10 Temel Sanal Toplantı Adabı Kuralı

Sanal toplantılar için toplantı görgü kuralları söz konusu olduğunda, ne beklemeniz gerektiğini bilmek önemlidir. Sanal toplantılar tam olarak yeni değildir, ancak uzaktan işgücünün büyümesi, birçok profesyonelin toplantıları yürütmenin ve toplantılara katılmanın yeni yollarını öğrenmesini gerektirmiştir. 

Peki sanal görgü kurallarını öğrenmek neden önemli ve hangi kurallara uymalısınız? Bu makalede, sanal toplantılar hakkında bilmeniz gereken her şeyi tartışacağız. 

Sanal Toplantı Görgü Kurallarının Önemi

İnsanlar doğaları gereği sosyaldir ve toplantılar herhangi bir yapı veya uyulması gereken kurallar olmadan hızla kontrolden çıkabilir. Örneğin, profesyonel toplantılar için temel kurallar, katılımcıların sorumlu davranmasını, birbirlerine saygılı davranmasını ve eldeki işe odaklanmasını gerektirir.

Bununla birlikte, sanal toplantıların bir miktar anonimlik sağladığını, kuralları gevşettiğini veya yanlış davranışlar için gerçek dünya sonuçlarının olmadığını düşünmek kolaydır. Ancak bunların hiçbiri doğru değildir.

Sanal ortamda toplantı yaparken bile çevrenizdekilere saygı duymak ve herkesin zamanının değerli olduğunu bilmek önemlidir. Görgü kurallarına uyarak, zaman kaybına neden olan uygunsuz davranışlardan kaçınabilir ve ekiplerinizin üretkenliğini artırabilirsiniz. 

Sanal Toplantılar için 10 Kural 

Ne zaman sanal bir toplantıya katılsanız, sizden belirli şekillerde görünmeniz ve davranmanız beklenir. Birçok kural sağduyuya dayanır - eğer yüz yüze bir toplantıda yapmazsanız, sanal bir toplantıda da yapmayın.

Bununla birlikte, sanal toplantı alanı, birinin sözünü kesmemek veya ofise uygun gömleğinizle pijama altı giymemek gibi temel sosyal normları bile göz ardı etmenize neden olabilecek rahat bir tutumu davet eder. Dijital iletişim araçlarının kullanımına özgü kurallar da vardır. İşte kolaylaştırılmış sanal toplantılar için bazı temel kurallar. 

1. Tüm Ekipmanların Çalıştığından Emin Olun

Teknik aksaklıklar sanal bir toplantının ilerleyişini hızla rayından çıkarabilir ve bunlara neden olan kişi siz olmak istemezsiniz. Bundan kaçınmanın en iyi yolu önceden plan yapmaktır. Toplantıdan çok önce kameranızı, mikrofonunuzu ve hoparlörlerinizi kontrol etmek için bir test çalıştırması yapın, böylece her şeyin çalıştığını bilirsiniz veya endişelerinizi gidermek için zamanınız olur.

Sanal toplantı normları, örneğin mikrofonunuzu sessize almanızı, kameranızı kapatmanızı veya yan sohbetlere katılmanızı da talep edebilir. Toplantıyı aksatmadan basit görevleri tamamlayabilmeniz için platforma aşina olduğunuzdan emin olun.

Toplantı sahibi sizseniz, toplantının yolunda gitmesini sağlamak için tüm araçların nasıl çalıştığını da öğrenmeli, gerekirse moderatörlük yapmalı ve karşılaşabilecekleri teknik sorunlarda diğerlerine yardımcı olmalısınız.

2. Arka Planınızı Seçin

Sanal toplantılara katıldığınızda görünüşünüz hakkında endişelenmeniz doğaldır, ancak çevrimiçi toplantı görgü kuralları ile başlayıp bitmez senin Görünüm. Ayrıca arka planınızın görünümünün profesyonel, temiz ve derli toplu olduğundan emin olmanız gerekir.

