” do Google
As gravações de chamadas do Google Voice podem ser acedidas através do seu histórico de chamadas e podem ser descarregadas para utilização noutras ferramentas
O Sonix pode importar ficheiros multimédia compatíveis diretamente do Google Drive e processar uma gravação de 60 minutos em aproximadamente 5 minutos
O Zapier pode enviar automaticamente novos ficheiros multimédia adicionados a uma pasta específica do Google Drive para o Sonix, para transcrição
A Sonix anuncia até Precisão 99% no que diz respeito ao áudio nítido, embora os resultados reais dependam da qualidade da gravação
A Sonix disponibiliza ferramentas de identificação de oradores, «Encontrar e Substituir», realce de confiança, marcas temporais e vários formatos de exportação
A certificação SOC 2 Tipo II e a encriptação AES-256 ajudam a proteger os dados confidenciais das chamadas durante a transcrição
O Sonix suporta mais de 54 idiomas de transcrição

Por que razão a transcrição automática é uma inovação revolucionária para os utilizadores do Google Voice

Lembra-se da última vez que precisou de encontrar algo específico numa chamada com um cliente que durou 45 minutos? Percorrer o áudio à procura de uma única citação leva tempo. A transcrição automática transforma as gravações em texto que pode ser pesquisado, citado e analisado.

Os benefícios práticos acumulam-se rapidamente:

Pesquisar gravações – Encontre referências a um nome de produto, concorrente, objeção ou tema sem ter de ouvir novamente todas as chamadas
Citar com precisão – Copiar o texto diretamente da transcrição, comparando-o com o áudio original
Criar documentação – Converter conversas gravadas em registos escritos
Analisar padrões – Utilizar ferramentas de análise de transcrições para identificar temas recorrentes nas chamadas
Melhorar a acessibilidade – Fornecer alternativas textuais para áudio pré-gravado, sempre que adequado

Para as equipas que tratam de chamadas regularmente, a transcrição pode reduzir o tempo gasto a reproduzir gravações e a criar notas manualmente.

Compreender a transcrição integrada do Google Voice

Antes de recorrer a ferramentas externas, é útil compreender o que o Google Voice oferece atualmente.

O que o Google Voice transcreve

O Google Voice inclui a transcrição de mensagens de voz. Quando esta funcionalidade está ativada, os utilizadores podem ler uma transcrição do texto em simultâneo com a mensagem de voz.

A Google alerta que as transcrições das mensagens de voz podem, por vezes, estar incorretas ou incompletas, pelo que as informações importantes devem, mesmo assim, ser verificadas no áudio original.

O Google Voice também oferece funcionalidades de chamadas mais avançadas, assistidas por IA, nos planos certain paid. A disponibilidade depende da subscrição específica do Voice e da elegibilidade associada ao Google Workspace.

A funcionalidade “Toma notas por mim” do Google Voice

Nos planos elegíveis do Google Voice, o Google’s “funcionalidade ”tomar notas por mim» permite gravar, transcrever e resumir uma chamada. Atualmente, a Google inclui esta funcionalidade nas configurações elegíveis do Voice Standard e do Voice Premier, em vez de a limitar exclusivamente ao Premier.

A pessoa que começa a tomar notas pode aceder à gravação, à transcrição, ao resumo e aos próximos passos resultantes da chamada através do Google Voice.

Uma ferramenta de transcrição específica pode ainda ser útil quando precisar de:

Processar gravações fora do fluxo de trabalho de tomada de notas com IA do Google
Trabalhar com gravações descarregadas anteriormente
Aplicar fluxos de trabalho especializados de edição ou exportação
Analisar várias transcrições em simultâneo
Integrar as gravações com outras ferramentas e sistemas de automatização

Escolher o melhor software de transcrição para ficheiros de áudio do Google Voice

Ao avaliar software de transcrição No que diz respeito às gravações do Google Voice descarregadas, vários fatores determinam em que medida estas se adaptam ao seu fluxo de trabalho.

