Cómo transcribir grabaciones de JustCall con Sonix

Tu equipo de ventas puede realizar docenas de llamadas a través de JustCall, generando conversaciones con los clientes que pueden aportar información valiosa para el negocio si tu equipo cuenta con una forma eficiente de analizarlas. La transcripción manual y la toma de notas pueden generar cuellos de botella, mientras que detalles importantes pueden quedar ocultos en archivos de audio que nadie tiene tiempo de volver a escuchar. Transcripción automática reduce esta dificultad al convertir las grabaciones descargadas de JustCall en texto que se puede buscar y editar, lo que facilita que los gerentes de ventas y otros equipos revisen más conversaciones sin tener que escuchar cada grabación completa.

Principales conclusiones

• Las grabaciones de voz de JustCall se pueden descargar y, posteriormente, transcribir automáticamente mediante plataformas basadas en inteligencia artificial, como Sonix
• La transcripción automatizada con identificación de hablantes ayuda a los equipos de ventas y de atención al cliente a analizar las conversaciones sin tener que escuchar cada llamada de principio a fin
• Los servicios de transcripción con certificación SOC 2 Tipo II pueden ofrecer medidas de seguridad adicionales para las conversaciones comerciales confidenciales
• Las herramientas de análisis de IA pueden extraer temas, opiniones, asuntos, entidades, resúmenes y medidas a tomar a partir de llamadas transcritas
• Sonix ofrece transcripción en más de 54 idiomas para equipos internacionales
• Las capacidades de integración permiten conectar las transcripciones con los sistemas de almacenamiento existentes, el CRM y otros flujos de trabajo empresariales
• Los equipos pueden elegir entre opciones de pago por uso y de suscripción, según su volumen de transcripción
• Las bibliotecas de transcripciones con función de búsqueda facilitan la búsqueda y revisión de las conversaciones entre los distintos equipos

Por qué la transcripción automática es esencial para los usuarios de JustCall

Los usuarios de JustCall pueden generar grandes volúmenes de grabaciones de llamadas —conversaciones de ventas, interacciones de soporte, sesiones de retroalimentación de clientes y otras comunicaciones que contienen información comercial útil—. El reto no es capturar estas conversaciones, sino extraer valor de ellas sin generar trabajo manual adicional.

Piensa en lo que pasaría sin la transcripción automatizada:

• Los representantes de ventas dedican más tiempo escribir notas de llamadas en lugar de enfocarse en las ventas y el seguimiento
• Los gerentes solo pueden revisar una pequeña parte de las llamadas en equipo, cuando hay que volver a escuchar cada conversación
• La información sobre los clientes permanece oculta en archivos de audio en los que es difícil realizar búsquedas
• Documentación de conformidad puede requerir trabajo manual adicional
• Colaboración entre equipos se vuelve más difícil cuando la información solo se encuentra en grabaciones

La transcripción automatizada cambia esta dinámica. Cuando tus grabaciones de JustCall se convierten en texto en el que se pueden realizar búsquedas, puedes buscar objeciones específicas de los clientes o temas concretos en todas las transcripciones. Los gerentes pueden revisar rápidamente las transcripciones en lugar de volver a escuchar las llamadas completas, mientras que los equipos que necesitan documentación cuentan con un registro de texto que pueden revisar y organizar.

Las transcripciones de las llamadas también brindan a los equipos más material para analizar con fines de capacitación en ventas, control de calidad del servicio al cliente, investigación de clientes y otros procesos de trabajo de la empresa.

Cómo elegir el mejor software de transcripción con IA para las grabaciones de JustCall

No todas las herramientas de transcripción manejan de la misma manera las grabaciones de llamadas de negocios. Al evaluar las opciones para tu audio de JustCall, enfócate en las capacidades que son importantes para los casos de uso profesionales. La plataforma adecuada debe ofrecer una transcripción confiable para tu terminología específica, procesar las grabaciones de manera eficiente, contar con controles de seguridad apropiados y adaptarse a tus flujos de trabajo existentes sin generar una complejidad innecesaria.

