von Microsoft 365 Copilot ist kein herkömmlicher eigenständiger Transkriptionsdienst, bei dem jeder Nutzer beliebige Audiodateien direkt in den Copilot-Chat hochladen und ein fertiges Transkript erhalten kann. Die Behauptung, Copilot könne Audiodateien überhaupt nicht transkribieren, trifft jedoch nicht mehr zu.
Microsoft bietet Sprach-zu-Text-Funktionen und Transkriptionen über verschiedene miteinander verbundene Microsoft 365-Anwendungen an, darunter Teams, Word, OneNote und Capture in Copilot Notebooks. Der genaue Arbeitsablauf hängt von der Anwendung, der Lizenz, dem Kontotyp, dem Gerät, den Mandanteneinstellungen und der Einführung der Funktionen ab.
Für Fachleute, die zuverlässige automatische Transkription, das Verständnis dieser Unterschiede kann Verwirrung im Arbeitsablauf verhindern.
Wichtigste Erkenntnisse
- Microsoft 365 Copilot Chat ist kein universeller, eigenständiger Dienst zum Hochladen und Transkribieren.
- Microsoft bietet eine Transkriptionsfunktion über Teams, Word, OneNote und Copilot Notebooks an.
- Die Funktion „Capture“ in Copilot Notebooks kann für berechtigte Nutzer persönliche Gespräche und Sprachnotizen transkribieren.
- Die Windows-Vorschau von Capture unterstützt Zoom-, Webex-, Google Meet- und browserbasierte Besprechungen.
- Mit „Word Transcribe“ können berechtigte Microsoft 365-Abonnenten monatlich bis zu 300 Minuten Audio hochladen.
- Benutzer mit einer Microsoft Copilot-Lizenz können über „Word Transcribe“ monatlich bis zu 30.000 Minuten hochladen.
- Teams Copilot kann während einer Besprechung mit vorläufigen Sprach-zu-Text-Daten arbeiten, auch wenn kein Transkript gespeichert wurde.
- Die Qualität der Transkription und der KI-Zusammenfassung kann je nach Audiobedingungen, Sprechern, Sprache und Terminologie variieren.
- Spezialisierte Transkriptionsplattformen bieten möglicherweise konsistentere dateibasierte Arbeitsabläufe, Tools zur Transkriptverwaltung und plattformübergreifende Unterstützung.
Die wichtigsten Funktionen von Microsoft Copilot im Überblick: Ist die Audio-Transkription enthalten?
Die Antwort hängt davon ab, welches Microsoft-Produkt oder welche Copilot-Funktion Sie meinen.
Die Standardoberfläche von Microsoft 365 Copilot Chat sollte nicht als spezielles Portal zum Hochladen von Transkriptionen betrachtet werden. Microsoft 365 umfasst jedoch mehrere damit verbundene Transkriptionsfunktionen.
In „Word Transcribe“ können berechtigte Benutzer Sprache direkt aufnehmen oder eine Audioaufnahme hochladen. Word erstellt ein mit Zeitstempeln versehenes Transkript und unterscheidet zwischen den einzelnen Sprechern. Das Transkript kann anschließend bearbeitet, in ein Dokument eingefügt oder als Word-Datei gespeichert werden.
In Teams kann Copilot die in Besprechungen geäußerten Äußerungen analysieren, Diskussionspunkte zusammenfassen, Maßnahmen vorschlagen und Fragen zur Besprechung beantworten. Je nach den Besprechungseinstellungen kann Copilot entweder mit einem gespeicherten Transkript arbeiten oder temporäre Sprach-zu-Text-Daten während des Anrufs verarbeiten.
Microsoft hat außerdem die Funktion „Capture“ in Copilot-Notebooks eingeführt. Für berechtigte gewerbliche Nutzer ermöglicht diese Funktion die Transkription von persönlichen Gesprächen und Sprachnotizen sowie das Speichern der daraus resultierenden Transkripte, Notizen, Fotos und wichtigsten Erkenntnisse in einem Copilot-Notebook. Die Verfügbarkeit wird nach Plattform und Kontotyp schrittweise eingeführt.