Ev ofisinize veya sanal toplantılara katılmak için ayırdığınız alana baktığınızda, yanlış bir şey görmeyebilirsiniz. Ancak toplantıdan önce arkanızda ne olduğunu görmek için her zaman ekrandaki görüntünüze baktığınızdan emin olmalısınız.

Dağınık bir kitaplık, kişisel fotoğraflar, uygunsuz sanat eserleri ve hatta kötü aydınlatma yerleşimini aniden fark edebilirsiniz. Bu unsurlar olumlu bir profesyonel ifade oluşturmaz ve kamerada göze batabilir. Yumuşak aydınlatmalı, temiz ve düzenli bir arka plan her zaman en iyisidir.

3. Hazırlıklı Gelin

Yüz yüze bir toplantıya hazırlıksız gelmek kabul edilemez; aynı ilke sanal toplantı görgü kuralları için de geçerlidir. İster sunum yapıyor ister bir tartışmaya katılıyor olun, birileri sizi zaten bilmeniz gereken konularda bilgilendirirken herkesi bekletmek haksızlıktır. 

Toplantıdan önce durum tespiti yaptığınızdan emin olun. Bu, takviminizde ilgili materyalleri gözden geçirmek için zaman ayırmak, sunumunuzu önceden hızlıca gözden geçirmek veya sadece tartışacağınız konular hakkında okumak anlamına gelebilir. İster sanal ister yüz yüze olsun, herhangi bir toplantıya hazırlıksız gitmek sizi iş arkadaşlarınız ve üstleriniz nezdinde kötü bir duruma düşürür. 

4. Uygun Şekilde Giyinin

Uzaktan çalışmanın birçok faydası vardır. Yeni başlayanlar için, artık trafikte oturmak veya işe gidip gelirken geç gelen trenlerle uğraşmak zorunda değilsiniz. Ayrıca evinizin rahatlığında, tercihlerinizi yansıtan ve rutininize uyan rahat bir ortamda çalışabilirsiniz. 

Ancak, iş arkadaşlarınızla kamera karşısında etkileşime geçme zamanı geldiğinde çok rahat olmak istemezsiniz. Sonuçta, sanal toplantılar için toplantı normları, görgü kuralları ve beklentiler söz konusu olduğunda yüz yüze toplantılardan gerçekten farklı değildir. Bu, gardırobunuzla başlar.

Sanal bir toplantıya her zaman gerçek dünyadaki bir toplantıyla aynı şekilde davranmalı ve profesyonel kıyafetler giymelisiniz. Ancak sadece belden yukarısı için uygun giyinmeyin. Hepimiz, görünüşte iyi giyimli bir profesyonelin bir kamera hatasıyla karşılaştığı ve alt yarısının yalnızca eşofman veya pijamayla kaplı olduğu komik videolar görmüşüzdür. Bu kolay hatanın kurbanı olmayın. Toplantı sırasında işinize uygun alt giysiler giyin ve toplantı biter bitmez en sevdiğiniz eşofmanlarınıza geri dönebilirsiniz! 

5. Zamanında Varmak

Ofisteki bir toplantıya başladıktan sonra girmezsiniz ve uzaktan toplantı görgü kuralları sanal toplantılara da zamanında gelmenizi gerektirir. Aslında, toplantı bilgilerini girmek ve toplantı sahibinin herkesi içeri alması zaman alabileceğinden, muhtemelen birkaç dakika erken gelmelisiniz. 

Erken gelmek, toplantının zamanında başlamasını ve gösteriyi geciktirmemenizi veya halihazırda devam eden bir etkinliği kesintiye uğratmamanızı sağlar. Ayrıca, toplantıların ilk birkaç dakikası genellikle sosyalleşmek içindir. İş arkadaşları hafta sonları hakkında konuşabilir veya yakın zamanda gittikleri eğlenceli bir etkinliği tartışabilirler. Bu birkaç dakika, iş arkadaşlarınız ve müşterilerinizle bağ kurmak için çok önemlidir ve bunu kaçırmak istemezsiniz! 

