Een online vergadering opnemen

Het opnemen van online vergaderingen kan helpen om belangrijke discussies, beslissingen en presentaties eenvoudig terug te kijken. Je kunt waardevolle vergaderinhoud opnemen voor toekomstige referentie, training of om teamleden die niet aanwezig konden zijn op de hoogte te houden.

Nu steeds meer mensen op afstand werken en online samenwerken, is de vraag naar het opnemen van virtuele vergaderingen aanzienlijk toegenomen. Hoewel ingebouwde opnamefuncties in vergaderapps handig zijn, hebben ze vaak beperkingen, zoals beperkte toegang tot de opnamefunctie, opnames die achter een betaalmuur zijn vergrendeld of een ondermaatse opnameresolutie.

Als je op zoek bent naar volledige controle over je online vergadersessies, kunnen tools van derden een waardevolle aanwinst zijn voor je bedrijf.

Dit gezegd hebbende, zijn hier alle verschillende methoden die je kunt gebruiken om online vergaderingen op te nemen.

Wat is een online vergadering opnemen?

Online opnemen van vergaderingen legt audio, video en alles wat op het scherm wordt gedeeld door de deelnemers aan de vergadering vast. Hierdoor kunt u de volledige inhoud van de vergadering later bekijken en delen voor referentie, training of samenwerking.

Hier zijn een paar belangrijke voordelen van het opnemen van een online vergadering.

Creëert een Lasting Record: Opnames documenteren precies wat er tijdens vergaderingen is besproken en besloten. Dit dient als een objectieve referentie die kan worden bekeken wanneer dat nodig is in plaats van alleen te vertrouwen op notities of geheugen.
Maakt vergaderingen deelbaar: Mensen die niet in staat zijn om een live vergadering bij te wonen, kunnen de opname bekijken om weer op de hoogte te blijven. Opnames stellen je ook in staat om de inhoud van een vergadering eenvoudig te delen met andere belanghebbenden.
Levert materiaal voor toekomstig gebruik: Opnames van vergaderingen kunnen worden omgezet in trainingsvideo's, presentaties of andere content. Belangrijke momenten kunnen worden uitgeknipt en gedeeld om belangrijke informatie te benadrukken.

Waar kun je online vergaderingen opnemen?

Er zijn twee manieren om online vergaderingen op te nemen.

De eerste is via de ingebouwde opnamefunctie die wordt meegeleverd met de meeste online vergaderplatformen zoals Google Meet, Zoom en Microsoft Teams.

Deze opties hebben echter bepaalde beperkingen die ze ongeschikt maken voor zakelijk gebruik.

Ten eerste zijn de opnameopties voor de meeste van deze tools vergrendeld achter een betaalmuur. Als je een gratis account gebruikt, is de kans groot dat je je vergaderingen niet mag opnemen zonder een upgrade.

Ten tweede is de opnameresolutie van deze vergadertools beperkt. Google Meet en Microsoft Teams kunnen opnemen in 1080p resolutie, wat ideaal is voor de meeste scenario's. Als je echter van plan bent om die vergadering opnieuw af te spelen op een groter scherm of een projector in een vergaderruimte, dan is de 1080p resolutie niet genoeg.

Aan de andere kant krijg je met een gratis account op Zoom alleen een 360p opname van je vergadering, die zelfs op kleine laptopschermen onscherp is.

Ten derde zijn de bestandsformaten die worden aangeboden door vergaderhulpmiddelen vaak beperkt. Als je de video na de vergadering moet bewerken, zijn je opties mogelijk beperkt door de ontoereikende extensie-ondersteuning die deze tools bieden.

Als je deze beperkingen wilt omzeilen, kan het helpen om over te schakelen op een tool van derden.

Hier lees je hoe je een online vergadering opneemt met tools van zowel de eerste als de derde partij.

Online vergaderingen opnemen in 5 stappen

Hier zijn vijf snelle stappen om je online vergadering op te nemen.

Stap 1: Gebruik het ingebouwde opnamegereedschap

Controleer eerst of je vergaderplatform een ingebouwde opnamefunctie heeft of dat je er toegang toe hebt. Met veel populaire tools zoals Zoom, Microsoft Teams en Google Meet kun je vergaderingen rechtstreeks in de app opnemen.

Zoek naar een "Opnemen" knop in de bedieningselementen van de vergadering of raadpleeg de ondersteuningsdocumentatie van het platform om te zien of de opname optie beschikbaar is en hoe deze te gebruiken.

Als de beperkte veelzijdigheid van de ingebouwde opnametools voldoende is voor jouw gebruik, sla dan gerust de rest van de stappen over.

Stap 2: Gebruik een opnametool van derden

Als je platform geen ingebouwde opname heeft of als je de beperkingen die we hierboven vermeldden wil vermijden, moet je kiezen voor een opnametool van derden. Schermopnamesoftware zoals L o om, Camtasiaof OBS Studio Hiermee kun je je scherm, audio en webcam opnemen tijdens vergaderingen op elk platform. Deze tools bieden functies zoals onbeperkte opnametijd, bewerkingsopties en als je een tool zoals OBS gebruikt, ook geen kosten.