Características clave a las que hay que dar prioridad

• Precisión en la terminología empresarial: Busca plataformas que ofrezcan diccionario personalizado soporte que te permite agregar nombres de empresas, nombres de productos, términos técnicos y otro vocabulario específico de la industria.
• Identificación del orador: Las llamadas de negocios cuentan con varios participantes. Sonix detecta automáticamente los cambios de orador y divide el diálogo en párrafos etiquetados; los usuarios pueden revisar o cambiar el nombre de los oradores posteriormente.
• Exportación en varios formatos: Es posible que tus transcripciones deban integrarse en flujos de trabajo, sistemas de documentación o herramientas de subtitulado ya existentes. Sonix admite las exportaciones de texto y subtítulos más comunes, como DOCX, TXT, PDF, SRT y VTT.
• Velocidad de procesamiento: La transcripción automatizada puede eliminar el tiempo de entrega asociado a la transcripción manual. El tiempo de procesamiento varía según el archivo y otras condiciones, pero Sonix está diseñado para entregar transcripciones automatizadas rápidamente.
• Certificaciones de seguridad: Las llamadas de negocios pueden contener información confidencial. Revisa la política de tu proveedor de transcripción prácticas de seguridad, incluyendo certificaciones, encriptación y controles de acceso.

Consideraciones sobre la precisión frente al costo

La precisión de la transcripción varía según la calidad de la grabación, el ruido de fondo, los acentos, el habla superpuesta, la calidad del micrófono y la terminología. Los diccionarios personalizados pueden ayudar a mejorar el reconocimiento de palabras especializadas, pero el texto generado automáticamente debe revisarse cuando sea importante la formulación exacta.

Al evaluar las opciones, toma en cuenta tanto los costos directos de transcripción como la cantidad de revisión manual o de toma de notas que el sistema puede reducir.

Paso a paso: Cómo transcribir grabaciones de JustCall con Sonix

El proceso documentado para transferir una grabación completa de JustCall a Sonix consiste en descargar la grabación y luego subirla a Sonix para su transcripción automática.

Paso 1: Descarga tu grabación de JustCall

Ingresa a tu panel de control de JustCall y ve a tus registros de llamadas. Busca la llamada que quieres transcribir, selecciona el ícono de grabación y elige la opción para descargar la grabación.

JustCall guarda las grabaciones de voz como archivos MP3. JustCall también ofrece un punto de conexión de la API para descargar grabaciones de llamadas finalizadas, en caso de que tu organización desee crear un flujo de trabajo automatizado personalizado.

Paso 2: Sube el archivo a tu plataforma de transcripción

Sube tu archivo directamente a través de la interfaz de navegador de Sonix; no es necesario instalar ningún software en la computadora.

Sonix es compatible con:

• Carga directa de archivos desde tu computadora
• Importaciones desde servicios de almacenamiento en la nube, como Google Drive y Dropbox
• Enlaces de videos públicos compatibles
• Carga de varios archivos en cuentas paid

Al subir varias grabaciones a la vez, Sonix puede procesarlas como trabajos de transcripción independientes.

Paso 3: Configurar la transcripción

Antes de procesar tu grabación:

• Idioma: Selecciona el idioma o los idiomas que se hablan en la grabación
• Vocabulario personalizado: Selecciona un diccionario personalizado que contenga nombres de empresas, términos de productos o vocabulario especializado relevantes, si es necesario
• Identificación del orador: Sonix detecta automáticamente los cambios de orador durante la transcripción
• Marcas de tiempo: Sonix agrega automáticamente marcas de tiempo a nivel de palabra

Luego, comienza la transcripción.

Paso 4: Revisar y perfeccionar

Una vez que se haya completado la transcripción, el editor basado en navegador sincroniza la transcripción con la reproducción de audio, lo que facilita:

• Corregir las palabras reconocidas incorrectamente
• Ajustar las etiquetas de los altavoces
• Agregar notas o comentarios
• Edita o elimina manualmente las palabras de relleno cuando sea necesario
• Ve al audio correspondiente seleccionando el texto de la transcripción

Paso 5: Exportar e integrar

Descarga tu transcripción finalizada en el formato que requiera tu flujo de trabajo. Las opciones estándar de exportación del editor incluyen documentos de Word, TXT, PDF, SRT y VTT.

En el caso de los flujos de trabajo técnicos, la API de Sonix también puede devolver datos de transcripción en formato JSON con información sobre la duración y los hablantes.

