par Microsoft 365 Copilot n'est pas un service de transcription autonome classique permettant à chaque utilisateur de télécharger n'importe quel fichier audio directement dans Copilot Chat et d'obtenir une transcription finale. Cependant, il n'est plus exact d'affirmer que Copilot ne peut absolument pas transcrire d'enregistrements audio.
Microsoft propose des fonctionnalités de reconnaissance vocale et de transcription via plusieurs applications Microsoft 365 interconnectées, notamment Teams, Word, OneNote et Capture dans Copilot Notebooks. Le déroulement précis du processus dépend de l'application, de la licence, du type de compte, de l'appareil, des paramètres du locataire et du déploiement des fonctionnalités.
Pour les professionnels qui ont besoin d'une solution fiable transcription automatisée, la compréhension de ces distinctions permet d'éviter toute confusion dans le déroulement des tâches.
Principaux enseignements
- Microsoft 365 Copilot Chat n'est pas un service autonome universel permettant de télécharger des fichiers et de les transcrire.
- Microsoft propose un service de transcription via Teams, Word, OneNote et Copilot Notebooks.
- La fonctionnalité « Capture » de Copilot Notebooks permet de transcrire des discussions en présentiel et des notes vocales pour les utilisateurs éligibles.
- La version préliminaire de Capture pour Windows permet de prendre en charge les réunions sur Zoom, Webex, Google Meet et celles organisées via un navigateur.
- Word Transcribe permet aux abonnés Microsoft 365 éligibles de mettre en ligne jusqu'à 300 minutes d'enregistrements audio par mois.
- Les utilisateurs disposant d'une licence Microsoft Copilot peuvent importer jusqu'à 30 000 minutes par mois via Word Transcribe.
- Teams Copilot peut exploiter des données temporaires de reconnaissance vocale pendant une réunion, même si aucune transcription n'est enregistrée.
- La qualité de la transcription et du résumé généré par l'IA peut varier en fonction des conditions audio, des locuteurs, de la langue et de la terminologie utilisée.
- Les plateformes spécialisées dans la transcription peuvent offrir des flux de travail basés sur des fichiers plus cohérents, des outils de gestion des transcriptions et une prise en charge multiplateforme.
Comprendre les fonctionnalités principales de Microsoft Copilot : la transcription audio est-elle incluse ?
La réponse dépend du produit Microsoft ou de l'expérience Copilot auquel vous faites référence.
L'interface standard de Microsoft 365 Copilot Chat ne doit pas être considérée comme un portail dédié au téléchargement de transcriptions. Cependant, Microsoft 365 propose plusieurs fonctionnalités liées à la transcription.
Dans Word Transcribe, les utilisateurs éligibles peuvent enregistrer directement un discours ou importer un enregistrement audio. Word génère une transcription horodatée et distingue les différents locuteurs. La transcription peut ensuite être modifiée, insérée dans un document ou enregistrée sous forme de fichier Word.
Dans Teams, Copilot peut analyser les interventions lors d'une réunion, résumer les points abordés, proposer des actions à mener et répondre aux questions concernant la réunion. En fonction des paramètres de la réunion, il peut soit utiliser une transcription enregistrée, soit traiter des données temporaires de reconnaissance vocale en texte pendant l'appel.
Microsoft a également intégré la fonctionnalité « Capture » dans les carnets Copilot. Pour les utilisateurs professionnels éligibles, cette fonctionnalité permet de transcrire des discussions en présentiel et des notes vocales, puis d'enregistrer la transcription obtenue, les notes, les photos et les informations clés dans un carnet Copilot. La disponibilité de cette fonctionnalité est déployée progressivement en fonction de la plateforme et du type de compte.
La distinction importante ne réside donc pas dans le fait que Copilot ne dispose pas de fonctionnalité de transcription. Elle réside plutôt dans le fait que Microsoft répartit la transcription entre plusieurs applications au lieu de proposer un flux de travail de transcription unique, cohérent et indépendant de la plateforme.
Comparaison des capacités de Microsoft Copilot et d'un logiciel dédié à la transcription audio
Outils d'aide à la productivité polyvalents et spécialisés logiciel de transcription mettre l'accent sur différents processus de travail.