Aspetos essenciais a avaliar

A precisão é importante. A Sonix anuncia até Precisão da transcrição 99% com áudio nítido. A precisão real varia consoante a qualidade do áudio, os sotaques, o ruído de fundo, a sobreposição de vozes, a qualidade do microfone e outras condições de gravação.
As ferramentas de identificação dos oradores poupam tempo de edição. No caso de uma única gravação que inclua vários oradores, o Sonix divide a transcrição em trocas de palavras entre os oradores e disponibiliza ferramentas para atribuir e preencher automaticamente os nomes dos oradores. O Sonix Voiceprint também consegue reconhecer oradores que tenham sido previamente guardados numa conta.
A integração com o Google Drive reduz o manuseamento manual de ficheiros. Se guardar as gravações do Google Voice descarregadas no Drive, o Sonix pode aceder aos ficheiros suportados através do seu seletor de ficheiros do Google Drive.
A flexibilidade de exportação adapta-se ao seu fluxo de trabalho. O Sonix suporta a exportação de transcrições nos formatos DOCX, TXT, PDF, SRT e VTT, facilitando a integração das transcrições em fluxos de trabalho de documentação, legendagem e edição.

Compreender os modelos de preços da transcrição

Os preços da transcrição variam consoante o prestador. Alguns serviços cobram com base na quantidade de conteúdo transcrito, enquanto outros incluem uma quota fixa na assinatura.

Para os utilizadores que processam chamadas gravadas regularmente, a transcrição automatizada por IA pode constituir uma alternativa prática à audição e transcrição manuais de cada conversa.

Passo a passo: como exportar as suas gravações do Google Voice para transcrição

Os controlos exatos de gravação dependem do tipo de conta do Google Voice que utiliza.

Gravar uma chamada do Google Voice

Para contas pessoais do Google Voice que suportam a gravação de chamadas recebidas:

Abrir as definições do Google Voice
Ir para Chamadas
Ligar Opções de chamada recebida
Atender uma chamada recebida no seu número do Google Voice
Imprensa 4 para iniciar a gravação
Imprensa 4 again ou termine a chamada para interromper a gravação

O Google reproduz um aviso para chamar a atenção dos participantes quando a gravação começa e termina.

O Paid e as contas geridas do Google Voice utilizam controlos de gravação diferentes. A Google afirma que a gravação manual de chamadas está disponível nos serviços Paid Voice, enquanto a gravação automática de chamadas é uma funcionalidade do Google Voice Premier.

Tenha sempre em conta a legislação aplicável em matéria de gravação de chamadas e de consentimento antes de gravar conversas.

Encontre e descarregue a sua gravação

O Google Voice não menciona o armazenamento automático das gravações de chamadas na pasta “Gravações do Meet” do Google Drive.

Em vez disso:

Abrir o Google Voice
Vai ao teu Chamadas ou visualização do histórico de chamadas
Localizar a chamada gravada
Utilize a opção de download «available» para guardar a gravação no seu computador

Pode, então, carregar a gravação descarregada diretamente no Sonix ou guardá-la no Google Drive, caso este faça parte do seu fluxo de trabalho de transcrição.

Preparar ficheiros para transcrição

O Sonix suporta uma vasta gama de formatos comuns de áudio e vídeo, incluindo MP3, M4A, AAC, WAV, FLAC, MP4 e MOV.

Para obter os melhores resultados, utilize a gravação mais nítida possível. O ruído de fundo, a sobreposição de vozes, o volume baixo do microfone e o áudio do altifalante podem reduzir a precisão da transcrição.

Transcrição perfeita de áudio do Google Voice com o Sonix

Depois de descarregar a sua gravação do Google Voice, pode carregá-la para Transcrição automatizada da Sonix diretamente na plataforma ou aceder-lhe através do Google Drive.

Carregamento e processamento rápidos

No caso de uma gravação guardada no Google Drive:

Clique em «Carregar» no seu painel do Sonix
Selecionar o Google Drive como fonte
Autenticar a sua conta do Google, se lhe for solicitado
Selecionar a sua gravação a partir do seletor de ficheiros do Drive
Escolha a língua falada principal
Iniciar a transcrição

A Sonix afirma que processa áudio a uma velocidade de aproximadamente 12 vezes a velocidade em tempo real, sendo que um ficheiro de 60 minutos demora normalmente cerca de 5 minutos a ser processado.

Aperfeiçoe e dê os últimos retoques nas suas transcrições

O editor do Sonix mantém o texto da transcrição sincronizado com o ficheiro multimédia subjacente e inclui várias ferramentas de revisão:

Utilize o mapa de calor de confiança – As palavras com menor nível de confiança aparecem mais claras quando o mapa de calor está ativado, ajudando-o a identificar áreas que possam necessitar de revisão
Gerir oradores – Atribua nomes aos interlocutores e utilize as ferramentas de identificação de interlocutores e de preenchimento automático do Sonix para organizar as conversas
Procurar e substituir – Corrija nomes ou termos repetidos, bem como outros erros de transcrição presentes na transcrição
Verificar os registos de data e hora – Utilize marcas temporais para navegar e consultar momentos específicos da gravação

Automatizar com o Zapier

Se costuma colocar as gravações de chamadas descarregadas numa pasta específica do Google Drive, o Zapier pode automatizar o passo seguinte.