Consejos comunes de optimización

Una mala calidad de audio puede reducir la precisión de la transcripción. Siempre que sea posible:

• Usa audífonos o micrófonos de buena calidad en lugar del altavoz
• Maintain: una conexión a Internet estable durante las llamadas
• Minimiza el ruido de fondo
• Graba en un ambiente tranquilo cuando tengas conversaciones importantes

Mejora las grabaciones de JustCall con análisis e información basada en IA

La transcripción puede ser el punto de partida para un análisis más profundo. Herramientas de análisis de IA puede convertir las transcripciones en información estructurada que resulte más fácil de revisar en grabaciones individuales o colecciones de archivos.

Lo que revela el análisis de IA

• Temas y asuntos: Identifica los temas recurrentes en las llamadas, como preguntas sobre precios, solicitudes de funciones, problemas de soporte técnico u otros temas de discusión.
• Análisis del sentimiento: Analizar el tono emocional de las conversaciones e identificar los cambios en el sentimiento a lo largo de una transcripción.
• Resúmenes y capítulos: Genera resúmenes y divide las transcripciones más largas en secciones con marcas de tiempo para facilitar la navegación por las grabaciones.
• Reconocimiento de entidades: Identifica a las personas, organizaciones, lugares, fechas y otras entidades nombradas que se mencionan en las transcripciones.
• Medidas a tomar y decisiones: Extraer información estructurada, como decisiones y acciones de seguimiento, de las conversaciones.

Aplicaciones prácticas

• Capacitación en ventas: Busca ejemplos de cómo los representantes manejan las objeciones y usa la transcripción junto con el audio original durante el entrenamiento.
• Comentarios sobre el producto: Analiza las conversaciones con los clientes para identificar temas recurrentes, solicitudes o quejas.
• Apoyo al control de calidad: Revisa las conversaciones con sentimiento negativo o temas recurrentes que puedan merecer una investigación más a fondo.
• Investigación sobre la competencia: Busca en las transcripciones o usa herramientas de análisis para localizar conversaciones en las que se mencionen competidores, productos o alternativas de mercado.

Transcripción segura y conforme a las normas para conversaciones confidenciales de JustCall

Las llamadas de negocios pueden contener información confidencial, como datos de clientes, detalles financieros, conversaciones estratégicas o información médica. Su proceso de transcripción debe proteger este contenido durante todo el proceso de procesamiento y almacenamiento.

Requisitos de seguridad para la transcripción comercial

• Estándares de cifrado: Sonix utiliza cifrado TLS para las transferencias y cifrado AES-256 para los datos almacenados.
• Controles de acceso: Los permisos basados en roles pueden restringir qué miembros del equipo pueden acceder a determinados archivos, carpetas y funciones.
• Certificación de seguridad: Sonix cuenta con la certificación SOC 2 Tipo II, y los controles de seguridad se someten a una auditoría independiente cada año.
• Opciones de residencia de datos: Sonix ofrece opciones de residencia de datos para clientes empresariales que tengan requisitos geográficos de almacenamiento de datos.

Consideraciones específicas de cada sector

• Bufetes de abogados: Los equipos jurídicos deben evaluar las plataformas de transcripción tomando en cuenta los requisitos de confidencialidad, los controles de acceso, las prácticas de seguridad y las políticas de su organización para el manejo de materiales privilegiados o confidenciales.
• Organizaciones de salud: Cuando las grabaciones contienen información médica protegida, pueden aplicarse los requisitos de la HIPAA. Medical Sonix ofrece un procesamiento que cumple con la HIPAA y puede firmar acuerdos de socio comercial con organizaciones de atención médica que cumplan con los requisitos.
• Servicios financieros: Las organizaciones deben asegurarse de que sus procesos de transcripción, retención, acceso y eliminación cumplan con los requisitos normativos aplicables a sus comunicaciones específicas y a su jurisdicción.
• Organizaciones de ventas: Las transcripciones de conversaciones que contengan información personal pueden estar sujetas a requisitos de privacidad. Las organizaciones deben implementar procedimientos adecuados de acceso, retención y eliminación, de acuerdo con las leyes que se aplican a sus datos.

Funciones colaborativas para las transcripciones de JustCall en Teams

La transcripción de llamadas ofrece un mayor valor cuando los equipos pueden trabajar juntos en el contenido. Las transcripciones individuales guardadas en carpetas separadas son útiles para los usuarios individuales; en cambio, las bibliotecas de transcripciones compartidas y con función de búsqueda facilitan la reutilización de la información en todo el equipo.