Les outils de Microsoft intègrent le traitement de la parole aux documents Word, aux réunions Teams, à OneNote et aux carnets Copilot. Les plateformes de transcription spécialisées se concentrent généralement sur la conversion des fichiers audio et vidéo téléchargés en transcriptions modifiables et consultables au sein d'un espace de travail centralisé.
Parmi les différences concrètes, on peut citer :
Téléchargement direct de fichiers audio
- Microsoft : Available via les applications prises en charge telles que Word Transcribe, plutôt que de manière universelle via Copilot Chat.
- Plateformes de transcription dédiées : généralement accessibles via un processus centralisé de mise en ligne.
Couverture des plateformes
- Microsoft : la prise en charge varie selon les applications Teams, Word, OneNote et Copilot Notebooks, les plateformes matérielles, les types de locataires et les canaux de mise à jour.
- Plateformes de transcription spécialisées : souvent conçues pour prendre en charge les enregistrements provenant de divers outils de visioconférence, d'enregistrement et de gestion multimédia.
Gestion des haut-parleurs
- Microsoft : la séparation et l'étiquetage des locuteurs ne sont pas disponibles dans certaines expériences de transcription.
- Plateformes de transcription spécialisées : leurs fonctionnalités varient, mais certaines proposent des outils permettant de réattribuer les intervenants, de les nommer et de gérer la diarisation.
Vocabulaire personnalisé
- Microsoft : la prise en charge et la mise en œuvre d'Avail varient selon les produits.
- Plateformes de transcription spécialisées : certaines proposent des dictionnaires personnalisés ou des outils lexicaux pour les noms et la terminologie spécialisée.
Options d'exportation
- Microsoft : Word permet d'enregistrer les transcriptions sous forme de documents, tandis que Teams et d'autres applications proposent leurs propres processus de conservation et d'exportation.
- Plateformes de transcription spécialisées : certaines prennent en charge les formats de transcription, de sous-titres, de légendes et de documents à partir d'une seule et même interface.
Il convient également de distinguer les fonctionnalités vocales de Microsoft dans Copilot Chat de la transcription. La dictée et le chat vocal permettent aux utilisateurs de s'adresser à Copilot, mais elles ne visent pas nécessairement à créer une transcription définitive et prête à être publiée de chaque conversation.
Pourquoi la précision est-elle importante lors de la transcription d'un fichier audio en texte ?
La qualité de la transcription a une incidence sur toutes les utilisations ultérieures du contenu. Les erreurs de reconnaissance peuvent fausser les citations, les noms, la terminologie technique, les décisions et les mesures à prendre.
Plusieurs facteurs ont généralement une incidence sur la reconnaissance vocale automatique :
- Bruit de fond et qualité d'enregistrement
- Superposition de paroles
- Positionnement du microphone
- Accents et rythme de la parole
- Sélection de la langue
- Noms propres et terminologie spécialisée
- Le nombre d'intervenants
Il convient également de distinguer la précision de la reconnaissance vocale de la fiabilité des analyses générées par l'IA.
Une transcription peut contenir des erreurs de reconnaissance de mots ou d'identification des locuteurs. Un résumé généré à partir de cette transcription peut entraîner une autre catégorie de problèmes, tels que l'omission de contexte, une conclusion exagérée ou une description erronée d'une décision.
Microsoft recommande aux utilisateurs de vérifier les contenus générés par l'IA avant de les partager ou d'agir en fonction de ceux-ci. La même prudence s'impose pour toute plateforme de transcription ou de synthèse automatisée.
Pour les applications à enjeux élevés dans les domaines juridique, médical, financier, de l'accessibilité ou de la conformité, les organisations doivent évaluer les résultats à l'aide d'enregistrements audio représentatifs et déterminer si une vérification humaine est nécessaire.
Les lacunes : en quoi l'approche de Microsoft pourrait s'avérer insuffisante pour la transcription audio professionnelle
Microsoft propose désormais davantage d'options de transcription que ne l'indiquait l'article initial, mais son approche peut néanmoins présenter certaines limites pour les équipes à la recherche d'un système de transcription uniforme.
Flux de travail fragmentés des applications
La transcription est répartie entre Teams, Word, OneNote et les carnets Copilot. Les fonctionnalités, les limites et la disponibilité peuvent varier en fonction de l'application, de la plateforme, du locataire, de la licence et du canal de mise à jour.