6. Dikkat Dağınıklığını Ortadan Kaldırın

Sanal toplantı görgü kuralları, dikkatinizi konuşmacıya/sunucuya vermenizi ve süreci aksatmamanızı gerektirir. Ne yazık ki, ev ortamında her türlü potansiyel dikkat dağıtıcı unsur vardır. İster kediniz zoom yapmış olsun ister çocuğunuz evde hasta olsun, dikkat dağıtma potansiyeli yüksektir. Peki bunlardan nasıl kaçınabilirsiniz?

Telefonunuz, bilgisayarınız, tabletiniz vb. dahil olmak üzere tüm dijital cihazlarınızdaki bildirimleri sessize alarak başlamak iyi bir başlangıç olabilir. Hazır başlamışken, dikkatinizi vermeniz gereken zamanlarda göz atmak isteyebileceğiniz e-posta, mesajlaşma uygulamaları ve web siteleri için tüm sekmeleri kapatın.

Çocuklar, evcil hayvanlar ve trafik gibi çevresel gürültüler konusunda endişelenmek için nedeniniz varsa, toplantıya katılmadan önce tüm pencere ve kapıları kapatın. Son olarak, mümkünse toplantınızdan önce veya sonra yemek yemeyi planlayın. Sesiniz kapalı olsa bile, kamera karşısında yemek yemek dikkatinizi dağıtabilir.

7. Mikrofonunuzun Sesini Kapatın

Sanal bir toplantıya kıyafet, davranış ve benzeri açılardan yüz yüze bir toplantı gibi davranmak iyi bir kural olsa da, sanal toplantılar için ortama özgü bazı normlar vardır. Örneğin, konuşmadığınız sürece mikrofonunuzun sesini kapatmak sağduyulu bir davranıştır. Bu, ortam gürültüsünün veya yapabileceğiniz herhangi bir gürültünün (öksürme veya yazma gibi) devam etmekte olan toplantıyı kesintiye uğratmamasını sağlar.

Kameranız söz konusu olduğunda, bir şey olmadıkça onu her zaman açık tutmak en iyisidir. Bu, profesyonelliğin yanı sıra orada bulunma isteğinizi de gösterir. Toplantılara genellikle kameranız kapalıyken katılıyorsanız, bu sizin hakkınızda tek bir şey söyler - orada olmak istemediğiniz. Mümkün olduğunca toplantı süresince kameranızı açık tutun, ancak konuşma zamanı gelene kadar sesinizi kısın. 

8. Dikkatinizi Verin

Bu, sanal toplantılar için en önemli kurallardan biridir. Bir toplantının amacı bilgi vermek, tartışmayı teşvik etmek ve iş arkadaşları arasında işbirliğini desteklemektir. Bu bariz bir kural gibi görünebilir, ancak evden çalışırken dikkatinizin dağılması kolaydır. 

Sosyal medyayı kontrol etmekle, web'de gezinmekle, başka işler yapmakla, iş arkadaşlarınızla konu dışı sohbet etmekle veya sadece dikkatinizi dağıtmakla meşgulseniz, önemli bilgileri kaçırırsınız ve sonuçta ortaya çıkan tartışmalara katılamazsınız. Daha da kötüsü, bu durum verilen görevleri tamamlama becerinizi etkileyebilir. İş arkadaşlarınızın bu sunum için çok çalıştığından ve hak ettiği ilgiyi göstermenizin önemli olduğundan bahsetmiyorum bile. 

9. Mesajlaşmayı Konuyla İlgili Tutun

Özellikle sorularınız varsa, açıklığa kavuşturmanız gerekiyorsa veya ekleyeceğiniz bilgiler varsa, katılımcılarla yan konuları tartışmanın yanlış bir tarafı yoktur. Bununla birlikte, yan sohbetlerin tamamen sosyalleşmeye dönüşmesine izin vermemelisiniz. Toplantınızın bir amacı vardır ve çok fazla yan konuşma toplantının uzamasına veya gerekli konuların hiç ele alınmamasına neden olabilir. 