Um fluxo de trabalho compatível tem o seguinte aspeto:

Criar um Zap utilizando o Google Drive’s Novo ficheiro na pasta gatilho
Selecione a pasta «Drive» que utiliza para as gravações
Adicionar o Sonix’s Transcrever ficheiro ação
Configure os campos obrigatórios relativos ao idioma, ao ficheiro, ao nome e à pasta de destino
Ativar o Zap

Quando um ficheiro multimédia compatível for posteriormente adicionado ou movido para essa pasta do Drive, o Zapier pode enviá-lo automaticamente para o Sonix.

Esta automatização tem início quando o ficheiro chega ao Google Drive. Atualmente, o próprio Google Voice não indica que as gravações das chamadas sejam guardadas automaticamente nessa pasta.

Para além da transcrição: tirar partido da IA para obter informações do Google Voice

As transcrições em bruto são úteis. As transcrições melhoradas com Análise de IA pode facilitar a análise e a interpretação das conversas gravadas.

Resumos e análises automatizados

O Sonix disponibiliza funcionalidades para a geração de:

Resumos – Versões resumidas de transcrições mais longas
Ações a realizar – Tarefas, compromissos e ações de acompanhamento identificados
Tópicos e temas – Temas ou padrões recorrentes numa transcrição
Análise de sentimentos – Análise do tom emocional
Entidades – Identificação de pessoas, organizações, locais, datas e informações relacionadas

O Sonix também suporta instruções personalizadas para fazer perguntas específicas sobre o conteúdo da transcrição.

Análise de várias chamadas

A Sonix disponibiliza análises com IA ao nível das pastas e Espaços de Trabalho com IA para trabalhar com várias transcrições em simultâneo.

Estas funcionalidades podem ser úteis para analisar registos de chamadas de clientes, a fim de identificar:

Objeções recorrentes
Tópicos frequentemente abordados
Pedidos frequentes
Padrões de sentimento
Decisões e medidas a tomar
Citações relevantes associadas a gravações específicas

No que diz respeito às vendas, à pesquisa de clientes ou à análise qualitativa, isto pode facilitar a exploração sistemática das coleções de gravações de chamadas.

Melhorar a acessibilidade e a facilidade de pesquisa com as transcrições do Google Voice

As transcrições têm finalidades que vão além da conveniência pessoal. Também podem facilitar o acesso e a pesquisa em gravações de áudio pré-gravadas.

Apoio à acessibilidade

As alternativas de texto podem desempenhar um papel importante na acessibilidade de conteúdos pré-gravados que consistem apenas em áudio. As WCAG, por exemplo, prevêem uma alternativa equivalente para conteúdos multimédia pré-gravados que consistem apenas em áudio.

O facto de uma determinada organização ou conteúdo cumprir os requisitos da ADA, das WCAG ou de outra norma de acessibilidade depende do contexto jurídico e técnico específico; por isso, a geração de uma transcrição automatizada não deve, por si só, ser considerada uma garantia de conformidade.

No entanto, as transcrições podem ajudar as pessoas que:

São surdos ou com deficiência auditiva
Não conseguem ouvir o áudio no ambiente em que se encontram
Prefiro ler a ouvir
É necessário analisar rapidamente as informações relevantes

Criação de arquivos pesquisáveis

Com as chamadas transcritas, as equipas podem criar coleções pesquisáveis para:

Bibliotecas de formação em Tr1TP4 – Analisar as interações anteriores com os clientes
Documentação interna – Registar as discussões importantes por escrito
Bases de dados de investigação – Analisar a linguagem e os temas ao longo do tempo

O Leitor multimédia otimizado para SEO também pode ser utilizado para publicar transcrições juntamente com conteúdos de áudio ou vídeo destinados ao público.

Considerações sobre segurança e privacidade na transcrição de dados de voz

As gravações de chamadas podem conter informações sobre clientes, conversas comerciais confidenciais, informações de saúde ou outros dados sensíveis. É necessário avaliar a segurança antes de enviar as gravações para qualquer serviço de terceiros.