Une équipe peut donc avoir besoin de procédures différentes selon qu'il s'agit d'entretiens enregistrés, de réunions en direct sur Teams, de conversations en présentiel ou d'appels vers des tiers.
Contrôles administratifs et en matière d'octroi de licences
Certaines fonctionnalités de Copilot et de Teams nécessitent des licences supplémentaires. Les organisations peuvent également utiliser les stratégies Teams, les modèles de réunion, les étiquettes de confidentialité et les contrôles d'enregistrement ou de transcription pour déterminer les éléments auxquels les utilisateurs ont accès.
Cela ne signifie pas pour autant que chaque organisation doive configurer Entra ID, Exchange Online et Teams à partir de zéro pour que la transcription puisse fonctionner. Cela signifie en revanche que la capacité de l'entreprise à mettre en œuvre cette fonctionnalité peut dépendre des politiques définies par les administrateurs.
Équipes temporaires chargées du traitement de la parole
Teams propose une option intitulée “ Uniquement pendant la réunion ”. Dans ce mode, Copilot peut traiter des données temporaires de reconnaissance vocale sans qu'il soit nécessaire d'enregistrer une transcription.
Une fois la réunion terminée, les données vocales non transcrites et l'historique des interactions Copilot associé à la réunion ne sont plus disponibles. Si quelqu'un lance la transcription, Copilot peut rester disponible pour la partie de la réunion qui a été transcrite.
Les organisations qui ont besoin d'archives consultables doivent s'assurer que leurs paramètres d'enregistrement, de transcription, de stockage, d'accès et de conservation répondent à cette exigence.
Limites de taille des fichiers Word
Microsoft précise que les abonnés Microsoft 365 éligibles peuvent importer jusqu'à 300 minutes d'enregistrements audio par mois via Word Transcribe. Les utilisateurs disposant d'une licence Microsoft Copilot peuvent importer jusqu'à 30 000 minutes par mois.
Il s'agit des limites relatives aux fichiers audio mis en ligne pour la fonctionnalité « Word Transcribe », et non d'une limite générale s'appliquant à toutes les fonctionnalités de reconnaissance vocale de Microsoft.
Au-delà de la simple conversion voix-texte : les fonctionnalités à prendre en compte dans les outils de transcription basés sur l'IA
Les plateformes de transcription modernes peuvent offrir des fonctionnalités qui vont au-delà de la simple conversion de la parole en texte.
- Identification et gestion des locuteurs permet de distinguer les intervenants et aide les utilisateurs à leur attribuer des noms ou à corriger leur identification.
- Outils de vocabulaire personnalisés pourrait améliorer la gestion des noms, des acronymes, de la terminologie relative aux produits et d'autres termes spécialisés.
- Analyse alimentée par l'IA peut aider à extraire des thèmes, des sujets, des mots-clés, des résumés ou d'autres informations structurées à partir d'une transcription. Ces résultats étant générés par l'IA, ils doivent être vérifiés par rapport au document source.
- Support multilingue des enjeux pour les organisations actives dans plusieurs régions. Sonix propose actuellement des services de transcription et de traduction dans plus de 54 langues.
- Options d'exportation flexibles permettre aux équipes d'utiliser les transcriptions dans leurs processus de travail liés à la gestion des documents, au sous-titrage, au montage et à la publication.
Choisir un logiciel de transcription audio : les facteurs clés à prendre en compte
Pour choisir une plateforme de transcription, il ne suffit pas de se contenter de comparer un simple pourcentage de précision annoncé.
- Contrôles de précision Vous devez utiliser des enregistrements représentatifs de votre flux de travail réel. Veillez à inclure des locuteurs, des accents, une terminologie, des conditions d'enregistrement et des bruits de fond réalistes.
- Exigences en matière de révision C'est important, car toutes les transcriptions automatisées peuvent nécessiter des corrections. Évaluez la facilité avec laquelle les utilisateurs peuvent réécouter l'enregistrement audio, modifier le texte, renommer les intervenants et naviguer parmi les repères temporels.