In dit artikel laten we je zien hoe je een opnamestudio kunt opzetten met OBS.

Stap 4: Toestemming verkrijgen van deelnemers

Het opnemen van een Google Meet-sessie lijkt misschien onschuldig, maar afhankelijk van je locatie kun je lokale privacywetten overtreden.

In de Verenigde Staten werkt de Electronic Communications Privacy Act (ECPA) met een 'een-partij-toestemmingsregel'. Dit betekent dat iedereen die deelneemt aan het gesprek, inclusief degene die opneemt, wettelijk toestemming kan geven voor de opname.

In sommige staten, zoals Californië, Connecticut, Florida, Illinois en Maryland, geldt echter een wet met 'toestemming van twee partijen'. Dit vereist formele toestemming van alle deelnemers om de opname rechtmatig te laten zijn.

Wanneer je samenwerkt met klanten uit andere landen, is het cruciaal om de privacywetgeving van jezelf en je klant te onderzoeken. Zelfs als er geen specifieke wettelijke vereisten zijn, is het ethisch verantwoord om alle deelnemers te informeren dat de vergadering wordt opgenomen.

Stap 5: OBS voorbereiden om de opname te starten

Hier lees je hoe je OBS kunt voorbereiden op het opnemen van je online vergaderingen.

1. Start OBS

Open OBS op je computer. Je ziet de hoofdinterface, die er in het begin misschien wat ingewikkeld uitziet, maar je hoeft hem maar één keer in te stellen.

2. Een nieuwe scène maken

Klik op de knop "+" onder het paneel "Scènes" in de linkerbenedenhoek.
Geef de scène een beschrijvende naam zoals "Meeting Recording" en klik op "OK". Je kunt dit ook leeg laten.

3. Een videobron toevoegen

Klik op de knop "+" onder het paneel "Bronnen".
Kies "Beeldscherm vastleggen" als je je hele scherm wilt opnemen. Dit is handig als je schakelt tussen verschillende toepassingen. Dit kan echter een privacyprobleem veroorzaken, omdat je uiteindelijk persoonlijke informatie zou kunnen opnemen.

Geef de bron een naam (bijvoorbeeld "Screen Capture").
Klik op "OK" en selecteer het scherm dat je wilt vastleggen als je meerdere monitoren hebt.

Je kunt ook kiezen voor "Window Capture" als je alleen het venster van de vergadering wilt opnemen (Google Meet, Zoom of Microsoft Teams). Dit kan een geweldige manier zijn om privacy te garanderen.

4. Een audiobron toevoegen

Klik opnieuw op de knop "+" onder het paneel "Bronnen".
Selecteer "Audio-invoer vastleggen".
Geef het een naam (bijvoorbeeld "Microfoon").
Kies uw microfoon uit de lijst met apparaten en klik op "OK".

Zorg ervoor dat u de juiste microfoon uit de lijst selecteert. Anders zal de opname uw audio niet bevatten.

Om de audio van de vergadering op te nemen, herhaal je het proces maar selecteer je deze keer "Audio Output Capture".
Geef het een naam (bijvoorbeeld "System Audio").
Kies het juiste uitvoerapparaat (meestal je luidsprekers of koptelefoon).

5. Video-instellingen configureren

Ga naar "Instellingen" in de rechterbenedenhoek.
Klik op "Video" in het menu aan de linkerkant.
Stel de "Base (Canvas) Resolution" in op je schermresolutie.
Stel de "Uitvoerresolutie (geschaald)" in op de resolutie die je wilt voor je opname. Gebruikelijke keuzes zijn 1920×1080 of 1280×720. Onthoud dat hoe hoger de resolutie, hoe groter de opnamegrootte.
Kies "Common FPS Values" en stel deze in op 30 als je niet veel bewegende tekst hebt of 60 voor een vloeiendere video.

6. Uitvoerinstellingen configureren

Klik in het menu "Instellingen" op "Uitvoer".
Ga naar het tabblad "Opname".
Stel het "Opnamepad" in op de map waarin u uw opnamen wilt opslaan.
Kies een opnameformaat zoals MP4 of MKV.
Stel de "Opnamekwaliteit" in op basis van uw behoeften. Voor de meeste doeleinden is "Hoge kwaliteit, gemiddelde bestandsgrootte" een goede keuze.
Je kunt de rest van de instellingen ongewijzigd laten.

Stap 6: Opname starten

Zodra je alle juiste instellingen hebt geconfigureerd, ben je klaar om de vergadering op te nemen.

Open je vergaderapplicatie (Google Meet, Zoom of Microsoft Teams). Zorg ervoor dat je het juiste vergaderingsvenster kunt zien in het OBS voorbeeldvenster.

Ga terug naar OBS en klik op "Opname starten" aan de rechterkant. Voer je vergadering uit zoals gewoonlijk. OBS zal alles op je scherm opnemen en het geluid van je microfoon en de vergadering.