Creación de flujos de trabajo en equipo

• Carpetas compartidas: Organiza las transcripciones por equipo, proyecto o cliente para que los usuarios autorizados puedan acceder al historial de llamadas correspondiente.
• Comentarios y notas: Los miembros del equipo pueden agregar notas directamente a las transcripciones, lo que permite que los comentarios de revisión estén vinculados a la parte correspondiente de la conversación.
• Controles de permisos: Herramientas de colaboración Permite que los equipos administren el acceso a nivel de cuenta, carpeta o archivo, y controlen acciones como ver, editar, compartir, exportar o eliminar contenido.
• Integración con las herramientas existentes: Sonix ofrece integraciones, así como funcionalidades de Zapier, API y webhooks que permiten conectar los flujos de trabajo de transcripción con otros sistemas empresariales.

Centralización de la inteligencia conversacional

Cuando las llamadas de equipo se organizan en un sistema de transcripciones con función de búsqueda, los equipos pueden utilizarlas de varias maneras:

• Los gerentes de ventas pueden comparar cómo los representantes abordan las objeciones comunes de los clientes
• Los encargados de atención al cliente pueden revisar las conversaciones relacionadas con problemas recurrentes de los clientes
• Los equipos de producto pueden buscar solicitudes de funciones y comentarios que se repiten
• Los ejecutivos pueden buscar en las transcripciones temas estratégicos y cuestiones relacionadas con los clientes

Sonix permite realizar búsquedas de texto completo en transcripciones y carpetas, lo que facilita la localización de palabras y frases específicas.

Más allá de la transcripción: cómo aprovechar las grabaciones de JustCall para mejorar la accesibilidad

Las transcripciones pueden servir para fines que van más allá del análisis interno. La conversión de grabaciones a texto puede hacer que la información oral esté disponible en un formato adicional y generar nuevas oportunidades de contenido.

Accesibilidad

Las organizaciones deben evaluar las obligaciones de accesibilidad que se aplican a su contenido y a su público.

Subtítulos automáticos permiten a los equipos crear archivos de subtítulos, como SRT y VTT, para contenidos de video. Estos pueden ayudar a que los videos grabados sean más accesibles para los espectadores sordos o con problemas de audición, así como para los usuarios que prefieren leer los subtítulos mientras ven el video.

Reutilización de contenidos

Las grabaciones de llamadas pueden contener material útil que se puede reutilizar siempre y cuando se cumplan los permisos correspondientes y los requisitos de privacidad:

• Materiales de capacitación de Trai: Las conversaciones eficaces de ventas o de atención al cliente pueden servir como ejemplos de coaching
• Documentación: Las conversaciones sobre el éxito de los clientes pueden revelar preguntas recurrentes sobre el producto
• Contenido de mercadotecnia: Las cotizaciones aprobadas de los clientes o los casos de uso pueden servir como material de referencia
• Bases de conocimiento: Las transcripciones del servicio de soporte pueden ayudar a los equipos a identificar las preguntas que merecen una documentación formal

SEO y visibilidad

Las transcripciones publicadas permiten que el contenido hablado de los archivos de audio y video sea indexable como texto. Un Reproductor optimizado para SEO puede mostrar una transcripción con función de búsqueda junto con el contenido multimedia grabado, lo que permite a los visitantes y a los motores de búsqueda acceder al texto de la transcripción.

Comprender el valor del flujo de trabajo de transcripción

Los servicios de transcripción varían considerablemente en cuanto a su enfoque y las funciones que ofrecen. Ir más allá del costo directo del procesamiento puede ayudar a los equipos a comprender cómo una plataforma se integra en su flujo de trabajo general.

Consideraciones sobre el valor

Al evaluar soluciones de transcripción, ten en cuenta lo siguiente:

• Ahorro de tiempo: Calcula cuánto tiempo dedica actualmente tu equipo a volver a escuchar llamadas y a tomar notas
• Valor de los datos analíticos: Considera si las transcripciones con función de búsqueda facilitan el análisis de las conversaciones con los clientes
• Valor de la documentación: Compara la transcripción automatizada con el esfuerzo que requiere documentar las conversaciones manualmente
• Reducción de errores: Considera si una transcripción revisable reduce la dependencia de notas manuscritas incompletas

Sonix ofrece opciones flexibles, entre las que se incluyen la transcripción de pago por uso para necesidades ocasionales y los planes de suscripción Core, Advanced y Pro, que incluyen horas de transcripción y traducción, uso de AI Workspace, almacenamiento y funciones adicionales para la cuenta.