- Mesures de sécurité doivent être évaluées en fonction de la sensibilité des données. Parmi les éléments à prendre en compte figurent notamment les audits indépendants, le chiffrement, l'authentification, les autorisations, la conservation des données, les contrôles de suppression et les exigences contractuelles.
- Le site officiel de Sonix mentionne la certification SOC 2 Type II, le chiffrement AES-256, la prise en charge de l'authentification unique (SSO) et d'autres fonctionnalités de sécurité. Les organisations doivent toutefois consulter la documentation applicable et les clauses contractuelles afin de s'assurer qu'elles répondent à leurs besoins spécifiques en matière de conformité.
- Capacités d'intégration peut réduire les transferts manuels. Vérifiez si la plateforme prend en charge vos outils de visioconférence, votre stockage dans le cloud, vos flux de travail vidéo ou vos exigences en matière d'API.
- Facilité d'utilisation a une incidence sur l'adoption. Un processus centralisé de téléchargement, d'édition et d'exportation via un navigateur peut être plus facile à normaliser que des flux de travail répartis entre plusieurs applications de productivité.
Optimisez votre flux de travail grâce à des outils de transcription spécialisés
Les équipes qui gèrent des enregistrements provenant de plusieurs sources peuvent tirer parti d'un système de transcription conçu pour traiter des fichiers audio et vidéo mis en ligne, plutôt que d'une plateforme de réunion spécifique.
Selon le fournisseur et la formule choisie, les plateformes dédiées peuvent proposer :
- Flux de travail de mise en ligne pour les enregistrements créés par différentes applications
- Espaces de travail partagés pour l'organisation des fichiers et des transcriptions
- Fonctionnalités de collaboration
- Contrôles relatifs aux autorisations et à la gestion des utilisateurs
- Archives de transcriptions consultables
- Exportation des sous-titres et des légendes
- API et automatisation des processus
Imaginons une équipe commerciale qui utilise Zoom pour les clients externes, Teams pour les réunions internes et les enregistrements d'appels pour les suivis. Microsoft peut prendre en charge certaines parties de ce flux de travail grâce à différentes applications, mais une plateforme de transcription centralisée pourrait permettre de standardiser davantage le stockage, l'édition, la recherche et l'analyse.
Pour les chercheurs en sciences qualitatives, le fait de regrouper les entretiens dans un seul espace de travail contenant des transcriptions consultables peut également simplifier le codage, la relecture et l'analyse thématique.
L'approche de Sonix en matière de transcription à partir de fichiers
Sonix est conçue comme une plateforme centralisée dédiée à la transcription, à la traduction, au sous-titrage et à l'analyse de contenu.
- Processus de téléchargement et de transcription : Les utilisateurs peuvent importer des fichiers audio ou vidéo pris en charge et générer des transcriptions modifiables sans avoir à configurer les règles relatives aux réunions Teams.
- Flexibilité quant aux sources d'enregistrement : Les fichiers peuvent provenir de plateformes de visioconférence, d'entretiens, de podcasts, d'appels enregistrés, de projets multimédias ou d'autres sources prises en charge.
- Fonctions de sécurité : Le site officiel de Sonix mentionne la certification SOC 2 Type II, le chiffrement AES-256, la prise en charge de l'authentification unique (SSO) et des mesures de protection des données d'entreprise.
- Analyse par IA : Sonix propose des outils permettant de générer des résumés et d'extraire des informations à partir de transcriptions finalisées. Les résultats générés par l'IA doivent être vérifiés par rapport à l'enregistrement et à la transcription d'origine.
- Prise en charge multilingue : Sonix propose actuellement des services de transcription et de traduction dans plus de 54 langues.
La principale différence ne réside pas dans le fait que Microsoft ne dispose pas de fonctionnalité de transcription. Elle tient plutôt au fait que Sonix propose un espace de travail axé sur la transcription, conçu pour prendre en charge des fichiers multimédias provenant de différentes sources via une seule et même interface.
Conclusion finale : choisir la bonne méthode de transcription
Les fonctionnalités de transcription de Microsoft se sont considérablement développées. Copilot peut traiter le contenu vocal des réunions dans Teams, tandis que Word, OneNote et Copilot Notebooks proposent des workflows supplémentaires de conversion de la parole en texte.