Der entscheidende Unterschied besteht daher nicht darin, dass Copilot keine Transkriptionsfunktion bietet. Vielmehr verteilt Microsoft die Transkription auf mehrere Anwendungen, anstatt einen einheitlichen, plattformunabhängigen Transkriptions-Workflow bereitzustellen.
Ein Vergleich der Funktionen von Microsoft Copilot und spezieller Audio-Transkriptionssoftware
Allgemeine Produktivitätshilfen und spezialisierte Transkriptionssoftware verschiedene Arbeitsabläufe hervorheben.
Die Tools von Microsoft integrieren die Sprachverarbeitung in Word-Dokumente, Teams-Besprechungen, OneNote und Copilot-Notebooks. Spezielle Transkriptionsplattformen konzentrieren sich in der Regel darauf, hochgeladene Audio- und Videodateien in einem zentralen Arbeitsbereich in bearbeitbare und durchsuchbare Transkripte umzuwandeln.
Zu den praktischen Unterschieden können gehören:
Direkter Upload von Audiodateien
- Microsoft: Available über unterstützte Anwendungen wie Word Transcribe und nicht allgemein über Copilot Chat.
- Spezielle Transkriptionsplattformen: In der Regel über einen zentralen Upload-Workflow verfügbar.
Plattformabdeckung
- Microsoft: Der Support variiert je nach Teams, Word, OneNote, Copilot-Notebooks, Geräteplattformen, Mandantentypen und Release-Kanälen.
- Spezielle Transkriptionsplattformen: Diese sind häufig so konzipiert, dass sie Aufnahmen aus verschiedenen Konferenz-, Aufzeichnungs- und Medientools verarbeiten können.
Lautsprecherverwaltung
- Microsoft: Die Sprecherunterscheidung und -kennzeichnung ist in einigen Transkriptionsanwendungen verfügbar.
- Spezialisierte Transkriptionsplattformen: Die Funktionen variieren, doch einige bieten Optionen zur Neuzuordnung von Sprechern, zur Benennung und zur Diarisierung.
Benutzerdefiniertes Vokabular
- Microsoft: Die AV1-TP4-Fähigkeit und die Implementierung variieren je nach Produkt.
- Spezielle Transkriptionsplattformen: Einige bieten benutzerdefinierte Wörterbücher oder Vokabelhilfen für Namen und Fachbegriffe an.
Exportoptionen
- Microsoft: Word kann Transkripte als Dokumente speichern, während Teams und andere Anwendungen über eigene Workflows für die Aufbewahrung und den Export verfügen.
- Spezialisierte Transkriptionsplattformen: Einige unterstützen Transkript-, Untertitel-, Bildunterschriften- und Dokumentformate über eine einzige Benutzeroberfläche.
Die Sprachfunktionen von Microsoft im Copilot-Chat sollten zudem von der Transkription unterschieden werden. Die Diktat- und Sprachchat-Funktionen ermöglichen es den Nutzern, mit Copilot zu sprechen, sind jedoch nicht unbedingt dazu gedacht, für jedes Gespräch ein dauerhaftes, veröffentlichungsreifes Transkript zu erstellen.
Warum Genauigkeit bei der Umwandlung von Audio in Text so wichtig ist
Die Qualität der Transkription wirkt sich auf jede spätere Verwendung der Inhalte aus. Erkennungsfehler können Zitate, Namen, Fachbegriffe, Entscheidungen und Maßnahmen verzerren.
Es gibt mehrere Faktoren, die die automatische Spracherkennung in der Regel beeinflussen:
- Hintergrundgeräusche und Aufnahmequalität
- Sich überschneidende Sprache
- Platzierung des Mikrofons
- Akzente und Sprechtempo
- Sprachauswahl
- Eigennamen und Fachbegriffe
- Die Anzahl der Redner
Die Genauigkeit der Spracherkennung sollte zudem von der Zuverlässigkeit der durch KI generierten Analyse getrennt betrachtet werden.