Mesajlarınızı kısa ve elinizdeki toplantıyla ilgili tutun. Eğer bir konu toplantıdan uzaklaşmaya başlarsa ve hedefinize ulaşılamazsa, bu konuyu daha sonra ele almak için bir takip görüşmesi planlayın. Ne kadar konuyla ilgili olursanız olun bazı toplantılar her zaman uzayacak olsa da, çoğu zaman toplantılar yapılandırılmış ve disiplinli mesajlarla güzel bir şekilde bağlanabilir. 

10. Konuşurken Katılım Sağlayın

Toplantıyı yönetmekle mi görevlisiniz yoksa gündemin bir parçası olarak sunum yapmak üzere mi seçildiniz? Belki de sadece soru soruyor ya da bir grup tartışmasına katılıyorsunuz. Girdi düzeyiniz ne olursa olsun, dinleyicilerinizle bağlantı kurmaya çalışmalısınız. 

İster sunum yapıyor, ister tartışmayı yönetiyor veya yorum yapıyor olun, kameraya bakın (ekrandaki görüntünüze değil) ve net konuşun. Kıpırdanmaktan, telefonunuza veya notlarınıza bakmaktan ya da diğer dikkat dağıtıcı davranışlardan kaçının. Burada olduğunuzu, hazır bulunduğunuzu ve dinlemeye değer fikirleriniz olduğunu açıkça belirtmek istersiniz. 

5 Toplantı Sahipleri için Ek Sanal Toplantı Kuralları

Yukarıdaki çevrimiçi toplantı görgü kuralları uzaktan bir toplantıya katılan herkes için geçerli olsa da, özellikle toplantı sahipleri için geçerli olan bazı kurallar vardır. Sanal bir toplantıya ev sahipliği yaptığınızda örnek olmalısınız. Uygun şekilde giyinerek ve profesyonelce davranarak, katılan herkes için beklentileri belirlemeye yardımcı olursunuz.

Bununla birlikte, toplantıdan siz sorumlusunuz, bu da işlemlerin başarılı olmasını ve değerli çalışma zamanınızı boşa harcamamanızı sağlamak için birkaç ekstra adım atmanız gerektiği anlamına gelir. İşte her sanal toplantı sahibinin uyması gereken beş temel kural.

1. Bir Gündem Sağlayın

Herkesin zamanına saygı duymak için, toplantıyı rayında tutacak bir gündem oluşturun. Toplantı boyunca gerçekleştirmeyi umduğunuz hedefleri oluşturarak işe başlayın. Buradan, istediğiniz sonuçları elde etmenize ve zamanı akıllıca kullanmanıza yardımcı olacak bir gündem derleyebilirsiniz.

Gündemi katılımcılarla önceden paylaşmak iyi bir sanal toplantı adabıdır, böylece ne beklemeleri gerektiğini bilirler ve gerekirse hazırlanmak için zamanları olur (örneğin tartışmalara katılmak için temel materyalleri gözden geçirmek gibi). Gündeminiz tanışma ile başlayabilir, listelenen konuları kapsayabilir, sorular/tartışma için zaman ayırabilir ve kısa bir özet ve talimatlar veya ödevler ile sona erebilir.

2. Temel Kuralları Belirleyin

Ev sahibi olarak, toplantının sorunsuz ve ayrılan süre içinde yürütülmesini sağlamak sizin görevinizdir. Önceden temel kurallar belirlemek herkesin yolunda gitmesine yardımcı olur. Konuşmacı hariç herkesin sesini mi kapatacağınıza yoksa tartışma için mikrofonların açık olmasına mı izin vereceğinize karar vermelisiniz.

Toplantı sırasında veya sonrasında soru alacak mısınız? İnsanların erken ayrılmasına izin veriliyor mu? Toplantı uzarsa ayrılabilirler mi? Sanal toplantı temel kuralları etkinliğe göre değişebilir, bu nedenle bunları önceden belirtmek en iyisidir.