Por qué Sonix facilita la transcripción de JustCall

Si bien existen varias opciones de transcripción, Sonix combina la transcripción automatizada con funciones de edición, análisis, búsqueda, colaboración, seguridad e integraciones de flujos de trabajo.

Sonix puede ayudar a las empresas a trabajar con las grabaciones descargadas de JustCall mediante:

• Transcripción con IA con soporte de diccionario personalizado para terminología especializada
• Edición basada en navegador que sincroniza la reproducción con el texto de la transcripción
• Análisis basados en IA para resúmenes, temas, opiniones, asuntos, entidades y otros datos estructurados
• Más de 54 idiomas de transcripción para equipos multilingües
• SOC 2 Tipo II certificación con cifrado TLS en tránsito y cifrado AES-256 en reposo
• Formatos de exportación flexibles, entre los que se incluyen DOCX, TXT, PDF, SRT y VTT, con JSON disponible a través de la API
• Colaboración en equipo con carpetas compartidas, notas, recursos compartidos y controles de permisos
• Más de 30 integraciones además de la automatización de flujos de trabajo mediante Zapier, API y webhooks

Sonix va más allá de la conversión de voz a texto. Sus capacidades de análisis con inteligencia artificial pueden ayudar a los equipos a resumir conversaciones, identificar temas recurrentes, analizar el sentimiento, detectar temas y entidades, y extraer información estructurada de las transcripciones.

Los precios actuales incluyen una opción de pago por uso de $10 por hora, así como planes de suscripción Core, Advanced y Pro para usuarios con necesidades recurrentes de transcripción. Comienza con Sonix para ver cómo el flujo de trabajo se adapta a las necesidades de tu equipo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo transcribir las grabaciones de JustCall en tiempo real?

El flujo de trabajo que se describe aquí es para grabaciones completas de JustCall: descarga la grabación de JustCall y súbela a Sonix para su transcripción. Sonix también ofrece transcripción en tiempo real a través de su API, pero utilizar esa funcionalidad con JustCall requeriría una integración técnica específica, en lugar del proceso estándar de descarga y carga.

¿Qué tan precisa es la transcripción automatizada de llamadas telefónicas?

La precisión varía según la calidad de la grabación, el ruido de fondo, el habla superpuesta, los acentos, la calidad del micrófono y la terminología especializada. Sonix indica que su transcripción automatizada suele oscilar entre el 85% y el 99%, dependiendo de la calidad del audio, y que los diccionarios personalizados pueden mejorar el reconocimiento de nombres de empresas, términos técnicos y otro vocabulario especializado.

¿Qué formatos de archivo puedo usar para las transcripciones de JustCall?

JustCall guarda las grabaciones de voz completas como archivos MP3, un formato compatible con Sonix para la transcripción. Sonix también acepta muchos otros formatos comunes de audio y video. Una vez que la transcripción está lista, las opciones estándar de exportación del navegador incluyen TXT, DOCX, PDF, SRT y VTT, mientras que los datos de la transcripción en formato JSON están disponibles a través de la API de Sonix.

¿Están seguros mis datos de grabación de JustCall durante la transcripción?

Sonix cuenta con la certificación SOC 2 Tipo II y utiliza cifrado TLS para las transferencias de datos y cifrado AES-256 para los datos en reposo. Además, ofrece permisos basados en roles y controles de seguridad adicionales para las cuentas de equipo. Las organizaciones que manejan grabaciones confidenciales deben revisar la documentación de seguridad actual de Sonix y confirmar que la plataforma cumpla con sus propios requisitos legales, contractuales y regulatorios antes de subir datos.

¿Funciona la transcripción automática para llamadas en varios idiomas?

Sí. Actualmente, Sonix ofrece transcripción en más de 54 idiomas y también puede transcribir archivos que contengan varios de los idiomas compatibles, siempre y cuando se seleccionen los idiomas correspondientes. Las transcripciones finalizadas pueden traducirse a los idiomas de destino compatibles para flujos de trabajo multilingües.

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