Ein Transkript kann Fehler bei der Worterkennung oder bei der Zuordnung der Sprecher enthalten. Eine aus diesem Transkript erstellte Zusammenfassung kann eine andere Art von Problemen mit sich bringen, wie beispielsweise das Auslassen von Kontext, die Übertreibung einer Schlussfolgerung oder die falsche Darstellung einer Entscheidung.
Microsoft rät den Nutzern, von KI generierte Ergebnisse zu überprüfen, bevor sie diese weitergeben oder darauf reagieren. Die gleiche Vorsicht ist bei jeder automatisierten Transkriptions- oder Zusammenfassungsplattform angebracht.
Bei Anwendungen mit hohen Anforderungen in den Bereichen Recht, Gesundheitswesen, Finanzen, Barrierefreiheit oder Compliance sollten Unternehmen die Ergebnisse anhand repräsentativer Audioaufnahmen bewerten und entscheiden, ob eine Überprüfung durch Menschen erforderlich ist.
Die Lücken: Wo Microsofts Ansatz bei der professionellen Audio-Transkription möglicherweise zu kurz greift
Microsoft bietet mittlerweile mehr Transkriptionsoptionen an, als im ursprünglichen Artikel erwähnt wurde, doch sein Ansatz kann für Teams, die ein einheitliches Transkriptionssystem suchen, nach wie vor Einschränkungen mit sich bringen.
Fragmentierte Anwendungsabläufe
Die Transkription wird auf Teams, Word, OneNote und Copilot-Notebooks verteilt. Funktionen, Einschränkungen und Verfügbarkeit können je nach Anwendung, Plattform, Mandant, Lizenz und Release-Kanal variieren.
Ein Team benötigt daher möglicherweise unterschiedliche Vorgehensweisen für hochgeladene Interviews, Live-Teams-Besprechungen, persönliche Gespräche und Anrufe über Drittanbieter.
Genehmigungs- und Verwaltungskontrollen
Für einige Funktionen von Copilot und Teams sind zusätzliche Lizenzen erforderlich. Unternehmen können zudem Teams-Richtlinien, Besprechungsvorlagen, Vertraulichkeitskennzeichnungen sowie Steuerungsoptionen für Aufzeichnungen und Transkriptionen nutzen, um festzulegen, auf welche Inhalte Benutzer zugreifen dürfen.
Das bedeutet nicht, dass jedes Unternehmen Entra ID, Exchange Online und Teams von Grund auf neu konfigurieren muss, bevor die Transkription funktioniert. Es bedeutet jedoch, dass die AVail-Fähigkeit im Unternehmen von den vom Administrator festgelegten Richtlinien abhängen kann.
Temporäre Teams für die Sprachverarbeitung
Teams bietet die Option “Nur während der Besprechung” an. In diesem Modus kann Copilot temporäre Sprach-zu-Text-Daten verarbeiten, ohne dass ein gespeichertes Transkript erforderlich ist.
Nach Beendigung der Besprechung sind nicht transkribierte Sprachdaten und der zugehörige Copilot-Interaktionsverlauf der Besprechung nicht mehr verfügbar. Wenn jemand mit der Transkription beginnt, bleibt Copilot möglicherweise für den transkribierten Teil der Besprechung verfügbar.
Organisationen, die durchsuchbare Archive benötigen, sollten sicherstellen, dass ihre Einstellungen für Aufzeichnung, Transkription, Speicherung, Zugriff und Aufbewahrung diesen Anforderungen gerecht werden.
Begrenzungen beim Hochladen von Word-Dateien
Microsoft gibt an, dass berechtigte Microsoft 365-Abonnenten über „Word Transcribe“ monatlich bis zu 300 Minuten Audio hochladen können. Nutzer mit einer Microsoft Copilot-Lizenz können monatlich bis zu 30.000 Minuten hochladen.
Hierbei handelt es sich um Beschränkungen für hochgeladene Audiodateien im Rahmen der „Word Transcribe“-Funktion, nicht um eine allgemeine Obergrenze, die für alle Microsoft-Sprach-zu-Text-Funktionen gilt.