Encriptação e segurança

As plataformas profissionais de transcrição devem proteger os dados tanto em trânsito como em repouso. A Sonix’s documentação de segurança afirma que utiliza:

Criptografia durante a transmissão – A encriptação TLS protege os dados que circulam entre os utilizadores e a plataforma
Criptografia em repouso – O AES-256 protege os dados armazenados
Controlos de segurança da conta – Opções que incluem a autenticação de dois fatores e controlos de acesso

Considerações sobre conformidade

A Sonix possui certificação SOC 2 Tipo II.

Para as organizações do setor da saúde, a Sonix também oferece fluxos de trabalho em conformidade com a HIPAA através do Medical Sonix e pode celebrar Acordos de Parceria Comercial com clientes elegíveis.

As organizações que tratam dados pessoais sujeitos ao RGPD ou a outras leis de privacidade devem avaliar as suas próprias obrigações legais, incluindo o tratamento lícito, a conservação, o acesso e os acordos relativos ao tratamento de dados, em vez de se basearem apenas na certificação de um fornecedor.

Práticas de tratamento de dados

Ao escolher um prestador de serviços de transcrição, verifique as suas políticas relativas a:

Utilização dos dados dos clientes para o treino do modelo trai
Eliminação de ficheiros e transcrições
Retenção de dados
Encriptação
Residência dos dados, quando exigida

A Sonix afirma que os dados dos clientes não são utilizados para treinar os seus sistemas e disponibiliza funcionalidades que permitem eliminar os ficheiros de áudio e as transcrições carregados.

Maximizar o seu fluxo de trabalho: integrações e ferramentas de colaboração

A transcrição integra-se frequentemente num fluxo de trabalho mais vasto de conteúdo ou documentação. A escolha certa integrações pode facilitar a transferência de gravações e de transcrições entre ferramentas.

Integrações na nuvem e em plataformas

A Sonix disponibiliza integrações ou fluxos de trabalho compatíveis com plataformas que incluem:

Google Drive
Dropbox
Zoom

Além disso, suporta a automatização de fluxos de trabalho através do Zapier, de APIs e de webhooks.

Funcionalidades de colaboração em equipa

Para organizações com vários utilizadores, o Sonix’s funcionalidades de colaboração incluem:

Pastas da equipa – Organizar transcrições para grupos e projetos
Notas e comentários ao nível do parágrafo – Deixe o seu feedback durante a revisão das transcrições
Controlos de autorização – Definir o acesso ao nível da conta, da pasta ou do ficheiro
Histórico de versões – Verificar as alterações introduzidas nas transcrições

Algumas funcionalidades avançadas de colaboração dependem do plano do utilizador.

Ligações entre o CRM e a produtividade

O Zapier pode ser utilizado para ligar o Sonix a outras aplicações compatíveis. Dependendo da aplicação de destino e das ações disponíveis no Zapier, as equipas podem criar fluxos de trabalho que transfiram as informações das transcrições para:

Sistemas CRM
Ferramentas de gestão de projetos
Plataformas de comunicação como o Slack
Email e fluxos de trabalho de documentação

A solução Sonix: um fluxo de trabalho prático para gravações do Google Voice

Para os utilizadores do Google Voice que pretendam processar gravações fora das funcionalidades de transcrição integradas do Google, Sonix oferece um fluxo de trabalho prático para a transcrição, edição, análise e exportação.

Integração com o Google Drive

Depois de descarregar uma gravação de chamada do Google Voice, pode guardá-la no Google Drive e selecioná-la através do seletor de ficheiros do Sonix no Drive.

Isto evita que o ficheiro seja descarregado do Drive again antes da transcrição.

A Sonix afirma que uma gravação de 60 minutos demora, normalmente, cerca de 5 minutos para transcrever, dependendo do ficheiro e das condições de processamento.

Identificação do locutor e impressão vocal

No caso de gravações com várias vozes numa única faixa, o Sonix divide as transcrições em diálogos e disponibiliza ferramentas para atribuir e preencher automaticamente os nomes dos interlocutores.

A sua funcionalidade «Voiceprint» pode ir mais além, memorizando os falantes guardados e tentando reconhecer essas vozes em gravações futuras.

Automação do Zapier

Se guardar sistematicamente as gravações descarregadas numa pasta específica do Drive, o Zapier pode enviar automaticamente os novos ficheiros dessa pasta para o Sonix para transcrição.