3. Mümkün Olduğu Kadar Kısa Tutun

Toplantıların uzunluğuyla ilgili belirlenmiş bir sanal toplantı normu yoktur, ancak toplantılar ne kadar uzun sürerse, katılımcıları meşgul etme olasılığınız o kadar azalır. Sonuçta, insanlar zihinleri dağılmaya başlamadan önce sadece bu kadar uzun süre konsantre olabilirler.

Dikkat süresi her bireye özgü olmakla birlikte, toplantıları bir saatle sınırlı tutmaya çalışmak iyi bir kuraldır. Ancak bu her zaman mümkün olmayabilir. Bazen, çok fazla bilgiyi ele almak veya karmaşık bir konuyu tartışmak için uzun bir toplantı düzenlemekten başka seçeneğiniz yoktur. Daha uzun tartışma süreleri gerektiren toplantılarınız varsa, beş dakikalık hızlı molalar için zaman ayırdığınızdan emin olun. Bu, katılımcıların esnemesine, bir şeyler atıştırmasına veya tuvaleti kullanmasına olanak tanıyacaktır. 

4. Toplantınızı Rayında Tutun

Daha önce de belirtildiği gibi, herkesin zamanı değerlidir, bu nedenle toplantınızı rayında tutmak önemlidir. Süreyi aşmadığınızdan emin olmak için gözünüz saatte olsun ve toplantı boyunca sabit bir tempoyu korumaya çalışın. Sorular veya tartışmalar işlemleri geciktiriyorsa, tüm gündem maddelerini ele aldığınızdan emin olmak için bunları sona saklayın. Dikkat dağınıklığı neredeyse her zaman olacaktır, ancak bunları planlarsanız, kesintileri en aza indirebilir ve toplantıyı zamanında bitirebilirsiniz.

5. Mevcut Olun

Toplantı sahibi olarak, kapıcı ve moderatör sizsiniz, bu da ayrılamayacağınız anlamına gelir. Acil bir durum ortaya çıkarsa, toplantıyı sonlandırın ve yeniden başlatma görevini başka birine devredin. Başlattığınız bir oturumu terk etmek kötü bir uzaktan toplantı görgü kurallarıdır. 

Bu kural sadece fiziksel olarak mevcut. Zihinsel olarak da hazır bulunmalısınız. Bunu yakından dinleyerek, katılımcıların duygularını dikkate alarak ve soruları onlara yardımcı olabilecek şekilde düşünerek yapabilirsiniz. Toplantınızdaki herkes fiziksel olarak hazırdır, ancak siz onların daha fazla hazır olmalarına yardımcı olabilirsiniz dikkatle örnek olarak sunun. 

Sonix Sanal Toplantı Adabını Nasıl İyileştirebilir?

Bir toplantı sırasında dikkati dağıtan en büyük unsurlardan biri not almaktır. Çalışanların daha sonra kullanmak üzere toplantıyı kaydetmek istemeleri takdire şayan olsa da, bu büyük bir dikkat dağıtıcı olabilir ve önemli bilgileri kaçırmalarına neden olabilir. Bu sorunu ortadan kaldırmanın harika bir yolu, çalışanların bilgiye daha sonra erişebilmesi için diyalogları kaydetmek, yazıya dökmek ve hatta tercüme etmektir.

Sonix'in gelişmiş otomatik transkripsiyon yazılımı sanal toplantıları yakalamak ve çalışanların tekrar başvurması için yazıya dökmek için uygun, doğru ve uygun fiyatlı bir yol sunar. Yazıya dökülen içeriği aranabilir hale bile getirebilirsiniz ve çeviriler uluslararası ofislerle paylaşmanıza olanak tanır.Sanal toplantılarda görgü kurallarını ve etkinliği geliştirmek istiyorsanız, Sonix'i bir ücretsiz deneme veya Bize ulaşın bugün daha fazla bilgi edinmek için.