Mehr als nur einfache Sprach-zu-Text-Umwandlung: Funktionen, auf die es bei KI-Transkriptionstools zu achten gilt
Moderne Transkriptionsplattformen bieten möglicherweise Funktionen, die über die Umwandlung von Sprache in Text hinausgehen.
- Sprecherzuordnung und -verwaltung kann Sprecher voneinander unterscheiden und den Nutzern dabei helfen, Namen zuzuordnen oder die Zuordnung zu korrigieren.
- Tools zur Erstellung benutzerdefinierter Vokabeln kann den Umgang mit Namen, Abkürzungen, Produktbegriffen und anderen Fachbegriffen verbessern.
- KI-gestützte Analyse kann dabei helfen, Themen, Stichworte, Zusammenfassungen oder andere strukturierte Erkenntnisse aus einem Transkript zu extrahieren. Da diese Ergebnisse von einer KI generiert werden, sollten sie anhand des Ausgangsmaterials überprüft werden.
- Mehrsprachige Unterstützung Das ist für organisationsübergreifend tätige Unternehmen von Bedeutung. Sonix bietet derzeit Transkriptions- und Übersetzungsdienste in mehr als 54 Sprachen an.
- Flexible Exportoptionen Teams die Möglichkeit geben, Transkripte in Arbeitsabläufen für die Dokumentenerstellung, Untertitelung, Bearbeitung und Veröffentlichung zu nutzen.
Auswahl einer Audio-Transkriptionssoftware: Wichtige Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt
Bei der Auswahl einer Transkriptionsplattform reicht es nicht aus, lediglich einen einzelnen, in der Werbung angegebenen Genauigkeitsprozentsatz zu vergleichen.
- Genauigkeitsprüfung Sie sollten repräsentative Aufnahmen aus Ihrem tatsächlichen Arbeitsablauf verwenden. Achten Sie dabei auf realistische Sprecher, Akzente, Fachbegriffe, Mikrofonbedingungen und Hintergrundgeräusche.
- Anforderungen an die Bearbeitung Dies ist wichtig, da alle automatisierten Transkripte möglicherweise korrigiert werden müssen. Prüfen Sie, wie einfach es für die Nutzer ist, Audioaufnahmen abzuspielen, Texte zu bearbeiten, Sprecher umzubenennen und durch Zeitstempel zu navigieren.
- Sicherheitsmaßnahmen sollten unter Berücksichtigung der Sensibilität des Materials bewertet werden. Zu den relevanten Aspekten können unabhängige Audits, Verschlüsselung, Authentifizierung, Zugriffsberechtigungen, Aufbewahrungsfristen, Löschkontrollen und vertragliche Anforderungen gehören.
- Auf der offiziellen Website von Sonix werden SOC 2 Typ II, AES-256-Verschlüsselung, SSO-Unterstützung und weitere Sicherheitsfunktionen aufgeführt. Unternehmen sollten dennoch die einschlägigen Unterlagen und Vertragsbedingungen im Hinblick auf ihre spezifischen Compliance-Anforderungen prüfen.
- Integrationsfähigkeit kann manuelle Übertragungen reduzieren. Prüfen Sie, ob die Plattform Ihre Konferenztools, Ihren Cloud-Speicher, Ihre Video-Workflows oder Ihre API-Anforderungen unterstützt.
- Benutzerfreundlichkeit beeinflusst die Akzeptanz. Ein zentralisierter, browserbasierter Prozess für das Hochladen, Bearbeiten und Exportieren lässt sich möglicherweise leichter standardisieren als Arbeitsabläufe, die auf mehrere Produktivitätsanwendungen verteilt sind.
Optimierung Ihres Arbeitsablaufs mit speziellen Transkriptionstools
Teams, die Aufzeichnungen aus verschiedenen Quellen verarbeiten, können von einem Transkriptionssystem profitieren, das speziell auf hochgeladene Audio- und Videodateien ausgelegt ist und nicht auf eine bestimmte Meeting-Plattform.