Als je vergadering voorbij is, ga je terug naar OBS en klik je op "Stop opname". Je opname wordt opgeslagen op de locatie die je hebt opgegeven in de uitvoerinstellingen.

Stap 7: De opname delen en gebruiken

Zodra je de opname van je vergadering hebt opgeslagen, is het tijd om het te gebruiken. Deel het bestand met alle deelnemers aan de vergadering en alle belanghebbenden die er baat bij hebben om de inhoud te bekijken. Upload de opname naar een beveiligde, gedeelde schijf of video hosting platform en stuur een link met duidelijke toegangsinstructies.

Om het meeste uit je opname te halen, kun je overwegen om een transcriptie te maken in een doorzoekbaar, tekstgebaseerd formaat. Met een transcriptie kunt u de inhoud van de vergadering snel scannen, belangrijke discussiepunten vinden en belangrijke informatie eruit halen zonder dat u de hele video opnieuw hoeft te bekijken. U kunt het transcript dan delen naast de opname zodat u het gemakkelijk kunt raadplegen.

Opnames van vergaderingen zijn waardevolle bronnen voor training, onboarding en het delen van kennis. Gebruik ze om:

Maak trainingsvideo's voor nieuwe medewerkers of teamleden die een specifiek proces of een specifieke vaardigheid moeten leren
Ontwikkel een bibliotheek van eerdere vergaderingen over belangrijke onderwerpen die medewerkers on-demand kunnen raadplegen
Clip belangrijke segmenten om te delen als op zichzelf staande bronnen of als aanvulling op ander trainingsmateriaal
Beslissingen, actiepunten en projectupdates vastleggen voor toekomstig gebruik

Houd bij het delen van opnames van vergaderingen rekening met beveiligings- en privacyoverwegingen. Zorg ervoor dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot de bestanden en dat gevoelige informatie goed beschermd is. Gebruik de veilige tools voor het delen van bestanden van uw organisatie en volg de beste wachtwoordbeveiliging en toegangscontrolepraktijken.

Het is ook een goed idee om duidelijke richtlijnen op te stellen over hoe lang opnames van vergaderingen worden bewaard en wie verantwoordelijk is voor het beheer ervan. Dit helpt gegevenswarboel voorkomen en zorgt ervoor dat opnames alleen worden bewaard zolang ze nodig zijn.

Door de opnames van uw vergaderingen te gebruiken voor training, naslag en het delen van kennis, maximaliseert u de waarde van de tijd en moeite die in elke virtuele bijeenkomst gaan zitten. Met een goed georganiseerde bibliotheek met opnames heeft uw team eenvoudig toegang tot de informatie die ze nodig hebben om geïnformeerd, op één lijn en productief te blijven.

Stroomlijn uw vergaderworkflow met Sonix

Zodra je de opname klaar hebt, moet je het volgende overwegen transcriberen het om de bruikbaarheid van uw opnames te maximaliseren.

Het uitschrijven van een opname van een online vergadering is zeer nuttig omdat het ervoor zorgt dat belangrijke discussies en beslissingen worden gedocumenteerd voor toekomstig gebruik. Het verbetert de toegankelijkheid voor teamleden die niet aanwezig konden zijn, zodat ze op de hoogte kunnen blijven.

Transcripties zijn doorzoekbaar, waardoor het makkelijk is om snel specifieke informatie te vinden. Ze zorgen ook voor een beter begrip en behoud van de inhoud van vergaderingen, wat de continuïteit van het project en de verantwoording bevordert.

Daarnaast kunnen transcripties dienen als officiële documenten voor juridische en nalevingsdoeleinden.

Dat gezegd hebbende, als je op zoek bent naar een betrouwbare manier om je online vergaderingen nauwkeurig te transcriberen, dan is Sonix de beste tool om je te helpen.

Transcriberen van vergaderingen met Sonix

Sonix biedt een geïntegreerd platform voor transcriberen, vertalenen het beheren van je online vergaderingen. Met zijn geavanceerde AI-algoritme kan Sonix je online vergaderingen met 99% nauwkeurigheid transcriberen in slechts een paar minuten.

Daarnaast is Sonix uitgerust met geavanceerde analysetools zoals:

Geautomatiseerde samenvattingen: Genereert beknopte, accurate samenvattingen van de inhoud van de vergadering, vergelijkbaar met notulen.
Hoofdstukken maken: Maakt hoofdstukken van de inhoud die tijdens de vergadering is besproken om de gegevens overzichtelijker te maken.
Thematische analyse: Gebruikt AI om het thema van het gesprek te identificeren.
Sentimentanalyse: Detecteert en identificeert het sentiment en de toon van de huidige spreker.
Onderwerp Detectie: Gebruikt AI om de onderwerpen die tijdens de vergadering zijn genoemd samen te vatten en te detecteren.
Entiteitsdetectie: Label sprekers en houd de bijdragen van elk individu bij.

Ontdek hoe Sonix uw vergaderproces kan transformeren en uw productiviteit kan verhogen. Bezoek Sonix vandaag nog en ontvang een 30 minuten gratis uitproberen. Geen creditcard nodig.