Isto pode reduzir o trabalho manual depois de a gravação do Google Voice ter sido descarregada e transferida para o Drive.

Segurança

A certificação SOC 2 Tipo II e a encriptação AES-256 fazem parte dos procedimentos documentados da Sonix segurança medidas de controlo. A Sonix também encripta os dados em trânsito e afirma que os dados dos clientes não são utilizados para train os seus sistemas.

Os fluxos de trabalho em conformidade com a HIPAA estão disponíveis para organizações de cuidados de saúde elegíveis através da Medical Sonix.

Suporte multilingue

Atualmente, a Sonix oferece transcrição automatizada em mais de 54 idiomas através da sua plataforma mais abrangente plataforma de transcrição, tornando-o adequado para equipas que trabalham com gravações em vários idiomas suportados.

A precisão continua a variar consoante a língua, a qualidade do áudio, o sotaque, o ruído de fundo e outras condições de gravação.

Experimente antes de se comprometer

A oferta pública atual da Sonix inclui 30 minutos de transcrição gratuita, sem necessidade de cartão de crédito.

Pode utilizar esses minutos para testar uma gravação real do Google Voice, rever a transcrição no editor e determinar se o fluxo de trabalho satisfaz as suas necessidades.

Para os utilizadores do Google Voice, o essencial é compreender qual é o papel de cada plataforma. O Google Voice gere as chamadas e as gravações; o Sonix oferece um ambiente dedicado à transcrição, edição, análise, exportação e fluxos de trabalho subsequentes.

Está pronto para transformar as suas gravações do Google Voice em transcrições pesquisáveis e editáveis? Experimente o Sonix gratuitamente com 30 minutos de transcrição incluídos e sem necessidade de cartão de crédito.

Perguntas frequentes

O Google Voice consegue transcrever automaticamente todas as minhas gravações de chamadas?

O Google Voice suporta automaticamente a transcrição de mensagens de voz e oferece gravação, transcrição e resumos assistidos por IA através da sua funcionalidade “tomar notas por mim” em planos do Voice elegíveis. A disponibilidade varia consoante a subscrição e a elegibilidade do Workspace. Se tiver uma gravação existente do Google Voice que não tenha sido processada através desse recurso, pode descarregá-la a partir do seu histórico de chamadas e transcrevê-la separadamente com um serviço como o Sonix.

Qual é o nível de precisão da transcrição por IA das gravações de chamadas telefónicas?

A Sonix anuncia até Precisão da transcrição 99% com áudio nítido, mas a precisão real depende de fatores como ruído de fundo, qualidade do microfone, sotaques, conversas simultâneas, qualidade da ligação e clareza da gravação. Nomes importantes, números, compromissos e outros detalhes essenciais devem, ainda assim, ser verificados em relação à gravação original.

Que formatos de ficheiro utiliza o Google Voice para as gravações?

A documentação atual do Google Voice explica como descarregar gravações de chamadas a partir do histórico de chamadas, mas não especifica um formato de descarregamento universal para todas as gravações do Voice. O Sonix suporta muitos formatos comuns de áudio e vídeo, incluindo MP3, M4A, AAC, WAV, FLAC, MP4 e MOV, pelo que as gravações descarregadas podem, em geral, ser carregadas sem necessidade de conversão, desde que utilizem um formato suportado.

Quanto tempo demora a transcrição automática?

A Sonix afirma que processa áudio a uma velocidade de aproximadamente 12 vezes a velocidade em tempo real, sendo que uma gravação de 60 minutos demora normalmente cerca de 5 minutos a ser concluída. O tempo de processamento pode variar consoante as condições da gravação e do serviço. Se utilizar o Zapier, a automatização poderá também implicar um tempo de ativação adicional, dependendo do plano do Zapier e do intervalo de sondagem.

Os dados das minhas chamadas estão seguros quando recorro a um serviço de transcrição de terceiros?

Sonix's documentação de segurança afirma que os dados são encriptados em trânsito e em repouso, e que a Sonix possui a certificação SOC 2 Tipo II. A empresa afirma ainda que os dados dos clientes não são utilizados para treinar os seus sistemas. As organizações de saúde que necessitem de processar informações de saúde protegidas devem utilizar um serviço devidamente configurado e em conformidade com a HIPAA e verificar os requisitos contratuais, tais como um Acordo de Parceria Comercial, antes de carregar os dados dos doentes.

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