Je nach Anbieter und Tarif können spezielle Plattformen Folgendes bieten:
- Upload-Workflows für Aufzeichnungen, die von verschiedenen Anwendungen erstellt wurden
- Gemeinsame Arbeitsbereiche zur Organisation von Dateien und Transkripten
- Funktionen für die Zusammenarbeit
- Berechtigungen und Funktionen zur Benutzerverwaltung
- Durchsuchbare Abschriftenarchive
- Export von Untertiteln und Bildunterschriften
- APIs und Workflow-Automatisierung
Stellen Sie sich ein Vertriebsteam vor, das Zoom für externe Kunden, Teams für interne Besprechungen und aufgezeichnete Anrufe für die Nachbereitung nutzt. Microsoft kann Teile dieses Arbeitsablaufs über verschiedene Anwendungen unterstützen, doch eine zentralisierte Transkriptionsplattform könnte die Speicherung, Bearbeitung, Suche und Analyse einheitlicher gestalten.
Für qualitative Forscher kann die Speicherung von Interviews in einem einzigen, durchsuchbaren Transkript-Arbeitsbereich zudem die Kodierung, Überprüfung und Themenanalyse vereinfachen.
Wie Sonix die dateibasierte Transkription angeht
Sonix ist als zentrale Plattform für Transkription, Übersetzung, Untertitelung und Inhaltsanalyse konzipiert.
- Ablauf beim Hochladen und Transkribieren: Benutzer können unterstützte Audio- oder Videodateien hochladen und bearbeitbare Transkripte erstellen, ohne die Richtlinien für Teams-Besprechungen konfigurieren zu müssen.
- Flexibilität bei der Wahl der Aufnahmequelle: Die Dateien können aus Konferenzplattformen, Interviews, Podcasts, aufgezeichneten Anrufen, Medienprojekten oder anderen unterstützten Quellen stammen.
- Sicherheitsmerkmale: Auf der offiziellen Website von Sonix werden SOC 2 Typ II, AES-256-Verschlüsselung, SSO-Unterstützung und Maßnahmen zum Datenschutz in Unternehmen aufgeführt.
- KI-Analyse: Sonix bietet Tools zur Erstellung von Zusammenfassungen und zur Extraktion von Informationen aus fertigen Transkripten. Die von der KI generierten Ergebnisse sollten anhand der Originalaufnahme und des Transkripts überprüft werden.
- Mehrsprachige Unterstützung: Sonix wirbt derzeit mit Transkriptions- und Übersetzungsdiensten in mehr als 54 Sprachen.
Der entscheidende Unterschied besteht nicht darin, dass Microsoft keine Transkriptionsfunktionen bietet. Vielmehr stellt Sonix eine auf Transkription ausgerichtete Arbeitsumgebung bereit, die darauf ausgelegt ist, unterstützte Mediendateien aus verschiedenen Quellen über eine einzige Benutzeroberfläche zu verarbeiten.
Fazit: Die Wahl des richtigen Transkriptionsansatzes
Die Transkriptionsfunktionen von Microsoft wurden erheblich erweitert. Copilot kann gesprochene Besprechungsinhalte in Teams verarbeiten, während Word, OneNote und Copilot Notebooks zusätzliche Workflows für die Sprach-zu-Text-Umwandlung bieten.
Microsoft kann eine sinnvolle Wahl sein, wenn Sie:
- Ich arbeite bereits hauptsächlich mit Microsoft 365
- Ich benötige Zusammenfassungen der Teams-Besprechungen und Aktionspunkte
- Ich möchte Transkripte, die mit Word, OneNote oder Copilot-Notizbüchern verknüpft sind
- Stellen Sie sicher, dass die Lizenz- und Mietereinstellungen die erforderlichen Funktionen unterstützen
- Ich möchte die Besprechungsinhalte lieber innerhalb des Produktivitäts-Ökosystems von Microsoft aufbewahren
Eine spezielle Transkriptionsplattform ist möglicherweise die bessere Wahl, wenn Sie:
- Es wird eine einheitliche Schnittstelle für unterstützte Audio- und Videodateien benötigt.