Microsoft peut constituer un choix judicieux lorsque :
- Je travaille déjà principalement avec Microsoft 365
- J'ai besoin des comptes rendus des réunions Teams et des actions à mener
- Vous souhaitez que les transcriptions soient associées à Word, OneNote ou Copilot Notebooks ?
- Disposer de paramètres de licence et de locataire prenant en charge les fonctionnalités requises
- Préférez conserver le contenu des réunions au sein de l'écosystème de productivité de Microsoft
Une plateforme de transcription spécialisée peut s'avérer plus adaptée dans les cas suivants :
- Il faut une interface unique et cohérente pour les fichiers audio et vidéo pris en charge
- Recevez des enregistrements provenant de nombreuses plateformes différentes
- Nécessité d'une gestion et d'une organisation centralisées des relevés de notes
- Vous avez besoin de workflows pour les sous-titres, les légendes, les documents ou les API ?
- Vous recherchez des fonctionnalités de transcription qui ne soient pas liées à une application de réunion en particulier ?
- Il faudrait disposer d'une archive consultable regroupant plusieurs sources d'enregistrement
Pour les organisations qui gèrent des sources audio et vidéo variées, une plateforme dédiée telle que Sonix pourrait offrir un flux de travail plus homogène. Le choix ne se résume plus à opter pour un produit capable de transcrire ou non. Il s'agit désormais de choisir entre les fonctionnalités de transcription spécifiques aux applications de Microsoft et une plateforme spécialisée conçue autour de la transcription centralisée des contenus multimédias.
Questions fréquemment posées
Microsoft Copilot peut-il transcrire directement les fichiers audio importés ?
Microsoft 365 Copilot Chat n'est pas un service universel et autonome de transcription à partir de fichiers audio. Toutefois, les utilisateurs éligibles peuvent importer des enregistrements via Word Transcribe, et Microsoft propose également la transcription via Teams, OneNote et Capture dans Copilot Notebooks. La disponibilité dépend de l'application, de la plateforme, du compte, de la licence et des paramètres du locataire.
Copilot fonctionne-t-il avec les enregistrements réalisés sur Zoom ou Google Meet ?
Le flux de travail Copilot dédié aux réunions, déjà bien établi chez Microsoft, fonctionne dans Teams. Microsoft présente également une version préliminaire pour Windows de la fonctionnalité « Capture » dans Copilot Notebooks, qui permet de transcrire les réunions Zoom, Webex, Google Meet et celles organisées via un navigateur pour les utilisateurs de la version bêta d’Office Insiders. Cette fonctionnalité étant encore en phase de test, les entreprises doivent vérifier si elle est activée pour leurs comptes.
Quelles sont les limites de transcription pour les utilisateurs de Microsoft 365 ?
Microsoft précise que les abonnés Microsoft 365 éligibles peuvent importer jusqu’à 300 minutes d’enregistrements audio par mois via Word Transcribe. Les utilisateurs disposant d’une licence Microsoft Copilot peuvent importer jusqu’à 30 000 minutes par mois. Ces limites s’appliquent aux enregistrements audio importés dans Word Transcribe et ne doivent pas être considérées comme des limites générales valables pour toutes les fonctionnalités de transcription de Microsoft.
Quelle est la précision de la transcription de Microsoft par rapport à celle des outils spécialisés ?
Il n'existe pas de taux de précision unique valable pour l'ensemble des processus de transcription de Microsoft ou des solutions dédiées. Les résultats varient en fonction de la langue, de la qualité audio, des chevauchements entre locuteurs, des accents, des microphones utilisés et du vocabulaire spécialisé. Les entreprises doivent tester les deux options à l'aide d'enregistrements représentatifs et vérifier les transcriptions avant de s'y fier pour prendre des décisions cruciales.
Puis-je enregistrer les transcriptions de toutes les réunions Copilot ?
Pas automatiquement. Lorsque Teams Copilot est configuré sur “ Uniquement pendant la réunion ” et qu’aucune transcription n’est lancée, les données temporaires de reconnaissance vocale et l’historique des interactions de Copilot pendant la réunion ne sont pas disponibles après la réunion. Lorsque la transcription est activée, la transcription et l’accès à Copilot associé sont régis par les paramètres de l’organisation relatifs aux réunions, au stockage, aux autorisations et à la conservation des données.
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