- Empfangen Sie Aufzeichnungen von vielen verschiedenen Plattformen
- Zentrale Bearbeitung und Organisation der Zeugnisse erforderlich
- Benötigen Sie Workflows für Untertitel, Bildunterschriften, Dokumente oder APIs?
- Sie möchten Transkriptionsfunktionen, die nicht an eine bestimmte Meeting-Anwendung gebunden sind
- Ein durchsuchbares Archiv, das mehrere Aufzeichnungsquellen umfasst, wird benötigt
Für Organisationen, die mit unterschiedlichen Audio- und Videoquellen arbeiten, bietet sich eine spezielle Plattform wie Sonix könnte einen einheitlicheren Arbeitsablauf ermöglichen. Die Entscheidung fällt nicht mehr zwischen einem Produkt, das Transkriptionen erstellen kann, und einem, das dies nicht kann. Vielmehr geht es um die anwendungsspezifischen Transkriptionsfunktionen von Microsoft und eine spezialisierte Plattform, die auf der zentralisierten Transkription von Medien basiert.
Häufig gestellte Fragen
Kann Microsoft Copilot hochgeladene Audiodateien direkt transkribieren?
Microsoft 365 Copilot Chat ist kein universeller, eigenständiger Transkriptionsdienst für hochgeladene Audiodateien. Berechtigte Benutzer können jedoch Aufnahmen über „Word Transcribe“ hochladen, und Microsoft bietet zudem Transkriptionen über Teams, OneNote und Capture in Copilot Notebooks an. Die Verfügbarkeit hängt von den Einstellungen der Anwendung, der Plattform, des Kontos, der Lizenz und des Mandanten ab.
Funktioniert Copilot mit Aufzeichnungen aus Zoom oder Google Meet?
Der etablierte Copilot-Workflow für Besprechungen von Microsoft läuft in Teams. Microsoft dokumentiert außerdem eine Windows-Vorschau von „Capture“ in Copilot Notebooks, mit der für Office Insiders Beta-Nutzer Zoom-, Webex-, Google Meet- und browserbasierte Besprechungen transkribiert werden können. Da diese Funktion derzeit noch nur eingeschränkt verfügbar ist, sollten Unternehmen überprüfen, ob sie für ihre Konten aktiviert ist.
Welche Transkriptionsbeschränkungen gelten für Microsoft 365-Benutzer?
Microsoft gibt an, dass berechtigte Microsoft 365-Abonnenten über „Word Transcribe“ monatlich bis zu 300 Minuten Audio hochladen können. Nutzer mit einer Microsoft Copilot-Lizenz können monatlich bis zu 30.000 Minuten hochladen. Diese Beschränkungen gelten für in „Word Transcribe“ hochgeladene Audiodateien und sollten nicht als allgemeine Beschränkungen für alle Transkriptionsfunktionen von Microsoft angesehen werden.
Wie genau ist die Transkription von Microsoft im Vergleich zu speziellen Tools?
Es gibt keinen einheitlichen Genauigkeitswert, der für alle Transkriptionsworkflows von Microsoft oder spezialisierte Transkriptionsworkflows gilt. Die Ergebnisse variieren je nach Sprache, Audioqualität, Überschneidungen zwischen Sprechern, Akzenten, Mikrofonen und Fachvokabular. Unternehmen sollten beide Optionen anhand repräsentativer Aufnahmen testen und die Transkripte überprüfen, bevor sie diese als Grundlage für wichtige Entscheidungen heranziehen.
Kann ich die Transkripte aller Copilot-Besprechungen speichern?
Nicht automatisch. Wenn Teams Copilot auf “Nur während der Besprechung” konfiguriert ist und kein Transkript erstellt wird, sind temporäre Sprach-zu-Text-Daten und der Verlauf der Copilot-Interaktionen während der Besprechung nach Ende der Besprechung nicht verfügbar. Wenn die Transkription aktiviert ist, unterliegen das Transkript und der damit verbundene Copilot-Zugriff den Einstellungen der Organisation für Besprechungen, Speicherung, Berechtigungen und Aufbewahrung.
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